10 Tipps für effektive E-Mail-Kommunikation
Veröffentlicht: 2022-03-22Heutzutage ist eine effektive E-Mail-Kommunikation für jedes Unternehmen unerlässlich und bietet vielen Fachleuten die unmittelbarste Kommunikationsmethode. Die meisten von uns schreiben jeden Tag E-Mails bei der Arbeit, aber wann haben Sie sich das letzte Mal einen Moment Zeit genommen, um über Ihre E-Mail-Kommunikationsfähigkeiten nachzudenken und darüber, wie Sie sie verbessern könnten?
In diesem Leitfaden untersuchen wir, wie Sie effektiv per E-Mail kommunizieren. Wie Sie bald erfahren werden, ist eine effektive E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz oder mit Kunden eine Fähigkeit, die erlernt und somit verbessert werden kann. Wir führen Sie durch häufige E-Mail-Probleme, die Ihnen vielleicht bekannt vorkommen, und stellen Ihnen dann umsetzbare Tipps für effektives E-Mail-Schreiben vor.
Die Bedeutung einer effektiven E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz
Es ist fast unmöglich, sich eine Zeit vor E-Mail vorzustellen. Die erste E-Mail wurde 1971 verschickt, und seitdem haben diese elektronischen Briefe die Welt erobert. Unglaubliche 300 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt – Tendenz steigend. Heute haben fast 4 Milliarden Menschen auf der Welt ein E-Mail-Konto – das ist mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung.
Mehr E-Mail-Konten bedeuten mehr E-Mails. Der durchschnittliche Arbeitnehmer erhält 121 E-Mails pro Tag, was bedeutet, dass Ihre hervorstechen muss, sonst wird sie wahrscheinlich ignoriert.
Aber das Schreiben einer effektiven E-Mail ist einfach, oder? Falsch. Forscher, die das E-Mail-Verständnis untersuchen, haben herausgefunden, dass es mehrere schwerwiegende – und häufige – Probleme gibt, die die E-Mail-Kommunikation beeinträchtigen können.
Sie haben häufige E-Mail-Probleme hilfreich in die folgenden Kategorien eingeteilt:
- Sich nicht kennen
- Verbindungsschwierigkeiten
- Mangel an Vertrauen
- Mangel an zwischenmenschlichen Hinweisen
- Reduzierung der Kommunikationsqualität
- Emotionales und psychisches Unbehagen
Die Ergebnisse zeigen, wie wichtig es ist, die Botschaft richtig zu vermitteln. Aber es sind nicht nur die Worte. Es ist auch die Struktur.
In einer anderen Studie zur effektiven Nutzung von E-Mails in Unternehmen fanden Forscher heraus, dass die Art und Weise, wie Ihre E-Mails strukturiert, geschrieben und präsentiert werden, sich darauf auswirkt, wie die Informationen übermittelt, verarbeitet und verstanden werden.
Die entscheidende Erkenntnis aus der Forschung und unserer praktischen Erfahrung ist: Das Schreiben einer effektiven E-Mail ist eine wesentliche Fähigkeit am modernen Arbeitsplatz.
1. Verstehen Sie Ihr Publikum
Der Schlüssel zur Entwicklung effektiver E-Mail-Kommunikationsfähigkeiten liegt darin, Ihr Publikum zu verstehen und Ihre Korrespondenz darauf abzustimmen. Denken Sie vor dem Schreiben Ihrer E-Mail an den Empfänger. In einem beruflichen Kontext könnte die Person ein bestehender Kunde, potenzieller Kunde, Kollege oder Chef sein.
Ihre Rolle und Beziehung zu Ihnen wird den Ansatz bestimmen, den Sie wählen. Es wirkt sich auch auf den Ton Ihrer E-Mail aus, einschließlich dessen, wie formell oder informell sie ist.
