So formatieren Sie einen Geschäftsbrief in 7 Schritten

Das Verfassen eines formellen Geschäftsbriefes kann sich wie eine einschüchternde Aufgabe anfühlen, es muss aber nicht schwierig sein. Es gibt festgelegte Regeln für Layout und Ton, die Sie leicht befolgen können, um eine ausgefeilte Korrespondenz zu erstellen.

Während die meisten Geschäftsbriefe heutzutage als digitale Dokumente verschickt werden, werden sie immer noch auf die altmodische Art und Weise ausgedruckt. Geschäftsbriefe können verwendet werden, um Stakeholder zu informieren, ein Referenzschreiben bereitzustellen, eine Anstellung zu bestätigen oder ein Stellenangebot zu teilen, neben anderen wichtigen Geschäftskorrespondenzen.

In diesem Leitfaden besprechen wir, wie Sie einen Brief für geschäftliche Zwecke mithilfe des Blockformulars formatieren. (Zu den weiteren Formatierungsoptionen gehören die modifizierte Block-, Halbblock- und eingerückte Form.)

Kommen wir zur Sache.

Einen Geschäftsbrief formatieren

Ein Geschäftsbrief ist ein formell verfasstes Dokument, das einem offiziellen Zweck dient. Sie werden normalerweise von einem Unternehmen an ein anderes oder an Kunden, Stakeholder oder Mitarbeiter gesendet. Richtig formatierte Briefe zeigen Struktur, Einheitlichkeit und Organisation.

Darauf müssen Sie bei der Formatierung Ihres Geschäftsbriefes achten.

• Ränder
• Abstand
• Schriftgröße
• Adresse
• Briefkopf
• Rechtfertigung

So formatieren Sie einen Geschäftsbrief

Das Formatieren eines Geschäftsbriefs muss nicht entmutigend sein. Es gibt einen einfachen sechsstufigen Prozess, der seinen Ursprung im 12. Jahrhundert hat. Das war vor neun Jahrhunderten! Befolgen Sie diese bewährte Methode, um formelle Korrespondenz effizient und effektiv zu strukturieren.

1 Dokumenteinstellungen

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäftsbriefs beginnen, stellen Sie Ihre Schriftart auf Times New Roman oder Arial, Schriftgröße 12, ein. Richten Sie Ihren Text linksbündig aus und achten Sie darauf, dass Sie in einem Zeilenabstand schreiben und zwischen den Absätzen eine Leerzeile einhalten. Oben und unten im Dokument sollte ein Rand von zwei Zoll und auf beiden Seiten ein Rand von einem Zoll vorhanden sein.

2 Kontaktdaten und Datum

Fügen Sie ganz oben in Ihrem Brief Ihren Briefkopf ein, der den Namen und die Kontaktdaten einer Person oder eines Unternehmens enthält. Der Briefkopf wird oft zentriert oder linksbündig am oberen Rand des Dokuments platziert, mit dem Namen und einem Firmenlogo (falls relevant) in der obersten Zeile und anderen relevanten Informationen, wie Standort- und Kontaktdaten, in den Zeilen darunter optional.

Fügen Sie unter dem Briefkopf die Kontaktinformationen von Ihnen und dem Empfänger hinzu. Nachfolgend finden Sie die Informationen, die Sie am Anfang Ihres Briefes in der Reihenfolge aufführen sollten, in der sie erscheinen sollen.

• Ihr Name
• Ihre Berufsbezeichnung
• Ihr Unternehmen
• Ihre Geschäftsadresse
• Ihre geschäftliche Telefonnummer
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse

Überspringen Sie eine Zeile am Ende Ihrer Informationen und geben Sie das Datum ein, an dem Sie den Brief schreiben. Überspringen Sie dann eine weitere Zeile, bevor Sie die Informationen Ihres Empfängers hinzufügen.

• den Namen Ihres Empfängers
• den Titel Ihres Empfängers
• das Unternehmen Ihres Empfängers
• die Firmenadresse Ihres Empfängers

Überspringen Sie erneut eine Zeile und fügen Sie den Betreff Ihres Briefes in Fettdruck ein.

3 Anrede

Ein Geschäftsbrief sollte ein formelles Dokument sein. Die Anrede sollte zum professionellen Charakter des Briefes passen.

Hier sind einige Anreden, die Sie für einen Geschäftsbrief verwenden könnten.

• Wen es angeht
• Sehr geehrter Herr/Frau/Mx. / Dr. [Nachname]
• Lieber [Vorname] (wenn Sie eine informelle Beziehung zum Empfänger haben)

4 Körper

Jetzt ist es Zeit zu schreiben. Entwerfen Sie den Hauptteil Ihres Geschäftsbriefs, indem Sie einfache Zeilen mit einem zusätzlichen Abstand zwischen den einzelnen Absätzen verwenden. Der Hauptteil der meisten Geschäftsbriefe besteht aus drei Teilen. Versuchen Sie, den Brief auf eine Seite zu beschränken, was am besten ist.

