So schreiben Sie eine geschäftliche Anfrage-E-Mail mit Beispielen

Haben Sie es jemals als schwierig empfunden, eine geschäftliche Anfrage zu schreiben? Du bist nicht allein. Es kann mühsam sein, aber das Schreiben höflicher und professioneller Geschäftsanfrage-E-Mails ist eine wesentliche Fähigkeit im modernen Arbeitsleben.

Eine gut geschriebene Geschäftsanfrage, die klar und prägnant ist, wird Ihre Anfrage effektiv kommunizieren. Es sollte eine schnelle Antwort mit allen Informationen gewährleisten, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Um Ihnen zu helfen, haben wir den Prozess aufgeschlüsselt und die grundlegenden Teile der Erstellung einer effektiven E-Mail für Geschäftsanfragen beschrieben. Wir haben eine Reihe von Richtlinien und Best Practices bereitgestellt, die jedem helfen, die perfekte Abfrage zu erstellen. Wir stellen Ihnen auch das E-Mail-Format für Geschäftsanfragen vor, stellen Ihnen Beispiele zur Verfügung und zeigen Ihnen, wie Sie diese dank unserer E-Mail-Vorlage für Geschäftsanfragen sicher – und schneller – versenden können.

Wenn Sie diesen Blogbeitrag gelesen haben, haben Sie das Wissen und die Fähigkeiten erworben, die Ihnen die besten Chancen geben, die gewünschten Informationen zu erhalten, wann Sie sie möchten, und jede neue Beziehung auf dem richtigen Fuß zu beginnen. ‍

Was ist eine Geschäftsanfrage?

Beginnen wir damit, zu definieren, was eine Geschäftsanfrage ist.

Eine Anfrage ist eine Informationsanfrage.

Eine Geschäftsanfrage ist eine formelle Anfrage nach Informationen von einer Organisation.

Einige der Gründe, warum Sie eine Geschäftsanfrage per E-Mail senden möchten, sind:

• Nach einem Katalog, Preisen oder Informationen zu einem Produkt fragen
• Anfordern von Details eines Dienstes
• Sie möchten eine Produktprobe
• Erkundigen Sie sich nach der Verfügbarkeit von Räumlichkeiten, z. B. in einem Hotel oder einer Ausstellung.

Dies sind nur einige Gründe, aber es gibt eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Situationen, in denen Informationen von einem anderen Unternehmen angefordert werden müssen.

In gewissem Sinne kann die Geschäftsanfrage als der erste Schritt zum Aufbau einer Beziehung mit einem Unternehmen definiert werden. Schließlich schreiben Sie es, um mehr über den Service, das Produkt oder das Unternehmen zu erfahren, das Sie nutzen, kaufen oder mit dem Sie zusammenarbeiten möchten. Das Hauptmerkmal besteht darin, dass diese Mitteilung darauf abzielt, detailliertere Informationen vom Unternehmen einzuholen.

OK, Sie müssen also eine geschäftliche Anfrage stellen. Sicher, du könntest einfach jemandem eine Nachricht senden und sagen: „Kannst du mir XXX schicken“ oder „Ich möchte YYY“. Dies könnte jedoch Ihrem Ruf und jedem Unternehmen, das Sie vertreten, schaden.

Forscher haben herausgefunden, dass viele von uns beim Online-Schreiben dazu neigen, im Gespräch zu schreiben. Während ein solcher Ansatz beim Schreiben an einen Freund geeignet sein kann, kann informelles Verhalten in der Geschäftskommunikation als unhöflich, unhöflich und sogar als unprofessionell empfunden werden.

Auch bei der Kommunikation mit Unternehmen in anderen Ländern oder Kulturen gibt es spürbare Unterschiede. Zum Beispiel machen Amerikaner eher Komplimente. Im Gegensatz dazu stellten Wissenschaftler fest, dass Koreaner direkt zum Punkt kommen, wenn sie die E-Mail-Gewohnheiten der beiden Nationen vergleichen. Indem Sie an einer etablierten Struktur festhalten, vermeiden Sie das Potenzial für interkulturelle Verwirrung.

