Grundlegende Kommaregeln für geschäftliche E-Mails

Lassen Sie uns keinen Fehler machen – das Komma übt eine Macht aus, die weitaus größer ist, als sein bescheidenes Aussehen vermuten lässt. Das Satzzeichen wird von vielen Autoren als sanfte Pause zum Trennen von Wörtern, Elementen oder Satzteilen verwendet und kann je nach Verwendung die Bedeutung oder den Ton eines Satzes verändern.

Das Erlernen der Kommaregeln für geschäftliche E-Mails stellt sicher, dass Sie den richtigen Ton treffen, wenn Sie an Ihren Chef oder einen Investor schreiben – oder an jede andere Person, die Einfluss auf Ihr Unternehmen hat – und kann Missverständnisse vermeiden. Falsch gesetzte Kommas standen auch im Mittelpunkt einiger Gerichtsurteile, die Unternehmen Millionen von Dollar gekostet haben.

In diesem Artikel besprechen wir, wo Kommas in E-Mail-Anreden platziert werden, wie sie in der Geschäftskommunikation verwendet werden, welche historische Bedeutung sie haben und wann in E-Mails Semikolons anstelle von Kommas verwendet werden sollten.

Was ist die Verwendung von Kommas in der Geschäftskommunikation?

Die Verwendung von Kommas in der Geschäftskommunikation wirkt sich auf den Ton oder die Bedeutung eines Satzes aus. Daher ist die richtige Verwendung von entscheidender Bedeutung, um Missverständnisse zu vermeiden und klare Ziele mit Ihrem Team festzulegen. Verwenden Sie Kommas zwischen einer Begrüßung und dem Namen einer Person, zwischen Elementen in einer Liste oder beim Verbinden zweier unabhängiger Sätze.

Auch falsch gesetzte Kommas können die Bedeutung eines Satzes verändern und Menschen in manchen Fällen Millionen von Dollar kosten. Im Jahr 1872 setzten US-Gesetzgeber ein Komma zwischen „Früchte“ und „Gemüse“, was dazu führte, dass tropische Produkte kostenlos in das Land importiert wurden, was den Steuerzahler damals 2 Millionen US-Dollar kostete (heutzutage mehr als 40 Millionen US-Dollar).

Das Komma in der Kommunikation

Eines der bekanntesten Beispiele dafür, wie Kommas die Kommunikation beeinflussen können, ist der Unterschied zwischen „Lass uns essen, Oma“ und „Lass uns essen, Oma“. Während diese hypothetische Aussage deutlich zeigt, wie eine sanfte Pause die Bedeutung eines Satzes verändern kann, gibt es auch Beispiele aus dem wirklichen Leben, die den Effekt veranschaulichen.

Das bekannteste Beispiel stammt aus dem Orakel von Delphi:

„Du wirst gehen, du wirst zurückkehren, niemals wirst du in der Schlacht umkommen.“

Dieser Satz soll eine Antwort auf die Frage sein, ob man in den Krieg ziehen soll oder nicht. Wenn Sie vor „nie“ ein Komma setzen, bedeutet dies, dass eine Person nach dem Krieg zurückkehren und in die Schlacht ziehen sollte.

Setzen Sie das Komma nach „nie“, und der Satz deutet an, dass die Person nicht aus dem Krieg zurückkehren wird.

Ebenso kann die Verwendung oder das Weglassen eines Oxford-Kommas, manchmal auch Reihenkomma genannt, die Lesart eines Satzes verändern. Ein Oxford-Komma wird nach dem vorletzten Element in einer Liste und vor der koordinierenden Konjunktion – normalerweiseundoder oder – gesetzt, die dem letzten Element vorangeht.

Verschiedene Styleguides haben unterschiedliche Regeln für deren Verwendung. Allerdings war das Fehlen eines Oxford-Kommas einst der Kernpunkt eines Urteils des US-Berufungsgerichts, das zu einem Verlust von 5 Millionen US-Dollar für ein Molkereiunternehmen in Maine führte.