• Einleitung:Präsentieren Sie den Zweck Ihres Briefes. Erklären Sie, warum Sie es schreiben, was Sie erreichen möchten und geben Sie einen kurzen Überblick über die wichtigen Informationen, die Sie behandeln werden.
• Haupttext: Geben Sie Einzelheiten zu den wichtigen Informationen an, die Sie im einleitenden Absatz dargelegt haben. Dies können zwischen einem und fünf Absätzen sein.
• Fazit: Fassen Sie alles zusammen, was Sie besprochen haben. Fügen Sie gegebenenfalls einen Call-to-Action oder die nächsten Schritte hinzu.

5 Abschluss und Unterschrift

Es kann unangenehm sein, einen Brief zu beenden. Ein überstrapazierter, klischeehafter Abschluss kann jedoch tatsächlich perfekt zu einem professionellen Brief passen. Ganz gleich, ob Sie sich für einen formellen oder informellen Abschluss entscheiden: Bleiben Sie professionell. Dies sind einige Möglichkeiten.

• Aufrichtig
• Mit Respekt
• Herzlich
• Am besten
• Danke
• Grüße

Lassen Sie unterhalb des Abschlusses vier bis sechs Zeilen frei, damit Sie das Dokument entweder nach dem Ausdrucken oder über eine E-Signatur-Anwendung signieren können. Geben Sie nach diesen vier Zeilen Ihren vollständigen Namen und Ihren Titel in die Zeile unter Ihrem Namen ein.

6 Gehäuse (optional)

Wenn Sie Dokumente haben, die Sie Ihrem Brief beifügen möchten, etwa ein Formular oder einen Lebenslauf, können Sie dies notieren, indem Sie „Anlage(n):“ gefolgt von einer Liste der anderen Dokumente ein paar Zeilen unter Ihrem Abschluss schreiben.

7 Rezension

Bevor Sie Ihren Brief versenden, nehmen Sie sich die Zeit, ihn Korrektur zu lesen. Ein professioneller Brief muss nicht nur korrekt formatiert sein, auch Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung sollten fehlerfrei sein. Führen Sie eine Grammatikprüfung durch und prüfen Sie Ihren Tonfall, um sicherzustellen, dass Sie professionell klingen.

Beispiele für Geschäftsbriefformate

1 Beispiel für einen Geschäftsbrief in Blockform

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1. November 2023

Herr Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Betreff: Logistik für Weihnachtsfeiern

Sehr geehrter Herr Grinch,

Ich schreibe Ihnen, um Sie um Ihre Hilfe zu bitten, unsere Weihnachtsfeier größer und strahlender als je zuvor zu gestalten. Da Sie uns in der Vergangenheit bei der Durchführung der Feierlichkeiten unterstützt haben, hoffen wir, dass Sie auch in diesem Jahr bereit sind, mitzuhelfen.

Ich stelle mir dieses Jahr eine 84 Fuß hohe Weißtanne für unseren Weihnachtsbaum vor, eine aus Auburn, Pennsylvania. Es wird einige Transportlogistik erfordern. Darüber hinaus hoffen wir, Schlittenfahrten mit echten Rentieren durchführen zu können. Wie im letzten Jahr werden wir das Ortsschild dabei haben. Darüber hinaus möchten wir im Stadtzentrum ein mobiles Amphitheater mit Lichtern, Wunderkerzen und einer Nebelmaschine aufstellen, um die Show zu eröffnen.

Dieses Jahr suchen wir nach Geldern für den Weihnachtsbaum und seinen Transport nach Whoville. Gerne nehmen wir aber auch jede andere Hilfestellung entgegen, die Sie leisten können. Teilen Sie mir bitte mit, bei was Sie helfen möchten. Ich melde mich dann mit weiteren Informationen bei Ihnen.

Am besten,

[Unterschrift]

Cindy Lou Who Chef-Weihnachtsorganisatorin Whoville, Inc.

Beilagen: Kostenübersicht für den Weihnachtsbaum, Liste der Einsatzmöglichkeiten für Freiwillige

2. Beispiel für einen Geschäftsbrief in Blockform

 BIG BEAR-IMMOBILIEN 

EIN UNTERNEHMEN MIT BESCHRÄNKTER HAFTUNG

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17. März 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Betreff: Beschäftigungsnachweis

Liebe Amanda,

Eine Ihrer Mitarbeiterinnen, Hayley McPhee, hat sich um eine Wohnung in einem unserer Apartmentkomplexe beworben. Ich wende mich an Sie, um einen Beschäftigungsnachweis zu erhalten.

Damit ihr Wohnungsantrag genehmigt werden kann, benötige ich einen Beschäftigungsnachweis und Gehaltsinformationen. Bitte senden Sie dies so bald wie möglich an die oben in diesem Schreiben angegebene Adresse. Ich kann diese Informationen auch per E-Mail entgegennehmen, wenn Sie diese als PDF anhängen können.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Informationen, die ich für diese Anwendung suche.

• Ein Brief, der ihre Anstellung bescheinigt
• Gehaltsübersicht

Am besten,

[Unterschrift]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC