19 E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie kennen sollten

Unter E-Mail-Etikette versteht man eine Reihe sozialer Richtlinien, die eine höfliche und produktive E-Mail-Kommunikation regeln. Wie die Offline-Etikette dient die E-Mail-Etikette dazu, Gespräche angenehm, rücksichtsvoll und professionell zu gestalten.

Was ist E-Mail-Etikette?

Die E-Mail-Etikette-Regeln am Arbeitsplatz können je nach Branche und Kultur variieren, sowohl beruflich als auch weltweit. Sie kann auch von Generation zu Generation unterschiedlich sein, da sich die E-Mail-Etikette ebenso wie die Regeln für andere Kommunikationsformen im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Für die meisten E-Mail-Kommunikationen gelten jedoch bestimmte allgemeine Richtlinien, z. B. die Verwendung eines professionellen Tons und das Korrekturlesen jeder E-Mail vor dem Versenden.

Die Aufrechterhaltung einer guten E-Mail-Etikette ist wichtig, da sie den Personen, denen Sie E-Mails senden, Respekt entgegenbringt. Im Kern bedeutet Etikette Rücksichtnahme gegenüber anderen. Durch die E-Mail-Etikette kommunizieren Sie Ihre Professionalität und ggf. die Ihres Unternehmens. Im Posteingang eines Empfängers können Sie und Ihr Unternehmen dadurch positiv hervorstechen. Mit der E-Mail-Etikette können Sie E-Mails auch effizienter senden und beantworten. Im Folgenden finden Sie 19 Richtlinien zur E-Mail-Etikette, die Ihnen dabei helfen können, klarere, professionellere E-Mails zu verfassen, die zu produktiveren Ergebnissen führen.

19 Tipps zur E-Mail-Etikette

1 Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen

Nichts beeinträchtigt Ihre Professionalität so sehr wie ein Grammatikfehler oder eine falsche Schreibweise des Namens des Empfängers. Bevor Sie eine E-Mail senden, lesen Sie sie sorgfältig Korrektur oder verwenden Sie Grammarly, um sicherzustellen, dass sie frei von Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehlern ist. Überprüfen Sie außerdem noch einmal, ob alle Angaben, einschließlich der Schreibweise des Namens des Empfängers, korrekt sind.

2 Schreiben Sie detaillierte Betreffzeilen

Eine gute Betreffzeile ist eine Vorschau der E-Mail. Anstelle einer vagen Betreffzeile wie „Hallo“ oder „Einchecken“ adressieren Sie Ihre Nachricht direkt. So weiß der Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht und kann entsprechend reagieren.

3 Fügen Sie eine Begrüßung hinzu

Beginnen Sie jede E-Mail mit einer passenden Begrüßung. Beispiele für geeignete E-Mail-Begrüßungen sind:

• Lieber [Name des Empfängers]
• Hallo [Name des Empfängers]

4 Fügen Sie eine Verabschiedung hinzu

Ihre E-Mail sollte mit einer angemessenen Begrüßung beginnen und mit einer angemessenen Verabschiedung enden. Zu den professionellen E-Mail-Abmeldungen gehören:

• Grüße
• Am besten
• Aufrichtig
• Danke
• Prost

Geben Sie nach der Abmeldung Ihren Namen an.

5 Seien Sie prägnant

Prägnanz ist ein zentraler Grundsatz jeder professionellen Kommunikation. Verschwenden Sie die Zeit des Empfängers nicht mit überflüssigen Details und packen Sie nicht mehrere Konversationen in eine E-Mail. Konzentrieren Sie sich darauf, damit sie es schnell lesen und bei Bedarf reagieren können.

6 Seien Sie umfassend

Sparen Sie jedoch nicht an den notwendigen Informationen, um Ihre E-Mail prägnant zu halten. Ein wichtiger Teil der Prägnanz besteht darin, alle relevanten Informationen in einer einzigen E-Mail zu erwähnen. Lesen Sie Ihre E-Mail beim Korrekturlesen sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen ausgelassen haben. Es kann umständlich und peinlich sein, eine zweite E-Mail zu senden, um Details zu erwähnen, die Sie in der ersten vergessen haben. Es kann auch unprofessionell wirken.

7 Warten Sie 24 Stunden auf Nachuntersuchungen

Geben Sie dem Empfänger nach dem Versenden einer E-Mail Zeit zum Antworten. Die angemessene Wartezeit hängt oft von Faktoren wie Ihrer Beziehung zum Empfänger und der Dringlichkeit Ihrer Nachricht ab. Im Allgemeinen ist es jedoch am besten,mindestens24 Stunden zu warten, bevor Sie weitere Maßnahmen ergreifen.

