Wie man einen klaren, durchsetzungsfähigen Punkt gegenüber E-Mails macht

Jemandem viel Arbeit geben, eine neue Verantwortung übernehmen, um Freiräume bitten, um einen Gefallen bitten, jemandem widersprechen, eine starke Meinung äußern oder nach langer Funkstille einfach Hallo sagen – diese Themen sind hart im Gespräch, und Wenn Sie versuchen, ein schwieriges Thema per E-Mail anzusprechen, kann sogar noch mehr auf dem Spiel stehen.

Grammarly hat einen Leitfaden mit Best Practices für das Versenden von E-Mails zu schwierigen Themen zusammengestellt, ohne aggressiv, fordernd oder unhöflich zu wirken. Wenn es an der Zeit ist, eine solche E-Mail zu senden, stellen Sie sicher, dass Sie AIM nehmen.

Was ist AIM, fragen Sie? Es dreht sich alles um Ihr Publikum, Ihre Absicht und Ihre Botschaft. Es ist ein nützlicher Tipp für die strategische Kommunikation im Allgemeinen und kann besonders nützlich sein, wenn Sie eine E-Mail mit einer unangenehmen Nachricht, einer großen Bitte oder allgemeinen schlechten Nachrichten für Ihren Empfänger schreiben.

Zielgruppe: Das große Ganze

Wenn Sie täglich eine E-Mail nach der anderen abfeuern, denken Sie wahrscheinlich nicht zu sehr über die Hoffnungen und Träume aller Personen nach, denen Sie schreiben. Aber für die großen, schwierigen Nachrichten, die Sie senden müssen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihren Empfänger nachzudenken und über die Verwendung von E-Mail, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.

Stellen Sie sicher, dass E-Mail das richtige Medium für die Nachricht ist

Mit E-Mail haben Sie viel Zeit, Ihre Nachricht zu überdenken und Ihre Worte sorgfältig zu wählen. Sie erhalten jedoch nicht das menschliche Element, das bei einigen schwierigen Interaktionen den Unterschied ausmachen kann. Das persönliche Gespräch gibt Ihnen die Werkzeuge des Tonfalls, des Gesichtsausdrucks und der Körpersprache an die Hand. Wenn du schlechte Nachrichten überbringst, kannst du zeigen, dass du mitfühlst. Wenn Sie um eine Gehaltserhöhung bitten, können Sie Selbstvertrauen ausstrahlen. Manche Gespräche sollten persönlich stattfinden.

Das heißt, es ist auch möglich, Ihren Text so zu gestalten, dass er zeigt, dass Sie ein denkender, fürsorglicher Mensch sind – aber es erfordert Arbeit. Wenn Sie E-Mails verwenden, wählen Sie Ihre Worte sorgfältig, um den richtigen Ton für den Inhalt Ihrer Nachricht zu vermitteln.

Kennen Sie Ihren Empfänger

Manche Leute tauschen Höflichkeiten und persönliche Geschichten per E-Mail aus, bevor sie zur Sache kommen. Andere Leute lesen die Betreffzeile und klicken auf „Löschen“ (oder „Antworten“ – aber nur, wenn Sie Glück haben). Wenn Sie die Person, der Sie eine E-Mail senden, kennen – oder irgendetwas über sie –, können Sie wahrscheinlich erraten, ob diese Person besser auf mehr Lead-up- und persönliche Informationen oder eine kurze, gezielte Anfrage reagiert.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Cousin Fred bitten, Ihnen seine professionellen Fotos vom Familientreffen im letzten Sommer zu schicken, werden Sie wahrscheinlich langsam anfangen:

Betreff: Hallo und Fotos

Hallo Fred!

Ich erinnere mich noch gerne an unseren Besuch am Strand im letzten Sommer! Wie lief dein Radrennen am Labor-Day-Wochenende? Wenn es so etwas wie unsere Fahrt um den See war, hast du es sicher aufs Podium geschafft.

Ich erinnere mich, dass Sie am Wochenende viele Fotos gemacht haben, und ich würde diese Erinnerungen gerne noch einmal Revue passieren lassen. Würdest du mir ein paar deiner Favoriten schicken?

Danke, und wir freuen uns schon auf unser nächstes Wiedersehen!

Viele nette familiäre Berührungen. Und ein paar Komplimente schaden auch nicht.

