25 Regeln und Tipps zur E-Mail-Etikette, die jeder Profi kennen sollte
Veröffentlicht: 2022-03-22Da E-Mails bis zu 28 % der durchschnittlichen Arbeitszeit eines Fachmanns in Anspruch nehmen, wird die E-Mail-Etikette im Namen der Produktivität oft übersehen. Es gibt jedoch eine Reihe von Regeln und Tipps, die Sie in geschäftlichen E-Mails befolgen sollten, egal wie beschäftigt Sie sind. Die richtige E-Mail-Etikette ermöglicht es Ihnen nicht nur, Ihre Professionalität aufrechtzuerhalten, sondern kann auch Ihre Kommunikation effektiver machen und dem Unternehmen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.
Wenn Sie diesen Blogbeitrag gelesen haben, wissen Sie alles, was Sie über die E-Mail-Etikette wissen müssen, und können Ihre Erkenntnisse an Ihre Kollegen weitergeben.
Was ist E-Mail-Etikette?
E-Mail-Etikette bezeichnet die Grundsätze, die unser Verhalten beim Senden und Empfangen von E-Mails leiten. Dieser Verhaltenskodex enthält Richtlinien zu angemessener Sprache, Rechtschreibung, Grammatik und Umgangsformen. Die richtige Etikette hängt davon ab, wem Sie eine E-Mail senden. Am Arbeitsplatz ist es immer sicherer, sich auf der formalen Seite dieser Konventionen zu irren.
Warum ist E-Mail-Etikette wichtig?
Die Einhaltung der E-Mail-Etikette hilft Ihnen dabei, Professionalität aufzubauen, stärkere Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen und Ihren Arbeitgeber gut zu vertreten. Es wird auch die Kommunikation effizienter machen und verhindern, dass Sie und das Unternehmen in Schwierigkeiten geraten. Wenn Sie sich mit der professionellen E-Mail-Etikette vertraut machen, können Sie respektvoll mit anderen kommunizieren und in Ihrer Karriere erfolgreich sein.
1. Schreiben Sie eine klare Betreffzeile
Da viele von uns ständig in ihren Posteingängen vergraben sind, kann die Betreffzeile einen erheblichen Einfluss darauf haben, ob Ihre E-Mail geöffnet wird oder nicht.
Einhaltung der E-Mail-Etikette Streben Sie nach einer klaren und kurzen Betreffzeile, die in wenigen Worten oder einem prägnanten Satz beschreibt, worum es in Ihrer E-Mail geht. Verwenden Sie Kennungen wie „Angebot“ und „Bewerbung“, die dem Empfänger sofort klar sagen, was er von Ihrer E-Mail erwarten kann. Betreffzeilen, die nützlich sind, werden eher gelesen, also bleiben Sie praktisch.
Senden Sie auf keinen Fall eine E-Mail ohne Betreffzeile. Es ist ein klarer Verstoß gegen die richtige E-Mail-Etikette. Wenn Sie „Kein Betreff“ sehen, ist fast garantiert, dass der Empfänger Ihre Nachricht direkt in den Papierkorb verschiebt, da sie verdächtig erscheint.
2. Beginnen Sie mit einer professionellen Begrüßung
Die beste Art, eine Person in einer E-Mail zu begrüßen, hängt immer von Ihrer Beziehung zu ihr und dem Thema ab. Die angemessene Art und Weise, eine E-Mail professionell zu beginnen, variiert von formell bis zwanglos, aber Sie sollten niemals informell wirken.
Einige der häufigsten Begrüßungen sind:
- Sehr geehrte Frau/Frau/Herr <Nachname>,
- Hallo <Vorname>,
- Hallo <Vorname>,
Die Liste der informellen Begrüßungen, die als schlechte E-Mail-Etikette gelten, reicht von „Heya“ und „Yo“ bis hin zum Namen des Empfängers – und glauben Sie uns, Sie wollen diesen E-Mail-Etikettenfehler nicht machen.
3. Vergessen Sie nicht, sich vorzustellen
Sie sollten niemals davon ausgehen, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind. Besonders wenn Sie zum ersten Mal jemanden kontaktieren, den Sie nicht kennen, gehört es zur E-Mail-Etikette, den Text Ihrer E-Mail mit einer kurzen Einführung zu beginnen – ein oder zwei kurze Zeilen mit relevanten Informationen reichen aus. Wenn Sie den Empfänger kennen, aber nicht sicher sind, ob ihm Ihr Name bekannt ist, finden Sie eine Möglichkeit, das letzte Mal zu erwähnen, als Sie sich unterhalten haben, oder erinnern Sie ihn daran, woher Sie sich kennen.
4. Fassen Sie sich kurz
Da ein durchschnittlicher Büroangestellter weit über 100 E-Mails pro Tag erhält, hat niemand Zeit, lange Nachrichten zu lesen.
Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, den Empfänger dazu zu bringen, die gesamte E-Mail zu überfliegen, um herauszufinden, worum es in Ihrer Nachricht überhaupt geht. Stattdessen sollten Sie den Zweck Ihrer E-Mail im Voraus angeben, indem Sie ihn gleich zu Beginn angeben. Bringen Sie Ihren Standpunkt schnell zum Ausdruck, seien Sie nicht wortreich und verwenden Sie kurze Sätze, die sich gut lesen lassen. Idealerweise hat Ihre E-Mail nur ein Ziel, aber wenn Sie verschiedene Themen abdecken müssen, sollten Sie sie in Stichpunkten zusammenfassen.
Wenn Sie denken, dass Sie fertig sind, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie klar ist, und löschen Sie alle unnötigen Wörter. Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass es zu lang ist, überlegen Sie, ob es einen besseren Kanal als E-Mail gibt, um über das Thema zu kommunizieren.
5. Verzichten Sie auf Humor
Ohne den richtigen Ton und Ausdruck, um sie zu begleiten, können selbst die urkomischsten Pointen meilenweit von ihrem Ziel entfernt landen.
Deshalb geht Humor oft bei der Übersetzung in einer E-Mail verloren. Sarkasmus ist im schriftlichen Format besonders gefährlich, da der Leser Sie buchstäblich so interpretieren kann, dass Sie das Gegenteil meinen, was Sie gerade gesagt haben. Sofern Sie nicht wirklich eng mit dem Empfänger verbunden sind, sollten Sie in einer professionellen E-Mail keine Scherze scheuen.
Es geht nicht einmal um die Gefahr, missverstanden zu werden – was Sie lustig finden, ist nicht unbedingt lustig für den Empfänger.
6. Strukturieren Sie die E-Mail richtig
Eine professionelle E-Mail sollte eine Betreffzeile, eine Begrüßung, einen Text, eine Abmeldung und eine Signatur enthalten. Das Verlassen dieser Struktur kann als Verstoß gegen die E-Mail-Etikette angesehen werden. Sie sollten diese Teile immer mit Absatzumbrüchen trennen, um Ihre Nachricht leicht verdaulich zu machen.
Versuchen Sie, Ihre Nachricht so zu übermitteln, dass der E-Mail-Text nicht länger als drei Absätze ist. Da die Leute dazu neigen, E-Mails auf der Suche nach etwas Interessantem zu "scannen", anstatt sie Wort für Wort zu lesen, beginnen Sie jeden Absatz, indem Sie das Wichtigste hervorheben. Denken Sie auch daran, zwischen den Absätzen eine Leerzeile zu lassen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Falls Sie das Risiko einer Informationsüberlastung verspüren, ziehen Sie die Verwendung von Aufzählungszeichen oder nummerierten Listen in Betracht, um Ihrem Schreiben mehr Struktur zu verleihen, und brechen Sie wortreiche Abschnitte auf. Wenn Sie Fettdruck verwenden, um das Wichtigste hervorzuheben, verwenden Sie es niemals für mehr als ein Wort oder einen Satz pro E-Mail.
7. Verwenden Sie Satzfall
Groß- und Kleinschreibung zu verwenden bedeutet, den ersten Buchstaben des ersten Wortes in einem Satz und alle Eigennamen groß zu schreiben.
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Die herkömmliche Verwendung von Großbuchstaben gehört zur geschäftlichen E-Mail-Etikette, daher sollten Sie nicht davon abweichen. Denken Sie daran, dass das Schreiben in Großbuchstaben bei der Arbeit auch als Fauxpas gilt.
8. Achten Sie auf Ihren Ton
Es ist nicht nur was du sagst, sondern wie du es sagst.
Seien Sie bewusst bei der Wortwahl und überlegen Sie immer, wie der Empfänger sie interpretieren könnte. Da Sie sich nicht auf Mimik und Tonfall verlassen können, um die Botschaft zu übermitteln, geben Sie sich zusätzliche Mühe, positiv zu wirken.
