5 E-Mail-Gewohnheiten, um Ihren Posteingang (und Ihre Kollegen) glücklich zu machen

Es ist dieser seltene, schöne Montag, an dem man früh ins Büro kommt. Ihr Arbeitsweg war nicht so lästig wie sonst, Ihr Kaffee ist noch heiß und noch niemand da. Ihr Herz rast bei dieser köstlichen Gelegenheit, etwas Arbeit ohne die üblichen Ablenkungen zu erledigen.

Sie öffnen Ihren Laptop nur, um siebenundzwanzig ungelesene E-Mails zu entdecken. Ihre Schultern sinken verzweifelt. Wie viele davon sind überhaupt wichtig? Tut einer von ihnen? Was ist, wenn man es tut und Sie es vermissen? Beginnen Sie besser mit dem Sieben.

Ihre Frustration steigt, als Sie feststellen, dass ein Dutzend davon Sie überhaupt nichts angeht – jemand aus einer anderen Abteilung hat beschlossen, Sie in die Diskussion über einen Artikel einzubinden, den ihr Akupunkteur weitergeleitet hat. Scrollen Sie nach unten, das war vorher, mal sehen. . . sechs andere mischten sich ein, im Antwort-all-Stil. Argh. Tiefe Atemzüge.

Es gibt viele Gaucherien und Störungen von E-Mails, aber wir haben ein paar bemerkt, die besonders verachtet werden – die Art von Fehlern, die ein Paradebeispiel für E-Mail-Etikette wie Sie niemals machen würde. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Hier ist unser Countdown für gesunde E-Mail-Gewohnheiten, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

5 Vermeiden Sie CC-Überfüllung

Chet, der neue Texter Ihres Unternehmens, entwirft ein paar Worte für Pauline in der Designabteilung. Paulines Stellvertreter Brandon wird am Donnerstag für sie einspringen, also kopiert Chet ihn ebenfalls. Muss gründlich sein.

Chet ist sich auch nicht sicher, ob er Gwyns Erklärung zu ihrer nächsten Veröffentlichung genau zusammenfasst, warum also nicht auch sie zur Klärung kopieren? Gwyn hat etwas darüber gesagt, dass der Wortlaut einer rechtlichen Überprüfung bedarf, also, argumentiert Chet, sollten Sie diese Leute besser einschalten. Und Mia, die Projektmanagerin, hasst es, nicht zu wissen, was los ist, also sehen Sie, wohin das führt. Geh weg von der Sendetaste, Chet.

Eine relativ kleine Aufgabe kann schnell zu einem Albtraum für alle Mitarbeiter werden, wenn Sie nicht vernünftig sind. Und selbst wenn man es gut meint und gute Gründe hat, sonst machen anständige Menschen manchmal unanständige Sachen mit dem Antwort-Button. Sind Sie bereit, es zu riskieren?

Wenn es wichtig ist, eine E-Mail an viele Personen gleichzeitig zu senden, sollten Sie deren Adressen in das BCC-Feld eingeben, damit diejenigen, die antworten, nicht Dutzende anderer Posteingänge verstopfen.

Eine andere Lösung für Chet könnte darin bestehen, diese Aufgabe in kleinere Teile aufzuteilen: Informieren Sie die Designer in einer E-Mail, melden Sie sich bei Gwyn in einer anderen, schauen Sie bei der Rechtsabteilung vorbei und fragen Sie, wann sie sprechen können, und benachrichtigen Sie Mia bei der Planungsbesprechung heute Nachmittag. Apropos. . .

4 Wissen, wann und wann nicht E-Mails gesendet werden sollen

E-Mail ist ein gutes Werkzeug, aber oft ein schlechter Ersatz für Gespräche in Echtzeit – insbesondere die Art, bei der Sie Platz brauchen, um Folgefragen zu stellen oder zu beantworten und im Laufe der Zeit zu klären. Einige Beispiele:

• Beratung mit der Personalabteilung über Ihren neuen Versicherungsplan? Eine erschöpfende E-Mail-Erklärung klingt wie eine lästige Pflicht zum Lesen, geschweige denn zum Schreiben. Schnappen Sie sich einen Notizblock und sprechen Sie es durch.
• Einen Experten zu einem komplexen technischen Sachverhalt befragen? Einige hin- und hergehende Gespräche könnten Ihnen dabei helfen, die Einzelheiten schneller zu verstehen als eine E-Mail.
• Heikle Details mit der Lohnabteilung oder dem Firmenanwalt besprechen? Ihr Ordner "Gesendet" ist möglicherweise nicht die beste Ablage für solche leckeren Geheimnisse.

