So wählen Sie für jede Aufgabe den richtigen Kommunikationskanal

Veröffentlicht: 2021-02-15

Wir kommunizieren mit Kollegen während des Arbeitstages auf vielfältige Weise. Aber manchmal ist es schwierig zu wissen, welcher Kanal für jede Nachricht am besten geeignet ist. Ist es besser, jemandem auf einer Messaging-Plattform eine Direktnachricht zu senden oder eine E-Mail zu senden? Feedback in einem öffentlichen Kanal posten oder privat senden? Gedanken in einem freigegebenen Dokument niederschreiben oder in einem Telefonanruf teilen?

Es besteht eine gute Chance, dass Ihr standardmäßiges professionelles Kommunikationstool E-Mail ist. Laut Harvard Business Review verbringen Arbeitnehmer 80 % ihrer Zeit damit, mit ihren Kollegen per E-Mail zu kommunizieren. Obwohl es eindeutig eine beliebte Wahl ist, ist es nicht immer die beste Kommunikationsmethode für alle Szenarien.

Aber bei so vielen verfügbaren Kommunikationskanälen am Arbeitsplatz ist es vielleicht nicht immer offensichtlich, welcher Modus am effektivsten ist. Hier finden Sie eine Anleitung zu den verschiedenen Kanälen, wie sie in Ihrem Team verwendet werden können und wie Sie den aktuell besten auswählen.

Asynchrone vs. synchrone Kommunikation

Bevor Sie bestimmen, welche Art von Kanal Ihren Anforderungen am besten entspricht, ist es hilfreich zu verstehen, wie Sie mit Ihren Kollegen interagieren sollten, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Wir werden zwei Arten der Kommunikation aufschlüsseln: asynchron und synchron.

Es mag komplex klingen, aber die Unterschiede zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation zu verstehen, ist ziemlich einfach. Asynchron bedeutet, dass die Kommunikation „nicht gleichzeitig existiert oder stattfindet“. Ein Beispiel ist das Versenden eines Briefes. Synchron bedeutet also „vorhanden oder gleichzeitig auftretend“ und beschreibt, wo Parteien anwesend sind und gleichzeitig interagieren – zum Beispiel in einem Telefongespräch. Die asynchrone Kommunikation ermöglicht keine sofortige Antwort, während die synchrone Kommunikation die Verarbeitung der Informationen – gefolgt von einer Antwort – in Echtzeit erfordert.

Bei der Entscheidung, welcher Kommunikationskanal verwendet werden soll, müssen Sie die Kultur Ihres Unternehmens und Ihre Erwartungen an die von Ihnen übermittelte Botschaft berücksichtigen.

Angenommen, Sie müssen eine persönliche Angelegenheit mit Ihrem Vorgesetzten besprechen. Bevorzugen sie eine E-Mail, auf die sie in ihrem eigenen Zeitplan eine Antwort vorbereiten und nachverfolgen können, oder empfehlen sie, ein persönliches Treffen zu vereinbaren? Wenn letzteres der Fall ist, ist möglicherweise eine synchrone Kommunikationsmethode wie ein persönliches Treffen angebracht.

Arten von Kommunikationskanälen

Unternehmenszentrale oder Intranet

Am besten geeignet für: Jahresberichte; und organisatorische Nachbereitung

Als asynchroner Kommunikationskanal, der einem breiten Publikum zugänglich ist, dient ein Intranet oder Online-Hub als Dashboard für Bewegungen auf höchster Ebene innerhalb einer Organisation. Es hilft, eine konsistente Nachricht auf einer zentralisierten und offiziellen Plattform zu senden.

Es hält auch Ressourcen und Informationen auf allen Ebenen innerhalb einer Organisation verfügbar.

E-Mails

Am besten geeignet für: Austausch von Updates und Ergebnissen mit einem Team oder abteilungsübergreifend; und Problemlösung, die nicht dringend ist

E-Mail ist eine asynchrone Art der Kommunikation, die die Erwartung setzt, dass die Antwort eines Empfängers nicht sofort benötigt wird. E-Mail-Nachrichten können an eine Einzelperson oder eine kleine Gruppe gerichtet werden. Beispielsweise kann eine E-Mail über einen neuen Protokollprozess, der in der folgenden Woche in Kraft tritt, an ein Team gesendet werden.

Diese Methode ist effektiv, da sie es dem Absender ermöglicht, dieselben Informationen mit mehreren Personen zu teilen, und den Empfängern Zeit gibt, die Informationen zu verarbeiten und ihre Eingaben zu teilen. Um mit diesem Kanal noch erfolgreicher zu sein, erfahren Sie mehr über geschäftliche E-Mail-Etikette .

Treffen

Am besten geeignet für: Beziehung aufbauen; Diskussion sensibler und/oder privater Informationen; schwieriges Feedback kommunizieren ; zeitkritische Themen; und Zusammenarbeit und Koordination

Obwohl es so etwas wie „Meeting-Burnout“ gibt, sind Meetings ein wichtiger Kommunikationskanal in jeder Organisation. Ganz gleich, ob Sie ein persönliches Meeting oder eine Videokonferenz eingerichtet haben, produktive Meetings können Teams dabei helfen, komplexe Probleme zu lösen. Es fördert vor Ort Brainstorming, Zusammenarbeit und sogar Verhandlungen.

Meetings können auch für Einzelinteraktionen von Vorteil sein, insbesondere um eine Beziehung aufzubauen und Leistungsfeedback zu kommunizieren. Nicht alle Meetings sind jedoch effektiv; Das Beherrschen einer Besprechungszusammenfassung ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen erhalten bleiben.

Messaging-Plattformen

Optimal für: Unternehmenskultur aufbauen; und Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen und Teams

Messaging-Apps wie Slack sind bei immer mehr Mitarbeitern, die remote arbeiten, beliebter. Obwohl sich Messaging manchmal distanziert anfühlen kann, bietet es Benutzern sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikationsoptionen.

Beispielsweise kann ein öffentlicher Kanal für fortlaufende wöchentliche Projektaktualisierungen in Teams oder als Ort zum Aufbau zwischenmenschlicher Verbindungen und zum Chatten über die Wochenenden von Teamkollegen verwendet werden. Ebenso sind Nachrichten- oder Kommentarfunktionen in Projektmanagementsystemen wie Asana oder Trello hilfreich, um Fragen zu stellen oder Feedback zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe zu geben.

Telefon- oder Videoanruf

Am besten geeignet für: Problemlösung in einer Notsituation; sehr wichtige Nachrichten; Änderungen in letzter Minute

Wenn das Einrichten eines Meetings nicht möglich ist, ist die nächstbeste Option für eine synchrone Kommunikation möglicherweise ein Telefonanruf. Telefonanrufe sind praktisch, wenn komplexe Ideen oder Informationen übermittelt werden, die viele Fragen aufwerfen könnten.

Es ist auch eine ideale Alternative zur persönlichen Kommunikation, insbesondere wenn es um sensible oder emotional aufgeladene Botschaften geht. Dies liegt daran, dass einem Telefonanruf zwar visuelle Kommunikationshinweise fehlen, er jedoch den Vorteil tonaler Hinweise zwischen Anrufern bietet.

Welche Art von Kommunikationskanal für die jeweilige Situation geeignet ist, hängt von einigen Faktoren ab. Indem Sie die Vorteile der einzelnen Kanäle verstehen, verstehen Sie besser, welche Kommunikationsoption für Ihr Ziel am effektivsten ist.