9 Tipps für effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation am Arbeitsplatz sollte nicht so schwierig sein.

Ihr Team ist nur noch wenige Tage von der Veröffentlichung des Projekts entfernt, mit dem Sie sich seit Wochen quälen. Es gab eine Flut von E-Mails und Nachrichten, Präsentationen, eine rechtliche Überprüfung und einen Nachmittag verwirrender Diskussionen, die zu Diagrammen führten, die mit Markern auf Whiteboards gezeichnet wurden, die sich als nicht trocken abwischbar herausstellten. Hoppla.

Vor allem gab es Treffen – so viele Treffen. Es gab die schnelle tägliche Art, bei der die Leute sagten, woran sie arbeiteten, oder häufiger davon abgelenkt wurden. Dann gab es eine verdammt lange Sitzung mit Dutzenden von Folien über Benutzerkennzahlen; Am Ende davon hast du leise Tagträume davon geträumt, Kickbox-Unterricht zu nehmen.

Trotzdem konnten all diese weitschweifigen Diskussionen und endlosen E-Mail-Threads ein drohendes Fiasko nicht abwenden. Jetzt scheint niemand auf derselben Seite zu sein, und Ihre Deadline rückt unerbittlich näher. Was Sie hier haben, ist eine erbärmliche Lektion über Kommunikation am Arbeitsplatz – oder deren Fehlen.

Wie effektiv Sie und Ihre Kollegen kommunizieren, sagt viel darüber aus, wie gut die Arbeit im Allgemeinen läuft. Es ist schwierig, Dinge effizient zu erledigen, wenn niemand einen klaren Plan hat. Menschen können ins Wanken geraten, wenn sie keine gute Möglichkeit sehen, neue Möglichkeiten zu besprechen – ganz zu schweigen von unvorhergesehenen Herausforderungen.

Deshalb sind wir hier mit ein paar Tipps, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz zu verbessern.

Wählen Sie das richtige Werkzeug für den Job

Es gibt viele Möglichkeiten, sich zu verbinden – und zu verwechseln. Wähle weise.

E-Mails mögen ein Muss sein, aber sie werden auch leicht vergraben. Videokonferenzen fügen eine humanisierende Note hinzu, wenn jemand aus der Ferne arbeitet, aber sie können unhandlich sein. Einfache Telefonanrufe werden manchmal unterschätzt, aber Sie sollten oft im Voraus planen oder zumindest damit beginnen, denjenigen zu fragen, den Sie anrufen, ob es ein guter Zeitpunkt für ein Gespräch ist.

Der Vorteil von Gesprächen in Echtzeit besteht darin, wie viel in kurzer Zeit geklärt werden kann, während beiden Parteien eine Menge Hin- und Hertippen erspart wird. Seien Sie vernünftig, wenn Sie Meetings mit mehreren Parteien planen; das kann leicht zu einer lästigen lästigen Pflicht werden, sodass Sie mit einer lohnenden Gegenleistung rechnen müssen, um den Aufwand zu rechtfertigen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Meetings zählen

Wie bei der Arbeit, die nach dem Parkinson-Gesetz ausgeweitet wird, um so viel Zeit auszufüllen, wie dafür vorgesehen ist, gilt dies auch für Besprechungen. Legen Sie ein Zeitlimit und eine Tagesordnung fest. Planen Sie, wie lange Sie für jeden Artikel aufwenden, bevor Sie fortfahren. Die Idee dabei ist, die Zeit Ihrer Teilnehmer zu respektieren, also kommunizieren Sie dies transparent; Auf diese Weise vermeiden Sie es, übermäßig schroff zu wirken, wenn Sie die Dinge vorantreiben.

Nehmen Sie es für Einzelgespräche offline

Potenzielle Kaninchenlöcher gibt es in jeder Diskussion – und einige könnten es wert sein, weiterverfolgt zu werden, zumindest bei einer Untergruppe von Teilnehmern. Wenn Ihr Designer zum Beispiel feststellt, dass eine neue Vorlage, die grünes Licht bekommt, bald aktualisierten Text erfordert, dann können sie und ihr treuer Texter diese Details nach dem Meeting besprechen – nicht, während die Entwickler-Crew zuschaut und versucht, nicht zu gähnen. Eine praktische Wendung für Situationen wie diese: „Let’s take it offline.“

Es ist in Ordnung, sich manchmal zu wiederholen

Wenn etwas wichtig ist, lohnt es sich normalerweise, es zu wiederholen.

Manchmal, wenn es um komplexe Themen oder laufende Prozesse geht, ist es hilfreich, die Menschen an die Grundlagen zu erinnern. Sie müssen sich nicht darum kümmern. Betrachten Sie dieses kurze Beispiel:

„In Ordnung, diese Telefonkonferenz dient dazu, wichtige Akteure zum Thema Prototyping auf den neuesten Stand zu bringen. Wir versuchen, bis Herbst, vor dem Weihnachtsverkauf, ein besseres Hundebett herzustellen, also haben wir noch viel zu tun, um die Sabberresistenz zu optimieren. Bei dem Anruf letzte Woche teilte uns Susan mit, dass der Lieferant mit einer Bearbeitungszeit von acht Wochen rechnet. Das bedeutet, dass wir uns diesen Monat auf Dimensionen einigen müssen. Lassen Sie uns über die nächsten Schritte sprechen. Wer ist der Erste?“