Das Grundprinzip von E-Mails besteht darin, mit „Klarheit und Einfühlungsvermögen“ zu kommunizieren, sagt die Kommunikationsexpertin und Harvard Business Review-Autorin Erica Dhawan. Ihr Rat ist, dass Sie langsamer werden und sich darauf konzentrieren sollten, was Sie sagen und wie Sie es sagen, oder Sie könnten die Wahrnehmung beeinflussen, die ein Unternehmen von Ihnen hat.

Wir stimmen vollkommen zu. Deshalb haben wir unseren kompletten Ratgeber zum Thema erstellt. Der Rest dieses Blogbeitrags wird Ihnen helfen, Probleme und häufige Fallstricke beim Erstellen einer E-Mail für Geschäftsanfragen zu vermeiden.

So schreiben Sie eine geschäftliche Anfrage-E-Mail – Die vollständige Anleitung

Es ist Zeit, mit dem Schreiben zu beginnen. Jede geschäftliche Anfrage sollte einem Standardformat folgen, das ihre Struktur und eine Reihe von Richtlinien vorgibt, die ihren Inhalt prägen. Die folgenden drei Teile helfen Ihnen, diese Nuancen in jeder Situation zu navigieren.

An wen richtet sich Ihre Geschäftsanfrage per E-Mail?

Bevor wir Stift zu Papier bringen und Sie durch das Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um Informationen führen, beginnen wir damit, festzulegen, wer sie erhalten wird.

Die Schlüsselfrage lautet: Schreiben Sie an ein privates E-Mail-Konto oder an ein Firmenkonto?

Viele Organisationen haben eine allgemeine E-Mail-Adresse für Anfragen (z. B. hello@ oder info@). Wenn Sie an solche E-Mail-Adressen schreiben, sollten Sie förmlich und direkt sein. Sie wenden sich im Wesentlichen an eine Organisation.

Eine persönliche E-Mail ermöglicht es Ihnen, eine Person direkt anzusprechen, indem Sie sie mit ihrem Namen ansprechen. Die Verwendung des Vornamens einer Person kann eine sofortige Verbindung herstellen, ist jedoch in der Geschäftswelt kulturell inakzeptabel.

Unser Rat ist, vorsichtig zu sein. Es ist besser, formell als informell zu sein. Auf diese Weise vermeiden Sie das Risiko, jemanden zu verärgern oder zu beleidigen.

Benötigen Sie weitere Tipps zur E-Mail-Etikette? Dann unser Leitfaden zu E-Mail-Regeln und Etikette.

Das Standard-E-Mail-Format für Geschäftsanfragen

Eine professionelle Geschäftsanfrage folgt einem traditionellen Format, das klar formuliert, was Sie wollen. Dabei gibt es fünf zentrale Aspekte:

1. E-Mail-Betreff für die Anfrage
2. Gruß
3. Körper
4. Schließen
5. Abmeldung/Unterschrift

Schauen wir uns die verschiedenen Teile des perfekten E-Mail-Formats für Geschäftsanfragen im Detail an.

1. E-Mail-Betreff für die Anfrage

Wenn Sie eine E-Mail für geschäftliche Anfragen schreiben, halten Sie Ihre E-Mail-Betreffzeile kurz, knackig und direkt auf den Punkt. Der beste E-Mail-Betreff für eine Anfragekopie ist kurz, höflich und professionell.

Wir beschreiben später einige E-Mail-Beispiele für Geschäftsanfragen, konzentrieren uns jedoch darauf, sie auf so wenig Worte wie möglich zu beschränken.

2. Begrüßung

Der Schlüssel hier ist, der Formalität zu folgen. Vermeiden Sie „Hallo“, „Hey“ oder „Hallo“, es sei denn, Sie sprechen die Person mit Vornamen an und halten Sie sich an die erprobten formellen Begrüßungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Die Verwendung von Fachbegriffen kann die Wahrnehmung von Ihnen und der Organisation, die Sie vertreten, verbessern. Warum das so ist und wie Sie eine professionelle E-Mail starten, erklären wir in unserem Feature.

