Die 19 besten Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen

Möchten Sie ein besserer Geschäftsprofi werden? Lernen Sie diese 19 besten Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen, um sich zu übertreffen!

In der Geschäftswelt kommunizieren Fachleute ständig miteinander. Sie senden E-Mails, Angebote, Berichte und sogar Direktnachrichten.

Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen sind für einen Fachmann von entscheidender Bedeutung, um seine Arbeit gut zu machen, doch viele machen ihr Studium auf dem College oder beginnen ihre Karriere, ohne diese wichtigen Fähigkeiten zu besitzen. Business Writing kommuniziert mit Kollegen, Organisationsleitern, Kunden oder anderen Interessengruppen über das Unternehmen und seine Geschäftstätigkeit. Es muss anweisen, informieren, überzeugen und bei der Erstellung von Transaktionen helfen. Vor allem muss es klar sein. Solide Fähigkeiten im Bereich Business Writing werden Sie in Ihrer Karriere weit bringen.

Sie können zwar einen Kurs zum Schreiben für Unternehmen belegen, um zu lernen, wie man für ein geschäftliches Umfeld schreibt, aber Sie haben möglicherweise nicht die Zeit oder das Geld, um in eine solche Schulung zu investieren. Mit ein paar hilfreichen Tipps können Sie lernen, im Geschäftsleben gut zu kommunizieren. Diese Strategien werden

1. Schreiben Sie mit Absicht

In der Geschäftswelt ist es wichtig, bei allem, was Sie tun, einen klar definierten Zweck zu haben, und Schreiben ist da keine Ausnahme. Zielgerichtetes Schreiben beginnt, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Zunächst müssen Sie wissen, warum Sie schreiben, und Ihre geschäftlichen Kommunikationsfähigkeiten einsetzen, um diesen Zweck in Ihrem Schreiben deutlich zu machen. Zielgerichtetes Schreiben hilft Ihnen, eine schriftliche Kommunikation zu erstellen, die mit weniger Worten auf den Punkt kommt. Zeit hat im Geschäftsleben einen hohen Stellenwert, daher ist es hilfreich, schnell auf den Punkt zu kommen.

2. Vermeiden Sie Schlagworte und Jargon

Jede Branche hat ihre Schlagworte und ihren Jargon. Das Merriam-Webster-Wörterbuch definiert ein Schlagwort als „ein wichtig klingendes, normalerweise technisches Wort oder eine Phrase, die oft wenig Bedeutung hat und hauptsächlich verwendet wird, um Laien zu beeindrucken.“ Die Definition von Jargon ist „Die Fachterminologie oder das Merkmal einer speziellen Aktivität oder Gruppe“. Gute Autoren können Bedeutung ohne diese unnötigen oder manchmal verwirrenden Worte vermitteln. Beispiele für Business-Buzzwords sind:

• Synergie
• Niedrig hängende Frucht
• Kreis zurück
• Außerhalb der Box
• Agil
• Hebelkraft
• die Nadel bewegen
• Tieftauchgang
• Bandbreite
• Cloud-Basis
• Endeffekt
• Ganzheitlicher Ansatz
• Unternehmenskultur
• Wachstum hacken

Akronyme können auch eine Art Jargon oder Schlagwort sein, das Sie vermeiden sollten, es sei denn, sie sind in Ihrer Branche bekannt. Verwenden Sie stattdessen eine präzisere Wortwahl oder lassen Sie diese Begriffe ganz aus Ihrem Schreiben heraus.

3. Emotionen entfernen

Geschäftsschreiben ist kein emotionales Schreiben. Während sich einige Arten von Geschäftstexten auf die Überzeugung konzentrieren, verwenden Sie Fakten und Selbstvertrauen, um zu überzeugen, und nicht eine hochemotionale Sprache. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Enthusiasmus oder Ihre Aufregung nicht in Ihrem Schreiben erklären können. Achten Sie nur darauf, dass Emotionen und emotionale Worte die Kommunikation nicht vorantreiben, und entscheiden Sie sich für eine einfache Satzstruktur und eine klare, sachliche Kommunikation.