Vermeide nicht nur Humor, sondern verwende auch keine negativen Wörter und Adjektive, die dich emotionaler erscheinen lassen, als du tatsächlich bist.
9. Schreiben Sie, als wäre nichts vertraulich
Vermeiden Sie es, sensible Themen oder vertrauliche Informationen per E-Mail zu besprechen, da diese notorisch leicht in die falschen Hände geraten können. Unabhängig davon, wer der Empfänger ist, sollten Sie nicht darauf vertrauen, dass er die einzige Person ist, die Ihre E-Mail sieht, da ein Leck nur eine Frage der versehentlichen Weiterleitung oder CC sein kann. Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Eine gute Richtlinie für die geschäftliche E-Mail-Etikette lautet daher, keine E-Mails zu schreiben, von denen Sie nicht möchten, dass die ganze Welt sie liest.
10. Spar dir die Ausrufezeichen!!!
Bei der Arbeit schreist du sicher nicht so oft, oder? Aus diesem Grund sollten Sie bei der Verwendung von Ausrufezeichen in geschäftlichen E-Mails vorsichtig sein. Der einzige wirkliche Grund, einen zu verwenden, ist, Aufregung auszudrücken – und das erfordert nie mehr als ein Ausrufezeichen. Die Verwendung von mehr als einer pro E-Mail kann Sie unprofessionell erscheinen lassen, ganz zu schweigen davon, dass Sie einen Satz mit mehreren von ihnen beenden.
11. Achten Sie auf kulturelle Unterschiede
Aufgrund kultureller Unterschiede kann es leicht zu Missverständnissen kommen.
Bei geschriebenen Worten ist das Risiko sogar noch größer, da es keine Körpersprache gibt, die die Nachricht begleitet. Deshalb sollten Sie versuchen, sich mit der Kultur des Empfängers vertraut zu machen, wenn Sie jemandem im Ausland eine E-Mail schicken. Wenn Sie auf ihre Vorlieben eingehen, können Sie stärkere Beziehungen zu ihnen aufbauen.
In manchen Ländern geht man lieber gleich zur Sache. In anderen hingegen ist es üblich, den neuen Geschäftspartner erst einmal kennenzulernen. Sie können beginnen, diese Nuancen der geschäftlichen E-Mail-Etikette zu meistern, indem Sie diesen Artikel von BBC lesen.
12. Verwenden Sie keine Emojis
Auch wenn Emojis in unserer täglichen Kommunikation eine große Rolle spielen, wenn es um Instant Messaging geht, gehören sie nicht zu professionellen E-Mails. Warum könnten Sie fragen? Die Untersuchung ergab, dass die Verwendung von Smileys Sie weniger kompetent erscheinen lassen kann, ganz zu schweigen davon, dass jeder sie anders interpretiert. Es sei denn, der Empfänger hat Emojis verwendet, während er Ihnen zuvor eine E-Mail gesendet hat, sollten Sie sich von ihnen fernhalten
13. Kürzen Sie die URLs
Das Einfügen langer URLs in Ihre E-Mail ist ein todsicherer Weg, um sie unordentlich aussehen zu lassen. Sie erschweren nicht nur das Lesen Ihrer Nachricht, sondern beanspruchen auch wertvollen Platz. Was Sie tun sollten, ist, einen URL-Shortener wie bit.ly zu verwenden oder stattdessen einen Hyperlink einzufügen.
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14. Halten Sie sich an Standardschriften
Sie möchten, dass Ihre E-Mails immer gut lesbar sind, oder? Alles beginnt mit einer sauberen Schrift. Verwenden Sie grundsätzlich die Standardschrift Ihres E-Mail-Programms.
Einige der besten Schriftarten für E-Mails sind:
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- Kurier
- Times New Roman
Wenn es um die Farbe der Schrift geht, ist Schwarz die einzige Wahl. Die richtige Größe ist entweder 10 Punkt oder 12 Punkt, abhängig von der Länge Ihrer E-Mail. Falls Sie Text kopieren und in Ihre E-Mail einfügen, denken Sie daran, die Formatierung zu löschen, da sie sonst möglicherweise anders aussieht als der Rest der Nachricht.
