Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein den Stakeholdern eines Unternehmens vorgelegtes Dokument, in dem die Gründe für die Verfolgung eines Projekts oder einer Geschäftsentscheidung dargelegt werden. Es wird in der Anfangsphase eines Projekts entwickelt und untersucht, wie und warum ein Unternehmen ein bestimmtes Geschäftsproblem oder eine bestimmte Geschäftschance angehen sollte.

Die Präsentation eines Business Case erfordert mehr als eine gute Idee und eine Macher-Einstellung. Es braucht wirkungsvolle, professionelle Texte, die die Leute am anderen Ende eines Konferenztisches davon überzeugen, dass Ihr Vorschlag gut ist.

Wir erklären, was ein Business Case ist und warum er notwendig ist. Außerdem geben wir Ihnen Tipps zum Verfassen Ihres nächsten Business Cases und erläutern die Unterschiede zu einem Businessplan.

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument, das geschrieben wird, um die Stakeholder eines Unternehmens davon zu überzeugen, dass ein Projekt ihrer Organisation langfristig zugute kommen wird. Das Dokument identifiziert ein Geschäftsproblem oder eine Geschäftschance, eine vorgeschlagene Lösung und Alternativen, die Kosten, die Projektbeteiligten sowie die Risiken und Vorteile der Verfolgung der Lösung.

Mit anderen Worten: Es geht um das Wer, Was, Warum und Wie spezifischer Geschäftsthemen.

In diesem Dokument wird erläutert, warum es eine gute Idee ist, die Zeit oder Ressourcen eines Unternehmens zur Lösung eines bestimmten Problems zu nutzen. Gute Texte können Ihnen dabei helfen, die Wichtigkeit der Lösung eines Problems zu verdeutlichen und Ihre Idee durchzusetzen. Vermeiden Sie daher die Verwendung von Fachjargon, da die Personen, die Ihren Geschäftsfall prüfen, möglicherweise keine Erfahrung mit dem Thema haben.

Wenn eine Projektidee identifiziert und bewertet wird, schreibt ein Stakeholder einen Business Case, den er einer Führungskraft, dem Vorstand oder den Aktionären des Unternehmens zur Genehmigung vorlegt.

Nach der Genehmigung geht das Projekt in die Planungsphase über. Der Business Case wird in dieser Phase hilfreich sein, da Sie die Strategien sowie den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwirklichung des Projekts ermittelt haben. Der Beginn einer Projektplanungsphase ohne einen Business Case kann im weiteren Verlauf zu Verwirrung oder Verzögerungen führen.

Wann sollte ein Business Case verwendet werden?

Sie sollten einen Business Case immer dann verwenden, wenn Sie den Einsatz von Geld, Zeit, Personal oder anderen Ressourcen für ein Projekt rechtfertigen müssen. Wenn beispielsweise ein Medienunternehmen seine Online-Präsenz erweitern möchte, würde es einen Business Case schreiben, in dem erläutert wird, welche Vorteile das Unternehmen davon hätte und wie viel es kosten würde. Der Business Case würde auch Alternativen zum Projekt aufzeigen, die Risiken detailliert beschreiben und eine Strategie skizzieren, um das Projekt zur Erfüllung zu bringen.

Sie sollten auch einen Business Case verwenden, um eine Projekt-Roadmap zu erstellen, indem Sie die wichtigsten Stakeholder, Budgets und Zeitpläne identifizieren.

Einige Unternehmen benötigen möglicherweise einen Business Case, bevor sie wichtige Entscheidungen genehmigen, z. B. die Aufrüstung von Computern oder den Umzug von Büros.

Sobald Sie einen Geschäftsfall eingereicht haben, prüfen die Beteiligten das Dokument, bevor sie es genehmigen. Wenn sie nicht davon überzeugt sind, dass sich ein Projekt lohnt, können sie den Business Case überarbeiten oder ablehnen.

Was sollte ein Business Case beinhalten?

Es gibt vier Schlüsselelemente, die in einen Geschäftsfall einbezogen werden müssen: Zusammenfassung, Finanzen, Projektdefinition und Projektorganisation.

1 Zusammenfassung

Ihre Zusammenfassung ist das Was und Warum Ihres Geschäftsszenarios. Dieser prägnante Überblick identifiziert das Geschäftsproblem oder die Geschäftschance, schlägt eine Lösung vor und erklärt, warum das Unternehmen davon profitieren würde.

