Erstellen Sie eine Projektcharta: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Eine Projektcharta ist ein übergeordnetes Dokument, das einen Überblick über ein Projekt bietet.
• Typischerweise werden Projektchartas als Elevator Pitches für Stakeholder und Investoren genutzt.
• Projektchartas beantworten Fragen von Stakeholdern und machen Schluss mit Mutmaßungen ihrerseits.

Eine Projektcharta ist ein wichtiges Dokument im Lebenszyklus eines Projekts. In einer Projektcharta beschreibt ein Projektmanager die Gesamtaspekte des Projekts, wie z. B. seine Ziele, seinen Zeitplan und seinen Umfang. Eine gut ausgearbeitete Projektcharta erhöht die Wahrscheinlichkeit der Zustimmung der Stakeholder und fördert die Abstimmung zwischen den Stakeholdern vor Beginn der Arbeiten. Lesen Sie weiter, um mehr über Projektchartas und deren Erstellung zu erfahren.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Projektcharta?

Zweck einer Projektcharta

Schlüsselelemente einer Projektcharta

Schritte zum Erstellen einer Projektcharta

Best Practices

Häufig gestellte Fragen zur Projektcharta

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projektcharta ist ein Dokument, das als allgemeiner Leitfaden für ein bevorstehendes Projekt dient. Oft folgt darauf ein Projektvorschlag, bei dem es sich um ein Dokument handelt, das den Stakeholdern ein Projekt vorstellt. Wenn der Vorschlag genehmigt wird, ist der nächste Schritt eine Projektcharta, die Einzelheiten zur Strukturierung und Verwaltung des Projekts enthält.

Im Projektmanagement sind Projektchartas wichtig, da sie den Ton für die Arbeitsbeziehung zwischen Stakeholdern, dem Projektmanager und dem Team, das die Arbeit ausführt, festlegen.

Projektauftrag vs. Projektplan

Normalerweise folgt ein Projektplan einer Projektcharta.

Den Stakeholdern wird eine Projektcharta vorgelegt, die sie durch ein Projekt führt. Es geht nicht auf Details wie Meilensteintermine oder die Verantwortlichkeiten einzelner Teammitglieder ein; Vielmehr fungiert es als Elevator Pitch für ein Projekt, indem es dessen Ziele und Vorteile präsentiert.

Ein Projektplan ist ein detaillierteres Dokument. Hier finden Sie die Besonderheiten eines Projekts, einschließlich der Art und Weise, wie und wann der Projektmanager mit den Beteiligten kommuniziert. Ein Projektplan muss niemandem ein Projekt „verkaufen“. Ihr Zweck besteht darin, das Team, die Stakeholder und den Projektmanager auf dem Laufenden zu halten.

Projektcharta vs. Business Case

Während in einer Projektcharta dargelegt wird,wasein Projekt beinhalten wird, erläutert ein Business Case,warumdie Stakeholder dem Projekt zustimmen sollten. Ein Business Case ist ein Wertversprechen, das das Problem, das das Projekt lösen wird, und den zusätzlichen Return on Investment, den die Stakeholder erwarten können, erörtert. Im Allgemeinen beschreiben Geschäftsfälle die finanziellen Aspekte eines Projekts.

Zweck einer Projektcharta

Eine Projektcharta gibt den Beteiligten eine klare Vorstellung von der Richtung eines Projekts. Wenn es ihnen präsentiert wird, bietet es ihnen die Möglichkeit, Feedback zu geben und Änderungen am Projekt vorzuschlagen. Diese Änderungen können in den Projektplan integriert werden.

Letztlich ist eine Projektcharta das Dokument, das die Stakeholder genehmigen, damit das Projekt voranschreiten kann. Es ist immer möglich, dass sie sich dafür entscheiden, es nicht zu genehmigen. In diesem Fall ist es möglicherweise Zeit für ein Umdenken. Eine genehmigte Projektcharta ist für einen Projektmanager grünes Licht, die Zügel in die Hand zu nehmen und mit der Arbeit zu beginnen.

