7 Top-Beispiele für Business Writing: Ein Leitfaden für Business Writer

Geschäftsschreiben gibt es in vielen Formen und Größen. Studieren Sie diese 7 Beispiele für geschäftliches Schreiben, um zu erfahren, wie Sie schriftliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Business Writing gehört zum betrieblichen Alltag, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Satzstruktur, Wortwahl und Formatierung einer Geschäftskommunikation ist spezifisch für die Art des gesendeten Dokuments. Mitarbeiter, die gebeten werden, ein Geschäftsdokument zu erstellen, müssen die verschiedenen Arten von Geschäftsdokumenten verstehen, die es gibt. Einige allgemeine Schreibtipps gelten für alle Arten von Geschäftstexten, darunter:

• Schreiben Sie im Aktiv, nicht im Passiv
• Seien Sie prägnant und direkt in Ihrer Kommunikation
• Verpflichten Sie sich, Tippfehler zu vermeiden, indem Sie Korrektur lesen und Programme zur Grammatik- und Rechtschreibprüfung verwenden
• Vermeiden Sie Fachjargon und Schlagworte
• Akronyme sparsam verwenden

Darüber hinaus muss sich jeder, der für ein Unternehmen schreibt, zu fehlerfreier Arbeit verpflichten. Die meisten Unternehmen verfügen über Schreibleitfäden, die den Stil und Ton ihrer schriftlichen Dokumente abdecken, und Autoren sollten diese ebenfalls studieren. Dennoch gibt es eine gewisse Vielfalt innerhalb der verschiedenen Arten des Schreibens, die im Geschäftsleben verwendet werden. Hier ist eine Liste von Beispielen für Geschäftstexte, die Sie studieren können, um besser geschriebene Arbeiten für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu erstellen.

1. Geschäftsbriefe

Geschäftsbriefe sind eine Form des transaktionalen Geschäftsschreibens. Ein Geschäftsbrief ist ein formelles schriftliches Dokument, das von einer Person innerhalb einer Organisation an eine andere gesendet wird. Es gibt viele Fälle, in denen jemand diese Art der Geschäftskommunikation verwenden muss, einschließlich:

• Geschäftsvorschlagsschreiben: Diese Schreiben schlagen eine Geschäftsvereinbarung zwischen zwei Parteien vor und erläutern die Bedingungen dieser Vereinbarung.
• Empfehlungsschreiben: Ein Empfehlungsschreiben wird an einen potenziellen Arbeitgeber versandt, um einen Bewerber für eine Stelle zu empfehlen.
• Follow-up-Briefe: Nach einem Vorstellungsgespräch oder einer anderen persönlichen Kommunikation senden Geschäftsleute in der Regel einen Follow-up-Brief, der das Gespräch oder Interview und alle danach auftretenden Fragen abdeckt.
• Angebotsschreiben: Ein Angebotsschreiben beschreibt die Bedingungen eines Geschäftsangebots, normalerweise wenn ein Stellenangebot auf dem Tisch liegt.
• Anschreiben: Ein Anschreiben begleitet einen Lebenslauf oder eine Bewerbung um eine Stelle.
• Kündigungsschreiben: Dieses Schreiben teilt einem Unternehmen mit, dass Sie Ihren Job kündigen. Die meisten Unternehmen verlangen innerhalb weniger Wochen nach dem Enddatum ein Kündigungsschreiben.

Hier ist eine Vorlage, die Sie beim Schreiben eines Geschäftsbriefs verwenden können. Denken Sie daran, dass Sie zwischen den einzelnen Abschnitten eine Zeile überspringen:

• Ihre Kontaktinformationen
• Datum im Format Monat, Tag, Jahr
• Berufsbezeichnung, Firmenname und Adresse des Empfängers
• Anrede, normalerweise im Format „Name der lieben Person“.
• Hauptteil des Briefes, einzeilig für jeden Absatz mit einem Leerzeichen dazwischen.
• Aufruf zum Handeln, um den Text des Briefes zu beenden, der gegebenenfalls E-Mail und Telefonnummer enthält.
• Abschluss im Format „Respectfully yours“
• Handschriftliche Unterschrift
• Eingegebener Name

