Deshalb sollten Sie morgens Ihre E-Mails checken

Überprüfen Sie nicht Ihre E-Mails! Viele Leute mit ausgefallenen Anmeldeinformationen werden Ihnen morgens sagen, dass Sie Ihre E-Mails um jeden Preis vermeiden sollen. Zeitmanagement-Beraterin Julie Morgenstern hat ein ganzes Buch darüber geschrieben. Sie sagte der Huffington Post, dass, wenn Sie der Versuchung nachgeben, „Sie sich nie erholen werden“. Der Autor für persönliche Entwicklung, Sid Savara, nennt sieben Gründe, es nicht zu überprüfen. Zunächst einmal stehen die Anfragen in Ihrer E-Mail noch nicht auf Ihrer Agenda. Wenn Sie sie Ihrem Teller hinzufügen, werden Sie von den wichtigen Dingen abgelenkt, die bereits auf Ihrer To-Do-Liste stehen. Willst du die Glückseligkeit verlieren, die mit Unwissenheit einhergeht? Auf der anderen Seite werden Sie von ebenso vielen Experten aufgefordert, Ihre E-Mails am Anfang des Tages zu überprüfen. Hier ist, was sie zu sagen haben.

Warum Sie E-Mails checken sollten

Bring es aus dem Weg

Der wichtigste Grund, Ihre E-Mails morgens zu überprüfen, ist einfach, sie aus dem Weg zu räumen. Lifehacker berichtet über die persönliche Erfahrung von Dorie Clark, Mitarbeiterin der Harvard Business Review: „Als ich die E-Mail-Korrespondenz bis zum Ende des Tages verschob, stellte ich fest, dass ich es konsequent vermied, bestimmte Nachrichten zu beantworten, weil sie schwierige Entscheidungen erforderten, die mein Gehirn als anstrengend empfand. Mir wurde klar, dass ich, wenn ich diese Nachrichten, die sich am Ende meines Posteingangs wälzten, endlich besiegen wollte, nicht einfach nur Zeit zum Antworten brauchte; es war die Willenskraft und das Urteilsvermögen, gute Urteile zu fällen und entsprechend zu reagieren.“ Sie empfiehlt, über den Tag verteilt 20 Minuten für die Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz einzuplanen.

Bringen Sie anderen bei, Ihre Zeit zu respektieren

Hat Sie jemals jemand angerufen oder Ihnen eine Nachricht geschickt, in der Sie gefragt wurden, ob Sie seine E-Mail erhalten haben, die er vor fünf Minuten gesendet hat? In der heutigen Welt der Technologie wollen die Menschen, dass es schnell geht. Aber ist Geduld nicht eine Tugend? Wenn Sie nicht sofort antworten, könnten Sie andere zunächst verärgern. Wenn sie jedoch eine nachdenkliche Antwort erhalten, lernen sie möglicherweise, Ihre Sorgfalt zu schätzen. Wenn es Ihre Gewohnheit ist, morgens auf E-Mails zu antworten, können Sie innerhalb von vierundzwanzig Stunden antworten. Das ist ein angemessener Zeitrahmen, der Ihnen Zeit gibt, richtig zu antworten. Irgendwann werden sich Ihre häufigen Kontakte mit Ihrer Routine vertraut machen. Sie werden sehen, dass Sie zu beschäftigt sind, um ihnen zur Verfügung zu stehen, aber Sie werden sich rechtzeitig bei ihnen melden. Für echte Notfälle können sie Sie telefonisch anrufen.

Geben Sie sich Zeit, um damit fertig zu werden

Wenn Sie Ihre E-Mails frühzeitig lesen, haben Sie Zeit zu reagieren. Wenn Sie zu spät auf eine dringende E-Mail warten, verpassen Sie möglicherweise eine Gelegenheit oder haben nicht genug Zeit, um eine Frist einzuhalten. Eine morgendliche Überprüfung der E-Mails verhindert, dass Sie andere aufhalten. Wenn jemand Ihre Antwort benötigt, um Fortschritte zu erzielen, können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern, indem Sie so schnell wie möglich Ihren Beitrag leisten.

Sie können „E-Mail-Druck“ vermeiden

Laut einem Artikel in The Guardian berichteten Londoner Forscher vom Future Work Centre, dass sich Arbeitnehmer durch ständige Ströme anspruchsvoller E-Mails unter Druck gesetzt fühlen. Noch stärker gestresst sind Mitarbeiter, die über Apps E-Mails auf ihren Mobilgeräten empfangen. In Deutschland wurde das Problem so besorgniserregend, dass der Arbeitsminister damit begann, eine „Anti-Stress“-Gesetzgebung zu erlassen, um Unternehmen zu verbieten, Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten in Situationen zu kontaktieren, die keine Notfälle sind. Obwohl das Abrufen von E-Mails zu Beginn und am Ende des Tages die stärkste Korrelation mit E-Mail-Stress aufwies, schlug der Bericht vor, automatische Benachrichtigungen über neue Nachrichten zu deaktivieren. Wenn Sie morgens Ihr Konto überprüfen, die wichtigsten Nachrichten sofort bearbeiten und dann die App schließen, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie Ihre E-Mails im Griff behalten, ohne sich überfordert zu fühlen. Interessanterweise beeinflusste auch die Persönlichkeit, wie sich Menschen unter Druck gesetzt fühlten. Was ein Psychologe und ein Wissenschaftsautor über die Auswirkungen der Willenskraft herausgefunden haben, mag Sie überraschen.