3. Körper

Der Körper ist das Fleisch Ihrer Nachricht, wo Sie die Anfrage stellen. Das Grundprinzip bei der Erstellung einer E-Mail für geschäftliche Anfragen ist es, direkt auf den Punkt zu kommen.

Der Grund dafür ist, dass wir alle unter der Last der digitalen Kommunikation ertrinken und viele von uns nicht die gesamte E-Mail lesen, sagt Matt Plummer. Stattdessen scannen wir es nach den wesentlichen Informationen.

Es ist entscheidend, es kurz, süß und direkt auf den Punkt zu bringen, um eine Antwort zu erhalten. Es verringert auch das Risiko von Missverständnissen.

Angenommen, Sie fragen in Ihrer Anfrage-E-Mail nach mehreren Informationen gleichzeitig, z. B. nach Details zu einer Reihe von Produkten. In diesem Fall können Sie Aufzählungszeichen verwenden, um Ihre Anfragen klarer zu gestalten und gleichzeitig die Anzahl der Wörter gering zu halten.

4. Schließen

Nachdem Sie Ihre Anfrage gestellt haben, geben Sie eine kurze Abschlusserklärung in Ihrer E-Mail mit der Geschäftsanfrage ab. Es ist hilfreich, hier zu skizzieren, wie Sie die Informationen und die nächsten Schritte verwenden werden. Wenn Sie zum Beispiel nach einem Katalog fragen, könnten Sie erklären, dass Sie bald eine Bestellung aufgeben möchten.

Verwalten Sie in Ihrem Abschluss die Erwartungen. Wenn Sie Informationen bis zu einem bestimmten Datum benötigen, sagen Sie dies. Klären Sie auch geeignete Kommunikationswege. Wenn Sie Angst vor Kaltanrufen haben, teilen Sie den Leuten mit, über welchen Kanal sie Sie am besten erreichen können.

5. Abmeldung/Unterschrift

Vergessen Sie nicht, eine entsprechende Unterschrift (mit freundlichen Grüßen oder ähnlichem) und eine Unterschrift hinzuzufügen, die alle Ihre Angaben enthält, einschließlich Name, Berufsbezeichnung und Kontaktdaten.

Wenn Sie jemanden bitten, Ihnen etwas per Post zu schicken, vergewissern Sie sich, dass Ihre Adresse korrekt ist.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine Anfrage-E-Mail senden? Lesen Sie unsere Anleitung, wie Sie eine E-Mail professionell beenden.

Best Practices für das Schreiben einer geschäftlichen Anfrage

In Anlehnung an die Harvard Business Review haben wir fünf Best Practices für das Verfassen einer Anfrage-E-Mail für geschäftliche Zwecke entwickelt. Befolgen Sie diese, und jede Informationsanfrage wird klar und effektiv kommuniziert.

1. Passen Sie die Botschaft an
2. Erklären Sie, wer Sie sind
3. Machen Sie sich klar, was Sie wann und warum wollen
4. Halten Sie es kurz und bündig
5. Überprüfen Sie es (dann überprüfen Sie es erneut)

Lassen Sie uns diese Richtlinien genauer durchgehen.

1. Passen Sie die Botschaft an

Geschäftsleute stehen unter Druck, und je schneller Sie auf den Punkt kommen und konkreter werden können, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Antwort erhalten.

Wie wir oben erklärt haben, handelt es sich bei Geschäftsanfragen um eine formelle Kommunikation. Seien Sie also höflich und professionell, anstatt zu versuchen, freundlich zu sein.

Die Verwendung einer Cookie-Cutter-Vorlage, die von einer Website stammt, kann die gewünschte Botschaft möglicherweise nicht genau kommunizieren oder übermitteln.

Fortschrittliche Schreibunterstützungstools wie Flowrite können Ihnen dabei helfen, Ihre authentische Stimme zu finden. Es ermöglicht Ihnen, maßgeschneiderte Geschäftsanfragen zu erstellen, die höflich und professionell sind und mit größerer Wahrscheinlichkeit eine schnelle Antwort generieren.

