Optimierung des Erfolgs: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Prozessdokumentation für Ihr Unternehmen

Es ist vielleicht nicht die glamouröseste Geschäftsschreibaufgabe, aber die Prozessdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und des Geschäftsbetriebs. Optimierte, gut geschriebene Geschäftsbetriebshandbücher und Standardarbeitsanweisungen können Ihrem Team Zeit und Energie ersparen und Fehlkommunikationen am Arbeitsplatz auf der ganzen Linie ersparen – und Ihnen dabei helfen, sich als effizienter und effektiver Kommunikator hervorzuheben. Dank Geschäftsdokumentationstools und KI-Schreibpartnern muss das Erstellen von Prozessleitfäden nicht mehr so ​​problematisch sein wie früher. Lesen Sie weiter, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Best Practices für die Organisationsdokumentation und Prozessdokumentation zu erhalten.

Was ist Prozessdokumentation?

Unter Prozessdokumentation versteht man die detaillierte Aufzeichnung und Beschreibung der Schritte, Verfahren und Aktivitäten, die an einem bestimmten Geschäftsprozess beteiligt sind. Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis darüber zu vermitteln, wie Aufgaben ausgeführt werden, über die Reihenfolge der Aktionen sowie über die Rollen und Verantwortlichkeiten der am Prozess beteiligten Personen.

Schlüsselelemente einer effektiven Prozessdokumentation

Klare Ziele und Umfang

Wie bei jeder guten Geschäftskommunikation sollte das Ziel Ihrer Workflow-Dokumentation klar sein, bevor Sie mit der Ausarbeitung des Inhalts beginnen. Machen Sie sich zunächst konkret über die geschäftlichen Vorteile der Erstellung einer Geschäftsprozesszuordnung Gedanken.

Zu den Geschäftszielen für die Abbildung von Geschäftsprozessen können gehören:

• Verbesserung der betrieblichen Effizienz durch Rationalisierung eines Prozesses
• Um Schulung und Onboarding für neue Mitarbeiter zu erleichtern
• Um die Einhaltung der Branchenvorschriften sicherzustellen

Definieren Sie als Nächstes den Umfang Ihres Dokuments, indem Sie sich fragen, was Ihr Leser durch die Befolgung Ihrer Workflow-Dokumentation gewinnen soll. Die besten Prozessdokumente versuchen nicht, alles auf einmal zu erfassen. Beginnen Sie stattdessen gezielt und halten Sie Ihren Umfang überschaubar, um einen Geschäftsdokumentationsprozess zu erstellen, der mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Detaillierte Schritt-für-Schritt-Beschreibungen

Was die Prozessdokumentation von anderen Geschäftsdokumenten unterscheidet, ist ihre Detailliertheit. Es ist wichtig, keinen Schritt des Prozesses zu überspringen und sich gezielt an Ihr Publikum zu wenden, das möglicherweise nicht über die Erfahrung oder das institutionelle Wissen verfügt, über das Sie als jemand verfügen, der mit dem Prozess vertraut ist. Zur Dokumentation des Arbeitsablaufs gehört die Aufteilung des gesamten Arbeitsablaufs in granulare Schritte, die Erläuterung der Ein- und Ausgänge sowie die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten für jede Phase.

Betrachten Sie das Beispiel der Erstellung einer Onboarding-Prozessdokumentation. Die ersten drei Schritte im Workflow-Dokument könnten in etwa wie im folgenden Beispiel aussehen, das mit der generativen KI von Grammarly erstellt wurde und jeden Schritt präzise aufschlüsselt und die Abteilung oder Person benennt, die für jede Aktion verantwortlich ist.

1. Vor-Onboarding

A. Die Personalabteilung erhält das unterschriebene Angebotsschreiben des neuen Mitarbeiters.

B. Die Personalabteilung bereitet das Onboarding-Paket des Mitarbeiters vor, einschließlich der erforderlichen Formulare und Dokumente.