So könnte das aussehen:

John Smith
123 Drury Lane
New York, New York 12345

20. April 2021

Sarah Collins
Direktor, Personalwesen
ACME-Tech
123 Geschäftsstraße
New York, New York 12345

Sehr geehrte Frau Collins,

Ich schreibe Ihnen, um Sie über unser bevorstehendes Tech-Event in New York zu informieren und Sie als Hauptredner einzuladen. Die Veranstaltung findet vom 15. bis 18. September im Raddison Hotel statt.

In den letzten fünf Jahren habe ich Ihr Fachwissen im Bereich Human Resources beobachtet, als Sie ACME Tech ausgebaut und neue Mitarbeiter eingestellt haben. Wir glauben, dass Sie eine Bereicherung für unsere Teilnehmer sein werden, die nach Möglichkeiten suchen, ihre neuen Mitarbeiter besser in ihre Technologieunternehmen zu integrieren.

Ihr Rednerpaket beinhaltet Unterkunft, Verpflegung und ein bescheidenes Honorar.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, mich unter [email protected] zu kontaktieren oder 444-444-4444 anzurufen. Ich freue mich darauf, von dir zu hören.

Aufrichtig

(Unterschrift)

John Smith

2. Geschäftliche E-Mails

Geschäftliche E-Mails sind ähnlich aufgebaut wie Geschäftsbriefe. Sie enthalten jedoch auch eine Betreffzeile. Bei dieser Form der professionellen Kommunikation möchten Sie, dass die Betreffzeile angibt, von wem die E-Mail stammt und warum sie gesendet wird. Innerhalb der E-Mail folgen Sie dem gleichen Format wie ein Geschäftsbrief, überspringen jedoch die Kontaktinformationen und das Datum oben. Der Aufbau des Schreibens sollte ähnlich sein. Schließen Sie den Brief in der Signatur mit Ihrem Namen, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse ab. So können Sie den bisherigen Geschäftsbrief an das E-Mail-Format anpassen:

Betreff: Einladung zum Hauptredner im September

Sehr geehrte Frau Collins,

Ich schreibe Ihnen, um Sie über unser bevorstehendes Tech-Event in New York zu informieren und Sie als Hauptredner einzuladen. Die Veranstaltung findet vom 15. bis 18. September im Raddison Hotel statt.

In den letzten fünf Jahren habe ich Ihr Fachwissen im Bereich Human Resources beobachtet, als Sie ACME Tech ausgebaut und neue Mitarbeiter eingestellt haben. Wir glauben, dass Sie eine Bereicherung für unsere Teilnehmer sein werden, die nach Möglichkeiten suchen, ihre neuen Mitarbeiter besser in ihre Technologieunternehmen zu integrieren.

Ihr Rednerpaket beinhaltet Unterkunft, Verpflegung und ein bescheidenes Honorar.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte unter [email protected] oder rufen Sie 444-444-4444 an. Ich freue mich darauf, von dir zu hören.

Aufrichtig

John Smith, Marketingkoordinator, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Notizen

Ein Memo oder Memorandum ist eine kurze, prägnante Form der Kommunikation, die normalerweise an eine Gruppe von Personen innerhalb eines Unternehmens gesendet wird. Es wird normalerweise verwendet, um den Mitgliedern der Organisation eine Art anzukündigen. Memos haben eine bestimmte Vorlage für die Überschrift:

• MEMORANDUM
• AN: (vollständige Namen der Leser und Berufsbezeichnungen)
• VON: (Vollständiger Name und Titel des Absenders)
• DATUM: (vollständiges Datum)
• BETREFF: (Kurzer Betreff, der den Hauptpunkt des Memos deutlich macht)

Das Memo selbst hat eine Einleitung, die das Thema in einem Satz wiederholt. Die Hauptabsätze liefern Gründe für die Ankündigung oder einen anderen Zweck des Memos. Es endet mit einem abschließenden Absatz, der die Punkte zusammenfasst und die Leser daran erinnert, was sie mit den enthaltenen Informationen tun sollen. Hier ist ein Beispiel für ein praktisches Memo:

An: Das HR-Team

Von: John Smith, Manager

Datum: 20. April 2021

Betreff: Unangemessene Nutzung von Telefon-Apps während der Arbeitszeit.