2. Erklären Sie, wer Sie sind

Beim Verfassen einer Geschäftsanfrage per E-Mail oder Informationsanfrage kommt es darauf an, wer Sie sind. Springen Sie nicht sofort in Ihre Anfrage. Sagen Sie dem Leser stattdessen, wer Sie sind.

Dies vermittelt dem Leser ein Verständnis für die Person, mit der er kommuniziert, und warum er Sie ernst nehmen sollte.

3. Machen Sie deutlich, was Sie wann und warum wollen

Forscher haben herausgefunden, dass E-Mail-Versender überschätzen, wie schnell die Absender Antworten erwarten. E-Mails mit Geschäftsanfragen, die außerhalb der Arbeitszeiten gesendet werden, können sich dringender anfühlen und Druck erzeugen, um zu antworten, was Stress verursachen kann.

Das Wichtigste zum Mitnehmen ist: Wenn Sie eine geschäftliche Anfrage-E-Mail senden, machen Sie deutlich, welche Informationen Sie anfordern, wann Sie sie brauchen und vor allem warum.

Laut Avery Blank in Forbes reduziert eine klare Aussage darüber, was Sie brauchen und warum, Verwirrung und macht es viel wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort erhalten. Der Bonus ist, dass Sie Zeit, Mühe und möglicherweise Peinlichkeit sparen, eine Folgeanfrage senden zu müssen.

Clarity kann Sie auch davor bewahren, Hunderte von unangemeldeten E-Mails oder Anrufen zu erhalten. Wenn Sie eine E-Mail-Antwort wünschen, sagen Sie es. Wenn Sie einen Anruf erwarten, fragen Sie danach.

Lassen Sie die Person nicht im Zweifel.

4. Halten Sie es kurz und bündig

Geschäftsleute sind beschäftigt, halten Sie Ihre Anfrage also kurz.

Wie lang soll Ihre Nachricht sein?

Die Experten von Hubspot empfehlen, dass Ihre E-Mail zwischen 50 und 125 Wörter lang sein sollte. Auch wenn es nicht möglich ist, Ihre Nachricht auf 125 zu beschränken, sollte sie idealerweise weniger als 200 Wörter umfassen.

5. Überprüfen Sie es (dann überprüfen Sie es erneut)

Genauigkeit ist beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Nachrichten überprüfen und verfeinern, bevor Sie sie senden. Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig senden, überprüfen Sie die kritischen Informationen wie den Namen des Empfängers und seine Organisation.

Wenn Sie in einer Sprache kommunizieren, die nicht Ihre erste ist, dann seien Sie besonders vorsichtig. Kostenlose Online-Rechtschreibprüfungen haben möglicherweise Probleme mit dem Kontext oder verstehen bestimmte Fach- oder Fachbegriffe nicht, also vertrauen Sie ihren Empfehlungen nicht immer, ohne sie zu überprüfen.

Um Probleme zu vermeiden, probieren Sie ein KI-Schreibtool wie Flowrite aus, das versteht, an wen Sie sich wenden und die Absicht Ihrer Nachricht.

Wann sollte ich eine geschäftliche Anfrage nachverfolgen?

Wenn Sie unsere Ratschläge und Anleitungen oben befolgt haben, erhalten Sie wahrscheinlich eine Antwort. Wenn Sie jedoch immer noch warten, können Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden.

Wir haben hier behandelt, wie Sie Erinnerungs-E-Mails erstellen, aber die Frage bleibt: Wann sollte eine Erinnerungs-E-Mail für Geschäftsanfragen gesendet werden?

Wenn Ihre Anfrage nicht dringend ist, geben Sie der Person mindestens ein paar Tage Zeit, um Ihnen zu antworten. In dringenden Fällen können Sie früher eine E-Mail senden oder sogar anrufen.

In jedem Fall lohnt es sich, höflich zu sein, wenn Sie überlegen, wie Sie eine Folge-E-Mail schreiben. Es gibt wahrscheinlich einen echten Grund, warum jemand nicht auf Ihre Nachricht geantwortet hat.

E-Mail-Beispiele für geschäftliche Anfragen

Deshalb haben wir die Grundprinzipien für die Erstellung der perfekten Geschäftsanfrage-E-Mail skizziert. Dennoch ist es immer hilfreich, diese in der Praxis zu sehen.