Der Gerichtsfall, O'Connor gegen Oakhurst Dairy, endete mit einem Satz in einem Landesgesetz, der festlegte, welche Arbeitspflichten von der Überstundenvergütung ausgenommen sind:

Das Einmachen, Verarbeiten, Konservieren, Einfrieren, Trocknen, Marketing, Lagern, Verpacken für den Versand oder Vertrieb von:

(1) Landwirtschaftliche Erzeugnisse;

(2) Fleisch- und Fischprodukte; Und

(3) Verderbliche Lebensmittel.

Das Gericht entschied, dass das Weglassen eines Kommas zwischen „Versand“ und der koordinierenden Konjunktion „oder“ unklar sei, ob Versand und Vertrieb eine oder zwei Tätigkeiten seien. Hätte das staatliche Gesetz ein Oxford-Komma vor odergesetzt, wäre klar gewesen, dass der Versand und die Verteilung von Milchprodukten von der Überstundenvergütung ausgenommen wären.

Grüße in geschäftlichen E-Mails

Eine geschäftliche E-Mail beginnt mit einer Anrede und eine Anrede endet mit einem Komma, oder? Falsch. In geschäftlichen E-Mails endet eine Anrede am förmlichsten mit einem Doppelpunkt. Anstelle von „Sehr geehrte Frau Johnson“ sollten Sie also „Sehr geehrte Frau Johnson:“ schreiben und dann mit dem Text der Nachricht fortfahren.

Die Verwendung eines Kommas am Ende der Anrede ist möglicherweise kein Fauxpas, wenn Sie eine lockere Beziehung zu der Person haben, der Sie schreiben. Möglicherweise schreiben Sie eine geschäftliche E-Mail, bei der nicht die allergrößte Formalität erforderlich ist und in diesem Fall der Doppelpunkt nicht erforderlich ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, gehen Sie auf Nummer sicher und üben Sie die geschäftliche E-Mail-Etikette, indem Sie mit einem Doppelpunkt enden.

Eröffner und Namen: Komma verwenden

Eine Anrede besteht in der Regel aus zwei Bestandteilen: einer Begrüßung oder einem Adjektiv und dem Namen oder Titel der Person, die Sie ansprechen.

Im vorherigen Beispiel besteht die Anrede aus einem Adjektiv und einem Namen, zwischen beiden steht kein Komma. Allerdings sollte ein Komma eine direkte Begrüßung und den Namen einer Person trennen. Wenn Sie also „Guten Morgen, Frau Johnson“ schreiben würden, müssten Sie ein Komma zwischen „Guten Morgen“ und „Mrs. Johnson.“

Kommas mit koordinierenden Konjunktionen

Die gebräuchlichsten koordinierenden Konjunktionen sindand,or,nor,so,but,Yetundfor. Wir verwenden sie, um grammatikalisch ähnliche Elemente in einem Satz zu verbinden, beispielsweise zwei Verben, zwei Substantive, zwei Modifikatoren oder zwei unabhängige Nebensätze. Eine Konjunktion kann zum Beginn eines Satzes verwendet werden. In diesem Fall sollte ihr normalerweise kein Komma folgen:

Beispiel: Aber im letzten Quartal dieses Jahres konnten wir einen Anstieg der Verbraucheraktivität beobachten.

Wenn eine koordinierende Konjunktion in eine Liste mit zwei Elementen eingefügt wird, ist es nicht erforderlich, davor ein Komma zu verwenden:

Beispiel: Die Abteilungen mit der höchsten Aktivität waren Spielzeugläden und Geschenkeläden.

Wenn die Konjunktion hingegen vor dem letzten Element in einer Liste mit mehr als zwei Elementen verwendet wird, kann unmittelbar davor ein Komma stehen:

Beispiel: Spielzeug, Plastikweihnachtsbäume und Spirituosen waren ausverkauft.

Wenn eine koordinierende Konjunktion zwei unabhängige Sätze verbindet, setzen Sie davor ein Komma:

Beispiel: Die Lieferanten wurden umgehend kontaktiert, sodass wir die fehlenden Artikel rechtzeitig nachfüllen konnten.

Wann sollten Semikolons anstelle von Kommas verwendet werden?

Ein Komma und eine koordinierende Konjunktion sind nicht immer die beste Möglichkeit, zwei unabhängige Sätze zu verbinden. Tatsächlich kann es zu Verwirrung führen, und das sollten Sie in einer geschäftlichen E-Mail vermeiden.