4. Adverbien einschränken

Adverbien sind Wörter, die Verben sowie andere Modifikatoren modifizieren. Wenn Sie ein starkes Verb verwenden, benötigen Sie kein Adverb, um es zu modifizieren. Lesen Sie Ihre Geschäftskommunikation durch und finden Sie heraus, wo Sie die Verwendung von Adverbien einschränken können. Sie können zum Beispiel Folgendes sagen:

• Der Kunde hat Ihr Teammitglied angeschrien.

Das Adverb „laut“ ist nicht notwendig, um hier die entsprechende Bedeutung zu vermitteln. Das Geschrei ist so laut, dass man sagen kann:

• Der Kunde hat Ihr Teammitglied angeschrien.

5. Halten Sie es kurz

Sowohl Sätze als auch Absätze in der Geschäftskommunikation sollten kurz und direkt sein. Verwenden Sie einfache Satzstrukturen und vermeiden Sie um jeden Preis zusammenhängende Sätze. Wenn Sie etwas mit weniger Worten sagen können, als Sie gewählt haben, überarbeiten Sie es so, dass es die kürzere Version ist. Lange, langwierige Kommunikation ist in der hektischen Geschäftswelt nicht angebracht. Wenn Sie einen langen Absatz oder eine lange E-Mail senden müssen, suchen Sie nach einer Möglichkeit, sie aufzuteilen. Kleinere Textabschnitte sind für den Leser leichter zu verdauen als lange.

6. Organisieren Sie Ihre Gedanken

Wenn du wissenschaftliche Arbeiten schreibst, beginnst du normalerweise mit einer Gliederung. Die Gliederung hilft Ihnen, Ihre Gedanken in einem klaren, gut durchdachten Muster zu ordnen. Es wäre hilfreich, wenn Sie dasselbe mit Geschäftstexten machen würden. Auch wenn Sie keine formale Gliederung erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Ideen organisieren. In der Regel beginnen Sie bei der Geschäftskommunikation mit den wichtigsten Informationen oder dem Zweck der Kommunikation, gefolgt von den Fakten oder zusätzlichen Informationen, die der Leser wissen muss.

Bewahren Sie weniger wichtige Informationen gegen Ende der Kommunikation auf. Die Organisation Ihrer Gedanken bedeutet auch, Übergangswörter zu verwenden, wenn Sie sich von Satz zu Satz bewegen. Dies schafft ein Gefühl von Zusammenhalt und Fluss in Ihrem Stück. Außerdem erleichtert es die Aufnahme der Bedeutung.

7. Gestalten Sie Ihr Schreiben prägnant

Halten Sie Ihren Schreibstil sauber und prägnant. Verwenden Sie starke Kommunikationsfähigkeiten, um ohne unnötige Worte klar zu sagen, was Sie meinen. Prägnantes Schreiben ist im Geschäftsleben wichtig, da der Leser normalerweise nicht viel Zeit hat, ein Dokument zu lesen, insbesondere eine geschäftliche E-Mail. Daher müssen sie in der Lage sein, das Geschäftsdokument zu scannen, um die benötigten Informationen ohne Verzögerung zu erhalten.

8. Kennen Sie Ihr Publikum

Effektive Kommunikation, ob mündlich oder schriftlich, erfordert die Kenntnis Ihres Publikums. Wenn Sie Ihren Leser kennen, erfahren Sie, ob der Leser einen bestimmten Satz oder eine bestimmte Terminologie versteht oder nicht, und es wird Ihnen helfen, ihn mit Ihrer Bedeutung zu erreichen. Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie den Ton und das Vokabular auswählen, um Ihre Bedeutung leichter zu vermitteln. Es wird Ihnen auch ermöglichen, das richtige Maß an Professionalität darzulegen, das das Publikum von Ihnen erwartet.

9. Verwenden Sie einen professionellen Ton

Effektives Schreiben von Geschäftsbriefen wird nicht sehr persönlich sein. Während Sie einen freundlichen Ton vermitteln können, müssen Sie Professionalität wahren. Manchmal kommt das mit Schreibtraining, oft aber auch aus Erfahrung. Erwägen Sie, Ihren Text laut vorzulesen, nachdem Sie ihn fertig geschrieben haben. Übermitteln Sie eine freundliche, aber professionelle Stimme oder klingt es, als würden Sie mit einem guten Freund sprechen? Verschönern Sie dann Ihren Text, indem Sie Kontraktionen und Slang-Terminologie eliminieren, damit er professioneller klingt.

