So schreiben Sie die perfekte Absage-E-Mail für Kandidaten
Veröffentlicht: 2022-03-22Einem potenziellen Kandidaten zu sagen, dass er keine Stelle hat, ist eine der größten Herausforderungen, die jeder tun kann, aber es ist entscheidend, dass Sie es tun. Arbeitssuchende haben sich die Zeit, Mühe und in manchen Fällen auch die Kosten genommen, um eine Bewerbung einzureichen und an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Das Mindeste, was Sie tun können, ist ihnen mitzuteilen, wenn sie keine Stelle haben.
Die besten E-Mails zur Ablehnung von Kandidaten sind persönlich und professionell und geben dem Arbeitssuchenden gerade genug Feedback. Sie finden die richtige Balance zwischen positiv, informativ und ermutigend und sagen trotzdem nein.
Wenn Sie es richtig machen, können Sie den Ruf Ihres Unternehmens verbessern. Wenn Sie es falsch machen, kann sich eine schlechte Job-Ablehnungs-E-Mail schnell auf der ganzen Welt verbreiten und Ihrem Ruf und Ihrer Glaubwürdigkeit schaden.
Wie schreibt man also das perfekte Absageschreiben? Lesen Sie unseren Leitfaden, um es herauszufinden.
Was ist eine Ablehnungs-E-Mail?
Eine E-Mail-Antwort auf eine Jobablehnung ist eine professionelle Höflichkeit für Arbeitssuchende, die nach dem Einreichen einer Bewerbung oder Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch nicht erfolgreich waren.
Sobald Sie sich entschieden haben, wen Sie interviewen oder einstellen möchten, ist es wichtig, dass Sie erfolglose Kandidaten so schnell wie möglich darüber informieren.
Es gibt keine wirklichen Regeln für Job-Ablehnungs-E-Mails, aber Sie sollten auf jeden Fall eine senden. Leider machen sich viele Organisationen nicht die Mühe.
Die Jobplattform Workable hat herausgefunden, dass 75 % der Arbeitssuchenden nach dem Absenden einer Bewerbung nie eine Antwort erhalten. Weitere 60 % haben nach einem Vorstellungsgespräch nie eine Rückmeldung erhalten.
Warum muss ich über Job-Ablehnungs-E-Mails Bescheid wissen?
Die Aufgabe, ein Ablehnungsschreiben zu erstellen, wird häufig an Mitarbeiter delegiert, die möglicherweise nicht am Auswahlverfahren beteiligt waren. Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Ton zwischen ermutigend und positiv, aber auch ehrlich und professionell zu finden.
Wenn Sie noch nie einen Absagebrief geschrieben haben, kann es etwas Übung erfordern, bis Sie alle richtigen Töne getroffen haben. Selbst erfahrene Personalvermittler können feststellen, dass die Erstellung von Ablehnungs-E-Mails eine Herausforderung darstellen kann.
Jemandem eine schlechte Nachricht zu überbringen ist immer schwierig, aber das Verfassen von Ablehnungsschreiben ist eine besondere Herausforderung. Arbeitssuchende werden emotional in den Einstellungsprozess eingebunden, und eine Ablehnung kann schwer zu ertragen sein.
Von der Bewerbung bis zum Termin dauert der durchschnittliche Rekrutierungsprozess 27 Tage, fand Glassdoor heraus. Wenn Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden und potenzielle Arbeitgeber kennengelernt haben, kann es schwierig sein, ein „Nein“ zu akzeptieren. Bei einer Ablehnung erleben Arbeitssuchende eine Reihe von Emotionen, darunter Enttäuschung, Wut und Frustration.
Ein fehlender oder schlecht geschriebener Brief kann dem Selbstverständnis des Empfängers und den zukünftigen Absichten potenzieller Rekruten schaden“, fanden Forscher heraus. Einfach ausgedrückt, ein schlechter Ablehnungsbrief kann die psychische Gesundheit einer Person nachhaltig schädigen.
In einer anderen Studie fanden Wissenschaftler heraus, dass Bewerber, die abgelehnt wurden, ohne eine Korrespondenz zu erhalten, eher zu der Annahme neigten, dass die Organisation ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen sei. Diejenigen, die kein personalisiertes Ablehnungsschreiben erhielten, hatten, was die Forscher als „negativere Absichten“ gegenüber der Organisation beschreiben.
