So schreiben Sie in 8 Schritten eine Beschwerde-E-Mail

Veröffentlicht: 2023-01-06

Manchmal laufen die Dinge nicht so, wie man es sich wünscht. Sie hatten das Gefühl, dass Sie bei der Autovermietung nicht gut behandelt wurden oder dass ein von Ihnen bestellter Artikel auf dem Postweg beschädigt wurde, und Sie möchten eine Rückerstattung. Vielleicht hat der von Ihnen beauftragte Bauunternehmer bei den Badezimmerfliesen schlechte Arbeit geleistet, oder Sie hatten das Gefühl, dass Ihr Arzt nicht wirklich gehört hat, was Sie ihm sagen wollten .

Alle diese Situationen sind unterschiedlich, aber sie erfordern alle eine ähnliche Art der Kommunikation: eine direkte und höfliche Nachricht, die erklärt, was passiert ist und wie Sie vorgehen möchten. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie genau das tun.

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Was ist eine Beschwerde-E-Mail?

Eine Beschwerde-E-Mail ist eine schriftliche Korrespondenz, in der Sie Ihre Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung zum Ausdruck bringen. In einer überzeugenden Beschwerde-E-Mail wird Ihr Problem erläutert und erläutert, wie Sie es lösen möchten.

Eine Beschwerde-E-Mail ist eine wirksame Möglichkeit, Beschwerden höflich zu kommunizieren. Diese Form der Kommunikation gibt Ihnen Zeit, Ihre Antwort zu planen und Ihre Worte sorgfältig auszuwählen. Es ist wichtig, beim Verfassen Ihrer Beschwerde-E-Mail klar, prägnant und besonnen zu sein.

Wann sollte man eine Beschwerde-E-Mail schreiben?

Es gibt viele Situationen, in denen eine Beschwerde-E-Mail die beste Antwort ist. Im Großen und Ganzen können Sie eine Nachricht an ein Unternehmen oder eine Organisation, einen Kollegen, einen gewählten Beamten oder einen Freund oder ein Familienmitglied schreiben. Jede Situation kann unterschiedlich sein, aber der Prozess ist ähnlich.

An Ihrem Arbeitsplatz müssen Sie möglicherweise ein Problem formell besprechen, das mit einem Kollegen nur schwer zu lösen ist. In diesem Fall können Sie eine Beschwerde-E-Mail direkt an den Kollegen senden oder sich an Ihren Kollegen wenden, aber über die CC-Funktion auch Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung einbeziehen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, eine Papierspur zu erstellen, falls Sie diese später benötigen.

Manchmal kann eine Beschwerde-E-Mail die beste Möglichkeit sein, mit einem Freund oder Familienmitglied zu kommunizieren. Wenn Sie sich entfremdet haben, etwas Distanz brauchen, um ein Problem anzusprechen, oder ein ernstes Problem haben, das Sie nicht persönlich ansprechen können, ist E-Mail ein formelles Medium, mit dem Sie Ihr Anliegen rüberbringen können.

So schreiben Sie eine Beschwerde-E-Mail

Die genauen Schritte, die Sie zum Schreiben Ihrer Beschwerde unternehmen, können variieren, je nachdem, an wen Sie schreiben und worüber Sie schreiben. Aber diese Schritte sollten alles abdecken. Bevor wir eintauchen, hier die Grundlagen.

Eine Beschwerde-E-Mail sollte Folgendes enthalten.

  • Eine Zusammenfassung Ihrer Erfahrungen
  • Details zu Ihrem Problem
  • Wie Sie das Problem lösen möchten

1 Adressieren Sie den Empfänger

Sprechen Sie den Empfänger zu Beginn Ihrer E-Mail höflich und respektvoll an. Die Anrede beginnt normalerweise mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ und dem Namen des Empfängers. Verwenden Sie die Großschreibung des Titels und schließen Sie mit einem Komma ab.

Die Person, an die Sie sich wenden, hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie einem Kollegen, Freund oder Familienmitglied schreiben, wissen Sie wahrscheinlich, an wen Sie schreiben.

Wenn Sie die E-Mail für ein Unternehmen schreiben, für das Sie arbeiten, verfügen Sie möglicherweise über einen bekannten Ansprechpartner oder Supportmitarbeiter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, weiß es wahrscheinlich Ihr Vorgesetzter, oder Sie können sich möglicherweise an eine allgemeine Abteilung wie den Kundendienst oder den technischen Support wenden.