15. Verwenden Sie eine professionelle Abmeldung
Wie Sie eine E-Mail am besten abzeichnen, hängt immer von Ihrer Beziehung zum Empfänger und dem Zweck Ihrer E-Mail ab. Sie sollten die Abmeldung mit der Begrüßung und dem Rest Ihrer Nachricht abgleichen, um einen einheitlichen Ton beizubehalten. Sie möchten immer höflich sein, aber möchten Sie eine formelle E-Mail schreiben oder freundlich rüberkommen?
Einige der beliebtesten professionellen E-Mail-Abschlüsse sind:
- Aufrichtig,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Grüße,
- Am besten,
- Danke,
Es ist wichtig, die Abmeldung richtig hinzubekommen. Es ist das Letzte, was der Empfänger liest und kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen, ähnlich wie der Abschluss eines Meetings oder das Ende eines Telefonats.
16. Fügen Sie eine Signatur hinzu
Weniger ist mehr, wenn es um E-Mail-Signaturen geht.
Die professionelle Signatur enthält Ihren vollständigen Namen, Titel, Firmennamen, Firmenwebsite und Telefonnummer, um Sie zu erreichen. Sie können erwägen, Firmen-LinkedIn und Straßenadressen hinzuzufügen, wenn diese in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen. Das Firmenlogo oder Ihr Bild besteht auch die geschäftliche E-Mail-Etikette. Achten Sie jedoch darauf, dass das Design responsive ist.
Fügen Sie am Ende jeder E-Mail automatisch eine Signatur ein – es ist einfacher, sie aus einer Nachricht zu löschen, als sie manuell hinzuzufügen.
17. Überprüfen Sie immer den Namen des Empfängers
Nichts hinterlässt einen besseren ersten Eindruck als den Namen einer Person falsch zu schreiben – oder sie mit dem falschen Namen anzusprechen.
Es dauert buchstäblich Sekunden, und Sie haben keine Entschuldigung dafür, etwas falsch zu machen. Achten Sie neben diesen Flüchtigkeitsfehlern darauf, den Namen nicht zu kürzen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass Robert von der Rechtsabteilung wirklich lieber „Rob“ verwendet.
Wenn Sie Zweifel zu diesem Thema haben, sehen Sie sich an, wie sie ihre früheren E-Mails an Sie abgemeldet haben, überprüfen Sie ihr LinkedIn-Profil oder ihre internen Kommunikationskanäle.
Es gibt keine Ausreden – den Namen des E-Mail-Empfängers falsch zu verstehen, ist einer der schlimmsten E-Mail-Etikettenfehler.
18. Senden Sie niemals eine E-Mail, ohne sie Korrektur gelesen zu haben
Dieser Tipp zur E-Mail-Etikette kann nicht genug betont werden, da Rechtschreib- und Grammatikfehler unweigerlich ein schlechtes Licht auf Sie werfen. Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, gehen Sie den E-Mail-Text und die Betreffzeile mindestens zweimal durch, um Fehler zu finden. Sie können auch versuchen, Ihre E-Mail laut vorzulesen, um Fehler zu bemerken, die Sie nicht bemerkt haben.
19. Gehen Sie achtsam mit Anhängen um
Eine der wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette in Bezug auf Anhänge ist, dass Sie keine großen Dateien an Ihre E-Mails anhängen sollten. Der beste Weg, um beispielsweise eine Präsentation oder ein Video zu versenden, besteht darin, die Datei auf einen Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox hochzuladen und dem Empfänger einen Link bereitzustellen, über den er darauf zugreifen kann. Wenn dies nicht möglich ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Datei vor dem Anhängen komprimieren, damit sie weniger Platz in ihrem Posteingang beansprucht. Denken Sie auch daran, den Anhang in Ihrem E-Mail-Text zu erwähnen, um sicherzustellen, dass der Empfänger ihn bemerkt.
20. BCC angemessen
BCC steht für Blind Carbon Copy und ermöglicht es Ihnen, die im BCC-Feld eingetragene(n) Person(en) vor den anderen Empfängern zu verbergen.
Die Verwendung von BCC ist eine gute E-Mail-Etikette, wenn Sie mehreren Personen E-Mails senden, die sich nicht kennen, da Sie so ihre Privatsphäre schützen können. Es wird auch verwendet, um jemanden höflich aus einem Thread zu entfernen, beispielsweise nachdem er Sie jemand anderem per E-Mail vorgestellt hat. Es kann auch nützlich sein, wenn Sie jemandem bestätigen müssen, dass Sie eine wichtige E-Mail gesendet haben, ohne die Person in den folgenden Thread aufzunehmen.