Sie würden beispielsweise keine informelle E-Mail von einer Regierungsbehörde erwarten. Auch ein Kollege oder Freund würde eine sehr formelle E-Mail nicht für angebracht halten, wenn Sie ihn zu einem Drink einladen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine E-Mail formulieren sollen, ist es normalerweise besser, formeller als informell zu sein. Die allerersten und letzten Zeilen Ihrer E-Mail sind entscheidend, um den richtigen Ton zu treffen. Wenn Sie also Tipps zum Starten und Beenden einer professionellen E-Mail wünschen, lesen Sie unsere neuesten Blog-Beiträge. In unserem ausführlichen Blog erfahren Sie auch mehr über die angemessene E-Mail-Etikette für verschiedene Arten von E-Mails.
2. Aktive Stimme verwenden
Beim Schreiben von E-Mails für geschäftliche Zwecke besteht die Tendenz, das Passiv zu übernehmen. Auf diese Weise zu schreiben mag formell und professionell erscheinen, kann aber leicht zu Missverständnissen und Missverständnissen führen.
Schauen wir uns ein Beispiel an. Hier ist eine Aussage im Aktiv.
Es ist klar, dass der Absender den Empfänger bittet, Simon am Donnerstag um 10:00 Uhr anzurufen.
Vergleichen Sie das mit einer im Passiv geschriebenen.
Wird Simon angerufen? Wenn ja, von wem?
Auf der grundlegendsten Ebene geht es bei der Verwendung der Aktivstimme darum, klar und unmissverständlich zu sein. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollte klar sein, was Sie anfordern. Der Empfänger sollte keinen Zweifel daran haben, was Sie tun sollen und wann.
Die aktive Stimme kann ein wenig unhöflich oder unpersönlich erscheinen, ist aber eigentlich eine professionellere Art zu kommunizieren. Ein Bonus ist, dass das Schreiben im Aktiv Ihre Nachricht kürzer und damit Ihre E-Mail-Kommunikation effizienter machen kann. Für uns alle, die durch Hunderte pro Tag waten, wird es wahrscheinlich geschätzt.
3. Seien Sie emotional intelligent
Bei emotionaler Intelligenz geht es darum, eine Verbindung zu den tieferen Gefühlen einer Person herzustellen. Es ist ein mächtiges Marketing-Tool, wie Harvard Business Review festgestellt hat – und es hilft Ihnen auch dabei, effektive E-Mails zu erstellen.
Eine emotional intelligente E-Mail wird unter Berücksichtigung der Gefühle des Empfängers geschrieben. Sie sind so geschrieben, dass sie eine positive Reaktion hervorrufen, indem sie Sprache verwenden, um unsere ursprünglichen Emotionen zu erschließen.
Anstatt zu schreiben.
Warum nicht verwenden.
Das erste ist die Belehrung. Das zweite ist eine Einladung. Beide sind mit aktiver Stimme geschrieben, aber nur einer ist emotional intelligent. Einfach ausgedrückt geht es bei emotionaler Intelligenz darum, die Emotionen einer Person zu verstehen, zu reflektieren und zu respektieren.
Sie müssen hier nicht übertreiben, aber nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wie die E-Mail, die Sie schreiben, jemanden fühlen könnte.
Ein emotional intelligenter Ansatz kann Ihnen auch dabei helfen, eine effektive E-Mail-Kommunikation mit Kunden zu gestalten. Es ist wichtig, wenn es um Beschwerden geht. Indem Sie Frustrationen, Unterbrechungen und Enttäuschungen erkennen und anerkennen, demonstrieren Sie Empathie, die einen großen Beitrag zur Entschärfung einer Situation leisten kann.
4. Wählen Sie eine einprägsame E-Mail-Betreffzeile aus
Die Betreffzeile der E-Mail ist der Titel Ihrer Geschichte. Die effektivsten E-Mail-Betreffzeilen sind fesselnd genug, um die Aufmerksamkeit von jemandem zu erregen und den Wunsch zu wecken, eine fast unwiderstehliche E-Mail zu öffnen.
Wenn Ihre Betreffzeile nicht überzeugend ist, wird Ihre E-Mail nicht geöffnet. Das ist die Lehre, die wir aus der Welt des E-Mail-Marketings ziehen können, wo Statistiken zeigen, dass weniger als 20 % der Empfänger unerwünschte E-Mails öffnen.
Selbst wenn Sie an einen geschätzten Kunden, Kollegen oder Freund schreiben, können wir von professionellen E-Mail-Vermarktern einige Lektionen zum Erstellen einer Betreffzeile lernen.
Es sollte klar, einfach und unkompliziert sein. Es sollte dem Empfänger genau sagen, worum es in der E-Mail geht, und ihn dazu ermutigen, sie zu öffnen.
Wenn Sie eine Besprechungsanfrage schreiben, sagen Sie es.
Wenn Ihre E-Mail dringend ist und Sie eine Antwort benötigen, fragen Sie danach.
Brauchen Sie etwas vereinbart, seien Sie klar.
Leider ist es für einen Empfänger immer noch ziemlich einfach, eine E-Mail zu ignorieren, aber eine gute Betreffzeile kann dies drastisch reduzieren.
5. Legen Sie ein Ziel für die E-Mail fest
Im beruflichen Kontext sollte jede Nachricht, die Sie senden, einen Zweck haben. Stellen Sie sich beim Identifizieren Ihrer E-Mail-Ziele diese drei Fragen:
- Was verlangen Sie vom Empfänger?
- Wie sollen sie sich fühlen?
- Wie sollen sie reagieren?
Nehmen wir das Beispiel eines Urlaubsantrags an einen Vorgesetzten.
- Was Sie vom Empfänger verlangen: Meinen Urlaubsantrag prüfen
- Wie sie sich fühlen sollen: Dass ich vernünftig und professionell bin
- Wie sie reagieren sollen: Indem sie meinem Urlaubsantrag stattgeben
Ein zielorientierter Ansatz kann Ihnen helfen, effektive E-Mails bei der Arbeit zu schreiben, eine grobe Struktur zu geben und Ihren Tonfall zu beeinflussen – ob er zum Beispiel formell oder informell ist.
Wir werden hier nicht ins Detail gehen, aber Sie können mit unserem ausführlichen Leitfaden mehr darüber erfahren, wie Sie professionelle E-Mails strukturieren.
6. Organisieren Sie Ihre Gedanken
Das Pyramidenprinzip ist ein bewährter Ansatz für effektive E-Mail-Kommunikation. In den 80er Jahren schufen die Führungskräfte von McKinsey das Prinzip, um Gedanken effizient zu strukturieren und die Geschäftskommunikation zu verbessern. Wenn Sie wissen möchten, wie man effektive Geschäfts-E-Mails schreibt, denken Sie an die Pyramide.
Das Erklären kann eine Weile dauern, aber das Grundprinzip ist, dass Sie den wichtigsten Punkt (oder die Antwort) zu Beginn ansprechen und Ihre E-Mail entsprechend strukturieren.
Angenommen, Ihr Chef schickt Ihnen eine E-Mail mit der Frage, ob Sie den Vertrag eines Kollegen verlängern sollen.
Hier ist eine typische Geschäftsantwort, die die Frage am Ende beantwortet.
Mit dem Pyramidenprinzip können wir das umstrukturieren.
Dieser Ansatz ist recht formell und funktioniert nicht in jeder Situation. Aber wenn es sich um eine ausdrückliche Anfrage eines Kollegen oder Vorgesetzten handelt, spart das allen Zeit und sorgt dafür, dass es nicht zu Missverständnissen kommt.
7. Denken Sie mobil
Im Dezember 2019 wurden fast 50 % aller E-Mails auf einem mobilen Gerät geöffnet. Diese Zahl wird wahrscheinlich steigen, da immer mehr von uns die Freiheit und Flexibilität von Remote- oder Hybridarbeit genießen.
Wir alle wissen, dass wir beim Lesen von E-Mails am Telefon schnell durch diese blättern. Es ist schwierig, lange Textpassagen zu lesen, und Beweise zeigen, dass die meisten von uns sich nicht darum kümmern werden.
Wenn eine E-Mail nicht richtig formatiert ist, besteht eine Wahrscheinlichkeit von 70 %, dass eine Person sie innerhalb von drei Sekunden löscht, haben Forscher herausgefunden.
Einige der häufigsten Fehler, die Menschen beim Schreiben von E-Mails machen, sind:
- Übergroße oder deplatzierte Bilder
- Zu viel Text ohne genügend Pausen
- Mehrspaltige Layouts (ohne responsive Vorlage)
Wenn Sie effektive E-Mails für Mobilgeräte schreiben, halten Sie die Dinge kurz, bündig und einfach.
Wir gehen davon aus, dass Sie bereits im Aktiv schreiben, wodurch der Wortzähler heruntergefahren wird. Hier sind einige Tipps zum Erstellen überzeugender mobiler E-Mails.
- Beschränken Sie die Absätze auf ein oder zwei Sätze
- Nutzen Sie das Pyramidenprinzip, um Ihre E-Mails zu strukturieren, mit den wesentlichen Informationen ganz oben
- Verwenden Sie eine klare und gut lesbare Schriftart
- Fügen Sie niemals Bilder hinzu
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um Text zu unterteilen
- Verwenden Sie keine Tabellen
- Fügen Sie alle wichtigen Informationen anstelle von Anhängen in den Textkörper der E-Mail ein
8. Geben Sie klare Anweisungen
Wenn Sie jemanden bitten, etwas zu tun, geben Sie klare Anweisungen. Wenn es sich um eine Besprechungsanfrage handelt, sagen Sie es. Wenn Sie eine Antwort wünschen, fragen Sie danach. Wenn Sie jemanden brauchen, der Ihnen etwas zur Verfügung stellt, sagen Sie es ihm.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen.
- Geben Sie Daten und Details an
- Verwenden Sie Absätze mit nur einem Satz
- Zerlege die Dinge in Schritte
- Erwägen Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen oder einer nummerierten Liste, um Informationen klar zu machen
- Scheuen Sie sich nicht, wichtige Informationen fett darzustellen , um sie hervorzuheben
9. Verstehen Sie den Unterschied zwischen einem Empfänger, CC und BCC
Wie viele E-Mails erhalten Sie, die irrelevant sind? Die Antwort ist wahrscheinlich ziemlich viel. Bei effektiver E-Mail-Kommunikation geht es darum, E-Mails nur an diejenigen zu senden, die sie lesen und beantworten müssen.
Beim Senden einer E-Mail haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können es direkt an eine Person senden, CC oder BCC einsenden. Hier ist, was diese Begriffe bedeuten.
- Senden an: Die Person, an die Sie die E-Mail senden. Sie werden Empfänger genannt.
- CC: Eine Kopie der E-Mail wird an die Person gesendet. Sie sind nicht die direkten Empfänger der E-Mail, aber die Informationen können für sie relevant sein. Der Empfänger und andere per CC gesendete Personen können sehen, wer die Nachricht erhalten hat.
- BCC: Eine Blindkopie der E-Mail wird an einen Empfänger gesendet. Sie sind nicht der direkte Befragte, und der Empfänger (oder die Personen mit CC) können nicht sehen, dass diese Person die E-Mail erhalten hat.
In den meisten Fällen ist klar, für wen die E-Mail bestimmt ist, aber es kann schwieriger sein, auszuwählen, wer auf CC gesetzt werden soll. Viele Menschen neigen zu CC, aber fragen Sie sich, ob es wichtig ist, dass sie die E-Mail erhalten. Wenn nicht, dann nicht.
10. Wählen Sie die beste Zeit zum Senden Ihrer E-Mail
Es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Inhalte richtig erhalten, aber das Senden Ihrer Nachricht zur falschen Zeit kann sich darauf auswirken, wie viele Personen sie öffnen und lesen. HubSpot hat über 4 Milliarden E-Mails analysiert, um die beste Sendezeit zu finden.
Sie fanden die höchsten Click-to-Open-Raten bei:
- 10 UHR MORGENS
- 13 Uhr
- 18 Uhr
Sie kommen zu dem Schluss, dass die meisten Menschen zu diesen Zeiten ihren Arbeitstag beginnen oder beenden und Zeit haben, ihre E-Mails zu checken.
Es ist keine exakte Wissenschaft, aber die Logik sagt uns, dass das Versenden einer wichtigen E-Mail um 16:30 Uhr an einem Freitagnachmittag vor einem Feiertagswochenende wahrscheinlich keine gute Idee ist.
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