E-Mail-Etikette für PR-Leute

Ich habe kürzlich zwei Stunden damit verbracht, meinen E-Mail-Posteingang von alten E-Mails zu bereinigen. Der Umzug wurde durch den Kauf eines neuen Computers und den Wunsch, meinen alten Computer von nutzlosen Dateien zu bereinigen, erzwungen. Während der Säuberung, die die erste derartige Unternehmung seit über zwei Jahren war, stieß ich auf Hunderte von Pressemitteilungen und E-Mails von PR-Leuten. Ich habe viele davon gelöscht und dabei einige E-Mail-Regeln für PR-Leute vorgeschlagen.

1 . Fügen Sie Ihrer E-Mail eine Betreffzeile hinzu : Ich verstehe einfach nicht, warum Leute E-Mails ohne Betreffzeile versenden. Der Zweck der Betreffzeile besteht darin, den Empfänger darüber zu informieren, worum es in der Nachricht geht. Wenn es keine Betreffzeile gibt, haben Sie mir anscheinend nichts zu sagen.

2. Wieder keine Anhänge : Was ich absolut erstaunlich finde, ist, dass Leute E-Mails mit gigantischen Dateianhängen an ahnungslose Empfänger versenden. Es gibt keinen Grund, warum etwas in Form eines Word-Dokuments nicht ausgeschnitten und in den Textkörper einer E-Mail eingefügt werden kann. Wenn es grafisch aufwendig ist, stellen Sie es auf eine Website und geben Sie einen Link an.

3. Geben Sie meinen Namen an: Mein Name ist nicht Bill, Bob, Joanie oder Chachi. Es ist auch nicht „Name here“ oder „first last“. Warum eine E-Mail senden, wenn Sie nicht einmal wissen, an wen Sie sich wenden?

4. >>>>: Vielen Dank für die Zusendung der Pressemitteilung : Sie waren offensichtlich zu faul, die eigentliche Pressemitteilung auszuschneiden und in die E-Mail einzufügen. Stattdessen haben Sie es einfach mit den lästigen Caret-Symbolen an mich weitergeleitet. Seltsamerweise wird dies zu einem gewissen Knackpunkt unter Reportern, die glauben, dass dies ein definitives Zeichen von Respektlosigkeit und Faulheit ist.

5. Oh, diese Betreffzeile : Bitte sagen Sie, es ist eine Pressemitteilung. Hier ist ein Beispiel: „Pressemitteilung: XYZ Corp. kündigt Start eines Programms für Unternehmensleistungen an.“ Sie werden tatsächlich feststellen, dass die Leute eher die Pressemitteilung lesen als eine irreführende Überschrift, die jemanden zum Öffnen verleiten soll. Ich habe in meinem Microsoft Outlook eine „Regel“ eingestellt, die jede E-Mail, die den Begriff „Pressemitteilung“ enthält, in einen speziellen Ordner legt. Diesen Ordner schaue ich jeden Tag mindestens zweimal durch.

6. Rechtschreibprüfung : Es ist schon schlimm genug, dass faule Journalisten wie ich Rechtschreib- und Grammatikfehler machen. Führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch, bevor Sie Ihre E-Mail versenden, und nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die E-Mail tatsächlich zu lesen, bevor Sie sie senden. Ich habe eine Reihe von E-Mails gefunden, in denen Leute den Namen ihres Kunden falsch geschrieben haben. In einem Fall konnte ich den Firmennamen nicht herausfinden, weil die Person ihn ein paar Mal anders geschrieben und andere Branding-Elemente (Großbuchstaben und Bindestrich) verwendet hat.

7. Du bist ein Profi, verhalte dich wie einer : E-Mails, die mit der Begrüßung „Yo!“ beginnen sind das, was ich von meinen Freunden erwarte, nicht von Leuten, die ich nie getroffen habe.

8. Es kommt nicht auf die Quantität an, sondern auf die Qualität : Lange E-Mails nerven und kosten meine Zeit. Kommen Sie zum Punkt und beenden Sie es dort.

9. Kontakt, bitte : Ich habe mindestens hundert E-Mails gefunden, in denen Personen ihre Kontaktinformationen nicht angegeben haben. Ich habe auch einige seltsame Vorkommnisse gefunden, bei denen Leute keine Vorwahl für ihre Telefonnummer eingegeben haben.

10. Bitte hören Sie auf, mir E-Mails zu schicken : Ich habe immer wieder darum gebeten, von verschiedenen Presselisten gestrichen zu werden, und meine Bitten um Streichung wurden selten erhört. Halten Sie Ihre E-Mail-Liste auf dem neuesten Stand und entfernen Sie aus beruflichen Gründen bitte Personen, wenn sie danach fragen.

