Früheste Bequemlichkeit: Ist es umständlich, diesen Ausdruck zu verwenden?

Ihre Abwesenheits-E-Mail-Nachricht lautet: „Ich bin gerade nicht an meinem Schreibtisch, aber ich rufe Sie so bald wie möglich zurück.“ Ist Ihnen ein schwerer Geschäfts-Fauxpas unterlaufen? Sicherlich hast du es gut gemeint. Wie könnte es unhöflich sein zu sagen, dass Sie etwas tun werden, sobald es für Sie bequem ist?

Sprache hat Macht. Wörter und Sätze sind offen für Interpretationen. Sie können je nach Kontext, in dem sie verwendet werden, einen bestimmten Ton vermitteln.

Mark Twain sagte: „Der Unterschied zwischen dem fast richtigen Wort und dem richtigen Wort ist wirklich eine große Sache – es ist der Unterschied zwischen dem Blitzkäfer und dem Blitz.“ Der Trick für eine klare Kommunikation liegt in der Auswahl von Wörtern und Sätzen, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Fehlinterpretation geringer ist – eher die Lightning Bugs als die Lightning.

Gibt es ein Problem mit „frühester Bequemlichkeit“?

Was unhöfliche Phrasen betrifft, gibt es sicherlich schlimmere Beleidigungen. Ob uns das hier in die falsche Richtung reibt, hängt vom Kontext ab, in dem es verwendet wird.

Zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Schauen wir uns unser Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht von oben an.

Unser Urteil: Nicht verwenden

Zu sagen, dass Sie jemandes E-Mail zurückgeben oder so schnell wie möglich anrufen, klingt unhöflich. Ja, Sie meinen, dass Sie sich so schnell wie möglich an die Person wenden, die Sie kontaktiert hat, aber was der Empfänger hört, ist eher so etwas wie: „Ich melde mich bei Ihnen, wenn (und vielleicht ) es mir passt .“ Die Implikation ist, dass Sie es tun werden, wenn Sie Lust dazu haben oder wenn Sie gut und bereit sind, oder vielleicht nie. Hochnäsig!

So schnell wie möglich

Aber was ist, wenn Sie „so bald wie möglich“ verwenden, um jemandem mitzuteilen, dass Sie damit einverstanden sind, dass er Ihrer Anfrage nachkommt, wenn es ihm passt? Sehen wir uns eine E-Mail zwischen den Kollegen John und Mary an.

Unser Urteil In Ordnung, aber . . .

. . . Es gibt bessere Möglichkeiten auszudrücken, dass eine Anfrage nicht dringend ist. Obwohl es nicht unhöflich ist, Mary zu sagen, dass es in Ordnung ist, sich um Ihre Anfrage zu kümmern, wenn es passt, ist „so schnell wie möglich“ in einigen Punkten immer noch unzureichend.

• Es ist nicht spezifisch genug. Du hast Mary gesagt, dass du etwas brauchst, aber du hast ihr nicht gesagt, wann du es unbedingt brauchst. Sie könnte annehmen, dass Sie es überhaupt nicht wirklich brauchen. Eine bessere Option wäre „. . . zum frühestmöglichen Zeitpunkt oder spätestens am [Datum].“
• Es klingt jargonisch. Einer der Gründe, warum viele Leute „so schnell wie möglich“ nicht mögen, ist, dass es wie Geschäftsjargon klingt – etwas, das wir alle gerne hassen. Verwenden Sie stattdessen einfache Sprache.
• Es wird leicht falsch interpretiert. Was ist, wenn Mary Ihre Bitte als dringend ansieht, obwohl Sie sagen wollten, dass Sie es nicht eilig haben? Sie nimmt sich vielleicht die Zeit, um Ihre Aufgabe zu erledigen, was sich als alles andere als bequem für sie herausstellen könnte.

Alternativen zu „Earliest Convenience“

Wie man so schön sagt, ist es am sichersten, „früheste Gelegenheit“ aus Ihrem Repertoire zu streichen. Aber was sollte man stattdessen verwenden?

Zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Wir haben bereits gesagt, dass Sie „sobald wie möglich“ von Arbeitsplatz und persönlicher Kommunikation tout de suite absehen sollten. Es wirkt rücksichtslos, wenn nicht geradezu unhöflich.

Wenn Sie Zeit haben, einer Bitte nachzukommen, sagen Sie der Person, wann sie mit Ihrer Antwort rechnen kann, anstatt zu sagen, dass Sie sich darum kümmern werden, wenn es passt. („Ich werde antworten, wenn ich am [Datum] ins Büro zurückkehre.“)

So schnell wie möglich

Obwohl an diesem Satz nichts auszusetzen ist, könnte er tatsächlich zu höflich oder zumindest zu offen sein. Obwohl Sie eine sanftere, weniger Jaron-beladene Sprache wie „wann immer Sie Zeit haben“ oder „sobald Sie dazu in der Lage sind“ verwenden könnten, bevorzugen wir wieder einmal die Spezifität.

Sehen wir uns das E-Mail-Beispiel von John und Mary noch einmal an und machen es genauer.

Anstatt Mary zu sagen, sie solle die Gewinn- und Verlustrechnung senden, wann immer es ihr passt, und sie sich fragen lassen, wie schnell er sie braucht, hat John einen Call-to-Action verwendet, um zu fragen, ob sie in der Lage wäre, sie zu senden bis Mittwoch vorbei.

Jetzt weiß Mary, was John braucht und wann er es braucht. Außerdem könnte ein CTA in Form einer Frage sie dazu veranlassen, zu antworten und ihn wissen zu lassen, ob sie der Anfrage nachkommen kann.

Bonus: Marys Antwort wird den Austausch dokumentieren. Wenn sie das bejaht, kann sie die Gewinn- und Verlustrechnung bis Mittwoch fertig haben und liefert sie nicht, John kann nachfassen. Wenn sie immer noch nicht antwortet, kann er auf diese E-Mail-Spur verweisen, wenn er erklären muss, warum die Gewinn- und Verlustrechnung nicht in seinen Bericht aufgenommen wurde. So kannst du deinen Hintern bedecken, John!