Obwohl es das Erste ist, was die Stakeholder lesen, sollte es das Letzte sein, was Sie schreiben, da Sie zunächst den Umfang des Projekts festlegen müssen.

2 Finanzen

Im Finanzbereich sprechen Sie über Geld.

Dieser Abschnitt enthält Informationen darüber, wie viel das Projekt kostet, wie es bezahlt wird, welche Auswirkungen es auf den Cashflow hat und wie hoch die erwartete Kapitalrendite (ROI) ist. Der Finanzteil eines Geschäftsfalls wird größtenteils von Personen gelesen, die die Finanzierung genehmigen, er kann jedoch auch für Aktionäre oder andere Personen mit einem finanziellen Interesse am Unternehmen von Belang sein.

3 Projektdefinition

Die Projektdefinition nimmt den Großteil eines Geschäftsfalls ein. Es beschreibt, warum ein Projekt notwendig ist – seine Ziele, Risiken, Vorteile und wichtigsten Interessengruppen – und bietet einen Projektentwurf. Mit anderen Worten: Es bietet mehr Informationen darüber, was, warum, wer und wie das Projekt ist.

Ein solider Business Case liefert Hintergrundinformationen zum Projekt und seiner Notwendigkeit. In einem Business Case für die Einführung eines Influencer-Programms bei einem Medienunternehmen würde beispielsweise die zunehmende Beliebtheit sozialer Medien erörtert werden und wie Unternehmen von Influencern profitieren können.

Wichtige Stakeholder können Personen im Team oder Personen außerhalb des Unternehmens sein, die über Erfahrung oder Ressourcen verfügen, die das Projekt unterstützen können. In diesem Abschnitt sollte untersucht werden, ob Bedarf an abteilungsübergreifender Zusammenarbeit besteht und ob es Einschränkungen oder Hindernisse gibt, beispielsweise durch laufende Projekte.

Abschließend sollten Sie verschiedene Optionen zur Lösung dieses Problems besprechen. Streben Sie drei bis fünf Alternativen an und besprechen Sie die Auswirkungen, wenn das Projekt nicht weiterverfolgt wird.

4 Projektorganisation

Die Projektorganisation beschreibt die Projektführung oder die Befehlskette für die Personen, die ein Projekt umsetzen. Dazu gehört die Delegation von Verantwortlichkeiten an Personen auf allen Ebenen, die Strukturierung verschiedener Entscheidungsebenen und die Entwicklung eines Fortschrittsberichtssystems, um das Unternehmen über das Projekt auf dem Laufenden zu halten.

Business Case vs. Businessplan

Ein Business Case und ein Businessplan decken viele der gleichen Themen ab, es gibt jedoch einen erheblichen Unterschied zwischen den beiden. Bei einem Business Case geht es um ein einzelnes Projekt oder Geschäftsthema, wohingegen ein Businessplan alle Teile eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum betrifft.

Beispielsweise kann ein Verlag einen Business Case entwickeln, um den Erwerb einer neuen Veröffentlichung innerhalb eines Jahres zu besprechen. Dasselbe Unternehmen kann einen Geschäftsplan erstellen, um Optionen zur Steigerung des Gesamtumsatzes über einen Zeitraum von fünf Jahren zu prüfen.

Beispiel für einen Geschäftsfall

Finden Sie heraus, ob Ihr Unternehmen über vorgefertigte Business-Case-Vorlagen verfügt. In jedem Fall können Sie dieses Business-Case-Beispiel als Leitfaden für die Genehmigung Ihres nächsten Projekts verwenden.

Hier versuchen wir, ein Sportartikelunternehmen davon zu überzeugen, Pickleball-Ausrüstung herzustellen. Bedenken Sie, dass ein tatsächlicher Geschäftsfall wahrscheinlich viel mehr Informationen erfordert, als wir hier präsentieren.

Zusammenfassung

Laut Branchenexperten wird der weltweite Pickleball-Markt bis 2033 voraussichtlich einen Wert von 155,4 Milliarden US-Dollar haben und Einzelkäufer dürften mehr als die Hälfte der Nachfrage nach Pickleball-Ausrüstung ausmachen.

Unser Unternehmen stellt keine Pickleball-Ausrüstung her, obwohl wir ähnliche Waren herstellen und einen renommierten Namen in der Sportausrüstungsbranche haben. Durch die Produktion und den Verkauf von Pickleball-Geräten können wir uns im wachsenden Markt etablieren und unser Geschäftsportfolio erweitern. Schätzungsweise 20 Millionen US-Dollar pro Jahr können durch dieses Vorhaben verdient werden.