Um einige der grundlegenden Punkte zu erläutern, haben wir unten einige Beispiele für Geschäftsanfrage-E-Mails erstellt.

Genauigkeit und Authentizität sind bei der Erstellung einer E-Mail-Anfrage von entscheidender Bedeutung. Sie möchten, dass die Leute verstehen, dass Sie es ernst meinen, und das erreichen Sie nicht, wenn Sie eine Vorlage verwenden, in der Sie die Lücken ausfüllen. Anstatt zu kopieren und einzufügen, verwenden Sie diese als Inspiration für die Erstellung Ihrer E-Mail.

Besser noch, die Verwendung von Flowrite ist der einfachste – und schnellste – Weg, E-Mails mit Geschäftsanfragen zu schreiben. Mit Hilfe der neuesten Entwicklungen in der künstlichen Intelligenz kann unser Tool authentische und personalisierte E-Mails generieren, die sicherstellen, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen.

E-Mail an eine Organisation

Wenn Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse senden, bleiben Sie formell. In diesem E-Mail-Beispiel für Geschäftsanfragen bitten wir um die Zusendung eines Katalogs. Es ist schnell und einfach, erklärt, was Sie wollen, wann Sie wollen und warum.

E-Mail an eine Person

Das Format dieses E-Mail-Beispiels für Geschäftsanfragen ist im Wesentlichen das gleiche wie das erste, aber es ist für den Empfänger personalisiert. Wenn Sie eine persönliche Verbindung herstellen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer Antwort. Auch hier werden Sie sehen, wie wir am Ende der E-Mail höflich, aber bestimmt mit Erwartungen umgehen.

Bitten Sie um detaillierte Informationen

In diesem Beispiel möchten wir mehr Informationen, damit wir eine Kaufentscheidung treffen können. Anstelle einer langen, langatmigen Nachricht verdeutlichen Stichpunkte, was wir wann und warum brauchen.

Schreiben mit der E-Mail-Vorlage für Geschäftsanfragen von Flowrite

Flowrite ist ein KI-Schreibtool, das kurze Stichpunkte in vollwertige E-Mails und Nachrichten verwandelt. Sie notieren sich einfach ein paar Sätze als Anleitung, wählen die richtige Vorlage aus und sehen zu, wie sich die E-Mail selbst schreibt.

Wenn wir über E-Mail-Vorlagen sprechen, meinen wir nichts Vorgeschriebenes, das Sie kopieren und einfügen müssen. Stattdessen leiten unsere Vorlagen die KI an, von Grund auf den richtigen E-Mail-Typ für Ihren Zweck zu schreiben. Hier ist ein Beispiel unserer Vorlage für Geschäftsanfragen in Aktion.

Wie Sie sehen, ist die E-Mail, die Flowrite für Sie generiert, personalisiert und kontextsensitiv. Darüber hinaus müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie der Empfänger Wortwahl oder Phrasen wahrnehmen könnte, da Sie den Ton der generierten E-Mail auswählen können. Rechtschreib- und Grammatikfehler? Es spricht auch fließend Englisch. Blank-Screen-Syndrom? Wählen Sie die Vorlage aus, ohne Aufzählungszeichen zu schreiben, und Flowrite generiert eine Beispiel-E-Mail für Sie.

Was soll ich davon mitnehmen?

Sie sollten jetzt verstehen, was eine Geschäftsanfrage ist (und was nicht), das richtige E-Mail-Format für Geschäftsanfragen und einige Best Practices zum Erstellen von Unternehmenskorrespondenz. Sie sollten jetzt wissen, wie Sie eine geschäftliche Anfrage-E-Mail schreiben.

Die von uns bereitgestellten Beispiele zeigen, wie Sie direkte und detaillierte Geschäftsanfragen erstellen können, die Ihnen das Vertrauen geben, Ihre eigenen zu erstellen.

Unser letzter Rat ist, auf Kopieren und Einfügen zu verzichten und Ihrer professionellen Kommunikation etwas Persönlichkeit zu verleihen.