10. Erzählen Sie in Active Voice

Die aktive Stimme beinhaltet das Subjekt eines Satzes, der die Handlung des Satzes ausführt. Daher erzeugt das Schreiben mit aktiver Stimme stärkere und prägnantere Sätze. Das Gegenteil des Aktivs ist das Passiv, und Sie sollten es beim Schreiben nach Möglichkeit vermeiden. Hier ist ein Beispiel für einen Satz aus einer geschäftlichen E-Mail, die Passiv verwendet:

• Das Schreiben wurde an alle Abteilungen verschickt.

In diesem Satz macht der Brief nicht die Aktion (Senden). Es steht also im Passiv. Formulieren Sie es um, indem Sie sagen:

• Tom schickte den Brief an alle Abteilungen.

Dies sagt dasselbe aus, gibt aber an, wer den Brief gesendet hat. Es vermittelt auch die Bedeutung mit weniger Wörtern und ist ein stärkerer Satz. Es kann Zeiten geben, in denen das Passiv Ihre einzige Option ist, aber vermeiden Sie es, wenn Sie können.

11. Geben Sie Fakten an, keine Meinungen

Ihre Meinung ist in der Geschäftskommunikation weniger wichtig als andere Kommunikationsformen. Sie werden jedoch wahrscheinlich bessere Ergebnisse erzielen, wenn Sie in Ihrer Kommunikation Fakten angeben, die mit Daten untermauert sind. Es kann vorkommen, dass Sie in Ihrer geschäftlichen Kommunikation Ihre Meinung äußern müssen. Machen Sie in diesen Fällen deutlich, dass der Leser Ihre Perspektive und Meinung liest, keine bekannte Tatsache. Diese Offenlegung hilft dem Leser, fundierte Entscheidungen über die von Ihnen präsentierten Informationen zu treffen.

12. Entfernen Sie Grammatikfehler

Gute Geschäftstexte müssen frei von grundlegenden Grammatikfehlern sein. Das Versenden von Geschäftskommunikation mit Grammatikfehlern lässt Sie und Ihr Unternehmen weniger professionell wirken. Unabhängig davon, ob Sie E-Mails schreiben oder Berichte schreiben, sollten Sie daher sorgfältig Korrektur lesen, um die Anzahl der Fehler zu reduzieren. Wenn das Schreiben nicht Ihre wichtigste Fähigkeit ist, können Sie eine Grammatikprüfung wie Grammarly zur Unterstützung verwenden. Denken Sie jedoch daran, dass selbst die stärkste Grammatikprüfung auf Technologie angewiesen ist, um ihre Arbeit zu erledigen. Lesen Sie immer selbst Korrektur, bevor Sie ein geschäftliches Schreiben versenden.

13. Zeigen Sie Vertrauen in das Schreiben

Eine effektive E-Mail oder ein Newsletter für eine geschäftliche Umgebung vermittelt ein Gefühl des Vertrauens. Du kannst lernen, selbstbewusst zu schreiben, indem du deinen Wortschatz änderst und das Passiv vermeidest. Wenn Sie direkt und stark schreiben, vermitteln Sie ein hohes Maß an Selbstvertrauen. Vertrauen in Ihr Schreiben wird es auch effektiver machen. Der Leser wird mehr Vertrauen in Sie und Ihre Fähigkeit empfinden, ihm bei seinen geschäftlichen Anforderungen zu helfen, wenn Sie sich beim Schreiben sicher fühlen.

14. Halten Sie die Formatierung einfach

Halten Sie die Formatierung einfach, wenn Sie einen Geschäftsbrief, ein Memo oder einen Bericht schreiben. Überschriften und Unterüberschriften können den Leser durch die Informationen führen, vermeiden jedoch komplexe Formatierungen wie ausgefallene Schriftarten und übermäßige Verwendung von Fußnoten. Denken Sie daran, dass Sie eine Arbeit erstellen möchten, die der Leser schnell scannen kann, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Verwenden Sie also kurze Absätze, streuen Sie gegebenenfalls Grafiken ein und verwenden Sie professionelle Schriftarten in einer Größe, die leicht lesbar ist, um Ihre Leser nicht zu frustrieren oder zu verwirren.