Müssen Sie noch entscheiden, wer es erhalten soll? Sie können Ihre Beschwerde-E-Mail an eine der folgenden Adressen senden.

  • Eine Kundendienst- oder Kundendienstabteilung
  • Technischer Support
  • Ein Ansprechpartner
  • Der Manager Ihres Ansprechpartners
  • Eine Verkaufsabteilung
  • Der Kommunikationsbeauftragte einer Organisation
  • Ein Manager
  • Ein Freund, ein Familienmitglied oder ein Kollege

Wenn Sie eine bestimmte Person nicht namentlich ansprechen können, können Sie „Wen es betrifft“ angeben.

2 Skizzieren Sie die grundlegenden Informationen

Kommen Sie so schnell wie möglich zum Punkt. Im ersten Absatz Ihrer E-Mail sollten Sie die grundlegenden Details Ihres Problems prägnant darlegen.

Der erste Teil Ihrer Beschwerde-E-Mail sollte Folgendes enthalten:

  • Das Problem
  • Wie Sie das Problem entdeckt haben
  • Alle logistischen Details, die Sie angeben können (Datum, Uhrzeit, Ort)

3 Fassen Sie Ihre Erfahrungen zusammen

Beschreiben Sie im Klartext, wie sich dieses Problem auf Ihre Erfahrung ausgewirkt hat. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum; Die meisten Menschen haben keine Zeit, einen langen, emotionalen Brief zu lesen. Bleiben Sie bei den Fakten.

Dieser Teil Ihrer Beschwerde-E-Mail könnte Folgendes enthalten:

  • Wie sich das Problem auf Sie oder Ihr Unternehmen ausgewirkt hat
  • Was Sie getan haben, um das Problem selbst zu lösen

4 Beschreiben Sie Ihre gewünschten Ergebnisse

Sofern Ihr einziges Ziel nicht darin besteht, den Vorfall loszuwerden, geben Sie eine Möglichkeit an, das Problem zu beheben, damit der Empfänger versteht, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um eine Lösung zu finden. Überlegen Sie, was Sie mit Ihrer Beschwerde erreichen möchten: Suchen Sie einen Ersatz, ein Gespräch, eine Richtlinienänderung oder eine Entschädigung? Sagen Sie direkt, wie Sie die Angelegenheit lösen möchten.

Versuchen Sie, diese Details anzugeben, um die beste Antwort zu erhalten.

  • Ein klares und konkretes Ergebnis, das Sie zufrieden stellen wird
  • Konstruktive Kommentare
  • Ein Zeitrahmen, in dem das Problem gelöst werden soll

5 Fügen Sie Anhänge hinzu

Belegen Sie Ihre Behauptungen nach Möglichkeit mit Beweisen. Sie können Ihre Beweise einfach schriftlich erläutern oder, noch überzeugender, der E-Mail unterstützende Unterlagen beifügen.

Zu den unterstützenden Dokumenten können die folgenden gehören.

  • Quittungen
  • Bestell- oder Sendungsverfolgungsnummern
  • Bilder
  • Videos
  • Screenshots
  • Audioaufnahmen

6 Melden Sie sich professionell ab

Beschwerde-E-Mails sollten professionell sein. Normalerweise reicht es aus, „Mit freundlichen Grüßen“ und dann Ihren Namen zu schreiben. Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu, wenn Sie Ihre E-Mail an Ihrem Arbeitsplatz oder im Namen eines Unternehmens schreiben.

7 Bearbeiten und Korrekturlesen

Wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind, ist es an der Zeit, Ihre E-Mail zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Lesen Sie es zunächst durch und entfernen Sie alle Sätze, in denen Sie übermäßig emotional geworden sind, unhöflich waren oder eine prägnantere Nachricht hätten schreiben können. Überprüfen Sie auch Ihre Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung.

8 Finden Sie den richtigen Ton

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail so ankommt, wie Sie es möchten. Vorschläge zur Tonumschreibung, eine Funktion von Grammarly Premium, identifizieren Sätze, bei denen der Ton vom Empfänger möglicherweise falsch interpretiert wird, und bieten emotional intelligente Umschreibungsoptionen, damit Sie Anpassungen vornehmen können, um Missverständnisse zu vermeiden, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Da der Ton eine entscheidende Rolle bei einer effektiven Kommunikation spielt, geben Ihnen Vorschläge zur Umformulierung des Tons eine bessere Kontrolle über Ihre Nachricht.

