Die Dos and Don'ts der geschäftlichen E-Mail-Etikette

Nur wenige Dinge können Ihre professionelle Marke so schädigen wie eine schlecht geschriebene, fehlgeleitete E-Mail. Ein Klick auf die Schaltfläche „Senden“ kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Geschäftsaustausch und einem potenziellen HR-Problem oder Kollegenkonflikt ausmachen. Und obwohl Amerikaner täglich Hunderttausende E-Mails versenden, sollte dies nicht als selbstverständlich angesehen werden.

Egal, ob Sie ein erfahrener Fachmann oder ein Neuling im Büro sind, hier sind 13 Verhaltensregeln, die Sie bei der geschäftlichen E-Mail-Etikette unbedingt beachten sollten.

Achten Sie auf die Betreffzeile

Schreiben Sie eine klare, prägnante Betreffzeile, die den Text der E-Mail widerspiegelt. Vermeiden Sie Betreffzeilen mit allgemeinen Wörtern wie „Hallo“, „Touching Base“ oder „Zu Ihrer Information“ und lassen Sie die Betreffzeile nicht leer.

Verwenden Sie eine korrekte Anrede

„Hi“ und „Hey“ signalisieren einen Mangel an Professionalität und Reife. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit Sätzen wie „Guten Morgen“, „Guten Tag“, „Guten Abend“ oder „Hallo“. „Guten Tag“ oder „Grüße“ sind weitere Ausdrücke, die im internationalen Raum häufig verwendet werden.

Verwenden Sie eine Einleitung

In Kulturen wie den USA besteht die beste Vorgehensweise darin, dass sich der Absender mit Vor- und Nachnamen vorstellt und in den ersten Zeilen einige Hintergrundinformationen enthält. Zum Beispiel: „Sehr geehrte Frau Mandell: Mein Name ist Sharon Schweitzer, Gründerin von Access to Culture. Ich wurde an Sie verwiesen von . . .“ oder „Mein Name ist Sharon Schweitzer und ich bin eine Expertin für internationale Wirtschaft und schreibe Ihnen über . . .“ Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich neuen Kontakten, potenziellen Kunden, Auftraggebern und Arbeitgebern vorstellen, die wissen möchten, wie Sie ihre Kontaktinformationen erhalten haben.

Kennen Sie die Kultur

Beim Versenden von E-Mails an Personen aus indirekten Kulturen ist es ein ordnungsgemäßes Protokoll und eine bewährte Vorgehensweise, die Gepflogenheiten des jeweiligen Landes zu recherchieren. In Japan ist es beispielsweise höflich, angemessen und üblich, im ersten Satz einer geschäftlichen E-Mail nach dem Wetter zu fragen. Im Gegensatz dazu wäre es unangemessen, eine E-Mail zu senden, in der Sie sich einem potenziellen japanischen Kontakt vorstellen. In indirekten Kulturen erfolgt die Einführung aufgrund der Sitte nur durch gegenseitig respektierte Dritte; Kalte E-Mails werden ignoriert, gelöscht, blockiert und/oder als Junk markiert.

Vermeiden Sie Humor und Sarkasmus

E-Mails können durch Text ohne Kontext leicht falsch interpretiert werden. Humor ist kulturspezifisch. Vermeiden Sie sowohl Humor als auch Sarkasmus in E-Mails, da der Empfänger verwirrt oder, schlimmer noch, beleidigt sein könnte.

Überprüfen Sie Ihre Anhänge noch einmal

Wenn Sie eine Datei anhängen, nehmen Sie sich bitte ein paar Sekunden Zeit, um sie auch in den Text der E-Mail einzufügen. Dies zeigt Rücksichtnahme gegenüber dem Empfänger, indem ihm Zeit und Risiko beim Öffnen von Anhängen erspart werden. Ist das für Sie zeitaufwändiger? Ja. Lohnt es sich? Ja.

Klicken Sie nicht auf „Allen antworten“

Vermeiden Sie die Verwendung von „Allen antworten“, es sei denn, es muss jeder wissen. Wenn der C-Suite (CEO/COO) oder Verwaltungsassistent eine E-Mail an 10 Mitarbeiter sendet, in der er um Freiwillige für ein gemeinnütziges Projekt bittet, antworten Sie dem Administrator und nicht allen 10 Mitgliedern. Warum sollten Sie zehn andere dazu bringen, Ihre E-Mail zu löschen? Allen antworten ist eine Funktion für laufende Überlegungen zu einem bestimmten Thema.

Antworten Sie zügig

Eine Antwort innerhalb von 24 Stunden ist übliche Höflichkeit. Wenn Sie jemanden länger hängen lassen, werden Sie nicht nur als unhöflich wahrgenommen, sondern es könnte Ihnen auf lange Sicht auch Ihr Geschäft kosten. Wenn Sie jemanden unbeabsichtigt länger als 24 Stunden warten ließen oder mildernde Umstände eingetreten sind, erklären Sie die Situation höflich und entschuldigen Sie sich.

Verwenden Sie keine Emojis

Diese kleinen zwinkernden, lächelnden Symbole sind für Textnachrichten gedacht. Sie sind in einer geschäftlichen E-Mail unangemessen und unprofessionell. Emoticons können E-Mails an einen Spamfilter oder ein Junk-Postfach umleiten und wirken unausgereift und unprofessionell.

Schützen Sie Ihre Privatsphäre

E-Mail ist öffentlich. Auch wenn eine E-Mail gelöscht wird, können Onlinedienste und Softwareprogramme auf Nachrichten auf der Festplatte zugreifen. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überlegen Sie, was passieren kann, wenn ein Geschäftskollege, Ihr Konkurrent, ein Arbeitgeber, das FBI oder ein unbeabsichtigter Empfänger Ihre E-Mail liest. Stellen Sie sich das so vor: Wie würde meine E-Mail aussehen, wenn sie auf Facebook gepostet würde?

Seien Sie nicht negativ

Es ist unangemessen, negative Kommentare per E-Mail zu versenden. Eine E-Mail in Großbuchstaben weist auf Wut in einer E-Mail hin. Diese antagonistischen Nachrichten verursachen Unbehagen, lange nachdem die E-Mail gesendet und empfangen wurde. Wenn Sie schlechte Nachrichten per E-Mail übermitteln müssen, verwenden Sie sachliche Worte und geben Sie die Fakten an. Bei der Weitergabe schlechter Nachrichten eignet sich die persönliche Kommunikation am besten.

Führen Sie Korrekturlesen durch

Überprüfen Sie Ihre Texte immer wieder auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Diese Fehler lassen Sie unprofessionell erscheinen und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail ernst genommen wird. E-Mail-Software verfügt über viele professionelle Tools wie die Rechtschreibprüfung – nutzen Sie diese.

Vergessen Sie nicht, das Gespräch näher zu führen

Indem Sie dem Empfänger mitteilen, dass keine Antwort erforderlich ist, wird der E-Mail-Zyklus nicht ewig fortgesetzt. Schließen Sie mit „Keine Antwort erforderlich“, „Nochmals vielen Dank“, „Wir sehen uns am Dienstag bei der Vorstandssitzung“ oder „Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen weiterhelfen kann.“ Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Schlusswort wie „Beste Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ oder einem anderen passenden Satz.