10 Schlüssel für effektives Geschäftsschreiben

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten Lebenslauf und Ihr erstes Anschreiben verfassen oder ein erfahrener Angestellter oder Freiberufler sind, der Ihre berufliche Kommunikation verbessern möchte, es ist wichtig, die Grundlagen des Geschäftsschreibens zu verstehen.

Geschäftsschreiben ist eine spezielle Form der schriftlichen Kommunikation, die in allen Arten von Geschäftsabläufen eingesetzt wird und von grundlegender Bedeutung für die effektive Kommunikation und den Erfolg in jedem beruflichen Umfeld ist. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was geschäftliches Schreiben ist, warum es wichtig ist und wie Sie Ihr eigenes geschäftliches Schreiben für eine effektive Kommunikation verbessern können.

Was ist Geschäftsschreiben?

Geschäftsschreiben ist professionelle Kommunikation, die dazu dient, Informationen klar, prägnant, effektiv und professionell zu übermitteln, Anweisungen zu geben, Vorschläge zu unterbreiten oder Vereinbarungen zu treffen.

Warum ist Geschäftsschreiben wichtig?

Geschäftsschreiben ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Klare, effektive Kommunikation:Leicht zugängliche, prägnante Texte sind für das Geschäft von entscheidender Bedeutung, da sie Missverständnisse und Verwirrung minimieren, dabei helfen, Erwartungen zu wecken und das gemeinsame Verständnis fördern.
• Effizienz und Produktivität:Klare Kommunikation spart Zeit, indem sie sicherstellt, dass Nachrichten bereits beim ersten Mal richtig verstanden werden.
• Professionalität demonstrieren:Die Verwendung eines angemessenen Tons und einer angemessenen Sprache vermittelt Professionalität, was dazu beiträgt, Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei Kollegen, Kunden und Stakeholdern aufzubauen.
• Dokumentation und Führung von Aufzeichnungen:Das geschriebene Wort – sei es in einer E-Mail, einem Jahresbericht oder irgendetwas dazwischen – dient als formelle Aufzeichnung und dokumentiert Vereinbarungen, Entscheidungen und wichtige Informationen. Präzise, ​​gut dokumentierte geschäftliche Texte können als Beweismittel zur Untermauerung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder Streitigkeiten und zur Wahrung der Rechenschaftspflicht dienen.
• Compliance und rechtliche Zwecke:In bestimmten Kontexten stellt die geschriebene Sprache die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Anforderungen sicher. Ein Vertrag ist ein gutes Beispiel. In solchen Fällen müssen Standards gemäß den spezifischen Anforderungen und Richtlinien klar und ausführlich erläutert werden.

• Markenimagestärken und Einfluss gewinnen: Eine konsistente, gut gestaltete Kommunikation stärkt die Markenidentität und schafft einen vertrauenswürdigen, positiven Eindruck bei Kunden und der Öffentlichkeit. Aus diesem Grund gilt geschäftliches Schreiben unabhängig davon, ob Ihr Schreiben formell oder informell ist.
• Kunden, Partner und Kunden zum Handeln überzeugen: Effektive, prägnante, klare, professionelle und markengerechte Marketingkommunikation kann Aufmerksamkeit erregen, schnell interessante Informationen vermitteln und Engagement anregen, insbesondere wenn ein wirkungsvoller Aufruf zum Handeln enthalten ist.

Arten des Geschäftsschreibens

Geschäftsschreiben sollte auf alle schriftlichen Geschäftsmaterialien angewendet werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

Bewerbungen

Eine Bewerbung umfasst in der Regel Ihren Namen, Kontaktinformationen, Berufserfahrung, Fähigkeiten, Ausbildung und andere relevante Details sowie das dazugehörige Anschreiben.

Vorschläge

Diese formellen Geschäftsdokumente beschreiben einen vorgeschlagenen Plan, eine Idee oder ein Projekt und sollen andere davon überzeugen, eine bestimmte Vorgehensweise anzunehmen, zu unterstützen oder zu finanzieren. Ein gut geschriebener Vorschlag vermittelt dem Leser ein klares Verständnis dessen, was angeboten wird, und beantwortet alle Fragen, die er dazu haben könnte.

Präsentationen

Diese Kombinationen aus Wörtern und Bildern nutzen oft Folien, Multimedia oder gesprochene Inhalte, um einem Publikum Informationen, Ideen oder Botschaften zu einem bestimmten Thema zu vermitteln.

E-Mails

Geschäfts-E-Mails sollten formelle E-Mails sein und eine relevante Betreffzeile, eine Begrüßung, den Texttext und eine E-Mail-Signatur oder einen Textblock mit Ihrem Namen, Ihrer Berufsbezeichnung, Ihrem Unternehmen und Ihren Kontaktinformationen enthalten. Manchmal können zusätzliche Informationen enthalten sein, z. B. ein Zitat, ein Website-Link, Social-Media-Handles und Pronomen.

