12 Top-Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen, die jeder verwenden kann

Wenn Sie Ihre Geschäftskarriere gerade erst beginnen oder ein erfahrener Profi sind, helfen Ihnen diese Tipps zum Schreiben von Geschäftstexten dabei, Ihre Kommunikation am Arbeitsplatz auf die nächste Stufe zu heben.

Wenn Sie in einer Position sind, in der Sie Geschäftskommunikation auf hohem Niveau erstellen müssen, ist es wichtig, dass Sie ständig daran arbeiten, Ihre Fähigkeiten im Bereich Business Writing zu entwickeln. Egal, ob Sie Ihre Satzstruktur verbessern, um gute Geschäftstexte zu erstellen, oder versuchen, das Aktiv anstelle des Passivs zu verwenden, um die Klarheit Ihres Schreibens zu erhöhen, die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten kann Ihnen dabei helfen, effektivere Geschäftstexte zu erstellen, die Ihre Botschaft vermitteln über.

Hier werfen wir einen Blick auf einige Tipps, die Sie verwenden können, um eine effektivere Kommunikation zu schaffen und bessere Techniken zum Schreiben von Geschäftsprozessen zu entwickeln.

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Ganz gleich, an welcher Art von Text Sie arbeiten, die Kenntnis Ihres Publikums ist der Schlüssel zum Einsatz der richtigen Kommunikationsfähigkeiten, die Ihren Standpunkt vermitteln. Wenn Sie Ihren Vorgesetzten ein Memo mit den neuesten Forschungsänderungen schreiben, gehen Sie anders vor, als wenn Sie ein vierteljährliches Update für Vorstandsmitglieder schreiben. Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, können Sie Ihr Geschäftsdokument so anpassen, dass sie auf ihrem Wissensstand angesprochen wird, egal ob Sie die Fachbegriffe, mit denen sie vertraut sind, enthalten oder sich die Zeit und den Raum nehmen, die erforderlich sind, um sie über die neuesten Änderungen in Ihrer Branche auf dem Laufenden zu halten .

2. Themen gründlich recherchieren

Wenn Sie daran arbeiten, schnell eine Geschäftskommunikation zu entwickeln, kann es verlockend sein, nur oberflächliche Recherchen durchzuführen. Nehmen Sie sich stattdessen die Zeit, sich mit den Themen zu befassen, die Sie diskutieren. Dies ist nicht nur ein kluger Schachzug, um Ihnen dabei zu helfen, ein besserer Wirtschaftsautor zu werden – es wird Ihnen auch die Informationen liefern, die Sie benötigen, wenn ein Vorgesetzter oder ein Vorstandsmitglied Sie unweigerlich auf dem Flur anhält, um einen Punkt aus Ihrem Artikel zu besprechen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr Zeit benötigen, als Ihr Vorgesetzter erlaubt hat, um die Menge an Recherchearbeiten abzuschließen, die Ihre Geschäftsdokumentation erfordert, zögern Sie nicht, sich an sie zu wenden und zu erklären, wie das Verschieben der Frist sowohl Sie als auch das Unternehmen unterstützen würde.

3. Kennen Sie Ihren Zweck

Bei einigen Arten von Geschäftstexten ist der Hauptpunkt klar. Vielleicht schreiben Sie Ihrem Team ein Update zu einem bestimmten Problem, an dessen Lösung Sie gearbeitet haben, oder Sie stellen Ihrem Vorstand ein Finanzupdate für das Quartal zur Verfügung. Diese Arten der schriftlichen Kommunikation haben einen klaren Zweck und machen es Ihnen leicht, beim Schreiben auf Kurs zu bleiben.

Bei anderen Arten der Kommunikation kann es jedoch schwieriger sein, auf den Punkt zu kommen – insbesondere, wenn Sie sich nicht sicher sind, worum es geht. Wenn Sie den Wählern ein Update schreiben oder Ihrem Chef einen Fortschrittsbericht übermitteln, tun Sie Ihr Bestes, um die Punkte zu klären, die Sie abdecken möchten, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Ihre Arbeit wird zugänglicher und Ihr Publikum wird Ihre prägnante Herangehensweise zu schätzen wissen.