Schlüsselelemente einer Projektcharta

Projekttitel und Beschreibung

Eine Projektcharta beginnt mit einem Titel und einer Beschreibung dessen, was kommen wird. Grammarly kann Ihnen bei diesem Schritt helfen, indem es einen prägnanten Titel und eine Beschreibung verfasst, nachdem Sie den Rest des Dokuments geschrieben haben. Versuchen Sie es mit einer Aufforderung wie „Verfassen Sie einen Titel und eine Beschreibung für diese Projektcharta.“

Beispiel:

• Entwickeln Sie eine neue Website
• Entwickeln und starten Sie eine neue E-Commerce-Website, die das Markenwachstum unterstützt und den Umsatz steigert.

Ziele und Ziele

Nehmen Sie klare Ziele und Ziele in Ihre Projektcharta auf. Diese müssen zum jetzigen Zeitpunkt nicht unbedingt quantifizierbar sein, sollten aber klar formuliert und realistisch sein. Stellen Sie sicher, dass sie die Kriterien für SMART-Ziele erfüllen: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Mehr dazu später.

Sie könnten beispielsweise angeben, dass das Ziel Ihres Projekts darin besteht, eine Marketingkampagne zu starten, die den Umsatz in den nächsten zwei Jahren um 40 % steigern soll.

Ziele könnten sein:

• Starten Sie im zweiten Quartal eine neue Website
• Erhöhen Sie die Social-Media-Präsenz auf 1 Beitrag/Tag pro Plattform
• Starten Sie bis zum Ende des dritten Quartals ein Empfehlungsprogramm, das bestehenden Käufern Cashback bietet
• Schulen Sie das Team in Shopify-Verkaufsanalysen, bevor die neue Website online geht

Umfangsdefinition

Geben Sie deutlich den Umfang des Projekts an. Dies sind die spezifischen Ergebnisse, die Ihr Team liefern wird. Schauen Sie sich dieses Beispiel an:

Interne Design- und Entwicklungsteams werden eine neue, vollständig optimierte Website erstellen und veröffentlichen, die die Marke auf erfrischende und aufregende Weise präsentiert. Die Website wird mit einem Analyse-Dashboard ausgestattet, auf das alle Teammitglieder zugreifen und es überprüfen können. Die Website dient als Online-Shop der Marke und bietet für jeden Artikel, den wir führen, eine Produktseite. Zu den Leistungen gehören Produktkopien und Fotos für jede Produktseite.

Identifikation der Stakeholder

Das Standardformat der Projektcharta enthält die Namen und Titel der Beteiligten. Fügen Sie diese in Ihre Charta ein, damit die Liste für die Teammitglieder leicht zugänglich ist.

Hier ist ein Beispiel:

• Kiara Rodriguez, Marketingleiterin
• Sal Perrone, Vizepräsident für Vertrieb

Rollen und Verantwortlichkeiten

Geben Sie in Ihrer Projektcharta die Rolle und Verantwortlichkeiten jeder beteiligten Partei an. Dies weckt Erwartungen und erleichtert es den einzelnen Personen, produktive Diskussionen zu führen.

Zum Beispiel:

• David Heredia, Senior UX Designer: Überwachen Sie das Design und die Entwicklung der UX der neuen Website
• Mona Yosco, Marketingkoordinatorin: Erstellen Sie einen Social-Content-Plan für die Wochen vor dem Start, den Startzeitraum und die darauffolgenden Monate

Hohe Anforderungen

Bei hohen Anforderungen handelt es sich um umfassende Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Beispielsweise könnte ein Stakeholder einen ROI von 20 % verlangen. Nehmen Sie diese in Ihren Projektauftrag auf.

