Die Ge- und Verbote der geschäftlichen E-Mail-Etikette

Wenige Dinge können Ihrer professionellen Marke so schaden wie eine schlecht geschriebene, fehlgeleitete E-Mail. Ein Klick auf die Schaltfläche „Senden“ kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Geschäftsaustausch und einem potenziellen Personalproblem oder Konflikt mit Kollegen ausmachen. Und obwohl Amerikaner täglich Hunderttausende von E-Mails versenden, sollte dies nicht als selbstverständlich angesehen werden.

Egal, ob Sie ein erfahrener Berufstätiger oder ein Büroneuling sind, hier sind 13 Gebote und Verbote der geschäftlichen E-Mail-Etikette, die Sie sich merken müssen.

Achten Sie auf die Betreffzeile

Schreiben Sie eine klare, prägnante Betreffzeile, die den Text der E-Mail widerspiegelt. Vermeiden Sie Betreffzeilen mit allgemeinen Wörtern wie „Hi“, „Touching Base“ oder „FYI“ und lassen Sie die Betreffzeile nicht leer.

Verwenden Sie eine angemessene Anrede

„Hi“ und „Hey“ kommunizieren einen Mangel an Professionalität und Reife. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit Sätzen wie „Guten Morgen“, „Guten Tag“, „Guten Abend“ oder „Hallo“. „Guten Tag“ oder „Grüße“ sind andere Phrasen, die häufig in der internationalen Arena verwendet werden.

Verwenden Sie eine Einführung

In Kulturen wie den USA ist es am besten, wenn sich der Absender in den ersten Zeilen mit Vor- und Nachnamen und einigen Hintergrundinformationen vorstellt. Zum Beispiel: „Sehr geehrte Frau Mandell, mein Name ist Sharon Schweitzer, Gründerin von Access to Culture. Ich wurde an Sie verwiesen von . . .“ oder „Mein Name ist Sharon Schweitzer und ich bin eine internationale Geschäftsexpertin und schreibe Ihnen über . . .“ Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich neuen Kontakten, potenziellen Kunden, Kunden und Arbeitgebern vorstellen, die wissen möchten, wie Sie ihre Kontaktinformationen erhalten haben.

Kennen Sie die Kultur

Beim Versenden von E-Mails an Personen aus indirekten Kulturen ist es ein angemessenes Protokoll und eine bewährte Methode, die Gepflogenheiten des Landes zu recherchieren. In Japan beispielsweise ist es höflich, angemessen und üblich, sich im ersten Satz einer geschäftlichen E-Mail nach dem Wetter zu erkundigen. Im Gegensatz dazu wäre es unangemessen, eine E-Mail zu senden, in der Sie sich einem potenziellen japanischen Kontakt vorstellen. In indirekten Kulturen werden aufgrund der Sitte nur von gegenseitig respektierten Dritten vorgestellt; Cold-E-Mails werden ignoriert, gelöscht, blockiert und/oder als Junk markiert.

Verzichten Sie auf Humor und Sarkasmus

E-Mails können leicht durch Text ohne Kontext falsch interpretiert werden. Humor ist kulturspezifisch. Vermeiden Sie sowohl Humor als auch Sarkasmus in E-Mails, da der Empfänger verwirrt oder schlimmer noch beleidigt sein könnte.

Überprüfen Sie Ihre Anhänge noch einmal

Wenn Sie eine Datei anhängen, nehmen Sie sich bitte ein paar zusätzliche Sekunden Zeit, um sie auch in den Text der E-Mail einzufügen. Dies zollt dem Empfänger Rücksicht, indem es ihm Zeit und Risiko beim Öffnen von Anhängen erspart. Ist das für Sie zeitaufwändiger? Jawohl. Lohnt es sich? Jawohl.

Klicken Sie nicht auf „Allen antworten“

Vermeiden Sie die Verwendung von „Allen antworten“, es sei denn, jeder muss es wissen. Wenn die C-Suite (CEO/COO) oder der Verwaltungsassistent eine E-Mail an 10 Mitarbeiter sendet und Freiwillige für ein gemeinnütziges Projekt anfordert, antworten Sie dem Administrator, nicht allen 10 Mitgliedern. Warum zehn andere dazu bringen, Ihre E-Mail zu löschen? Allen antworten ist eine Funktion für laufende Beratungen zu einem bestimmten Thema.

Antworten Sie zweckdienlich

Eine Antwort innerhalb von 24 Stunden ist üblich. Wenn Sie jemanden länger hängen lassen, werden Sie nicht nur als unhöflich empfunden – es könnte Sie auf lange Sicht das Geschäft kosten. Wenn Sie jemanden unbeabsichtigt länger als 24 Stunden warten lassen oder mildernde Umstände eingetreten sind, erklären Sie höflich die Situation und entschuldigen Sie sich.

Verwenden Sie keine Emojis

Diese kleinen zwinkernden, lächelnden Symbole sind für Textnachrichten. Sie sind in einer geschäftlichen E-Mail unangemessen und unprofessionell. Emoticons können E-Mails an einen Spamfilter oder eine Junk-Mailbox umleiten, und es kann unausgereift und unprofessionell aussehen.

Schützen Sie die Privatsphäre

E-Mail ist öffentlich. Auch wenn eine E-Mail gelöscht wird, können Online-Dienste und Softwareprogramme auf Nachrichten auf der Festplatte zugreifen. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überlegen Sie, was passieren könnte, wenn ein Geschäftskollege, Ihr Konkurrent, ein Arbeitgeber, das FBI oder ein unbeabsichtigter Empfänger Ihre E-Mail liest. Stellen Sie sich das so vor: Wie würde meine E-Mail aussehen, wenn sie auf Facebook gepostet würde?

Sei nicht negativ

Es ist unangebracht, negative Kommentare per E-Mail zu versenden. Eine E-Mail in Großbuchstaben bedeutet Ärger in einer E-Mail. Diese antagonistischen Botschaften sorgen noch lange nach dem Senden und Empfangen der E-Mail für Verlegenheit. Wenn Sie schlechte Nachrichten per E-Mail übermitteln müssen, verwenden Sie sachliche Worte und nennen Sie die Fakten. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist am besten, wenn Sie schlechte Nachrichten weitergeben.

Korrektur lesen

Überprüfen und überprüfen Sie erneut auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Diese Fehler lassen Sie unprofessionell erscheinen und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail ernst genommen wird. E-Mail-Software enthält viele professionelle Tools wie die Rechtschreibprüfung – verwenden Sie sie.

Vergiss das Gespräch nicht näher

Indem Sie dem Empfänger mitteilen, dass keine Antwort erforderlich ist, wird der E-Mail-Zyklus nicht endlos fortgesetzt. Schließen Sie mit „Keine Antwort erforderlich“, „Nochmals vielen Dank“, „Bis zum Vorstandstreffen am Dienstag“ oder „Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn ich Ihnen weiterhelfen kann.“ Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Abschluss wie „Beste Grüße“, „Beste Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ oder einem anderen passenden Satz.