11. Ja, ich habe Ihre E-Mail erhalten: Einem Journalisten dreimal eine E-Mail zu senden und ihn zu fragen, ob er Ihre E-Mail erhalten hat, ist keine gute Zeitverwendung. Mir ist klar, dass viele PR-Leute Listen für Projekte führen, die sie regelmäßig aktualisieren. Ich weiß, dass neben meinem Namen normalerweise so etwas wie „E-Mail gesendet, angerufen, keine Antwort“ steht. Bekommst du das Bild? Das Überfluten des Posteingangs einer Person mit unzähligen E-Mails ist eine Möglichkeit, in den Spam-Ordner zu gelangen.

12. Verstecken Sie Ihre Verteilerliste : Die „BCC“-Funktion gibt es aus einem bestimmten Grund. Eine lange Verteilerliste zu sehen ist nicht nur ärgerlich, sondern auch strategisch unklug. Jetzt weiß ich, welche anderen Journalisten die Nachrichten gesehen haben und über das Thema schreiben können. Daher habe ich kein Interesse, über das Thema zu schreiben.

13. Bist du, äh, Yahoo!? : Vielleicht ist das totale Spitzfindigkeit, aber ich habe ein Problem mit Flaks oder Firmen, die kostenlose E-Mail-Dienste nutzen. Ein weiterer Grund ist, dass es mir seltsam vorkommt, dass ein Unternehmen keinen eigenen E-Mail-Dienst hat. Ich verstehe, dass Google Mail ein großartiger E-Mail-Dienst ist, aber sie bieten Google Apps an, die Sie unter Ihrer eigenen Domain verwenden können. Ich denke, jeder in der PR ohne eine Website oder eine E-Mail-Adresse auf seiner eigenen Domain macht seine Arbeit nicht richtig.

14. Virenfrei auf Weizenbrot : Eine Pressemitteilung mit Anhang, die ich kürzlich erhalten habe, infizierte meinen Computer mit einem Virus (trotz vorhandener Antivirensoftware und einer Firewall). Denken Sie, ich bin verrückt?

15. Ist es wirklich von hoher Priorität? : 'Nuff sagte.

16. Formatieren Sie im Klartext : Das Einfügen Ihres Firmenlogos oder die Verwendung von Grafiken im Textkörper einer E-Mail kann die E-Mail umständlich machen. Diese Bilder werden möglicherweise auch in einigen E-Mail-Programmen nicht richtig angezeigt und die E-Mail wird auf eine Weise angezeigt, die sie seltsam oder sogar vollständig unlesbar macht.

17. Verwenden Sie E-Mail mit Bedacht : Lesen Sie „The Boy Who Cried Wolf“ von Äsop.

18: Richten Sie Ihre E-Mails richtig aus: Ich habe keine Ahnung, warum ich Hunderte von Pressemitteilungen über Biotech-Unternehmen (ich gehe nie auf das Thema ein) oder E-Mails erhalte, die mir die Gelegenheit geben, „American Idol“-Juroren zu interviewen.

19. Persönliche E-Mails sind tabu : Du kennst mich nicht, wäre es also nicht seltsam, wenn du eine E-Mail von mir bekommst, in der ich dich bitte, mir zu helfen, eine neue Wohnung oder einen Job für einen Freund zu finden?

20. Passen Sie auf, was Sie weiterleiten : Ich war schockiert, als ich sah, dass eine Reihe von PR-Leuten mir politisches und religiöses Material weitergeleitet hatten. In einem Fall schickte mir ein Flak einen politisch aufgeladenen Spam über Israel und Palästina. Sie hat die Verteilerliste nicht versteckt und ich habe viele andere Silber-, Gold- und Weintypen auf der Liste bemerkt. Was Sie an Ihre Freunde und Familie weiterleiten, ist normalerweise nicht geeignet, um es an berufliche Kontakte weiterzuleiten.

Wie immer hoffe ich, dass diese „Regeln“ hilfreich sind. Mir ist klar, dass die meisten Menschen E-Mail in einem professionellen Umfeld sinnvoll nutzen, aber es gibt zu viele, die dies nicht tun, und sie werfen ein schlechtes Licht auf diejenigen von uns, die sich bei ihrer Arbeit auf das Medium verlassen.

Ben Silverman war zuvor Kolumnist für Wirtschaftsnachrichten bei der New York Post und Gründer/Herausgeber von DotcomScoop.com.

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