Willenskraft ist endlich

In dem Buch Willenskraft halten Roy F. Baumeister und John Tierney die Willenskraft als eine der größten menschlichen Leistungen hoch. Laut Tierney „haben Sie nur eine begrenzte Menge [an Willenskraft], wenn Sie durch den Tag gehen, also sollten Sie darauf achten, sie zu bewahren und versuchen, sie für Notfälle aufzubewahren.“ Wie wirkt sich das auf E-Mails aus? Es ist leicht, die Beantwortung aufzuschieben, wenn die Antworten Nachforschungen oder eine lange Antwort erfordern. Zögere zu lange und du wirkst unhöflich. Die Beantwortung der kniffligen Fragen erfordert Willenskraft, und Sie haben morgens die meiste davon, bevor Sie sie mit anderen Herausforderungen aufgebraucht haben. Vielleicht müssen Sie nicht jeden Tag gewichtige Antworten schreiben, aber wenn Sie dies tun, ist der Morgen eine großartige Zeit, um sie anzusprechen. Tierney sagt auch, dass Willenskraft mit Widerstandstraining vergleichbar ist. Je mehr Sie Willenskraft ausüben, desto stärker wird Ihre Selbstbeherrschung. Sobald Sie sich morgens als Erstes darin üben, mit wichtigen Mitteilungen umzugehen, haben Sie die nötige Disziplin, um zu vermeiden, dass Sie mentale Energie für Zeitfresser aufwenden.

Wie man es richtig macht

Die Autorin Laura Chin erklärt uns, wie wir E-Mails abrufen können, ohne unsere mentale Energie zu strapazieren. Der Prozess beginnt, bevor Sie Ihren Laptop überhaupt einschalten. Sie zitiert den Direktor des NeuroLeadership Institute David Rock: „Wenn Sie sich nicht an Ihre Ziele erinnern können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Umgebung nach Dingen durchsuchen können, die für Ihre Ziele relevant sind.“ Definieren Sie zunächst Ihre Ziele. Wenn Sie Ihre E-Mails später scannen, können Sie sich auf wichtige Nachrichten konzentrieren und entscheiden, wie Sie mit jeder einzelnen umgehen.

Als nächstes öffnen Sie Ihren Posteingang. Erinnern Sie sich an diese beiden Wörter – Urteilsvermögen und Willenskraft. Kanalisieren Sie Ihre obersten Prioritäten, während Sie durch Ihre neuen E-Mails blättern. Verwenden Sie Ihr Urteilsvermögen, um zu entscheiden, welche Botschaften am wichtigsten sind. Öffnen Sie sie und reagieren Sie sofort oder markieren Sie sie mit hoher Priorität. Verwenden Sie als Nächstes Ihre Willenskraft, um Ihren Browser zu schließen. Alles andere als kritisch kann bis später am Tag warten.

Haben Sie das Gefühl, dass das Sortieren kritischer von unwichtigen Dingen zu viel Zeit kostet? Probieren Sie einen E-Mail-Organisationsdienst wie Unroll.me aus, der Nachrichten mit niedriger Priorität zusammenfasst, damit Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können. Outlook hat kürzlich einen ähnlichen Dienst implementiert. Es heißt fokussierter Posteingang. Das System reagiert und passt sich an, während es beobachtet, mit welchen Kontakten Sie am meisten interagieren. Es filtert auch Weiterleitungen, Newsletter und Massen-E-Mails in eine separate Registerkarte, die Sie in Ihrer Freizeit lesen können. Neben dem automatischen Löschen von Spam können Sie „Regeln“ festlegen, um nur die neueste Kopie von zu häufigen Newslettern zu behalten.

Sie werden sich selbst stressen. Sie werden von Ihren täglichen Zielen abgelenkt. Sie werden zu viel wertvolle Zeit verschwenden. Dies sind einige Gründe, warum Leute Ihnen sagen könnten, dass Sie Ihre E-Mails niemals vor der Mittagszeit abrufen sollten. Viele Experten haben jedoch festgestellt, dass das Löschen wichtiger E-Mails in der ersten Hälfte des Tages Ihr Gehirn für andere Dinge frei macht. Die Leute werden erfahren, dass Sie beschäftigt sind, aber Sie werden innerhalb einer angemessenen Zeit antworten. Und Sie werden Ihre Willenskraft aufbauen, wenn Sie nur die Schlüsselbotschaften beantworten. Was ist das Endergebnis? Niemand kann Ihnen sagen, welche Philosophie die beste ist, weil Sie Ihre Persönlichkeit und Ihre Umstände berücksichtigen müssen. Welche Zeit eignet sich am besten für Ihren Job? Bei welcher Methode fühlen Sie sich am wenigsten gestresst? Wann arbeiten Sie am produktivsten? Niemand wird Ihre Wahl treffen, wenn Sie in Ihrem Job fähig und kompetent sind.