4. Antizipieren Sie Fragen

Wenn Sie am Ende Ihres Geschäftsschreibens angelangt sind, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich vorzustellen, dass Sie ein Mitglied Ihres Publikums sind. Geben Sie Ihr Bestes, um von ihrem Wissensstand über Ihre Arbeit auszugehen. Kehren Sie nun zum Anfang Ihres Schreibens zurück und versuchen Sie, es mit ihren Augen zu lesen. Welche Fragen würden sie wahrscheinlich haben? Welche Teile Ihres Schreibens wären für sie schwierig zu verstehen? Indem Sie Fragen antizipieren, die Ihr Publikum haben könnte, und die Antworten in Ihr Schreiben einarbeiten, können Sie eine präzisere und effektivere Kommunikation erstellen.

5. Gliederung vor dem Schreiben

Sobald Sie den Zweck Ihres Geschäftsschreibens kennen, kann es hilfreich sein, eine Gliederung zu entwickeln, bevor Sie mit der eigentlichen Schreibarbeit beginnen. Wenn Sie Ihre Hauptpunkte zu Papier bringen, können Sie sich leichter mit der Einführung Ihres Schreibens befassen und können Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, wie viel Zeit und Raum Sie jedem Schwerpunktbereich widmen möchten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Gliederung zu vervollständigen, machen Sie sich keine Sorgen – selbst das Aufschreiben von ein oder zwei Hauptpunkten und einigen unterstützenden Details kann Ihnen helfen, sich in die richtige Richtung zu bewegen, wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen.

6. Vermeiden Sie es, zu kompliziert zu werden

Es kann verlockend sein, Ihr Branchenwissen zu zeigen, wenn Sie für Unternehmen schreiben, aber widerstehen Sie dem Drang, den Fachjargon zu übertreiben, wenn Sie schreiben. Wenn es eine einfache Alternative zu einem komplizierten Wort gibt, verwenden Sie sie. Wenn du einfach schreibst, machst du es deinem Publikum leichter, deine Ideen zu verstehen.

Während Ihr Publikum wahrscheinlich auf einem hohen Niveau lesen wird, ist es ratsam, in Ihrer Arbeit ein Leseniveau der Mittel- oder Oberstufe anzustreben. Sie versuchen nicht, eine College-Klasse zu unterrichten, wenn Sie eine Geschäftskommunikation versenden – Sie versuchen, Ihrem Publikum eine Idee schnell, effizient und sinnvoll zu vermitteln. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, zu versuchen, Menschen in der Geschäftswelt mit einem ausgefallenen Vokabular zu beeindrucken. Sie werden viel mehr von Ihrer Fähigkeit beeindruckt sein, Ihre Punkte einfach und doch genau zu artikulieren.

7. Lesen Sie es vor

Wenn du deine Arbeit laut vorliest, kann es einfacher sein, Punkte mit umständlicher Formulierung oder falscher Grammatik zu finden. Oft überfliegen unsere Augen diese Probleme während des Korrekturlesens. Wenn Sie sich wohl fühlen, kann es Ihnen mehr Perspektive geben, wie Ihr Schreiben bei Ihrem Publikum ankommt, wenn Sie sich von einem Freund Ihre Arbeit laut vorlesen lassen. Versuchen Sie, nicht zu hart zu sich selbst zu sein, wenn Sie sich Ihre Arbeit anhören, wenn Sie sich einfache Fehler anhören – gehen Sie zurück und nehmen Sie die notwendigen Korrekturen vor, bevor Sie mit dem Versenden Ihrer Mitteilung an andere fortfahren.

8. Füller entfernen

Es kann verlockend sein, den Text Ihrer E-Mail oder anderer Geschäftskommunikation mit Füllwörtern zu füllen, besonders wenn Sie zeigen möchten, dass Sie die Aufgabe wirklich verstehen. In der Geschäftswelt hingegen ist unnötiges Geschwätz verpönt. Du solltest dein Schreiben so prägnant wie möglich halten. Fragen Sie sich, ob Ihr Publikum die Informationen erhält, die es von Ihrer Kommunikation benötigt, und wenn ja, beenden Sie es dort. Wenn Sie Platz in einem Newsletter oder einer anderen Art von Update ausfüllen müssen und keine relevanten Informationen haben, fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob Sie sich an eine andere Abteilung wenden können, um Updates zu kombinieren.