C. Die IT-Abteilung richtet die erforderlichen Konten, E-Mail-Adressen und Zugriffsberechtigungen ein.

2. Willkommens-E-Mail

A. Die Personalabteilung sendet dem neuen Mitarbeiter eine personalisierte Willkommens-E-Mail.

B. Die E-Mail enthält einen Überblick über den Onboarding-Zeitplan, erforderliche Dokumente und eine Willkommensnachricht des Teams.

3. Tag 1 – Orientierung

A. Der neue Mitarbeiter kommt im Büro an und wird von der Personalabteilung begrüßt.

B. Die Personalabteilung führt eine Orientierungssitzung durch, in der die Unternehmenskultur, Mission und Werte vorgestellt werden.

C. Die IT bietet einen kurzen Überblick über die Technologiesysteme und -tools des Unternehmens.

Einbindung von Visuals

Visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme, Diagramme und Bilder können komplexe Informationen in ein leicht verständliches Format umwandeln. Sie dienen als schnelle Referenz und können insbesondere für visuelle Lerner das Verständnis des Prozesses erheblich verbessern.

Sie können kommentierte Screenshots verwenden, um den Leser anzuleiten, oder als Teil der Dokumentation ein Schulungsvideo erstellen. Ein Flussdiagramm für einen Auftragsabwicklungsprozess kann eine visuelle Roadmap bieten und Entscheidungspunkte und Aktivitäten in jeder Phase verdeutlichen. Durch den Einsatz dieser visuellen Tools können Unternehmen das Verständnis erheblich verbessern und die Dokumentation einem breiteren Publikum zugänglich machen.

Prozessleitfäden in 7 Schritten erstellen

1 Identifizieren Sie die zu dokumentierenden Prozesse.

Die Identifizierung der zu dokumentierenden Prozesse ist entscheidend für die effektive Priorisierung Ihrer Bemühungen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Kerngeschäftsfunktionen und kritische Abläufe, die sich auf Effizienz, Kundenzufriedenheit oder Compliance auswirken. Konsultieren Sie Teammitglieder und Stakeholder, um Schwachstellen und Bereiche zu identifizieren, die Klarheit erfordern. Betrachten Sie Prozesse, die fehleranfällig sind oder für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung sind, als oberste Priorität für die Dokumentation.

2 Beziehen Sie Fachexperten ein.

Für die Erstellung einer umfassenden Prozessdokumentation ist die Einholung von Informationen durch Fachexperten unerlässlich. Sie können das Organigramm Ihres Unternehmens verwenden, um Mitwirkende und Stakeholder zu identifizieren und Interviews oder Umfragen mit denjenigen durchzuführen, die Experten für den Prozess sind, um Einblicke in den Arbeitsablauf, die Eingaben, Ausgaben und Abhängigkeiten zu gewinnen.

3 Definieren Sie die Formate, die Sie verwenden möchten.

Die besten Prozessdokumente sind visuell und reich an Informationen. Sie müssen wahrscheinlich eine Vielzahl von Inhaltstypen verwenden, von Flussdiagrammen bis hin zu Videoclips. Stellen Sie fest, ob kommentierte Screenshots als visuelle Hilfsmittel ausreichen oder ob für den Prozess Video-Tutorials oder interaktive Schulungstools erforderlich sind.

4 Entwerfen Sie das Dokument mit Hilfe von AI.

Das Schreiben der Prozessdokumentation wird wahrscheinlich der zeitaufwändigste Teil des Prozesses sein, es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, die Belastung zu verringern. Beispielsweise könnten Sie das Dokument während der Ausführung des Prozesses entwerfen, sodass Sie doppelt so viel Arbeit erledigen können. Es gibt auch mehrere Tools auf dem Markt, die Projektmanagern und Geschäftsbetriebsteams beim Aufbau und der Implementierung von Prozessdokumentationen helfen. Viele dieser Tools nutzen KI, um Ihnen bei der Erstellung dieser wichtigen Dokumente in einem Bruchteil der Zeit zu helfen.

