So erstellen Sie einen Projektplan: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Effizienz und Organisation sind bei jedem Arbeitsplatzprojekt von entscheidender Bedeutung. Ein Projektplan dient als detaillierter Leitfaden, der den Teams hilft, organisiert und auf dem richtigen Weg zu bleiben. Dies kann der entscheidende Faktor für die Einhaltung des Budgets und die Einhaltung von Fristen sein.

Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Projektplan erstellen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was in einem Projektplan enthalten ist und welche Best Practices zum Schreiben eines Projektplans gelten.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Projektplan?

Schlüsselelemente eines Projektplans

Schritte zum Erstellen eines Projektplans

Best Practices

FAQ zum Projektplan

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan, auch Arbeitsplan genannt, ist ein Dokument, das alles über ein Projekt abdeckt. Es ist teils Roadmap, teils Checkliste und teils Blaupause.

Von Projektmanagern erstellte Projektpläne beschreiben den Umfang, die Ziele, die zu erbringenden Leistungen und den Zeitplan eines Projekts. Der Plan wird in der Regel nach der Überprüfung einer Projektcharta durch die Beteiligten verfasst und dem Team zur Klärung und Diskussion vorgelegt. In den frühen Phasen dient es als Leitfaden für die zu erbringenden Ergebnisse, während es in späteren Phasen dazu beiträgt, den Fortschritt zu messen und das Team auf die Vision, Meilensteine ​​und Fälligkeitstermine des Projekts auszurichten.

Projektauftrag vs. Projektplan

Ein Projektplan ist eine detaillierte Roadmap, die ein Team vom Beginn eines Projekts bis zur Lieferung befolgt. Es enthält alle Details, die das Team zur Erledigung der Arbeit benötigt, wie z. B. die Reihenfolge, in der die zu erbringenden Leistungen abgeschlossen werden müssen, wie das Projekt verfolgt werden soll, die Fälligkeitstermine für jede Komponente des Projekts und wie die Projektaufgaben delegiert werden.

Im Gegensatz dazu ist eine Projektcharta ein Dokument auf höherer Ebene. Es beschreibt den Umfang des Projekts, Meilensteine, Ergebnisse und einen allgemeinen Zeitplan, enthält jedoch nicht die spezifischen Details, die in einem Projektplan enthalten sind. Im Verhältnis zueinander steht ein Projektvorschlag an erster Stelle. Dann folgt die Projektcharta und danach der Projektplan.

Zweck eines Projektplans

Der Hauptzweck eines Projektplans besteht darin, das Team auf dem Laufenden zu halten, während es an der Fertigstellung arbeitet. Dies hat zahlreiche Auswirkungen, wie etwa die Beantwortung von Fragen der Teammitglieder, bevor sie auftauchen, und die Bereitstellung eines Rahmens für die Entscheidungsfindung und Ausführung.

Ein Projektplan sorgt auch dafür, dass die Beteiligten sich an den Zielen eines Projekts orientieren. Durch die Weitergabe des Projektplans vor Arbeitsbeginn und die Bezugnahme auf ihn bei jedem Meilenstein und/oder jeder Lieferung bleiben die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und haben an wichtigen Stellen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.

Schlüsselelemente eines Projektplans

Schritte zum Erstellen eines Projektplans

1. Definieren Sie Projektziele

Bevor Sie einen Projektplan schreiben, definieren Sie die Ziele des Projekts.

• Was werden Sie mit diesem Projekt erreichen?
  • Welche Vorteile bringt es mit sich?
  • Welche Probleme werden dadurch gelöst?

Nachdem Sie die Ziele des Projekts definiert haben, können Sie dessen Vorteile ableiten, wie z. B. ein gesteigertes Social-Media-Engagement, eine größere Markenbekanntheit, höhere Umsätze oder einen effizienteren Arbeitsablauf, um nur einige Beispiele zu nennen. Wenn das Ziel darin besteht, ein bestehendes Problem zu lösen, vermerken Sie dieses Problem deutlich in Ihren Brainstorming-Notizen.