Geschäftsbriefe

Es gibt eine bekannte Struktur von Geschäftsbriefen, die bestimmte Elemente erfordert, wie z. B. den Namen und die Kontaktinformationen des Empfängers, das Datum, eine Begrüßung, den Textkörper, Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen, einen Abschluss und ggf. einen Verweis auf Anlagen oder Anhänge anwendbar. Referenzschreiben haben eine ähnliche Formalität.

Geschäftspläne

Geschäftspläne sind Roadmaps für Unternehmen, in denen Geschäftsgrundlagen, Ziele, Strategien und mehr dargelegt werden. Eine klar definierte, leicht verständliche Roadmap bietet einen klaren Weg zum Erreichen Ihrer Geschäftsziele, unabhängig davon, ob Sie den Plan für sich selbst erstellen oder ihn teilen, um Finanzmittel zu beschaffen oder Beratung zu erhalten.

Berichte

Berichte zielen darauf ab, Informationen zu einem bestimmten Thema, Projekt oder einer bestimmten Situation zusammenzufassen. Sie umfassen häufig Daten, Erkenntnisse, Analysen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen, die alle am besten auf organisierte Weise präsentiert werden.

Memos

Ein Memo ist die Abkürzung für „Memorandum“ und ein prägnantes Dokument, das für die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verwendet wird. Da Memos in der Regel kurz sind, verwenden Sie Wörter mit Bedacht, um Klarheit und Wirkung zu erzielen.

Tabellenkalkulationen

Während die Hauptfunktion von Tabellenkalkulationen darin besteht, numerische Daten zu verarbeiten und Berechnungen durchzuführen, enthalten sie auch Überschriften, Beschriftungen, Beschreibungen oder erläuternde Anmerkungen in Zellen oder Kommentaren. Die sorgfältige Auswahl Ihrer Wörter sorgt für Klarheit und Genauigkeit.

Reden

Geschäftsreden beginnen als schriftliche Dokumente, deren Schwerpunkt darauf liegen sollte, ihre Argumente klar, prägnant, professionell und auf ansprechende Weise zu vermitteln.

Pressemitteilungen

Diese offizielle Mitteilung, die darauf abzielt, berichtenswerte Informationen mit den Medien zu teilen, verfügt in der Regel über eine spezielle Formatierung, um das Scannen zu erleichtern. Zu den Elementen einer Pressemitteilung, unabhängig davon, ob sie von einer Person oder einer KI verfasst wurde, gehören eine Überschrift, das Veröffentlichungsdatum, ein Fließtext mit Erläuterungen zu den Neuigkeiten, Zitate relevanter Personen, eine allgemeine Zusammenfassung des herausgebenden Unternehmens und Kontaktinformationen für Medienanfragen.

Copywriting

Das Ziel dieser schriftlichen Kunstform, die in Werbung, Websites, E-Mails, Produktbeschreibungen und mehr verwendet wird, besteht darin, ein Publikum zu einer bestimmten Aktion zu bewegen, sei es zum Lesen, Mitmachen, Kaufen, Teilen oder mehr. Beim Copywriting geht es zwar darum, die Stimme oder die Persönlichkeit der Marke zum Ausdruck zu bringen, es folgt aber auch den Grundsätzen guter Geschäftstexte.

Whitepapers

Diese umfassenden Berichte informieren die Leser, bieten Einblicke und beeinflussen die Entscheidungsfindung durch eine eingehende Untersuchung eines bestimmten Problems, einer bestimmten Technologie, eines Produkts oder eines Konzepts. Whitepapers enthalten oft Daten, Statistiken, Fallstudien und Expertenmeinungen, die alle sorgfältig organisiert und in einem formellen, verbindlichen Ton dargelegt sind.

10 Schlüssel für effektives Geschäftsschreiben

Geschäftsschreiben kann viele Formen annehmen, aber das Ziel ist unerschütterlich: klar, effektiv und prägnant zu kommunizieren. Wenden Sie die folgenden Schlüssel auf Ihre berufliche Kommunikation an, um die Vorteile großartiger Geschäftstexte zu erleben.

1 Verpflichtung zum Zweck

Um eine prägnante und klare Kommunikation zu verfassen, benötigen Sie eine klare Botschaft. Identifizieren Sie den Zweck Ihrer Nachricht und nutzen Sie ihn dann als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Laufenden bleiben.

2 Respekt für Ihr Publikum

Um Ihr Publikum zu erreichen, müssen Sie seine Sprache sprechen. Identifizieren Sie Ihre wichtigste Zielgruppe und überlegen Sie dann, was sie braucht oder wissen möchte, welche Prioritäten sie hat und wie Sie Ihre Informationen am besten organisieren können, um sie anzusprechen.

