So schreiben Sie eine Beschwerde-E-Mail in 8 Schritten

Veröffentlicht: 2023-01-06

Manchmal laufen die Dinge nicht Ihren Weg. Sie haben das Gefühl, dass Sie bei der Autovermietung nicht gut behandelt wurden, oder ein von Ihnen bestellter Artikel wurde auf dem Postweg beschädigt, und Sie möchten eine Rückerstattung. Vielleicht hat der von Ihnen beauftragte Bauunternehmer bei den Badezimmerfliesen keine gute Arbeit geleistet, oder Sie hatten nicht das Gefühl, dass Ihr Arzt wirklich verstanden hat, was Sie ihm sagen wollten .

Alle diese Situationen sind unterschiedlich, aber sie alle erfordern eine ähnliche Art der Kommunikation: eine direkte und höfliche Nachricht, die erklärt, was passiert ist und wie Sie vorgehen möchten. Dieser Artikel beschreibt, wie man genau das macht.

Geben Sie Ihrem Schreiben zusätzlichen Glanz
Grammarly hilft Ihnen, selbstbewusst zu kommunizieren

Was ist eine Beschwerde-E-Mail?

Eine Beschwerde-E-Mail ist eine schriftliche Korrespondenz, in der die Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Erfahrung ausgedrückt wird. In einer überzeugenden Beschwerde-E-Mail wird das Problem erläutert, das Sie haben, und wie Sie es lösen möchten.

Eine Beschwerde-E-Mail ist ein wirksames Mittel, um Beschwerden höflich zu kommunizieren. Diese Form der Kommunikation gibt Ihnen Zeit, Ihre Antwort zu planen und Ihre Worte sorgfältig zu wählen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Beschwerde-E-Mail klar, prägnant und besonnen schreiben.

Wann Sie eine Beschwerde-E-Mail schreiben sollten

Es gibt viele Situationen, in denen eine Beschwerde-E-Mail die beste Antwort ist. Im Allgemeinen können Sie einen an ein Unternehmen oder eine Organisation, einen Kollegen, einen gewählten Beamten oder einen Freund oder ein Familienmitglied schreiben. Jede Situation kann anders sein, aber der Prozess ist ähnlich.

An Ihrem Arbeitsplatz müssen Sie möglicherweise ein Problem formell ansprechen, das mit einem Kollegen nur schwer zu lösen war. In diesem Fall können Sie eine Beschwerde-E-Mail direkt an den Kollegen senden oder Ihren Kollegen ansprechen, aber die cc-Funktion verwenden, um Ihren Vorgesetzten und Ihre Personalabteilung einzubeziehen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, einen Papierpfad zu haben, falls Sie ihn später benötigen.

Manchmal kann eine Beschwerde-E-Mail der beste Weg sein, um mit einem Freund oder Familienmitglied zu kommunizieren. Wenn Sie sich entfremdet haben, etwas Abstand brauchen, um ein Problem anzusprechen, oder ein ernstes Problem haben, das Sie nicht persönlich ansprechen können, ist E-Mail ein formelles Medium, das den Punkt vermitteln kann.

So schreiben Sie eine Beschwerde-E-Mail

Die genauen Schritte, die Sie unternehmen, um Ihre Beschwerde zu schreiben, können variieren, je nachdem, an wen Sie schreiben und worüber Sie schreiben. Aber diese Schritte sollten alles abdecken. Bevor wir eintauchen, hier sind die Grundlagen.

Eine Beschwerde-E-Mail sollte Folgendes enthalten.

  • Eine Zusammenfassung Ihrer Erfahrungen
  • Details zu Ihrem Problem
  • Wie Sie das Problem lösen möchten

1 Adressieren Sie den Empfänger

Sprechen Sie den Empfänger zu Beginn Ihrer E-Mail höflich und respektvoll an. Die Anrede beginnt typischerweise mit „Dear“ und dem Namen des Empfängers. Verwenden Sie die Großschreibung des Titels und enden Sie mit einem Komma.

Die Person, die Sie kontaktieren, hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie einem Kollegen, Freund oder Familienmitglied schreiben, wissen Sie wahrscheinlich, an wen Sie schreiben.

Wenn Sie die E-Mail für ein Unternehmen schreiben, für das Sie arbeiten, haben Sie möglicherweise einen bekannten Ansprechpartner oder Supportmitarbeiter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, weiß Ihr Vorgesetzter wahrscheinlich Bescheid, oder Sie können sich an eine allgemeine Abteilung wie den Kundendienst oder den technischen Support wenden.