• Bis zum 3. Quartal wird eine Umsatzsteigerung von 40 % prognostiziert
• Die Website muss beim Start für alle wichtigen Märkte lokalisiert werden

Annahmen und Einschränkungen

Das Einbeziehen von Annahmen in Ihre Projektcharta kann sinnvoll sein, da es Stakeholdern und Teammitgliedern dabei helfen kann, Risiken vorherzusehen. Ebenso prägt die Einbeziehung von Einschränkungen die Vision der Stakeholder vom fertigen Projekt und hilft ihnen, es zu verstehen. Sie können beispielsweise davon ausgehen, dass ein Rebranding am effektivsten wäre, wenn es schrittweise eingeführt würde, und eine Einschränkung könnte darin bestehen, dass das Unternehmen derzeit die Hälfte seines Dreijahresvertrags für Plakatwerbung abgearbeitet hat.

Projektrisiken

Beachten Sie mögliche Risiken, wie etwa Lokalisierungsschwierigkeiten, im Projektauftrag. Grammarly kann bei einer Aufforderung wie „Bestimmen Sie mögliche Risiken mit dieser Projektcharta“ hilfreich sein.

Beispiele für Projektrisiken sind:

• Technische Schwierigkeiten beim E-Commerce-Checkout
• Lokalisierungsherausforderungen bei der Gestaltung internationaler Versionen der Website

Meilensteinplan

Der Meilensteinplan ist der Zeitplan, der angibt, wann Stakeholder mit Ergebnissen rechnen können. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan, der genügend Spielraum für Verzögerungen bietet, wie z. B. die Krankheit eines Teammitglieds.

• 10. Februar: Kickoff-Meeting aller Teams
• 7. März: Erste Entwürfe des Website-Textes zur Prüfung durch Stakeholder eingereicht
• 8. März: Website-Mockups zur Überprüfung durch Stakeholder eingereicht
• 12. März: Alle Kommentare der Stakeholder müssen an die Kreativteams zurückgesandt werden
• 20. Mai: Website zum Testen bereit
• 30. Juni: Offizieller Starttermin

Budgetübersicht

Die Budgetübersicht ist einer der wichtigsten Teile eines Projektauftrags, denn das Budget kann den Unterschied zwischen Genehmigung und Ablehnung ausmachen. Fügen Sie einen Überblick über das benötigte Budget und die Art der Mittelzuweisung bei.

Hier ist ein Beispiel:

• Projekt zur Neugestaltung der Website: 60.000 US-Dollar
  • Verwaltung: 10.000 US-Dollar
  • Entwicklung: 25.000 $
  • Kreativ: 20.000 $
  • Ressourcen: 5.000 $

Schritte zum Erstellen einer Projektcharta

1 Legen Sie los

Der erste Schritt beim Verfassen einer Projektcharta ist die Einbindung der Stakeholder. Befragen Sie sie, um ihre Bedürfnisse und Perspektiven zu verstehen. Sammeln Sie durch diese Interviews Informationen, die Sie zur Definition von Projektzielen, Annahmen, Einschränkungen und Risiken verwenden.

2 Definieren Sie Ziele und Umfang

Legen Sie SMART-Ziele fest, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen:

• Spezifisch:Konzentrieren sie sich auf eine bestimmte Herausforderung oder ein bestimmtes Ziel?
• Messbar: Können Sie den Fortschritt in Richtung der Ziele quantifizieren? Wie?
• Zuweisbar: Gibt es klare Rollen, die an bestimmte Personen delegiert werden können?
• Realistisch: Projektauftrag erstellen
• Zeitgebunden: Gibt es einen klaren Zeitplan für die Erreichung der erklärten Ziele?

Bestimmen Sie in dieser Phase auch Ihren Projektumfang. Ein klar festgelegter Umfang kann Ihnen dabei helfen, Scope Creep zu vermeiden, ein Szenario, in dem das Projekt wächst und komplexer wird, nachdem mit der Arbeit begonnen wurde.