Die Kehrseite dieses Balanceakts ist zu wissen, wann Sie eine E-Mail senden sollten . Manchmal verdient die Sache einfach kein ausführliches Gespräch. Momente wie diese sind, wenn E-Mails glänzen.

Wenn das Problem dringend ist – wie heute, jetzt dringend – sollten Sie besser eine Nachricht senden, anstatt darauf zu warten, dass die Empfänger ihren Posteingang überprüfen.

3 Betreffzeile nicht vergessen

Nicht jeder leert seinen Posteingang täglich oder vielleicht sogar jemals.

Eine Reporterin, die jeden Tag hundert E-Mails erhält, von denen einige wichtig und andere albern sind, könnte prüfen, welche es ihrer Zeit wert erscheinen, sie überhaupt zu öffnen. Solche schnellen Urteile hängen von der Betreffzeile ab. Angenommen, Sie möchten nicht, dass Ihre Korrespondenz mit vielbeschäftigten Menschen für immer ignoriert wird, müssen Sie deutlich machen, warum Sie schreiben und dass es wichtig ist.

Fassen Sie sich außerdem kurz. Ihre Betreffzeile muss nicht wie ein Mikrogedicht des Inhalts Ihrer E-Mail aussehen.

Profi-Tipp: Einige E-Mail-Veteranen, die sich davor fürchten, eine halb geschriebene Notiz abzufeuern, geben keine gültige E-Mail-Adresse in die To-Zeile ein, bis sie bereit sind, Send zu zerstampfen. Stattdessen fügen sie die Adresse des Empfängers vorübergehend in die Betreffzeile ein, wo sie später leicht zu finden und zu verschieben ist. Dieser letzte Schritt kann eine nützliche Erinnerung sein, diese Betreffzeile auszufüllen.

2 Weder ein „+1“-Responder noch ein Over-Forwarder sein

Die Posteingänge von Personen zu respektieren bedeutet, die Verantwortung dafür zu übernehmen, was Ihr gesendeter Ordner über Sie aussagt.

Ein Kollege, der eine nachdenkliche, klare E-Mail schreibt, die Ihren Tag erhellt, verdient etwas Besseres als einen Daumen-hoch-Emoji-Rücken. Diese Art von „+1“-Antwort ist vergleichbar damit, „coole Bohnen“ zu sagen und das Thema zu wechseln, wenn ein Freund Ihnen eine Fahrt zum Flughafen anbietet. Wollen Sie nicht ein bisschen mehr Wertschätzung oder zumindest Anerkennung zeigen?

In ähnlicher Weise wird ein Wirrwarr aus To-dos, Nachverfolgungen und vielleicht-jemand-in-der-Finanzabteilung-kann-diese-Unsicherheiten selten dadurch besser, dass man sie mit noch mehr Leuten teilt. Wenn Sie Teil der Jongliertruppe für weitergeleitete Nachrichten werden, die Nachrichten ständig in willkürliche Richtungen verschiebt, ohne Rücksicht darauf, was sie bedeuten oder für wen, bedeutet dies, dass nichts, was Sie schreiben oder teilen, wirklich von Bedeutung ist. Das kannst du besser.

1 Überfallen Sie andere nicht, indem Sie ihren Chef beiläufig einfädeln

Angenommen, Sie haben mit jemandem hin und her gemailt und ihm etwas gesagt, das er nicht hören möchte. Sie haben es bis jetzt geschafft, es relativ höflich zu halten: „Nein, tut mir leid, dieser Zeitrahmen ist nicht realistisch“, sagen Sie. „Ja, ich verstehe Ihre Bedenken, aber die Rechtsabteilung sagt, dass wir diesen Wortlaut nicht ändern können.“

Dann kommt die Bombe in ihrer nächsten Antwort: Sie senden Ihren Manager per CC. Anscheinend ist diese Person mit Ihren Antworten unzufrieden und hat entschieden, dass eine Eskalation angebracht ist. Uff.

Es gibt viele Gelegenheiten, in denen es sinnvoll ist, den Vorgesetzten einer Person zu einem Thread hinzuzufügen, aber dies gehört nicht dazu. Bei dieser Art von Schleichangriff fühlen sich die Menschen verbrannt; Ihre nächste Interaktion mit ihnen wird wahrscheinlich nicht herzlich sein. Mit anderen Worten, es sieht nicht gut aus. Und es besteht die Gefahr, dass bei der nächsten Zusammenarbeit Brücken abgebrochen werden.

Glücklicherweise ist dies leicht zu vermeiden; Alles, was Sie tun müssen, ist, die Leute nicht blind zu machen, indem Sie versuchen, ihren Chef als Knüppel zu benutzen.

Vielen Dank, dass Sie bis hierhin gelesen haben, und verzichten Sie bitte darauf, in Ihrer Antwort auf "Allen antworten" zu klicken.