Diese kurze Zusammenfassung bleibt weit hinter einer Vorlesung zurück und leistet dennoch viel:

• Legt den Fokus des Anrufs fest, damit die Redner wissen, dass sie die Dinge auf dem Laufenden halten und andere Themen offline schalten müssen, wenn sie auftauchen
• Gibt auch jedem, der noch nie zugeschaltet hat, ein Gefühl dafür, was ihn erwartet
• Wiederholt Susans wichtigen Imbiss aus dem letzten Anruf, falls es jemand verpasst hat
• Legt eine Schlüsselpriorität und einen bevorstehenden Termin fest

Dieser letzte Teil wird später wiederholt werden müssen, aber in der Zwischenzeit, wenn Ihre Präambel jemandem eine unangenehme Frage oder eine verwirrte E-Mail erspart hat, hat sie ihre Aufgabe erfüllt. Und wenn Sie sich Sorgen machen, zu viel Zeit damit zu verbringen, Ihre Fußstapfen zurückzuverfolgen, fragen Sie einfach, ob Sie weitermachen sollen; Ihre Kollegen könnten Sie überraschen, indem sie nein sagen.

Versuchen Sie, die wichtigsten Punkte auf verschiedene Arten zu formulieren

Es kann auch helfen, neue Wege zu finden, um Schlüsselideen zu formulieren – mit anderen Wörtern oder möglicherweise anderen Kommunikationskanälen, wie einer Follow-up-E-Mail, die die wichtigsten Erkenntnisse aus einem Meeting herauskristallisiert und wer für die wichtigsten Aktionspunkte in der Zukunft verantwortlich ist.

Alex Blumberg, der Radiojournalist, der zum Unternehmer wurde und Gimlet Media gründete, sagte gegenüber Tape, dass es trotz seiner vielen Jahre als professioneller Kommunikator eine Weile gedauert habe, bis er erkannt habe, wie wichtig es ist, Kollegen beim Verständnis zu helfen:

Wenn Leute dasselbe sagen, hat es unterschiedliche Resonanz, kommt von einem anderen Ort oder bedeutet für verschiedene Leute unterschiedliche Dinge… Ein großer Teil meiner Arbeit besteht jetzt darin, dasselbe auf viele verschiedene Arten zu sagen, damit die Leute verstehen, woher es kommt . Wenn Sie es nur einmal sagen, gibt es keine Garantie dafür, dass die Leute es so gehört haben, wie Sie es gesagt haben.

Mit anderen Worten, wenn etwas wichtig genug ist, um es zu wiederholen, lohnt es sich wahrscheinlich auch, es umzuformulieren.

Führen Sie es zurück

Gerade bei technischen Themen kann das Wiederholen von Schlüsselgedanken auch helfen, sicherzustellen, dass du etwas Neues richtig verstehst. Wenn du Zeit hast, frage die Person, die es erklärt hat, ob du ihren Standpunkt in deinen eigenen Worten wiedergeben kannst, und frage, ob du es richtig verstehst. Wenn Sie ein wichtiges Detail übersehen haben, ist dies eine gute Gelegenheit, um Hilfe beim Erfassen zu erhalten.

Achte auf deine Körpersprache

Absichtlich oder nicht, wie Sie Ihren Körper verhalten, kommuniziert viel. Erscheinen Sie zum Beispiel verschlossen mit verschränkten Armen oder aktiv beschäftigt, sagen wir, indem Sie mit Ihren Händen sprechen? Es lohnt sich, darüber nachzudenken, damit Sie nicht mit Ihrer Körperhaltung oder Ihrem Gesichtsausdruck die falsche Botschaft senden.

Wenn ein Kollege eine Präsentation beendet und sich im Raum umsieht, scheinen Sie vielleicht finster zu werden – nicht, weil die Präsentation schlecht war, sondern weil Sie in Gedanken versunken sind. In solchen Momenten lohnt es sich manchmal, sich zu erklären: „Das war gar nicht schlimm, ich brauche nur einen Moment, um es zu verarbeiten. Lassen Sie uns gleich zurückgehen.“

Fassen Sie die Highlights zusammen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Menschen eine Stunde lang treffen, eine Reihe wertvoller Fragen stellen, über mögliche Antworten nachdenken, nichts lösen und dann feststellen, dass es Zeit ist, zu einem weiteren Meeting zu gehen. An dieser Stelle können Folgenotizen helfen, sicherzustellen, dass die Fortschritte, die Sie möglicherweise gemacht haben, nicht einfach vor der Tür verschwinden.

Wenn Sie es vermeiden können, lange E-Mails an lange Empfängerketten zu senden, ist das wahrscheinlich besser so. Aber wenn Sie müssen, können Sie auch ein tl;dr („zu lang; nicht gelesen“) einfügen, das die Highlights kurz zusammenfasst. Stellen Sie es ganz oben auf, damit der Logistiker, der nur zu überfliegen scheint, zumindest das Wesentliche im Auge behält.

Sei freundlich

Ein kurzes Dankeswort oder ein Lächeln zum richtigen Zeitpunkt können viel dazu beitragen, dass sich Ihre Bürokollegen wertgeschätzt und verstanden fühlen.

Wenn das dazu führt, dass die Leute mehr mit Ihnen reden wollen, nun, ist das nicht das, worum es bei besserer Kommunikation am Arbeitsplatz geht?