HR-Team,

Ich wurde darauf aufmerksam gemacht, dass einige im Büro zu viel Zeit damit verbringen, auf ihren Handys zu spielen.

Jüngste statistische Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen, die Zeit mit Telefonspielen verbringen, ein durchschnittliches Unternehmen etwa 1 Million US-Dollar pro Jahr kosten. Das ist ein Verlust, den wir uns nicht leisten können.

Wir möchten keine unnötigen Regeln aufstellen, gehen Sie also bitte bewusster mit Ihrem Telefon um. Denken Sie daran, Sie haben Firmenzeit.

Vielen Dank,

John Smith, Manager

4. Handbücher

Handbücher liefern Informationen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen. Dazu gehören die Regeln des Büros oder des Unternehmens und Verfahren, die befolgt werden müssen, um für das Unternehmen zu arbeiten. Arbeitnehmerhandbücher sind im Hinblick auf die Arbeitsgesetzgebung von wesentlicher Bedeutung. Wenn etwas im Handbuch nicht klar umrissen ist, können die Mitarbeiter für diese Handlungen nicht haftbar gemacht werden. Sie müssen außerdem klar und lehrreich sein, damit die Mitarbeiter sie lesen und die Erwartungen klar verstehen können. Während jedes Unternehmen seine eigenen Regeln hat, beinhalten einige der Bestandteile der meisten Mitarbeiterhandbücher:

• Leitbild und Geschichte des Unternehmens
• Rechtliche Erklärungen
• Kleiderordnung
• Stunden und Vergütung
• Überstundenpolitik
• Vorteile
• Verantwortlichkeiten und Erwartungen
• Betriebsurlaub und bezahlte Freizeit
• Aufstiegsmöglichkeiten
• Reise- und Erstattungsregeln

Ein Beispiel für ein Handbuch zu zeigen ist aufgrund seiner Länge unmöglich, aber hier ist ein Auszug, der zeigt, wie ein Handbuch klingen könnte. Dieses Beispiel stammt von Indeed.com.

2. Kleiderordnung

Wir stellen Ihnen vier T-Shirts mit unserem Namen und vier weiße Taillenschürzen zur Verfügung. Sie können Ihre T-Shirts in drei Farben und Größen auswählen. Sie sind dafür verantwortlich, die Hemden und Schürzen nach Ihrer Schicht mit nach Hause zu nehmen und zu waschen. Sie können kostenlos ersetzt werden, wenn sie bei der Arbeit oder anderswo ruiniert werden. Mitarbeiter können Jeans ohne Löcher, Hosen und Röcke sowie Shorts tragen, die nicht höher als 15 cm über dem Knie sind. Leggings und andere Trainingskleidung sind nicht gestattet. Sie können alle Schuhe tragen, müssen aber aus Sicherheitsgründen geschlossen sein.

5. Geschäftsberichte

Geschäftsberichte sind Informationsschreiben, die die Ergebnisse der Organisation oder Informationen über ein Projekt zeigen. Typischerweise enthalten diese Berichte Daten und Forschungsergebnisse und werden an Führungskräfte oder Interessengruppen gesendet, um ihnen zu helfen, Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Es gibt viele Arten von Berichten, die ein Unternehmen erstellen kann, einschließlich Berichte über:

• Beachtung
• Untersuchungen
• Durchführbarkeit
• Empfehlungen für das Geschäft

Zu den Bestandteilen eines Geschäftsberichts gehören:

• Zusammenfassung
• Inhaltsverzeichnis
• Einführung
• Hauptteil, der Aufzählungszeichen anstelle von Absätzen sein kann
• Fazit
• Verweise
• Optionaler Anhang

Hier ein Beispiel für einen Auszug aus einem Geschäftsbericht:

Im Jahr 2021 gewann ACME Tech zehn neue Kunden, und soziale Medien waren unerlässlich, um diese Kunden zu gewinnen. Dieser Bericht fasst die Reichweite unserer Social-Media-Präsenz zusammen und liefert Ergebnisse, die uns helfen können, unsere Marketingbemühungen im kommenden Jahr auszubauen.