Stellen Sie beim Brainstorming und Schreiben von Zielen sicher, dass diese den SMART-Kriterien entsprechen:

• Spezifisch.Konzentrieren sie sich auf eine bestimmte Herausforderung oder ein bestimmtes Ziel?
• Messbar. Können Sie den Fortschritt in Richtung der Ziele quantifizieren? Wie?
• Zuweisbar. Gibt es klare Rollen, die an bestimmte Personen delegiert werden können?
• Realistisch. Ist es vernünftig, mit den verfügbaren Ressourcen das angegebene Ergebnis zu erwarten?
• Zeitbezogen. Gibt es einen klaren Zeitplan zur Erreichung der erklärten Ziele?

2. Stakeholder einbeziehen

Planen Sie Zeit ein, um mit jedem Stakeholder zu sprechen. Fragen Sie, was sie brauchen und wie dieses Projekt ihre Bedürfnisse erfüllen wird. Dies kann zu einem gewissen Hin und Her zwischen den Beteiligten führen, insbesondere wenn Sie die Projektziele eingrenzen und einen Konsens erzielen. Wenn es mehrere Interessengruppen und unterschiedliche Bedürfnisse gibt, kann die Abhaltung eines Treffens mit allen Parteien von Vorteil sein.

3. Legen Sie den Projektumfang fest

Unter Einbeziehung der Stakeholder besteht der nächste Schritt darin, den Umfang des Projekts festzulegen. Geben Sie die konkreten Leistungen an.

Schreiben Sie eine Umfangserklärung, die alle Aspekte des Projektumfangs klar definiert.

4. Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP). Teilen Sie das Projekt in kleine Abschnitte auf und definieren Sie die Ergebnisse für jede Phase. Weisen Sie dabei den Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zu.

5. Entwickeln Sie einen Zeitplan

Sobald Sie eine Vorstellung von den einzelnen Schritten im Projektfortschritt haben, erstellen Sie eine Zeitleiste, indem Sie sie in sequentieller Reihenfolge anordnen. Die Verfassen-Funktion von Grammarly kann dabei helfen. Zu den weiteren Tools, die Sie in dieser Phase verwenden können, gehören Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Zeitplänen und interaktive Checklisten wie die in CoSchedule und Notion.

6. Schätzen Sie Ressourcen und Kosten

Bestimmen Sie Folgendes:

• Wer wird an dem Projekt arbeiten?
• Die Ausrüstung, die das Team verwenden wird
• Die für das Projekt notwendigen Materialien

Überlegen Sie sich ein paar verschiedene Szenarios, wie zum Beispiel die Auslagerung eines Teils oder der gesamten Arbeit und die interne Weiterführung der Arbeit. Dadurch erhalten Sie verschiedene Budgetschätzungen, die Sie dann zur Konsolidierung Ihres Projektplans verwenden können. Denken Sie daran, Eventualitäten wie Eilgebühren und Überarbeitungen zu berücksichtigen.

7. Planen Sie Risiken ein

Manche Projekte sind riskanter als andere. Möglicherweise stehen Ihnen Probleme wie ein technischer Fehler oder eine Lieferverzögerung bevor. Schätzen Sie bei der Entwicklung Ihres Projektplans diese Risiken realistisch ein, ermitteln Sie deren Wahrscheinlichkeit und welche Auswirkungen sie jeweils auf das Projekt haben könnten. Entwickeln Sie dann für jedes Risiko eine Minderungsstrategie und weisen Sie den zuständigen Teammitgliedern die Verantwortung für die Bewältigung spezifischer Risiken zu.

8. Entwerfen Sie einen Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan ist ein wesentlicher Bestandteil eines Projektplans. Denken Sie daran, dass der Sinn des Projektplans darin besteht, das Team auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass das Projekt effizient abläuft. Die Kommunikation, sowohl zwischen den Teammitgliedern als auch zwischen Ihnen und den Projektbeteiligten, ist von entscheidender Bedeutung.

Bestimmen Sie, wie Sie kommunizieren, beispielsweise per E-Mail, Besprechungen, Berichte oder Dashboards. Möglicherweise möchten Sie Besprechungen an bestimmten Punkten planen und einen Kanal für die tägliche Kommunikation einrichten. Definieren Sie dabei Rollen zum Aktualisieren und Teilen des Projektfortschritts.

9. Bauen Sie einen Qualitätssicherungsprozess auf

Integrieren Sie Qualitätsüberprüfungen in Ihren Zeitplan und weisen Sie Verantwortlichkeiten für die Qualitätskontrolle zu.