Wenn Sie zwei unabhängige Klauseln haben, die jeweils ein paar Kommas enthalten, sollten Sie zur Trennung ein Semikolon anstelle eines Kommas verwenden. Beispielsweise könnte Ihre erste unabhängige Klausel ein einleitendes Element gefolgt von einem Komma enthalten, und Ihre zweite unabhängige Klausel könnte ein nicht wesentliches Element enthalten, das zwischen zwei Kommas steht:

Beispiel: In der Zwischenzeit wurden die Verbraucher dazu angehalten, sich in anderen Abteilungen umzusehen; Und genau das führte, wie sich herausstellte, zu einem leichten Anstieg der Verkäufe nichtsaisonaler Artikel.

In diesem Fall sollte der koordinierenden Konjunktion ein Semikolon vorangestellt werden.

Semikolons, Kommas und Bindestriche werden häufig vertauscht. Bindestriche sollten jedoch nur als Stilmittel oder zum Ausgleich eines Appositivs verwendet werden, bei dem es sich um ein Nomen oder eine Nominalphrase handelt, die auf ein anderes Nomen folgt, um weitere Informationen über die Person, den Ort oder die Sache bereitzustellen.

Erweiterte Tipps zur Verwendung von Kommas

Die Verwendung von Kommas ist nicht immer schwarz-weiß. Während Kommas beispielsweise normalerweise zum Verbinden zweier unabhängiger Sätze verwendet werden, sollten sie vermieden werden, wenn die Wörter auf beiden Seiten des Kommas einen eigenen Satz bilden können.

Falsch: „John bestellt Pizza, Evelyn bestellt Ramen.“

Das obige Beispiel wird als Komma-Splice bezeichnet und es gibt drei Möglichkeiten, es grammatikalisch korrekt zu machen.

Fügen Sie eine koordinierende Konjunktion hinzu: „John bestellt PizzaundEvelyn bestellt Ramen.“

Verwenden Sie ein Semikolon: „John bestellt Pizza; Evelyn bestellt Ramen.“

Bilden Sie zwei separate Sätze: „John bestellt Pizza. Evelyn bestellt Ramen.“

Die Verwendung von Kommas hängt auch von der Art des verwendeten Modifikators ab. Für restriktive Modifikatoren oder Wörter, die das Substantiv, das sie modifizieren, identifizieren oder einschränken, ist kein Komma erforderlich, während für nicht restriktive Modifikatoren oder Wörter, die für die Bedeutung des Satzes nicht wesentlich sind, ein Komma erforderlich ist.

Einschränkender Modifikator: Neil Armstrong war der erste Mann auf dem Mond.

Nicht einschränkender Modifikator: Neil Armstrong, der Astronaut, war der erste Mann auf dem Mond.

Kommaregeln in FAQs zur Geschäftskommunikation

Ist es jemals akzeptabel, in geschäftlichen E-Mails einen Satz mit einer Konjunktion zu beginnen?

Es ist grammatikalisch korrekt, einen Satz mit einer Konjunktion zu beginnen, aber manche Leute bevorzugen es, keine Konjunktion am Satzanfang zu haben. Wenn Sie einen formalen Ton verwenden möchten, sollten Sie am Satzanfang besser auf Konjunktionen verzichten. Für lockerere Gespräche können sie jedoch von Nutzen sein.

Sollten Sie in komplexen Sätzen ein Komma oder ein Semikolon verwenden?

Verwenden Sie Kommas in komplexen Sätzen, die durch eine Konjunktion verbunden sind, z. B.und,aber, oderoder. Semikolons sollten in komplexen Sätzen verwendet werden, die durch ein Konjunktivadverb verbunden sind, wie z. B. jedoch.

Kann die falsche Verwendung von Kommas in geschäftlichen E-Mails zu Missverständnissen führen?

Ja, die falsche Verwendung von Kommas kann zu Missverständnissen führen. Ein Komma stellt eine leise Pause dar und die Platzierung dieser Pause kann den Ton oder die Bedeutung Ihres Satzes beeinflussen.