Müssen Sie noch entscheiden, wer es erhalten soll? Sie können Ihre Beschwerde-E-Mail an eine der folgenden Stellen senden.

  • Eine Kundendienst- oder Kundendienstabteilung
  • Technischer Support
  • Eine Anlaufstelle
  • Der Vorgesetzte Ihres Ansprechpartners
  • Eine Vertriebsabteilung
  • Der Kommunikationsbeauftragte einer Organisation
  • Ein Manager
  • Ein Freund, Familienmitglied oder Kollege

Wenn Sie eine bestimmte Person nicht namentlich ansprechen können, können Sie „An wen es etwas angeht“ angeben.

2 Skizzieren Sie die grundlegenden Informationen

Kommen Sie so schnell wie möglich auf den Punkt. Im ersten Absatz Ihrer E-Mail sollten Sie kurz die grundlegenden Details Ihres Problems mitteilen.

Der erste Teil Ihrer Beschwerde-E-Mail sollte Folgendes enthalten:

  • Das Thema
  • Wie Sie das Problem entdeckt haben
  • Alle logistischen Details, die Sie angeben können (Datum, Uhrzeit, Ort)

3 Fassen Sie Ihre Erfahrungen zusammen

Beschreiben Sie in einfacher Sprache, wie sich dieses Problem auf Ihre Erfahrung ausgewirkt hat. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum; Die meisten Menschen haben keine Zeit, einen langen, emotionalen Brief zu lesen. Bleiben Sie bei Fakten.

Dieser Teil Ihrer Beschwerde-E-Mail könnte Folgendes enthalten:

  • Wie sich das Problem auf Sie oder Ihr Unternehmen ausgewirkt hat
  • Was Sie getan haben, um das Problem selbst zu lösen

4 Beschreiben Sie Ihre gewünschten Ergebnisse

Sofern Ihr einziges Ziel nicht darin besteht, den Vorfall aus der Welt zu schaffen, fügen Sie eine Möglichkeit hinzu, das Problem zu beheben, damit der Empfänger versteht, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um eine Lösung zu erreichen. Überlegen Sie, was Sie aus Ihrer Beschwerde herausholen möchten: Suchen Sie nach einem Ersatz, einem Gespräch, einer Richtlinienänderung oder einer Entschädigung? Sagen Sie direkt, wie Sie die Angelegenheit lösen möchten.

Versuchen Sie, diese Details anzugeben, um die beste Antwort zu erhalten.

  • Ein klares und spezifisches Ergebnis, das Sie zufrieden stellen würde
  • Konstruktive Kommentare
  • Ein Zeitrahmen, in dem das Problem behoben werden soll

5 Fügen Sie Anhänge hinzu

Stützen Sie Ihre Behauptungen nach Möglichkeit mit Beweisen. Sie können Ihre Beweise einfach schriftlich erläutern oder, noch überzeugender, unterstützende Dateien an die E-Mail anhängen.

Unterstützende Dokumente können Folgendes umfassen.

  • Quittungen
  • Bestell- oder Trackingnummern
  • Bilder
  • Videos
  • Screenshots
  • Audioaufnahmen

6 Professionell abmelden

Beschwerde-E-Mails sollten professionell sein. Schreiben Sie „Mit freundlichen Grüßen“ und dann Ihren Namen ist in der Regel ausreichend. Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu, wenn Sie Ihre E-Mail an Ihrem Arbeitsplatz oder im Namen eines Unternehmens schreiben.

7 Lektorat und Korrekturlesen

Wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind, ist es an der Zeit, Ihre E-Mail zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Lesen Sie es zuerst durch und entfernen Sie alle Sätze, in denen Sie übermäßig emotional oder unhöflich waren oder eine prägnantere Nachricht hätten schreiben können. Überprüfen Sie auch Ihre Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung.

8 Holen Sie sich Ihren Ton genau richtig

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail so ankommt, wie Sie es beabsichtigen. Tonumschreibungsvorschläge, eine Grammarly Premium-Funktion, identifizieren Sätze, bei denen der Ton vom Empfänger möglicherweise falsch interpretiert wird, und bieten emotional intelligente Umschreibungsoptionen, damit Sie Anpassungen vornehmen können, um Fehlkommunikation zu vermeiden, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Da der Ton eine entscheidende Rolle bei einer effektiven Kommunikation spielt, geben Ihnen Vorschläge zur Tonumschreibung eine bessere Kontrolle über Ihre Nachricht.