Tools zur Prozessdokumentation:

• Microsoft Visioist ein Diagramm- und Flussdiagrammtool, mit dem Benutzer visuelle Darstellungen von Prozessen erstellen können. Es bietet eine große Auswahl an Formen und Vorlagen, um die Erstellung detaillierter Prozessdiagramme zu erleichtern.
• Lucidchartist ein cloudbasiertes Diagramm- und Kollaborationstool. Es bietet eine intuitive Plattform zum Erstellen von Flussdiagrammen, Diagrammen und anderen visuellen Darstellungen von Prozessen.
• Grammarlyist ein KI-Schreibpartner, der Sie in jeder Phase des Schreibprozesses unterstützen soll. Verwenden Sie es, um Text zu generieren und jedes Geschäftsdokument prägnant, klar, grammatikalisch korrekt und markengerecht zu gestalten. Dank der Knowledge Share- und Styleguide-Funktionen für Teams können Sie außerdem die Prozessdokumentation in gängige Arbeitsplatz-Apps und -Dokumente integrieren. Anstatt Teams mit umfangreichen Styleguides oder Markendokumenten auszustatten, kann Grammarly die gleichen Anleitungen direkt inline liefern, während Teamkollegen schreiben.
• Tallyfyist ein Prozessdokumentations- und Workflow-Management-Tool zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Es ermöglicht Benutzern, Prozesse zu dokumentieren, Fortschritte zu verfolgen und Arbeitsabläufe auf einer zentralen Plattform zu verwalten.
• Process Streetist ein Checklisten- und Workflow-Automatisierungstool, mit dem Benutzer wiederkehrende Prozesse dokumentieren, ausführen und verfolgen können. Es soll die Effizienz wiederkehrender Aufgaben und Prozesse verbessern.

Auch bei den besten KI-Partnern auf dem Markt benötigen Ihre Prozessdokumente immer noch Ihre menschliche Note und Ihr Fachwissen. Nutzen Sie dazu Best Practices für das Business Writing für die Workflow-Dokumentation:

• Verwenden Sie kurze Sätze und eine klare Sprache.
• Entscheiden Sie sich für präzise, ​​aktive Verben und prägnante Aussagesätze.
• Schreiben Sie für Ihre Zielgruppe und verwenden Sie dabei eine Sprache, die ihrer Rolle und ihrem Erfahrungsniveau entspricht. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Fachjargon und stellen Sie sicher, dass Sie Begriffe definieren.
• Nutzen Sie die aktive Stimme, um Ihren Leitfaden verständlicher zu machen und Ihren Leser zu konkreten Maßnahmen zu ermutigen.
• Verwenden Sie bestimmte Verben, um die Klarheit zu verbessern. Beispielsweise ist „Aktivieren Sie das Kästchen in Spalte 4“ hilfreicher als „Stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind“.
• Treffen Sie den passenden Ton für das Dokument. Eine freundliche, wertschätzende Stimmung kann das Engagement der Mitarbeiter steigern und mühsame Aufgaben angenehmer machen, während ein mutigerer, formellerer Ton die Ernsthaftigkeit oder Dringlichkeit von Prozessen im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Sicherheit vermitteln kann.
• Nutzen Sie die Markenstimme und den Stil Ihres Unternehmens in Ihrer Dokumentation. Auch die interne Dokumentation sollte wie die Marke Ihres Unternehmens klingen und aussehen.

5 Überprüfen und sammeln Sie Feedback.

Die Überprüfung der Entwurfsdokumentation geht weit über das Korrekturlesen auf Zeichensetzungsfehler hinaus – obwohl eine gründliche Prüfung der Prägnanz, Grammatik und Klarheit ein wesentlicher Bestandteil des Überprüfungsprozesses sein sollte. Sobald Ihr Dokument frei von Schreibfehlern ist, hilft Ihnen die Bitte um substanzielles Feedback von Stakeholdern und Experten dabei, das bestmögliche Endprodukt zu liefern.

6 Verteilen und implementieren Sie die Prozessdokumentation.

Die besten Prozessdokumente nützen nichts, wenn niemand sie nutzt. Zur Umsetzung der finalen Prozessdokumentation gehört die Schulung der Mitarbeiter und die effektive Kommunikation von Prozessänderungen innerhalb der Organisation. Führen Sie bei Bedarf Schulungen für relevante Teams durch und betonen Sie dabei die Änderungen und Vorteile. Kommunizieren Sie Prozessänderungen über mehrere Kanäle, einschließlich E-Mails, Besprechungen und Intranet, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und abgestimmt sind.