Blindkopien können auch missbraucht werden, und ihre Verwendung aus falschen Gründen gilt als trügerisch und als schlechtes Benehmen.
21. Geben Sie rechtzeitig Antworten
E-Mail kann für jeden Fachmann ein enormer Zeitfresser sein, aber die schnelle Beantwortung Ihrer E-Mails trägt dazu bei, dass die Arbeit aller im Zeitplan bleibt.
Das passende Antwortfenster hängt von Absender und Betreff ab. Als Faustregel gilt, dass Sie Ihren Teamkollegen am selben Tag antworten sollten, anderen Kollegen innerhalb von 24 Stunden und für Personen außerhalb Ihrer Organisation bis zum Ende der Arbeitswoche, es sei denn, es ist dringend.
Besonders wenn Sie in einer kundenorientierten Rolle arbeiten, sollten Sie wissen, dass Ihre lange Antwortzeit eine unbeabsichtigte Nachricht senden kann, da fast ein Drittel der Menschen erwarten, dass Unternehmen innerhalb von einer Stunde oder weniger auf E-Mails antworten.
22. Verwenden Sie „Allen antworten“ nur bei Bedarf
Da ein durchschnittlicher Büroangestellter etwa 121 E-Mails pro Tag erhält, möchten Sie die Menschen nicht mit unnötigen Dingen belästigen. Wenn Sie also das nächste Mal auf „Allen antworten“ klicken, halten Sie inne, um zu überlegen, ob alle in der E-Mail-Kette Ihre Antwort erhalten müssen. Wenn die Antwort nein ist, verwenden Sie „Antworten“ und ersparen Sie Opfern eine weitere ablenkende Benachrichtigung.
23. Beantworten Sie alle Ihre E-Mails
Trotz des überfluteten Posteingangs und des hektischen Zeitplans ist es eine gute E-Mail-Etikette, auf jede an Sie adressierte E-Mail zu antworten. Das Ignorieren einer E-Mail von jemandem in Ihrer Organisation oder von einem Geschäftspartner ist unhöflich und wird wahrscheinlich Konsequenzen haben. Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt, nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit, um ihm zu antworten, selbst wenn es ein höfliches "Nein" wäre, da dies einen guten Eindruck hinterlässt. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Folge-E-Mails erhalten. Wenn sie nicht rücksichtsvoll genug waren, um ihre Hausaufgaben zu machen, fühlen Sie sich nicht verpflichtet zu antworten.
24. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie weiterleiten
Erinnern Sie sich, was wir zuvor über sensible Themen und vertrauliche Informationen in Bezug auf die E-Mail-Etikette geschrieben haben? Sie sollten immer überlegen, ob die E-Mail weitergeleitet werden soll, und mit Vorsicht vorgehen. Überlegen Sie auch, ob die Nachricht tatsächlich einen Mehrwert für den Empfänger schafft. Wenn Sie sich entscheiden, eine E-Mail weiterzuleiten, ist es wichtig, das Besprochene zusammenzufassen und dem Empfänger mitzuteilen, was von ihm benötigt wird. Sie sollten auch alles Unnötige aus der E-Mail entfernen, wie z. B. Weiterleitungszeichen, andere E-Mail-Adressen, Betreffzeilen und vorherige Kommentare.
25. Denken Sie daran, Abwesenheitsnotizen festzulegen
Wenn Sie Ihre E-Mails längere Zeit nicht beantworten können, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten, die die Leute darüber informiert, dass Sie nicht darauf antworten können. Typische Situationen sind Feiertage und Konferenzen. Es ist wichtig, ein bestimmtes Datum anzugeben, an dem Sie zurück sein werden, damit sie entsprechend vorgehen können. Sie sollten auch die Kontaktinformationen einer Person angeben, die der Absender erreichen kann, wenn es sich um ein dringendes Anliegen handelt. Es hat sich bewährt, die „Abwesenheit“ oder „Kennung“ zusammen mit dem Datum Ihrer Rückkehr in die Betreffzeile aufzunehmen.
Wir hoffen, Sie fanden diesen Blogbeitrag zur E-Mail-Etikette hilfreich. Wir sind der festen Überzeugung, dass jeder Fachmann die Kommunikation am Arbeitsplatz effektiver gestalten kann, wenn er die wichtigsten Regeln der geschäftlichen E-Mail-Etikette kennt. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir einen wichtigen Tipp verpasst haben, lassen Sie es uns bitte wissen!