Kommaregeln für geschäftliche E-Mails

Veröffentlicht: 2016-01-10

Lassen wir uns nicht täuschen – das Komma hat eine viel größere Macht, als sein bescheidenes Aussehen vermuten lässt. „Du wirst gehen, du wirst zurückkehren, niemals in der Schlacht, du wirst zugrunde gehen“ ist das berühmteste Beispiel dafür. Dieser Spruch wird üblicherweise dem Orakel von Delphi zugeschrieben und soll eine Antwort auf die Frage sein, ob man in den Krieg ziehen soll oder nicht. Wenn Sie ein Komma vor „nie“ setzen, wird die Antwort zu einem grünen Licht. Setzen Sie es nach „nie“, und die Antwort wird zu einer Warnung, nicht in den Krieg zu ziehen.

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In Ihrer durchschnittlichen geschäftlichen E-Mail ist es sehr unwahrscheinlich, dass ein Komma den Unterschied zwischen Leben und Tod darstellt. Dennoch kann ein falsch platzierter die Bedeutung und den Ton der Nachricht verändern, was zu Verwirrung und unerwünschten Folgen führen kann. Lassen Sie uns also die beiden wichtigsten Anwendungen für Kommas in geschäftlichen E-Mails durchgehen.

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Kommas und Anreden in geschäftlichen E-Mails

Eine geschäftliche E-Mail beginnt mit einer Anrede und eine Anrede endet mit einem Komma, richtig? Falsch. In geschäftlichen E-Mails endet die Anrede am förmlichsten mit einem Doppelpunkt. Anstelle von „Dear Mrs. Johnson“ sollten Sie also „Dear Mrs. Johnson:“ schreiben und dann mit dem Text der Nachricht fortfahren. In einigen Fällen ist es vielleicht kein Fauxpas, ein Komma am Ende der Anrede zu verwenden. Sie können eine geschäftliche E-Mail schreiben, bei der die äußerste Formalität nicht erforderlich ist, und in diesem Fall ist der Doppelpunkt nicht erforderlich. Wenn Sie sich nicht sicher sind, gehen Sie auf Nummer sicher und enden Sie mit einem Doppelpunkt.

Eine Anrede besteht normalerweise aus zwei Komponenten: einem Gruß oder einem Adjektiv und dem Namen oder Titel der Person, die Sie ansprechen. Im vorherigen Beispiel besteht die Anrede aus einem Adjektiv und einem Namen, und zwischen beiden steht kein Komma. Ein Komma sollte jedoch eine direkte Begrüßung und den Namen einer Person trennen. Wenn Sie also „Guten Morgen, Mrs. Johnson“ schreiben würden, müssten Sie ein Komma zwischen „Guten Morgen“ und „Mrs. Johnson“ setzen. Johnson.“

Kommas, koordinierende Konjunktionen und Semikolons

Die häufigsten koordinierenden Konjunktionen sind and, or, nor, so, but, yet und for . Wir verwenden sie, um Elemente in einem Satz zu verbinden, die grammatikalisch ähnlich sind, wie z. B. zwei Verben, zwei Substantive, zwei Modifikatoren oder zwei unabhängige Klauseln. Eine Konjunktion kann verwendet werden, um einen Satz zu beginnen, in diesem Fall sollte normalerweise kein Komma folgen:

Aber im letzten Quartal des Jahres 2015 haben wir eine Zunahme der Verbraucheraktivität gesehen.

Wenn eine koordinierende Konjunktion in einer Liste mit zwei Elementen steht, muss davor kein Komma gesetzt werden:

Die Abteilungen mit den meisten Aktivitäten waren Spielzeugläden und Geschenkeläden.

Wenn hingegen die Konjunktion vor dem letzten Element in einer Liste von mehr als zwei Elementen verwendet wird, kann unmittelbar davor ein Komma stehen:

Spielzeug, Plastikweihnachtsbäume und Spirituosen waren ausverkauft.

Wenn eine koordinierende Konjunktion zwei unabhängige Sätze verbindet, setzen Sie ein Komma davor:

Die Lieferanten wurden umgehend kontaktiert, sodass wir die fehlenden Artikel rechtzeitig nachfüllen konnten.

Manchmal sind ein Komma und eine koordinierende Konjunktion jedoch nicht die beste Art, zwei unabhängige Klauseln zu verbinden. Tatsächlich kann es zu Verwirrung kommen, und das sollten Sie in einer geschäftlichen E-Mail vermeiden. Wenn Sie zwei unabhängige Klauseln haben, die selbst ein paar Kommas enthalten, sollten Sie ein Semikolon anstelle eines Kommas verwenden, um sie zu trennen. Beispielsweise könnte Ihr erster unabhängiger Satz ein einleitendes Element gefolgt von einem Komma enthalten, und Ihr zweiter unabhängiger Satz könnte ein unwesentliches Element enthalten, das zwischen zwei Kommas steht:

In der Zwischenzeit wurden die Verbraucher ermutigt, sich in anderen Abteilungen umzusehen; und das führte, wie sich herausstellte, zu einem leichten Anstieg der Verkäufe von nicht saisonalen Artikeln.

In diesem Fall sollte der nebenordnenden Konjunktion ein Semikolon vorangestellt werden.

Da sind sie also – ein paar einfache Richtlinien für die Verwendung von Kommas in geschäftlichen E-Mails. In Anbetracht dessen müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, Ihre Geschäftspartner zu beleidigen, indem Sie ihnen versehentlich informelle E-Mails senden. Sie verbessern auch die Klarheit Ihres Schreibens. Aber denken Sie daran, das Komma ist mächtig; Sie sollten es im Detail studieren. Gut, dass Sie dafür genau an der richtigen Stelle sind!