3 Legen Sie Meilensteine ​​und ein Budget fest

Entwickeln Sie einen allgemeinen Zeitplan für das Projekt. Geben Sie es in der Charta ausführlich an. Beachten Sie bei jedem Schritt die Ressourcen und Kosten, die zur Erreichung des jeweiligen Ziels anfallen.

4 Dokumentieren Sie Risiken und Annahmen

Hier kommen die Informationen ins Spiel, die Sie von Stakeholdern gesammelt haben. Identifizieren Sie potenzielle Herausforderungen mit dem Projekt und schreiben Sie diese in die Charta. Berücksichtigen Sie außerdem realistische Annahmen und relevante Einschränkungen.

5 Schreiben Sie Ihren Entwurf

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Projektcharta zu verfassen. Es kann hilfreich sein, eine Projektcharta-Vorlage zu finden und diese zur Erstellung Ihrer Charta zu verwenden.

Grammarly kann dabei helfen, Lücken oder potenzielle Einwände gegen Ihre Satzung zu erkennen. Es kann auch Ihre Texte Korrektur lesen und Vorschläge zur Behebung grammatikalischer Fehler oder zum Finden des perfekten Tons machen.

Sobald Ihr Entwurf fertig ist, präsentieren Sie ihn den Stakeholdern und bitten Sie um Feedback. Hier kann der richtige Ton einen entscheidenden Unterschied machen. Wenn Stakeholder Vorschläge haben, überarbeiten Sie die Charta entsprechend. Anschließend können Sie mit einer fertigen Version an die Arbeit gehen.

Best Practices

In einer Projektcharta ist es wichtig, Klarheit und Prägnanz zu priorisieren. Im Allgemeinen ist eine Projektcharta nur wenige Seiten lang und selten länger als 15 Seiten. Sie muss also Punkte zusammenfassen und keine ausführlichen Erklärungen enthalten.

Arbeiten Sie vor dem Verfassen einer Projektcharta proaktiv mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen. Auf diese Weise wissen Sie, was ihre Bedürfnisse sind und wie Sie Projekte planen können, die ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Holen Sie alle erforderlichen Genehmigungen ein, bevor Sie mit einem Projekt fortfahren. Nutzen Sie Ihre Projektcharta, um diese Genehmigungen einzuholen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten vor Beginn der Arbeiten abgestimmt sind.

Häufig gestellte Fragen zur Projektcharta

Was ist der Hauptzweck einer Projektcharta?

Der Hauptzweck einer Projektcharta besteht darin, ein bevorstehendes Projekt zusammenzufassen. Es kann als Elevator Pitch für Stakeholder und als Leitfaden für Projektmanager verwendet werden, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Wie unterscheidet sich eine Projektcharta von einem Projektplan?

Eine Projektcharta fasst weitgehend Aspekte eines Projektplans zusammen. Während ein Projektplan ein umfassender Leitfaden für jeden Aspekt eines Projekts ist, ist ein Projektauftrag ein kurzer, allgemeiner Einblick in das Projekt.

Wer ist für die Erstellung der Projektcharta verantwortlich?

Der Projektmanager ist für die Erstellung einer Projektcharta verantwortlich. Sie verwenden möglicherweise Tools wie Grammarly, um ein prägnantes, effektives Dokument zu schreiben.

Was sind häufige Herausforderungen bei der Entwicklung einer Projektcharta?

Zu den häufigsten Herausforderungen, die beim Verfassen einer Projektcharta auftreten können, gehören:

• Zu viele Details einbeziehen, anstatt sie zusammenzufassen
• Vage Inhalte, die den Beteiligten keinen klaren Überblick über das Projekt geben
• Fehlende Informationen wie bestimmte Schritte

Kann ein Projekt ohne Projektauftrag durchgeführt werden?

Ja, es ist möglich, dass ein Projekt ohne Projektauftrag durchgeführt wird. Ein Projektauftrag ist jedoch ein wertvolles Instrument, um Projekte auf Kurs zu halten.