9. Vergessen Sie den Geschäftsjargon

Wenn Sie mit Ihrem Geschäftsschreiben fertig sind, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zurückzugehen und nach Wörtern zu suchen, die die meisten Menschen nicht verstehen würden. Es ist jedoch kein Problem, wenn Sie branchenspezifische Begriffe haben, die Sie nicht ändern können. Wenn Sie unnötigerweise Fachjargon verwendet haben, entfernen Sie ihn und verwenden Sie ein weniger kompliziertes Wort.

Schlagworte werden Ihr Publikum nicht davon überzeugen, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen, und können den professionellen Ton beeinträchtigen, den Sie in Ihrer Geschäftskommunikation anstreben möchten. Sie möchten es den Personen, die Ihre Geschäftskommunikation lesen, so einfach wie möglich machen, zu verstehen, was Sie zu sagen versuchen. Wenn Sie Ihr Vokabular einfach halten, kann das Lesen Ihrer Kommunikation effizienter werden.

10. Bitten Sie um Hilfe

Wenn Sie neu in der Geschäftsliteratur sind, kann es schwierig sein, genau herauszufinden, wie Sie Ihre Geschäftskommunikation organisieren sollen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Ihr Schreibstil eher für soziale Medien oder überzeugendes Schreiben geeignet ist oder wenn Sie noch nie als professioneller Autor in geschäftlicher Funktion gearbeitet haben.

Wenn Sie andere um Feedback zu Ihren geschäftlichen Texten bitten, lassen Sie sie wissen, dass Sie nicht nur um Hilfe bei Tippfehlern bitten. Sagen Sie ihnen stattdessen, dass Sie Feedback dazu wünschen, wie Sie Ihr Schreiben prägnanter und passender für Ihr Publikum gestalten können. Es ist ein kluger Schachzug, Ihren ersten Entwurf von Geschäftsbriefen und anderer Kommunikation von Ihrem Vorgesetzten oder Kommunikationsdirektor durchführen zu lassen, insbesondere wenn Sie sich noch an den Stilleitfaden Ihres Unternehmens gewöhnen.

11. Verpflichten Sie sich zur Verbesserung

Wenn Sie gerade erst anfangen, geschäftlich zu schreiben, macht es Sinn, dass Sie unsicher und nervös sind, ob Sie mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten im richtigen Stil und Format kommunizieren. Wie bei jeder neuen Fähigkeit kann es einige Zeit dauern, Ihre technische Redaktion zu entwickeln. Sich weiterhin dafür einzusetzen, besser zu werden, wird nicht nur die Aufmerksamkeit Ihres Vorgesetzten auf sich ziehen, sondern auch dazu beitragen, Ihr Selbstvertrauen zu stärken. Die Verwendung von Rechtschreibprüfungen, die Teilnahme an Online- oder persönlichen Schreibkursen und die Verwendung von Grammatikprüfungen (wie Grammarly und der Hemingway-Editor) können dazu beitragen, Ihr Vertrauen in Ihre Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsdokumenten zu stärken.

12. Verwenden Sie eine Grammatikprüfung

Eine gute Grammatikprüfung ist der einfachste Weg, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler in Ihren Berichten, E-Mails und Geschäftsdokumenten schnell zu finden und zu beheben. Sie können eine Grammatikprüfung als Desktop-App oder als Plugin für Ihr bevorzugtes E-Mail-Schreibtool oder Textverarbeitungsprogramm installieren. Es sollte diese Fehler fast sofort erkennen. Dann können Sie mehr Grammatikfehler finden und beheben, als die integrierte Grammatikprüfung Ihres Betriebssystems erkennen kann.

Grammarly ist einer unserer besten Grammatikprüfer für Geschäftsleute. Finden Sie in dieser Grammarly-Rezension heraus, warum.