15. Präsentieren Sie die Anpassungsfähigkeit für verschiedene Schreibtypen

Business Writing umfasst viele verschiedene Arten des Schreibens. Als Wirtschaftsautor müssen Sie möglicherweise Folgendes schreiben:

• Notizen
• E-Mails
• Berichte
• Social-Media-Beiträge
• Blogeinträge
• Direktnachrichten
• Geschäftsbriefe

Wissen, wie Sie Ihren Schreibstil an diese verschiedenen Kommunikationsplattformen anpassen können. Beispielsweise kann ein Bericht längere Absätze haben als eine geschäftliche E-Mail, und ein Social-Media-Beitrag erlaubt eine persönlichere Sprache als ein Geschäftsbrief.

16. Pflegen Sie einen menschlichen Ton

Obwohl Professionalität wichtig ist, möchten Sie dennoch, dass Ihr Schreiben einen menschlichen Ton vermittelt. Halten Sie sich an das alltägliche Vokabular, das Sie verwenden würden, wenn Sie mit einem Kunden sprechen. Achte beim Schreiben auf einen angenehmen, optimistischen Ton. Eine Möglichkeit zu wissen, ob Sie Ihre persönliche Note in Ihrem Schreiben bewahrt haben, besteht darin, es laut vorzulesen, wenn Sie mit dem Schreiben eines Stücks fertig sind. Wenn es so klingt, als würde es gut fließen und sich beim lauten Vorlesen nicht zu erhaben anfühlen, dann ist es wahrscheinlich freundlich genug.

17. Bleiben Sie konsequent

Eine der herausfordernderen Fähigkeiten beim Schreiben von Geschäftsprozessen ist Konsistenz. Ihr Unternehmen ist eine Marke, die eine konsistente, klare Stimme haben muss. Besseres Business Writing bedeutet, bei allem, was Sie für Ihre Marke schreiben, eine Stimme zu erheben. Oft erstellt ein Unternehmen Markenrichtlinien für seine Autoren. Wenn Sie lernen, wie Sie dieses Dokument studieren und es auf Ihr Schreiben anwenden, wird es konsistenter und Sie werden zu einem besseren Schriftsteller.

18. Verfassen Sie einen Call-to-Action

Die meiste Geschäftskommunikation erfordert einen Call-to-Action, also eine Aussage, die angibt, was der Leser tun soll. Wenn Sie einen Marketingartikel schreiben, würde der CTA darin bestehen, eine Probe, eine Demonstration oder einen Kauf anzufordern. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie den Leser bitten, eine Antwort zu senden. Wenn Sie eine Präsentation halten, könnte Ihr CTA dem Publikum Fragen stellen. Der CTA muss dem Leser klar machen, was er mit den von Ihnen präsentierten Informationen machen soll. Daher muss es prägnant und direkt sein. Es sollte beim Leser keine Frage darüber hinterlassen, was jetzt passieren muss, nachdem er gelesen hat, was Sie geschrieben haben.

19. Vervollständigen Sie eine endgültige Bearbeitung

Führen Sie abschließend bei allen Geschäftstexten, die Sie fertigstellen, eine abschließende Prüfung auf zwei Dinge durch: Klarheit und Kürze. Lesen Sie zuerst Ihren Artikel durch, um sicherzustellen, dass er klar ist. Dann lesen Sie es, als ob Sie das Thema nicht kennen würden. Vermitteln Sie, was Sie vermitteln müssen? Lesen Sie als Nächstes den Artikel durch, um sicherzustellen, dass er so kurz wie möglich ist. Haben Sie alle wesentlichen Informationen angegeben, aber nicht mehr? Behalten Sie nur Wörter und Sätze bei, die für die Bedeutung der Kommunikation wichtig sind. Eliminieren Sie so viel wie möglich, ohne die Bedeutung des Stücks zu verändern, und Sie sind bereit, Ihren endgültigen Entwurf an den beabsichtigten Empfänger zu senden.

Bei der Bearbeitung für die Grammatik empfehlen wir außerdem, sich die Zeit zu nehmen, die Lesbarkeitsbewertung eines Textes zu verbessern, bevor Sie ihn veröffentlichen oder einreichen

Wenn Sie noch Hilfe benötigen, erklärt unser Leitfaden zu Grammatik und Syntax mehr.