So formatieren Sie einen Geschäftsbrief in 7 Schritten

Das Schreiben eines formellen Geschäftsbriefs mag sich wie eine einschüchternde Aufgabe anfühlen, es muss nicht schwierig sein. Es gibt etablierte Regeln für Layout und Ton, die Sie leicht befolgen können, um eine ausgefeilte Korrespondenz zu erstellen.

Während die meisten Geschäftsbriefe heutzutage als digitale Dokumente versendet werden, werden sie immer noch auf die altmodische Art und Weise ausgedruckt. Geschäftsbriefe können verwendet werden, um Stakeholder zu informieren, ein Referenzschreiben bereitzustellen, eine Anstellung zu bestätigen oder ein Stellenangebot zu teilen, neben anderer wichtiger Geschäftskorrespondenz.

In diesem Leitfaden besprechen wir, wie Sie einen Brief für geschäftliche Zwecke mithilfe des Blockformulars formatieren. (Andere Formatierungsoptionen umfassen die modifizierte Block-, Halbblock- und eingerückte Form.)

Kommen wir zur Sache.

Geschäftsbrief formatieren

Ein Geschäftsbrief ist ein förmlich geschriebenes Dokument, das einem offiziellen Zweck dient. Es wird normalerweise von einem Unternehmen zum anderen oder an Kunden, Interessengruppen oder Mitarbeiter gesendet. Richtig formatierte Briefe zeigen Struktur, Einheitlichkeit und Organisation.

Darauf müssen Sie bei der Gestaltung Ihres Geschäftsbriefes achten.

• Ränder
• Abstand
• Schriftgröße
• Adresse
• Briefkopf
• Rechtfertigung

So formatieren Sie einen Geschäftsbrief

Das Formatieren eines Geschäftsbriefs muss nicht entmutigend sein. Es gibt einen einfachen sechsstufigen Prozess, der seinen Ursprung im 12. Jahrhundert hat. Das war vor neun Jahrhunderten! Folgen Sie dieser bewährten Methode, um formelle Korrespondenz effizient und effektiv zu strukturieren.

1 Dokumenteinstellungen

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Geschäftsbriefs beginnen, stellen Sie Ihre Schriftart auf Times New Roman oder Arial, Schriftgröße 12, ein. Richten Sie Ihren Text linksbündig aus und achten Sie darauf, dass Sie einzeilig schreiben, mit einer Leerzeile zwischen den Absätzen. Am oberen und unteren Rand des Dokuments sollte ein Rand von 2 Zoll und auf beiden Seiten ein Rand von 1 Zoll vorhanden sein.

2 Kontaktdaten und Datum

Fügen Sie ganz oben in Ihrem Brief Ihren Briefkopf hinzu, der den Namen und die Kontaktdaten einer Person oder eines Unternehmens enthält. Der Briefkopf ist oft zentriert oder linksbündig am oberen Rand des Dokuments ausgerichtet, mit dem Namen und einem Firmenlogo (falls relevant) in der obersten Zeile und anderen relevanten Informationen wie Standort und Kontaktdaten in den Zeilen darunter, obwohl diese Informationen vorhanden sind Optional.

Fügen Sie unter dem Briefkopf die Kontaktinformationen für Sie und den Empfänger hinzu. Nachfolgend finden Sie die Informationen, die Sie oben in Ihrem Schreiben in der Reihenfolge auflisten sollten, in der sie erscheinen sollen.

• Ihren Namen
• dein Arbeitstitel
• Ihr Unternehmen
• Ihre Geschäftsadresse
• Ihre geschäftliche Telefonnummer
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse

Überspringen Sie eine Zeile am Ende Ihrer Informationen und fügen Sie das Datum ein, an dem Sie den Brief schreiben. Überspringen Sie dann eine weitere Zeile, bevor Sie die Informationen Ihres Empfängers hinzufügen.

• den Namen Ihres Empfängers
• den Titel Ihres Empfängers
• das Unternehmen Ihres Empfängers
• die Firmenadresse Ihres Empfängers

Überspringen Sie wieder eine Zeile und fügen Sie fett gedruckt den Betreff Ihres Briefes hinzu.

3 Anrede

Ein Geschäftsbrief sollte ein formelles Dokument sein. Die Anrede sollte dem professionellen Charakter des Schreibens entsprechen.

Hier sind einige Anreden, die Sie für einen Geschäftsbrief verwenden können.

• Wen es angeht
• Sehr geehrter Herr / Frau / Mx. / Dr. [Nachname]
• Sehr geehrte(r) [Vorname] (wenn Sie eine informelle Beziehung zum Empfänger haben)

4 Körper

Jetzt ist es Zeit zu schreiben. Verwenden Sie Zeilen mit einfachem Zeilenabstand und einem zusätzlichen Leerzeichen zwischen jedem Absatz, um den Hauptteil Ihres Geschäftsbriefs zu entwerfen. Der Hauptteil der meisten Geschäftsbriefe entfaltet sich in drei Teilen. Versuchen Sie, den Brief auf einer einzigen Seite zu halten, was bevorzugt wird.