6. Tagesordnungen für Besprechungen

Obwohl es ideal wäre, wenn jeder Mitarbeiter an jedem Meeting teilnehmen würde, ist dies manchmal nicht möglich. Meeting-Tagesordnungen sind kurze Leitfäden zu den Themen, die in einem Geschäftsmeeting behandelt werden. Dies ist auch eine der informativen Formen des Geschäftsschreibens. Sitzungsagenden werden vor der Sitzung geschrieben und leiten die Richtung der Sitzung. Sie sind in Gliederungsform oder in Stichpunkten geschrieben, damit der Leiter des Meetings leicht erkennen kann, was passieren muss. Nach der Besprechung kann die Tagesordnung an Personen gesendet werden, die nicht teilnehmen konnten, damit sie wissen, was passiert ist. Hier ein Beispiel für eine Tagesordnung:

TAGESORDNUNG

Datum: 20. April 2021
Zeit: 12 Uhr
Ort: Konferenzraum

AGENDA-DETAILS

Ziele: Ziel des Treffens ist es, Strategien für das Social-Media-Marketing zu diskutieren, die für das kommende Geschäftsjahr umgesetzt werden sollen.

Überprüfen Sie vergangene Social-Media-Kampagnen

Zeit: 15 Minuten
Zweck: Bereitstellung von Informationen
Leiter: John Smith

a. Zeigen Sie Beispiele für Social-Media-Kampagnen
b. Überprüfen Sie die Wirksamkeit dieser Kampagnen
c. Identifizieren Sie die Kampagnen, die am effektivsten waren.

7. Pressemitteilungen

Pressemitteilungen werden an große Nachrichtenagenturen gesendet, um Änderungen oder Neuigkeiten innerhalb der Organisation anzukündigen. Sie können beim Marketing hilfreich sein, da sie den Namen des Unternehmens potenziellen Kunden nahe bringen, und sie können auch dazu beitragen, die Begeisterung für gute Veränderungen für das Unternehmen zu wecken. Pressemitteilungen werden jedoch selten für schlechte Nachrichten verwendet, um damit das Marketing zu verbessern. Pressemitteilungen verwenden einen professionellen Ton und gute Schreibtechniken für Unternehmen. Sie sind nie länger als 500 Wörter und enthalten in der Regel Zitate von Führungskräften oder Stakeholdern. Sie enden mit einem Textbaustein „Über uns“, der auf das Unternehmen verweist. Hier ein Beispiel für eine Pressemitteilung:

ACME Tech gibt neuen CEO bekannt

Der neue Anführer kommt zu einer Zeit beispiellosen Wachstums für das New Yorker Technologieunternehmen.

NEW YORK, NY, 20. April 2021 – ACME Tech, ein in New York ansässiges Technologieunternehmen, gab am Mittwoch bekannt, dass es einen neuen CEO einstellt. Gerald Fitzgerald wird im September zu Beginn des Geschäftsjahres in das Unternehmen eintreten.

Der Interims-CEO äußerte sich begeistert über die Ergänzung. „Ich bin begeistert, eine so starke Führungskraft in unser Unternehmen zu holen, während wir ein beispielloses Wachstum erleben. Ich freue mich auf die Partnerschaft mit Gerald, um ACME Tech zu neuen Höhen zu führen.“

Herr Fitzgerald wird sich voraussichtlich stark auf die Social-Media-Präsenz des Unternehmens konzentrieren und neue, innovative Produkte auf den Markt bringen.

Über ACME Tech

ACME Tech ist ein Technologieunternehmen aus New York, das sich auf innovative Business-to-Business-Produkte konzentriert. Sie sind speziell für ihre CRM-Softwareprodukte bekannt.

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