3 Beispiele für Beschwerde-E-Mails

Hier sind drei Beispiele für Beschwerde-E-Mails, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen helfen sollen. Beachten Sie den professionellen Ton und die prägnante Länge.

1 Beschwerde-E-Mail an einen Auftragnehmer

Sehr geehrter Herr Jones,

Am 21. November 2022 habe ich Ihr Unternehmen beauftragt, die Böden in meinem Flur zu reparieren, nachdem ein Rohr in meinem Kriechkeller am 1205 Colorado Drive geplatzt war.

Leider hat sich Ihr Service nicht gut gehalten. Ich bin unzufrieden, weil sich die von Ihnen verlegten Dielen bereits nach drei Wochen lösen. Mir ist auch aufgefallen, dass Sie keine Unterlage unter den Dielen verlegt haben und Schimmel durch den Wasserschaden vorhanden ist, der nicht gemildert wurde.

Um das Problem zu lösen, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie den beschädigten Boden ohne zusätzliche Kosten für mich reparieren würden. Im Anhang sind Fotos der beschädigten Stellen, die Rechnung, die Sie mir gegeben haben, der Kostenvoranschlag und Informationen zum Bodenbelag.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und Auflösung. Ich möchte, dass dies bis spätestens 31. Januar abgeschlossen ist. Bitte teilen Sie mir mit, ob dies möglich ist.

Aufrichtig,

Michael Harrison

2 Beschwerde-E-Mail an ein Unternehmen

Wen es angeht,

Am 1. Dezember 2022 habe ich eine Sendung mit beschädigter Ware über Ihren Frachtdienst erhalten. Die beschädigte Sendung befand sich auf Palette Nr. 27 von LKW Nr. 2705 an unserem Standort in Santa Fe, New Mexico. Die Bestellnummer war O-6744035.

Ich hatte erwartet, diese saisonalen Artikel für unseren Weihnachtsverkauf herausbringen zu können. Wir verlieren nicht nur Einnahmen durch potenzielle Verkäufe, sondern wir haben auch Tausende von Dollar investiert, um die Kundennachfrage in einem bestimmten Zeitraum zu befriedigen.

Um dieses Problem zu lösen, würde ich mich über Ihre Mitarbeit bei der Entschädigung für die beschädigten Produkte und dem schnellstmöglichen Versand einer neuen Bestellung freuen. Im Anhang sind Bilder des Schadens, unsere Quittung und der LKW, auf dem es angekommen ist.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und eine Lösung meines Problems. Ich werde bis zum 15. Dezember 2022 auf Ihre Antwort warten, bevor ich weitere Maßnahmen ergreife. Bitte antworten Sie so schnell wie möglich auf diese E-Mail oder leiten Sie sie an den zuständigen Vertreter in Ihrem Unternehmen weiter.

Aufrichtig,

Malia Magenta

CEO, Magenta Beauty Supplies

3 Beschwerde-E-Mail über einen Kollegen

Sehr geehrter Herr Tremaine,

Ich schreibe, um mich darüber zu beschweren, wie sich mein Manager, Jared Molton, während unseres jährlichen Review-Meetings verhalten hat. Er machte herabsetzende Witze und versuchte, mich einzuschüchtern.

Ich habe mit Jared bei mehreren Gelegenheiten (unter anderem am 12.01.22, 15.03.22 und am 27.06.22) über sein Verhalten gesprochen, aber diese Gespräche haben sein Verhalten nicht geändert. Diese Begegnungen werden durch Slack-Nachrichten, E-Mails und aufgezeichnete Zoom-Anrufe dokumentiert. Diese finden Sie im Anhang dieser E-Mail.

Seine Handlungen haben dazu geführt, dass ich mich bei der Arbeit zutiefst unwohl und isoliert fühle. Ich mache mir Sorgen, dass seine Bewertungen von mir, meiner Leistung und meinem Platz in diesem Team voreingenommen und unfair sind. Amber Dreyfus, Claire Powell und Eric Bingham waren bei vielen dieser Interaktionen ebenfalls anwesend.

Ich würde gerne mit Ihnen und einem Vertreter der Personalabteilung sprechen, um zu besprechen, wie wir diesen Konflikt lösen können. Zumindest würde ich gerne in eine andere Abteilung unter einem anderen Manager versetzt werden, um weiter an der Softwareentwicklung arbeiten zu können. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich bald mit den nächsten Schritten bei mir melden würden.

Aufrichtig,

Jada Rowen