Finanzen

Die erwarteten Kosten dieses Projekts werden auf 1 Million US-Dollar geschätzt.

Forschung und Entwicklung: 250.000 US-Dollar

Marketing: 250.000 US-Dollar

Herstellung und Schulung: 500.000 US-Dollar

Wir gehen davon aus, in den ersten sechs Produktionsmonaten die Gewinnschwelle zu erreichen und innerhalb von fünf Jahren einen geschätzten Jahresumsatz von 20 Millionen US-Dollar zu erreichen. Das Projekt würde Geld aus einem Reservefonds beziehen, den das Unternehmen zur Finanzierung neuer Unternehmungen nutzen würde.

Projektdefinition

Ziel des Projekts ist es, durch die Produktion und den Verkauf von Pickleball-Ausrüstung auf dem globalen Pickleball-Markt Fuß zu fassen. Unser Unternehmen produziert seit 100 Jahren Sportgeräte und ist gut aufgestellt, um ein wichtiger Akteur in dieser wachsenden Branche zu werden, die bis 2033 voraussichtlich einen Wert von 155,4 Milliarden US-Dollar haben wird.

Hauptakteure sind die Teams für Forschung und Entwicklung, Marketing, Finanzen und Fertigung. Die Aufgabe der Forschung und Entwicklung wäre es, ein zuverlässiges Produkt innerhalb eines von der Finanzabteilung festgelegten Preisrahmens zu entwickeln. Dieser Vorgang sollte ein bis drei Monate dauern. Das Marketing wird das Produkt dann einen Monat lang öffentlichen Interessengruppen vorstellen, um das öffentliche Interesse zu messen.

Die Forschung und Entwicklung wird dann die letzten Änderungen vornehmen und die Fertigung wird einen Monat später mit der Produktion beginnen. Wir gehen davon aus, dass die Produkte sechs Monate nach der endgültigen Zulassung in den Handel kommen.

Alternativen

Produktion auslagern: schnellere Produktionszeit und geringere Kosten, allerdings wären die Geräte weniger zuverlässig und würden eher zurückgegeben, was unsere Gewinnmargen schmälert.

Halten Sie sich vom Pickleball-Markt fern: Sie verlieren einen geschätzten Jahresumsatz von 20 Millionen US-Dollar.

Suchen Sie nach anderen Pickleball-Möglichkeiten, einschließlich Sponsoring: nicht unser Fachgebiet.

Projektorganisation

Hinsichtlich der Entscheidungsverantwortung und -rollen sollten sich die Abteilungen an die standardmäßige Projekt-Governance des Unternehmens halten. Associate Manager werden ihren Abteilungsleitern täglich aktuelle Informationen übermitteln. Jeder Abteilungsleiter informiert den Vorstand und den CEO wöchentlich über aktuelle Informationen.

Häufig gestellte Fragen zu Geschäftsfällen

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument, das dazu dient, Stakeholder eines Unternehmens davon zu überzeugen, ein Projekt fortzusetzen. Es identifiziert ein Geschäftsproblem oder eine Geschäftschance und eine Lösung. Anschließend wird dargelegt, wie viel das Projekt kosten würde, wie es umgesetzt werden kann und welchen Nutzen es für das Unternehmen haben würde.

Was sollte ein Business Case beinhalten?

Ein Business Case sollte vier Schlüsselkomponenten umfassen:

• Eine Zusammenfassung, die das Projekt erläutert, warum es genehmigt werden sollte und welche Vorteile es bietet
• Ein Finanzabschnitt, der beschreibt, wie viel das Projekt kosten würde, die erwartete Kapitalrendite und etwaige Umsatzprognosen
• Eine Projektdefinition, die den Umfang des Projekts festlegt
• Ein organisiertes System zur Überwachung der Projektumsetzung

Wann sollten Sie einen Business Case verwenden?

Verwenden Sie einen Business Case, wenn Sie versuchen, die Stakeholder des Unternehmens davon zu überzeugen, der Verwendung von Gütern oder Ressourcen für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Ausgabe zuzustimmen.

Wie unterscheidet sich ein Business Case von einem Businessplan?

Ein Business Case bezieht sich auf einen Aspekt eines Unternehmens oder eines bestimmten Projekts. Ein Businessplan deckt das gesamte Unternehmen über einen längeren Zeitraum ab.