Qualitätssicherung ist ein übergeordnetes Ziel für jeden Projektplan. Legen Sie in Ihrem spezifischen Projektplan fest, wie Sie ein Qualitätsprodukt definieren. Dabei kann es sich um etablierte Daten handeln, anhand derer Ihr Produkt abschneidet, oder um Designs, die zu einer etablierten Markenidentität passen.

10. Holen Sie Genehmigungen ein und stellen Sie den Plan fertig

Wenn ein Entwurf fertig ist, präsentieren Sie ihn den Stakeholdern. Sie können Feedback geben und, wenn ja, ihre Vorschläge in den nächsten Entwurf einfließen lassen. Stellen Sie vor Beginn der Arbeit sicher, dass das Team seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.

11. Führen Sie den Plan aus und überwachen Sie ihn

Beginnen Sie das Projekt, indem Sie den Plan mit dem Team besprechen. Stellen Sie in dieser Phase die Tracking- und Kommunikationstools vor, die verwendet werden sollen. Überwachen Sie in den folgenden Tagen und Wochen den Fortschritt und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, z. B. Änderungen des Fälligkeitsdatums oder Neuzuweisung von Aufgaben.

12. Dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse

Sobald die Ergebnisse in den Händen des Kunden/Stakeholders liegen, führen Sie eine Projektabschlussbesprechung durch. Halten Sie in diesem Meeting alle Erfolge, Herausforderungen und Bereiche fest, in denen der Arbeitsablauf verbessert werden kann. Grammarly kann diesen Prozess rationalisieren, indem es Ihre Daten und Erkenntnisse in einer leicht lesbaren Dokumentation organisiert. Diese Dokumentation kann Ihnen dabei helfen, in Zukunft effektivere Projektpläne zu verfassen.

Best Practices

Eine der effektivsten Möglichkeiten, das Schreiben überzeugender Projektpläne zu erlernen, besteht darin, sich ein Beispiel eines Projektplans anzusehen. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen über Beispiele, die archiviert sind, oder Sie können sie online finden.

Seien Sie proaktiv bei der Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig mit ihnen kommunizieren, bevor Sie mit der Ausarbeitung des Plans beginnen, und sich die Zeit nehmen, zu verstehen, was sie wirklich brauchen. Halten Sie sie auch während des Projektfortschritts auf dem Laufenden – stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Meilenstein alle erforderlichen Genehmigungen einholen. Dadurch können Versäumnisse und Verzögerungen vermieden werden.

In Ihrem schriftlichen Projektplan sind Klarheit und Prägnanz entscheidend! Machen Sie diese zur obersten Priorität. Egal, ob Sie Hilfe beim Einstieg, bei der Überarbeitung oder beim Korrekturlesen benötigen, Grammarly kann Ihnen helfen.

FAQ zum Projektplan

Was ist der wichtigste Schritt beim Schreiben eines Projektplans?

Der wichtigste Schritt beim Schreiben eines Projektplans ist die Definition der Ziele und Ergebnisse des Projekts.

Wie stelle ich sicher, dass die Stakeholder meinen Projektplan unterstützen?

Die Zustimmung der Stakeholder ist im Allgemeinen am wahrscheinlichsten, wenn der Projektplan klare Ziele und einen linearen, schrittweisen Prozess zur Erreichung dieser Ziele enthält.

Mit welchen Tools kann ich einen Projektplan erstellen?

Grammarly bietet zahlreiche Tools, die Sie beim Schreiben eines Projektplans verwenden können, wie z. B. die Verfassen-Funktion und das Korrekturlesen.

Wie verwalte ich Änderungen am Projektplan während der Ausführung?

Kommunizieren Sie Stakeholdern und Teammitgliedern die Notwendigkeit, Änderungen vorzunehmen. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, teilen Sie allen Parteien eine überarbeitete Version des Plans mit.

Welche häufigen Fehler sollten Sie beim Schreiben eines Projektplans vermeiden?

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Unzureichende Details im Plan
• Mangelnde Klarheit über Ziele, Ergebnisse und Rollen
• Nicht genügend Zeit für Eventualverbindlichkeiten einplanen
• Risiken nicht bewerten und keine Risikominderungsstrategien entwickeln