Ein gut geschriebenes Absageschreiben kann drei Dinge erreichen:
- Liefern Sie wichtige Neuigkeiten umgehend.
- Bieten Sie dem Arbeitssuchenden einen emotionalen Abschluss.
- Schützen Sie den Ruf und verbessern Sie die Wahrnehmung Ihrer Organisation.
Ein Ablehnungsschreiben vor dem Vorstellungsgespräch oder eine Ablehnungs-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch kann so kurz oder lang sein, wie Sie möchten, aber es muss einige Besonderheiten enthalten, die wir als Nächstes behandeln werden.
Was macht eine hervorragende E-Mail zur Ablehnung von Kandidaten aus?
Wir haben bereits über professionelle E-Mail-Etikette geschrieben, aber ein Ablehnungsschreiben für Stellenangebote ist etwas anders. Unsere Forschung hat ergeben, dass jede erfolgreiche Ablehnungs-E-Mail aus vier Kernelementen besteht.
- Bedanken Sie sich beim Bewerber
- Überbringen Sie die schlechte Nachricht
- Erklären Sie die Gründe
- Ende positiv
Sehen wir uns diese genauer an.
1. Bedanken Sie sich beim Bewerber
Arbeitssuchende haben Zeit und Mühe investiert, um sich zu bewerben. Sie sind enthusiastisch, aufgeregt und haben emotional in den Prozess investiert. Sich auf einen Job zu bewerben ist schwer, und eine Absage ist noch schwerer. Daher ist es wichtig, dies anzuerkennen, indem man ihnen für ihre Bemühungen dankt.
2. Überbringen Sie die schlechte Nachricht
In Ablehnungsschreiben geht es um schlechte Nachrichten, seien Sie also klar und offen. Wenn es ein Nein ist, dann sag es.
Ihre Antwort muss eindeutig sein und darf dem Bewerber nicht vormachen, dass er eine Chance hat. Ein sauberer Bruch ist der fairste Ansatz.
3. Erklären Sie die Gründe
Es ist wichtig, dass Sie erklären, warum die Person keinen Job bekommen hat.
Hier können Sie beliebig viele Details eingeben. In einigen Fällen kann es einfach sein, anzugeben, dass es geeignetere Kandidaten gibt, oder Sie möchten vielleicht ein langes und detailliertes Feedback geben. Sehen Sie sich unsere Beispiele unten an, um sich inspirieren zu lassen.
Auch ein kurzes Feedback ist besser als kein Feedback.
4. Beenden Sie positiv
Es ist wichtig, Ihre E-Mail positiv zu beenden. Sie haben dieser Person keinen Job gegeben, aber es gibt da draußen eine Rolle für sie.
Danken Sie dem Bewerber, erkennen Sie seine Stärken an und ermutigen Sie ihn, sich erneut zu bewerben. Wenn Sie bereit sind, das durchzuziehen, dann bieten Sie dem Bewerber Feedback an.
So lehnen Sie einen Kandidaten per E-Mail ab
Sie haben unser Framework zum Erstellen der perfekten E-Mail gelesen, fragen sich aber vielleicht, wie das in eine Ablehnungs-E-Mail übersetzt wird? Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Tipps zum Verfassen eines Bewerbungsabsageschreibens.
1. Verwenden Sie den Namen der Person
Es mag verlockend sein, eine Gruppen-E-Mail an alle Befragten zu senden, aber tun Sie es nicht. Sprechen Sie die Person immer mit Namen an. Sie werden es zu schätzen wissen.
Wir bevorzugen den Vornamen, da er viel persönlicher klingt. In unserem ausführlichen Blog erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine professionelle E-Mail erstellen.
2. Bedanken Sie sich für die Bewerbung
Jede Bewerbung und jedes Vorstellungsgespräch bedeutet stundenlangen Einsatz für einen Arbeitssuchenden, daher ist ein Dankeschön nicht nur willkommen; es ist eine Notwendigkeit.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich auf die Stelle als UX Designer zu bewerben.