3 Beispiele für Beschwerde-E-Mails

Hier sind drei Beispiele für Beschwerde-E-Mails, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen E-Mails helfen sollen. Beachten Sie den professionellen Ton und die prägnante Länge.

1 Beschwerde-E-Mail an einen Auftragnehmer

Sehr geehrter Herr Jones,

Am 21. November 2022 habe ich Ihr Unternehmen damit beauftragt, die Böden in meinem Flur zu reparieren, nachdem in meinem Kriechkeller am 1205 Colorado Drive ein Rohr geplatzt war.

Leider hat sich Ihr Service nicht gut gehalten. Ich bin unzufrieden, weil sich die von Ihnen verlegten Dielen bereits nach drei Wochen lösen. Mir ist auch aufgefallen, dass Sie unter den Dielen keine Unterlage angebracht haben und dass sich aufgrund des Wasserschadens Schimmel gebildet hat, der nicht gemildert wurde.

Um das Problem zu lösen, würde ich mich freuen, wenn Sie den beschädigten Bodenbelag ohne zusätzliche Kosten für mich reparieren würden. Im Anhang finden Sie Fotos der beschädigten Bereiche, die Rechnung, die Sie mir gegeben haben, den Kostenvoranschlag und Informationen zum Bodenbelag.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und Lösung. Ich möchte, dass dies bis spätestens 31. Januar abgeschlossen ist. Bitte teilen Sie mir mit, ob dies möglich ist.

Aufrichtig,

Michael Harrison

2 Beschwerde-E-Mail an ein Unternehmen

Wen es angeht,

Am 1. Dezember 2022 habe ich über Ihren Speditionsdienst eine Lieferung beschädigter Waren erhalten. Die beschädigte Lieferung befand sich auf Palette Nr. 27 vom LKW Nr. 2705 an unserem Standort in Santa Fe, New Mexico. Die Bestellnummer war O-6744035.

Ich hatte erwartet, dass ich diese saisonalen Artikel für unseren Feiertagsverkauf anbieten könnte. Wir verlieren nicht nur Einnahmen aus potenziellen Verkäufen, sondern haben auch Tausende von Dollar investiert, um die Kundennachfrage in einem bestimmten Zeitraum zu befriedigen.

Um dieses Problem zu lösen, würde ich mich über Ihre Kooperation freuen, indem Sie uns für die beschädigten Produkte entschädigen und so schnell wie möglich eine neue Bestellung versenden. Im Anhang finden Sie Bilder des Schadens, unsere Quittung und den LKW, mit dem er angekommen ist.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und eine Lösung meines Problems. Ich werde bis zum 15. Dezember 2022 auf Ihre Antwort warten, bevor ich weitere Maßnahmen ergreife. Bitte antworten Sie so schnell wie möglich auf diese E-Mail oder leiten Sie sie an den zuständigen Vertreter in Ihrem Unternehmen weiter.

Aufrichtig,

Malia Magenta

CEO, Magenta Beauty Supplies

3 Beschwerde-E-Mail über einen Kollegen

Sehr geehrter Herr Tremaine,

Ich schreibe Ihnen, um mich darüber zu beschweren, wie sich mein Manager, Jared Molton, während unseres jährlichen Überprüfungstreffens verhalten hat. Er machte herabwürdigende Witze und versuchte, mich einzuschüchtern.

Ich habe mit Jared mehrmals (unter anderem am 12.01.22, am 15.03.22 und am 27.06.22) über sein Verhalten gesprochen, aber diese Gespräche haben sein Verhalten nicht verändert. Diese Begegnungen werden durch Slack-Nachrichten, E-Mails und aufgezeichnete Zoom-Anrufe dokumentiert. Diese finden Sie im Anhang dieser E-Mail.

Durch seine Handlungen habe ich mich bei der Arbeit zutiefst unwohl und isoliert gefühlt. Ich mache mir Sorgen, dass seine Einschätzungen über mich, meine Leistung und meinen Platz in diesem Team voreingenommen und unfair sind. Bei vielen dieser Interaktionen waren auch Amber Dreyfus, Claire Powell und Eric Bingham anwesend.

Ich würde gerne mit Ihnen und einem Vertreter der Personalabteilung sprechen, um zu besprechen, wie wir diesen Konflikt lösen können. Zumindest würde ich gerne unter einem anderen Manager in eine andere Abteilung versetzt werden, damit ich weiterhin an der Softwareentwicklung arbeiten kann. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich bald mit den nächsten Schritten bei mir melden würden.

Aufrichtig,

Jada Rowen