• Einleitung: Präsentieren Sie den Zweck Ihres Briefes.Erklären Sie, warum Sie es schreiben, was Sie erreichen möchten, und geben Sie einen schnellen Überblick über die wichtigen Informationen, die Sie behandeln werden.
• Haupttext: Geben Sie Details zu den wichtigen Informationen an, die Sie im einleitenden Absatz beschrieben haben. Dies kann zwischen einem und fünf Absätzen liegen.
• Fazit: Fassen Sie alles zusammen, was Sie besprochen haben. Fügen Sie gegebenenfalls einen Aufruf zum Handeln oder die nächsten Schritte hinzu.

5 Abschluss und Unterschrift

Es kann sich unangenehm anfühlen, einen Brief zu beenden. Ein überstrapazierter, klischeehafter Abschluss kann jedoch perfekt zu einem professionellen Brief passen. Egal, ob Sie sich für einen formellen oder informellen Abschluss entscheiden, bleiben Sie professionell. Dies sind einige Möglichkeiten.

• Aufrichtig
• Respektvoll
• Herzlich
• Am besten
• Danke
• Grüße

Lassen Sie unter dem Abschluss vier bis sechs Zeilen frei, damit Sie das Dokument entweder nach dem Ausdrucken oder über eine E-Signatur-Anwendung unterschreiben können. Geben Sie nach diesen vier Zeilen Ihren vollständigen Namen und Ihren Titel in die Zeile unter Ihrem Namen ein.

6 Gehäuse (optional)

Wenn Sie Dokumente haben, die Sie Ihrem Schreiben beifügen möchten, z. B. ein Formular oder einen Lebenslauf, können Sie dies vermerken, indem Sie „Anlage(n):“ schreiben, gefolgt von einer Liste der anderen Dokumente, ein paar Zeilen unter Ihrem Abschluss.

7 Rückblick

Bevor Sie Ihren Brief versenden, nehmen Sie sich die Zeit, ihn Korrektur zu lesen. Ein professionelles Anschreiben ist nicht nur korrekt formatiert, auch Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung sollten fehlerfrei sein. Führen Sie eine Grammatikprüfung durch und achten Sie auf Ihren Tonfall, um sicherzustellen, dass Sie professionell klingen.

Beispiele für Geschäftsbriefformate

1 Beispiel Geschäftsbrief in Blockform

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1. November 2023

Mr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Thema: Weihnachtsfeier Logistik

Sehr geehrter Herr Grinch,

Ich schreibe, um Sie um Ihre Hilfe zu bitten, unsere Weihnachtsfeier größer und heller als je zuvor zu gestalten. Da Sie uns in der Vergangenheit bei der Organisation der Feier geholfen haben, hoffen wir, dass Sie auch dieses Jahr bereit sind, wieder mitzuhelfen.

Ich stelle mir dieses Jahr eine 84 Fuß hohe Weißtanne für unseren Weihnachtsbaum vor, eine aus Auburn, Pennsylvania. Es wird eine gewisse Transportlogistik erfordern. Außerdem hoffen wir, Schlittenfahrten mit echten Rentieren durchführen zu können. Wie im letzten Jahr werden wir das Ortsschild dabei haben. Zusätzlich möchten wir im Zentrum der Stadt ein mobiles Amphitheater mit Lichtern, Wunderkerzen und einer Nebelmaschine aufstellen, um die Show zu beginnen.

Dieses Jahr suchen wir nach Geldmitteln für den Weihnachtsbaum und seinen Transport nach Whoville. Wir nehmen jedoch gerne jede andere Unterstützung an, die Sie leisten können. Teilen Sie mir bitte mit, womit Sie helfen möchten, und ich werde mich mit weiteren Informationen bei Ihnen melden.

Am besten,

[Unterschrift]

Cindy Lou Who Chef-Weihnachtsorganisatorin Whoville, Inc.

Anlagen: Weihnachtsbaum-Kostenblatt, Liste der Freiwilligen-Möglichkeiten

2. Beispiel Geschäftsbrief in Blockform

 BIG BEAR EIGENSCHAFTEN 

EINE GESELLSCHAFT MIT BESCHRÄNKTER HAFTUNG

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17. März 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Betreff: Arbeitsnachweis

Liebe Amanda,

Eine Mitarbeiterin von Ihnen, Hayley McPhee, hat sich auf eine Wohnung in einem unserer Wohnkomplexe beworben. Ich wende mich an Sie, um einen Beschäftigungsnachweis zu erhalten.

Damit ihr Wohnungsantrag genehmigt werden kann, benötige ich einen Beschäftigungsnachweis und Gehaltsinformationen. Bitte senden Sie diese so bald wie möglich an die oben in diesem Schreiben aufgeführte Adresse. Ich kann diese Informationen auch per E-Mail entgegennehmen, wenn Sie sie als PDF anhängen können.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Informationen, die ich für diese Anwendung suche.

• Ein Schreiben, das ihre Anstellung bestätigt
• Gehaltsübersicht

Am besten,

[Unterschrift]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC