Wie man E-Mail-Angst bei der Arbeit überwindet

E-Mail-Angst ist der Stress und die Angst, die durch die Verwaltung Ihres Postfachs entstehen. Während die Ursachen von E-Mail-Angst komplex sind, sind die Ergebnisse sehr real, wobei die Angst vor E-Mails eine der Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz ist.

Der Umgang mit E-Mail-Angst bedeutet, die Ursachen Ihrer E-Mail-Phobie zu verstehen und Strategien zu entwickeln, um den Prozess zu rationalisieren.

In diesem Artikel untersuchen wir, was E-Mail-Angst ist, beschreiben einige der Anzeichen von E-Mail-Angst und geben einige Expertentipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mails besser zu verwalten.

Gibt es so etwas wie E-Mail-Angst?

Wenn Sie zu den Millionen gehören, die Google gefragt haben: Warum bereiten mir E-Mails so viel Angst? Dann gibt es Hilfe. E-Mail-Angst ist ein echtes Problem, das die meisten von uns irgendwann in unserem Leben betrifft.

Angst erzeugt Gefühle von Besorgnis, Anspannung und Angst, sagt die Wohltätigkeitsorganisation Mind. Dadurch können Emotionen erzeugt werden, die passieren werden oder von denen wir glauben, dass sie in der Zukunft passieren könnten.

Während wir alle mit den Bergen von Nachrichten kämpfen, fragen Sie sich vielleicht, warum E-Mails so stressig sind?

Wir können süchtig nach digitaler Technologie werden, sagen Dr. Gini Harrison und Dr. Mathijs Lucassen von The Open University. Sie warnen davor, dass eine übermäßige Beschäftigung mit Technologie die Struktur unseres Gehirns beeinträchtigen könnte. Beispielsweise können übermäßige E-Mails zu ständiger Ablenkung führen, unseren Schlaf beeinträchtigen und unsere Work-Life-Balance beeinträchtigen. Wir können auch FOMO erleben, was dazu führt, dass wir unsere E-Mails öfter als gesund abrufen. Schließlich können wir ungünstige soziale Vergleiche entwickeln und glauben, dass andere schneller, effizienter und effektiver sind als wir.

E-Mail ist einer der häufigsten Auslöser für soziale Ängste und produktivitätsbezogene Ängste, sagt Alice Boyes in Psychology Today. Sie schlägt vor, dass einer der Hauptgründe, warum wir Angst vor E-Mails haben, darin besteht, dass sie „asynchron“ sind, was bedeutet, dass es eine Verzögerung zwischen dem Senden einer E-Mail und dem Erhalt einer Antwort gibt.

Das Senden einer E-Mail weckt die Erwartung einer Antwort, sagt sie. Das Warten auf eine Antwort erzeugt Stress. Das liegt daran, dass das Fehlen einer Antwort Ihr Gehirn dazu bringen kann, zu laufen und Szenarien zu erstellen, um die entstandene Lücke zu füllen. Sie beschreibt dies als „emotional verwirrend und beängstigend“.

E-Mail-Angst kann auch durch die Erwartung verursacht werden, dass Sie auf jede E-Mail antworten. Forscher haben diese „E-Mail-Notfallvoreingenommenheit“ bezeichnet. Vereinfacht gesagt stressen uns unbeantwortete E-Mails, weil wir glauben, dass der Absender eine Antwort erwartet.

Was auch immer die Ursache für E-Mail-Angst ist, sie muss sofort angegangen werden. Arbeitsangst kann zu körperlicher Krankheit und Abwesenheit führen und zu Depressionen führen.

Also, wie stoppen Sie E-Mail-Angst? Zuerst müssen Sie verstehen, was Ihre Angst verursacht.

Was verursacht Ihre E-Mail-Angst?

E-Mail-Angst ist ein Sammelbegriff, der den Stress beschreibt, der durch die Verwaltung unserer Postfächer verursacht wird. Tatsächlich gibt es mehrere Möglichkeiten, wie E-Mails Angst erzeugen können.

Wie viele davon verursachen Ihnen E-Mail-Angst?

• Angst vor dem Öffnen von E-Mails – Die Angst vor dem Öffnen von E-Mails kann erhebliche Ängste hervorrufen, und das Schlimmste ist, je länger Sie es auslassen, desto schlimmer wird es. (Wenn Sie ein paar haben, fühlen Sie sich nicht allzu schlecht – die Psychologin Berit Brogaard gibt zu, über 30.000 unbeantwortete E-Mails zu haben.) Sie haben möglicherweise nicht genug Zeit, um E-Mails zu beantworten, oder haben Angst, sie zu öffnen, weil Sie Angst vor dem Inhalt haben. Was auch immer der Grund ist, der Stress ist real.
• Langsame E-Mail-Antwortzeit – Wie wir oben erklärt haben, kann eine langsame E-Mail-Antwort zu Stress führen. Wenn jemand langsam auf Ihre Nachricht reagiert, beginnen Sie sich Gründe dafür vorzustellen, was zu einer negativen Spirale von Emotionen führen kann, die Sie ängstlich machen kann.
• Angst beim Öffnen von E-Mails – Sie können auch Angst beim Öffnen von E-Mails haben und sich fragen, was Sie darin finden werden. Dies kann bedeuten, dass Sie sie einfach nicht öffnen, was zu mehr Stress führt und zu verpassten Nachrichten führt, die sich auf Ihre Arbeit auswirken könnten.
• E-Mail-Versandangst – E-Mail-Versandangst ist der Stress und die Ängste, die Sie erleben, bevor Sie auf Senden drücken. Möglicherweise sind Sie besorgt über die Reaktion auf die E-Mail der Antwort, die Sie möglicherweise erhalten. Die Angst vor dem Versenden von E-Mails ist einer der Gründe, warum E-Mails uns unglücklich machen, sagt Cal Newport im New Yorker.
• Angst beim Antworten auf Nachrichten – Das Schreiben von E-Mails kann herausfordernd sein und zu Angst und Stress führen. Zu den verräterischen Anzeichen gehört das ständige Überprüfen, Umschreiben und erneute Aufrufen gesendeter E-Mails. „Nein“ zu sagen ist oft das Schwierigste, also schauen Sie sich unseren Blog an, um zu erfahren, wie man es höflich macht.
• Keine Antwort Angst – Das Warten auf eine Antwort auf eine E-Mail – insbesondere eine, die eine dringende Antwort erfordert – kann Stress und Angst erzeugen. Je länger man wartet, desto schlimmer wird es.
• Besessener E-Mail-Check – Wie Harrison und Lucassen festgestellt haben, ist der obsessive E-Mail-Check ein Zeichen und eine Ursache für Stress und Angst am Arbeitsplatz. Die durchschnittliche Person überprüft ihre E-Mails 15 Mal am Tag, aber die E-Mail-Angst zu überprüfen, kann dazu führen, dass wir dies häufiger tun, in vielen Fällen Hunderte Male. Der Verlust der Verbindung zum Netzwerk oder ein leerer Akku des Telefons kann ebenfalls zu Besorgnis führen, da Sie nicht in Kontakt bleiben können.
• E- Mail-Vermeidung – E-Mail-Angstvermeidung bedeutet, Ihre E-Mails einfach zu ignorieren und zu hoffen, dass sie verschwinden. Wenn es zu viel werden kann, können wir uns abmelden und wieder abmelden und unsere E-Mails für einen anderen Tag aufbewahren. Es ist keine nachhaltige Lösung, sondern verschiebt lediglich die unvermeidliche Notwendigkeit, unsere Nachrichten zu öffnen und zu beantworten.
  

Wie man E-Mail-Angst überwindet

Wir haben einige der häufigsten Ursachen für Postfachstress untersucht, aber wie können Sie mit E-Mail-Angst umgehen? Es gibt einige einfache Strategien, aufregende neue Technologien und Änderungen des Lebensstils, die Sie vornehmen können, um sich gegen die E-Mail-Müdigkeit zu wehren.

Bevor wir eintauchen, wenn der Stress, den Sie erleben, zu viel wird und beginnt, Ihre geistige Gesundheit zu beeinträchtigen, suchen Sie immer professionelle Hilfe und Unterstützung. Ein bisschen Stress am Arbeitsplatz ist natürlich; schwere Angst ist nicht. Wenn Ihnen alles zu viel wird, sprechen Sie mit Ihrem Chef, einem Freund oder einem Arzt.

Hier sind 10 Möglichkeiten, E-Mail-Angst zu überwinden.

1. Erfahren Sie, was Ihre E-Mail-Angst verursacht?

Beginnen Sie mit einem einfachen Blatt Papier und listen Sie auf, was Ihre E-Mail-Angst verursacht. Lernen Sie im Laufe der Zeit, was die Symptome sind, und identifizieren Sie die Auslöser. Sind die Dinge zum Beispiel morgens, abends oder am Wochenende schlimmer?

Erwägen Sie die Verwendung einer Mood-Tracker-App, um Ihre Gefühle im Auge zu behalten. Die gesammelten Informationen können verwendet werden, um geeignete Lösungen für eine effektivere Verwaltung Ihrer E-Mails zu finden.

Wenn Sie unter E-Mail-Überlastung leiden, sollten Sie die Verwendung von Produktivitätstools und E-Mail-Assistenten in Betracht ziehen, um Ihr Postfach besser zu verwalten.

2. Setzen Sie Erwartungen

Eine der größten Ursachen für Angst am Arbeitsplatz ist das Warten auf eine Antwort. Sie können nicht verlangen, dass jemand antwortet, aber Sie können Erwartungen setzen. Wenn Sie eine Antwort benötigen, fragen Sie danach. Wenn es dringend oder zeitkritisch ist, machen Sie das klar. Denken Sie daran, dass Sie nicht unhöflich sind, sondern Erwartungen setzen.

Wenn Sie auf der anderen Seite nicht sofort auf eine E-Mail antworten können, sprechen Sie den Absender darauf an und teilen Sie ihm dies mit. Bestätigen Sie den Erhalt ihrer E-Mail und geben Sie einen Zeitrahmen für eine Antwort an. Auch dies reduziert den Stress für Sie beide.

Hier ist ein Beispiel, wie das funktionieren kann.

3. Schreiben Sie emotional intelligente E-Mails

Emotionale Intelligenz ist die Fähigkeit, mit eigenen Emotionen umzugehen und diese positiv zu kanalisieren. Wir können diese Prinzipien nehmen und sie auf die Kommunikation durch emotional intelligentes E-Mailing anwenden.

Im Mittelpunkt des emotional intelligenten E-Mail-Versands steht die Positionierung als Empfänger. Denken Sie darüber nach, wie Sie sich beim Empfang der Nachricht fühlen würden (und weniger darüber, wonach Sie als Absender fragen).

Experten warnen vor dem „Enthemmungseffekt“. Ohne die Person vor uns schreiben wir eher Dinge, die jemanden verärgern oder beleidigen könnten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, niemals eine E-Mail zu senden, wenn Sie wütend oder verärgert sind.

4. E-Mail-Etikette verstehen

So viel E-Mail-Angst wird durch Fehler und Missverständnisse beim Schreiben von Nachrichten verursacht. Zum Teil kann dies dadurch verursacht werden, dass Sie jetzt die richtige E-Mail-Etikette verstehen oder befolgen.

Unser Blog enthält eine riesige Menge an Informationen und Anleitungen zum Schreiben. Hier finden Sie Informationen darüber, wie Sie formelle E-Mails starten, bessere geschäftliche E-Mails schreiben und wie Sie in einer E-Mail den richtigen Ton treffen.

Möchten Sie wissen, wo Sie anfangen sollen? Unsere 10 Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation bieten einige grundlegende Techniken zur Verbesserung Ihres Schreibens.

5. Holen Sie sich Unterstützung beim Schreiben

E-Mail-Angst kann oft durch einen vermeintlichen Mangel an Schreibfähigkeit verursacht werden, sagen Akademiker. „Personen verzichten auf soziale Aktivitäten, wenn ihr Wunsch, einen bestimmten Eindruck zu hinterlassen, mit einem Mangel an Vertrauen in ihre Fähigkeit dazu einhergeht“, warnen Forscher, die sich mit digitaler Kommunikation befassen.

Viele von uns haben Mühe, ihre Gedanken festzuhalten und diese effektiv über unsere E-Mails zu kommunizieren. Es kann besonders herausfordernd für diejenigen sein, die von Anfang an in einer anderen Sprache kommunizieren.

Bei Flowrite machen wir es allen einfacher, bessere E-Mails zu schreiben. Unser KI-Schreibassistent kann Ihnen helfen, bessere Geschäfts-E-Mails zu erstellen.

6. Entpersonalisieren Sie die Situation

E-Mail-Angst wird oft dadurch verursacht, dass Sie sich zu emotional in Ihre Arbeit einmischen. Während eine gewisse emotionale Beteiligung positiv ist, kann eine Arbeitskultur mit „hoher Beteiligung“ in einigen Fällen zu schädlichem Verhalten führen.

Wenn Sie mit Stress zu kämpfen haben, empfehlen die Experten von MindTools einen dreistufigen Ansatz:

1. Halten Sie inne und bewerten Sie – Bevor Sie auf eine E-Mail antworten oder von Stress überwältigt werden, treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie die Situation. Finden Sie heraus, warum Sie frustriert sind und was Sie dagegen tun können.
2. Finden Sie etwas Positives – Versuchen Sie auch in den schwierigsten Zeiten, einen Hauch von Positivität zu finden. Fordern Sie Ihre Perspektive heraus und ermutigen Sie sich, positiv zu denken. Dies verhindert, dass sich negative mentale Muster bilden.
3. Erinnere dich an das letzte Mal, als du frustriert warst – Das Erkennen der Anzeichen von Frustration und das Verstehen der Gefühle kann Empathie schaffen, die dir helfen kann, mit den schwierigsten Zeiten umzugehen.

7. Heben Sie das Telefon ab

Manchmal ist die Antwort auf eine E-Mail keine andere E-Mail; es ist ein Telefonanruf. Zum Telefonhörer zu greifen und jemanden anzurufen, kann Wunder wirken.

Sprechen schafft tiefere Verbindungen als E-Mail, weil es eher aktiv als passiv ist. Es hilft auch, „Informationslücken“ zu schließen, die beim Sprechen über komplexe Themen auftreten können.

Telefonanrufe oder persönliche Treffen können ebenfalls dazu beitragen, stärkere Beziehungen aufzubauen und Ihr Support-Netzwerk zu erweitern.

8. Grenzen setzen

E-Mail ist ein Geschäftstool, das Ihr Arbeitsleben erleichtern sollte, aber wenn Sie zu jeder Tageszeit E-Mails lesen und beantworten, ist dies ungesund (und wahrscheinlich unproduktiv). Das Setzen von Grenzen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Nachrichten effektiver zu verwalten.

Hier ein paar erprobte Lösungen:

• Schützen Sie sich die Zeit, um jeden Tag E-Mails zu überprüfen – Blockieren Sie etwas Zeit in Ihrem Terminkalender, um E-Mails zu verwalten, und halten Sie sich daran. Die Sicherung der Zeit hilft Ihnen, Erwartungen zu setzen.
• E-Mail-Sichtung – Markieren und verwalten Sie Ihre eingehenden Nachrichten und bearbeiten Sie die wichtigen zuerst.
• Nutzen Sie Ihre Abwesenheit – Ihre Abwesenheit ist nicht nur für den Urlaub; Es kann Ihnen helfen, Ihr Postfach besser zu verwalten. Eine automatisierte Antwort kann den Empfang bestätigen und Erwartungen für eine Antwort festlegen.
  
  Hier ist ein Beispiel:

9. Übung

Wenn Ihre Angst durch zu viel Zeit bei der Arbeit verursacht wird, kann Bewegung helfen, eine gesunde Distanz zu schaffen und die Waage in Ihrer Work-Life-Balance neu zu justieren. Darüber hinaus ist jede Form von Bewegung gesundheitsfördernd, haben Wissenschaftler herausgefunden.

Eine Studie in Göteborg ergab, dass diejenigen, die sich über 12 Wochen regelmäßig körperlich betätigten, ihre Angstsymptome verbesserten.

Übung kann helfen, Ihre körperliche Gesundheit und Ihr Wohlbefinden zu verbessern und Abstand von den Ursachen der Angst zu schaffen. Es ist so effektiv, dass Harvard so weit gegangen ist zu sagen: „Sneakers zu schnüren und rauszugehen und sich zu bewegen, könnte die beste nicht-medizinische Lösung sein, die wir haben, um Angstzustände zu verhindern und zu behandeln“.

10. Sei die Lösung (nicht das Problem)

Wenn Sie bei der Arbeit unter E-Mail-Angst leiden, sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige. Achten Sie beim Schreiben und Beantworten von E-Mails darauf, andere zu unterstützen. Verwalten Sie Erwartungen, schreiben Sie emotional intelligente E-Mails und seien Sie geduldig. Lesen Sie unsere Tipps zur E-Mail-Etikette, um eine Anleitung zu erhalten.

Seien Sie die Lösung für E-Mail-Stress, nicht das Problem.

Das letzte Wort zum Umgang mit E-Mail-Angst

E-Mail-Angst ist ein echtes Problem und wird nicht verschwinden. Ein gewisses Maß an Arbeits-E-Mail-Angst ist ein unvermeidlicher Teil der meisten Jobs, aber wenn die Angst vor E-Mails Ihre geistige und körperliche Gesundheit beeinträchtigt, müssen Sie handeln.

Wie Sie E-Mail-Angst überwinden können, hängt davon ab, was Ihre Angst vor E-Mails verursacht. Verbringen Sie etwas Zeit damit, zu erforschen, zu verstehen und zu verfolgen, was Ihre E-Mail-Angst verursacht, und verwenden Sie dann unsere Tipps, um Lösungen zu finden, die für Sie funktionieren.