3. Beginnen Sie mit den schlechten Nachrichten (und entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass Sie den besten Kandidaten ausgewählt haben)
Sagen Sie den Leuten sofort, dass sie erfolglos waren. Belassen Sie es nicht am Ende der E-Mail, um die schlechten Nachrichten zu überbringen. Arbeitssuchende werden Ihre E-Mail immer wieder lesen, seien Sie also klar und nicht vage.
Zum Beispiel :
- Bei dieser Gelegenheit haben wir uns entschieden, Ihre Bewerbung nicht weiter zu bearbeiten.
- Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie nicht für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden.
- Leider können wir Ihre Bewerbung derzeit nicht bearbeiten.
Vielleicht möchten Sie sich entschuldigen, aber tun Sie es nicht. Die Entscheidungen, die Sie treffen, sind das Beste für Ihr Unternehmen, und Sie müssen sich nicht entschuldigen.
4. Seien Sie persönlich
Wenn Sie ein wenig Zeit damit verbringen, über die Erfahrungen eines Bewerbers nachzudenken, kann der Arbeitssuchende das Gefühl haben, dass Ihre Entscheidung überlegt und fair ist. Eine Ablehnung ohne Erklärung kann zu Verwirrung, Frustration und Aufregung führen.
5. Wenn Sie Feedback anbieten, stellen Sie sicher, dass Sie es wirklich ernst meinen
So viele Organisationen bieten an, Feedback zu geben, tun es aber nicht (aus vielen Gründen). Wenn Sie nicht bereit sind, Feedback zu geben, dann bieten Sie es nicht an.
6. Ermutigen Sie sie, sich erneut zu bewerben
Die Tür ist für großartige Kandidaten nie verschlossen, also ermutigen Sie sie, sich erneut zu bewerben. Geben Sie an, wie sie nach neuen Gelegenheiten suchen können.
Sie können Arbeitssuchenden vorschlagen, sich auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um sich über neue Möglichkeiten zu informieren.
7. Ende beruflich
Wir haben einen ausführlichen Blog über die Best Practices zum Beenden professioneller E-Mails geschrieben. Hör zu.
8. Alle E-Mails Korrektur lesen
Es gibt nichts Schlimmeres als eine schlecht geschriebene Ablehnungs-E-Mail, also überprüfen Sie sie unbedingt, bevor Sie sie senden.
Wie lang sollte mein Ablehnungsbescheid sein?
Es gibt keine richtige oder falsche Antwort. Als erstes schreiben Sie einen Absagebrief. So viele Unternehmen und Organisationen unternehmen diesen Schritt nicht einmal.
Ein guter Anhaltspunkt ist, dass ein Absageschreiben umso detaillierter sein sollte, je länger jemand in den Stellenauswahlprozess involviert ist. In den meisten Fällen reichen drei oder vier Absätze aus.
Betreffzeile für die Ablehnungs-E-Mail
Es ist am besten, die Dinge einfach, klar und professionell zu halten. Wir empfehlen, die Stellenbezeichnung in der Betreffzeile anzugeben. Als Beispiel könnten Sie Folgendes verwenden.
Ablehnungs-E-Mail-Vorlage
Sie sollten Ihre Ablehnungs-E-Mails für jede Rolle und jede Organisation personalisieren, aber hier sind einige grundlegende Beispiele, denen Sie folgen können.
Beispiel 1: Einfache Ablehnungs-E-Mail für Kandidaten
Dies ist ein ziemlich normaler Ablehnungsbrief, der auf die Person zugeschnitten ist. Es ist professionell, auf den Punkt und klar.
Beispiel 2: Formaler Ablehnungsbescheid
Wenn Sie im Namen einer anderen Person schreiben, halten Sie es kurz und formell. Hier ist ein Beispiel.
Beispiel 3: Ausführliche Ablehnungs-E-Mail
Wenn Sie bereit sind, detailliertes Feedback zu geben, kann dies für den Arbeitssuchenden von großem Nutzen sein. Diese Vorlage ist ein geeignetes Muster-Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch. Es ist der von Apple verwendeten Ablehnungs-E-Mail nachempfunden.
Beispiel 4: Persönliche Job-Ablehnungs-E-Mail
Wenn Sie selbst ein Unternehmen führen und etwas etwas anderes machen möchten (und dabei unseren Grundprinzipien folgen), warum dann nicht?
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