3 Formalität

Die Formalität beim Geschäftsschreiben umfasst das gesamte professionelle Paket – den Ton, die Struktur und die Sprache Ihres Schreibens sowie das Format, in dem Sie es präsentieren. Achten Sie beim Erstellen Ihres Dokuments auf all diese Elemente.

4 Angemessener Ton

Der Ton Ihres Schreibens sollte zu Ihrer Zielgruppe, dem Thema und der Art des Dokuments passen. Ihr Ton sollte jedoch immer Professionalität vermitteln und kontextbezogene Nuancen berücksichtigen. In einem formellen Brief ist es beispielsweise angemessen, den Leser mit Nachnamen statt mit Vornamen zu begrüßen, während eine Ankündigung über einen überraschenden freien Tag in einem enthusiastischeren Ton verfasst wäre als eine Ankündigung über eine Firmenschließung.

5 Richtiges Format

Bei geschäftlichen Texten werden branchenübliche Formatierungen eingehalten, die je nach Dokumenttyp variieren können. Präsentationen enthalten beispielsweise Schlagzeilen, Gesprächsthemen und Bildmaterial, während Lebensläufe Textblöcke enthalten. Beim Schreiben von Briefen, Memos und anderen standardmäßigen schriftlichen Mitteilungen folgt das Geschäftsschreiben häufig der beliebten Organisationsformel OABC (Eröffnung, Tagesordnung, Hauptteil, Abschluss).

6 Klarheit

Starke Geschäftstexte zeichnen sich durch klare, klare Botschaften aus, die für den Leser leicht verständlich sind. Um eine optimale Klarheit zu erreichen, verwenden Sie kurze Sätze und eine klare Sprache und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das jeweilige Thema. Wenn Sie viele Informationen präsentieren, sollten Sie kurze Absätze oder Listen verwenden, um das Überfliegen des Inhalts zu erleichtern.

7 Prägnanz

Prägnant bedeutet nicht abrupt oder unverblümt. Es bedeutet, Ihre Botschaft in möglichst wenigen Worten klar zu vermitteln. Vermeiden Sie dazu Floskeln, Fachjargon und themenfremde Informationen. Lesen und überarbeiten Sie Ihre Arbeit außerdem noch einmal, eliminieren Sie unnötige Wörter (achten Sie auf Adjektive und Adverbien), ersetzen Sie lange Wörter durch kurze und unterbrechen Sie lange Sätze.

8 Aufruf zum Handeln

Manche Texte dienen lediglich der Information. Wenn Sie jedoch möchten, dass der Leser etwas tut, fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) ein. Ein CTA ist entscheidend für Marketing, Werbung, Vertrieb und jede Form der Kommunikation, die darauf abzielt, eine Reaktion hervorzurufen. Geben Sie Ihrem Leser klare Hinweise, was er als Nächstes tun kann, um Ihnen beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele zu helfen, und geben Sie unbedingt die notwendigen Anreize oder Gründe an.

9 Genauigkeit

Präzision und Korrektheit der Informationen sind wesentliche Bestandteile eines qualitativ hochwertigen Geschäftsschreibens. Es schafft Professionalität, verleiht dem Inhalt Glaubwürdigkeit und schützt vor Verwirrung und in bestimmten Fällen vor möglichen rechtlichen Problemen.

10 Fehlerfrei

Die richtige Verwendung von Grammatik und Zeichensetzung ist entscheidend, wenn Sie möchten, dass Ihre Texte ernst genommen werden. Bearbeiten, korrigieren und überprüfen Sie Ihre Arbeit stets mit Hilfe der KI-Schreibunterstützung.

Häufig gestellte Fragen zum Schreiben von Geschäftstexten

Was ist Geschäftsschreiben?

Unter Geschäftsschreiben versteht man professionelle Kommunikation, die dazu dient, Informationen klar, prägnant, effektiv und professionell zu übermitteln, Anweisungen zu geben, Vorschläge zu unterbreiten oder Vereinbarungen zu treffen.

Wann verwenden Sie Geschäftsschreiben?

Geschäftsschreiben sollte auf alle schriftlichen Geschäftsmaterialien angewendet werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Bewerbungen, Vorschläge, Präsentationen, E-Mails, Geschäftsbriefe, Geschäftspläne, Berichte, Memos, Tabellenkalkulationen, Reden, Pressemitteilungen, Texterstellung und Whitepapers.

Was sind die drei wesentlichen Bestandteile des Geschäftsschreibens?

Drei wesentliche Bestandteile des Geschäftsschreibens sind klare, prägnante Kommunikation; Relevanz und Zweck des Inhalts; und Professionalität in Ton und Format.