Wenn Sie andererseits an einen Professor schreiben, der täglich Hunderte von E-Mails erhält, kann es eine gute Idee sein, Ihre Anfrage in der ersten Zeile oder sogar in der Betreffzeile zu platzieren. Zum Beispiel:

Betreff: Empfehlungsschreiben bis 15.01.?

Sehr geehrter Herr Professor Stein,

Ich bewerbe mich diesen Sommer für ein Stipendium in New York. Wären Sie angesichts meiner Tätigkeit als wissenschaftliche Hilfskraft bereit, mir ein Empfehlungsschreiben zu schreiben? Hier ist ein Link mit weiteren Informationen.

Fazit: Besonders wenn Sie wirklich eine Antwort benötigen, versuchen Sie, sich die Gewohnheiten Ihres E-Mail-Empfängers vorzustellen und Ihre Nachricht entsprechend zu planen.

Absicht: Definieren Sie Ihr Ziel

Was ist das Ziel Ihrer E-Mail? Wie soll der Empfänger reagieren? Es könnte hilfreich sein, ein leeres „Verfassen“-Feld zu öffnen und das Ziel Ihrer E-Mail zu schreiben. Sicher, Sie werden viele Umformulierungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die endgültige Nachricht taktvoll, höflich und effektiv ist. Aber wenn Sie diese Hauptidee beim Entwerfen im Vordergrund behalten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Leser genau weiß, was zu tun ist.

Gehen Sie strategisch mit Ihrem Thema um

Für die meisten Empfänger werden Sie Ihre Anfrage nicht stellen oder Ihre Neuigkeiten in der Betreffzeile angeben; es braucht etwas Aufarbeitung. Schreiben Sie ein Thema, das das Endergebnis nicht verrät, aber einen Eindruck davon vermittelt, was kommt. Hier sind einige Wörter und Ausdrücke, die Sie verwenden könnten:

• Planung für
• Antwort von
• Anfrage für
• Handlungsbedarf
• Entscheidung nötig
• Unterschrift erforderlich

Unter schlimmen Umständen gibt es immer das große, beängstigende Großbuchstaben „URGENT“, aber wenn Sie versuchen, taktvoll zu sein, versuchen Sie, dieses zu vermeiden, es sei denn, alles andere schlägt fehl.

Stellen Sie Ihre Frage nach vorne

Nichts sagt mehr Selbstvertrauen aus, als direkt mit dem Endergebnis an der Spitze herauszukommen.

Zum Beispiel:

Lieber Chef,

Ich möchte den nächsten großen Fall der Firma managen.

Es mag beängstigend erscheinen, Ihre Forderung gleich zu Beginn zu stellen, aber es zeugt von Selbstvertrauen, Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, ein Problem direkt anzugehen. Besonders wenn Sie nach Verantwortung fragen oder jemandem schreiben, der jeden Tag Berge von E-Mails bekommt, ist eine gute Möglichkeit, das zu bekommen, was Sie wollen, zu sagen, dass Sie es von Anfang an wollen.

Es geht um Struktur

Die Zutaten: ein aufmerksamkeitsstarker Betreff, eine freundliche Begrüßung, eine direkte Aussage über den Zweck der E-Mail, alle notwendigen Details und eine freundliche Verabschiedung.

Das Rezept: kurze, direkte Sätze zur Vermittlung und Absätze mit klaren, informativen Themensätzen. Wenn Sie eine komplizierte Botschaft haben, die nicht in etwa fünf Sätzen vermittelt werden kann, verwenden Sie Listen. Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen haben mehrere Vorteile:

• Sie sind leicht zu lesen
• Sie helfen dabei, wichtige Details hervorzuheben
• Sie verhindern, dass Ihre E-Mail wie eine Textwand aussieht

Sehen?

Nachricht: Wählen Sie Ihre Worte mit Sorgfalt

Sie haben Ihr Publikum und Ihre Absicht: Jetzt müssen Sie Ihre Nachricht so gestalten, dass sie am besten für das Publikum geeignet ist, Ihre Absicht effektiv vermittelt und Ihnen hilft, Ihre E-Mail-Ziele zu erreichen. Nachdem Sie eine höfliche, sorgfältig formulierte E-Mail geschrieben haben, sehen Sie sich Ihre Nachrichten noch einmal an. Besonders wenn Sie nach etwas fragen oder ein Thema ansprechen, das den Empfänger möglicherweise nicht begeistert, kann die Bedeutung einer sorgfältigen Kommunikation nicht genug betont werden.