Nutzen Sie Tools wie die Knowledge Share- und Styleguide-Funktionen von Grammarly, um die Prozessdokumentation in die alltäglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu integrieren. Mit Knowledge Share können Administratoren beispielsweise Unternehmensakronyme und Fachjargon entschlüsseln und auf relevante Informationen verlinken. Dies wäre eine clevere Möglichkeit, Prozessdokumente oder Kurzanweisungen überall dort einzubetten, wo Ihr Team arbeitet. Styleguides sind gängige Prozessdokumente, die leider auf Festplatten verloren gehen oder in Schubladen verstauben können. Aber wenn Sie Ihren Styleguide in Grammarly hochladen, erhält Ihr Team Echtzeit-Coaching, wo auch immer es schreibt, sodass es mit weniger Schulung im Einklang mit der Marke bleiben kann.

7 Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen.

Die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Prozessdokumentation ist entscheidend, um sie aktuell und relevant zu halten. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Prozessdokumentation ein, um Änderungen in der Technologie, den Vorschriften oder der Organisationsstruktur widerzuspiegeln. Planen Sie teamweite Prozesstage und Arbeitssitzungen ein, um die Mitarbeiter zu ermutigen, die Prozessdokumentation, für die sie verantwortlich sind, zu aktualisieren. Richten Sie einen Änderungsmanagementprozess für Aktualisierungen ein, um die Konsistenz und Genauigkeit aller Dokumente sicherzustellen.

Eine gut strukturierte Prozessdokumentation ist ein Grundstein für den Unternehmenserfolg und sorgt für Klarheit, Konsistenz und Effizienz im täglichen Betrieb. Die Vorteile reichen von verbesserten Onboarding-Erlebnissen und optimierten Arbeitsabläufen bis hin zu verbesserter Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit an Änderungen. Der Zeitaufwand für die Erstellung und Pflege der Prozessdokumentation ist eine Investition in den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Es fördert nicht nur eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, sondern befähigt Teams auch, Herausforderungen effektiv zu meistern und sorgt für einen nahtlosen Übergang für neue Teammitglieder. Durch die Nutzung der Möglichkeiten einer klaren und umfassenden Prozessdokumentation legen Unternehmen den Grundstein für nachhaltiges Wachstum, operative Exzellenz und Widerstandsfähigkeit in einer sich ständig weiterentwickelnden Geschäftslandschaft.

Häufig gestellte Fragen zur Prozessdokumentation

Wie oft sollte die Prozessdokumentation aktualisiert werden?

Die Prozessdokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden, in der Regel vierteljährlich bis jährlich, oder häufiger als Reaktion auf wesentliche Änderungen in Prozessen, Technologie oder Vorschriften, um ihre anhaltende Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung von Prozessdokumentationen?

Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Erstellung von Prozessdokumentationen gehören das Einholen genauer Informationen von Beteiligten, die Anpassung der Dokumentation an organisatorische Änderungen, die Aufrechterhaltung von Klarheit ohne unnötige Komplexität und die Sicherstellung fortlaufender Relevanz im Laufe der Zeit.

Wie detailliert sollte die Prozessdokumentation sein?

Die Prozessdokumentation sollte ein Gleichgewicht schaffen zwischen ausreichender Detailliertheit, um ein umfassendes Verständnis jedes einzelnen Schritts, einschließlich Eingaben, Ausgaben und Verantwortlichkeiten, zu ermöglichen, und der Vermeidung unnötiger Komplexität, um den Bedürfnissen der Zielgruppe gerecht zu werden.

Gibt es spezielle Tools, die für die Prozessdokumentation empfohlen werden?

Zu den empfohlenen Tools für die Prozessdokumentation gehören Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy und Process Street. Die Wahl des Tools hängt von Faktoren wie organisatorischen Präferenzen, Anforderungen an die Zusammenarbeit und der Komplexität der dokumentierten Prozesse ab.