Überprüfe deinen Tonfall auf Wut, Anklage oder Frechheit

Was Sie geschrieben haben, mag für Sie neutral klingen, aber Worte können herablassend oder aggressiv wirken, ohne dass ein Gesicht und ein Tonfall dazu passen. Wenn Sie sicher sind, dass E-Mail der richtige Kommunikationsweg ist, vergewissern Sie sich, dass die E-Mail, die Sie schreiben, den Punkt richtig kommuniziert.

Nehmen Sie zum Beispiel diese Nachricht. Persönlich könnten die Worte nett ausgedrückt werden, aber schriftlich könnten sie passiv aggressiv, herrisch oder sogar unhöflich wirken.

Lieber Kevin,

Ich wollte prüfen, ob Sie Ihren Teil des Gruppenprojekts rechtzeitig fertigstellen. Es ist am Donnerstag fällig, und Ihr Teil ist der letzte, auf den wir warten. Können Sie mir mitteilen, ob Sie Ihre Folien fertigstellen, damit wir die Präsentation abschließen können?

Danke Brenda

Kevin ist vielleicht kein guter Arbeiter, aber Brendas Botschaft könnte ihn abwehren oder beleidigen. Es könnte sogar nach hinten losgehen und ihn dazu bringen, das Projekt nicht fortzusetzen. Brenda wird mit einer Nachricht wie dieser mehr Glück haben:

Lieber Kevin,

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Überprüfen Sie einfach Ihren Status im Gruppenprojekt, um sicherzustellen, dass wir auf derselben Seite sind. Wie wir letzte Woche vereinbart haben, sind Sie für die Folien 4-6 verantwortlich, und die Präsentation ist am Donnerstag fällig. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie etwas im Voraus besprechen möchten.

Vielen Dank für Ihre Arbeit an dem Projekt, und lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben! Brenda

Wenn Sie etwas sagen, das der Empfänger nicht hören möchte, befolgen Sie im Allgemeinen diese Tipps von Psych Central:

• Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und schreiben Sie mit Empathie
• Vermeiden Sie das Wort „sollte“ oder Schuldgefühle beim Empfänger
• Stellen Sie keine Drohungen oder Ultimaten
• Es ist in Ordnung, Ratschläge zu geben, aber geben Sie sie nicht, wenn Sie nicht gefragt werden

Es geht darum, den Empfänger wie einen Menschen zu behandeln. Und es gibt noch mehr, woher das kam.

Fügen Sie eine menschliche Note hinzu

Wenn Sie etwas schreiben, das anklagend oder wütend wirken könnte, oder wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen, können ein paar einfache Sätze wirklich helfen, den Ton umzukehren.

So milderte Brenda, was Kevin wie eine Anschuldigung erscheinen könnte:

• Ich hoffe, es geht dir gut (menschliche Berührung)
• Ich checke gerade ein (sanfter Stups)
• Stellen Sie sicher, dass wir auf der gleichen Seite sind (im Zweifelsfall)
• Danke für deine harte Arbeit (indem du Kevins bisherige Arbeit anerkennst – und ihm das Gefühl gibst, dass er dem Kompliment besser gerecht werden sollte)
• Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben (bieten Sie Hilfe an)

Sätze wie diese können helfen, einen Schlag abzumildern. Und selbst wenn es keinen Schlag gibt, können sie einen Schimmer von Menschlichkeit zeigen, der das Lesen und Beantworten jeder E-Mail ein bisschen angenehmer macht.

Erinnere dich schließlich an deine Grammatik

Das konnten wir nicht von der Liste streichen. Und das nicht nur, weil wir Grammatik mögen, sondern weil das Schreiben ganzer Sätze mit richtiger Rechtschreibung und Zeichensetzung ein wichtiger Teil der Kommunikation Ihres Standpunkts ist. Richtiges Schreiben stellt nicht nur sicher, dass Sie sich klar ausdrücken, sondern sorgt auch dafür, dass Sie professionell, selbstbewusst und nachdenklich wirken.

Und das sind sehr gute Adjektive auf dem Weg, das zu bekommen, was man will.