Es gibt eine weitere 24-Stunden-Regel in der E-Mail-Etikette: Antworten Sie auf jede E-Mail, die Sie innerhalb von 24 Stunden erhalten. Diese Regel erstreckt sich auch auf Telefonanrufe und andere Formen der Kommunikation. Indem Sie umgehend antworten, zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie seine Zeit schätzen.

8 Verwenden Sie eine automatische Antwort, wenn Sie nicht da sind

Bevor Sie in den Urlaub fahren, richten Sie Ihren E-Mail-Autoresponder ein. Dabei handelt es sich um eine automatische Antwort auf jede E-Mail, die Sie erhalten, und die dem Absender mitteilt, dass Sie abwesend sind und die E-Mails nicht lesen können. Geben Sie in Ihrer automatischen Antwort die Daten an, an denen Sie nicht im Büro sind, und einen Kollegen, an den sich der Absender in dringenden Angelegenheiten wenden kann.

9 Verwenden Siebccentsprechend

Bcc steht fürBlind Carbon Copy. Mit BCC können Sie eine E-Mail an eine große Gruppe von Personen senden, ohne die E-Mail-Adressen der einzelnen Empfänger anzuzeigen. Auf diese Weise kann keiner der Empfänger sehen, wer die E-Mail sonst noch erhalten hat. Sie können sich auch keine E-Mails über die Funktion „Alle antworten“ gegenseitig senden, was BCC zu einem praktischen Tool macht, um überfüllte Posteingänge zu vermeiden.

10 Verwenden Sieccordnungsgemäß

Im Gegensatz zu BCC können Personen, die in einer E-Mail auf CC gesetzt werden, sehen, wer die E-Mail sonst noch erhalten hat. Der Zweck von cc besteht darin, mehrere Empfänger in eine E-Mail einzubeziehen und gleichzeitig zu kommunizieren, dass Sie nicht unbedingt eine Antwort von allen erwarten. Sie können beispielsweise eine E-Mail an einen Kollegen in einer anderen Abteilung senden und Ihrem Vorgesetzten eine CC-Angabe senden, damit dieser über den Fortgang des Gesprächs informiert ist.

11 Wissen Sie, wann Sie „Allen antworten“ verwenden sollten

Wenn mehrere Personen in eine E-Mail kopiert werden, können Sie auf „Allen antworten“ klicken, um Ihre Antwort an alle zu senden. Klicken Sie nicht auf „Allen antworten“, es sei denn, es gibt einen Grund dafür, wie z. B. die Weitergabe wichtiger Informationen, die jeder wissen muss. Antworten Sie stattdessen individuell auf den Absender der E-Mail, damit Sie die Posteingänge anderer nicht mit einer Konversation überfluten, an der sie nicht direkt beteiligt sind.

12 Achten Sie auf Ihren Ton

Verwenden Sie in Ihren geschäftlichen und akademischen E-Mails einen professionellen Ton. Ein lockerer Ton kann Ihre Professionalität untergraben und ein knapper Ton kann die falsche Botschaft vermitteln. Seien Sie höflich und herzlich, bewahren Sie aber auch eine professionelle Ausstrahlung, indem Sie Slang, beiläufige Begrüßungen und Bemerkungen vermeiden.

13 Seien Sie vorsichtig mit Emojis

Ebenso ist es im Allgemeinen am besten, sich in professionellen E-Mails von Emojis fernzuhalten. In bestimmten Fällen kann ein Emoji angebracht sein, beispielsweise das Emoji „Händeklatschen“, um einen Teamerfolg zu feiern. Wenn es um Emojis in E-Mails am Arbeitsplatz geht, befolgen Sie die Anweisungen Ihres Vorgesetzten, um festzustellen, ob und welche Emojis angemessen sind.

14 Beschreiben Sie alle E-Mail-Anhänge

Wenn Sie einen Anhang teilen möchten, erklären Sie dem Empfänger, um was es sich handelt und wie er damit interagieren soll – durch Lesen, Kommentieren, Signieren usw. Das Versenden eines Anhangs ohne Beschreibung könnte den Empfänger verwirren – oder sogar Verdacht auf einen Phishing-Versuch.

15 Wiederholen Sie persönliche Gespräche und Telefongespräche

Nach einem persönlichen Treffen oder Telefongespräch ist es oft hilfreich, eine Folge-E-Mail zu senden, in der die von Ihnen besprochenen Themen noch einmal aufgegriffen werden. Dadurch werden einige Ziele erreicht:

• Dadurch bleibt Ihre Diskussion für alle Beteiligten im Gedächtnis.
• Dadurch wird eine „Papierspur“ erstellt, auf die Sie in zukünftigen Diskussionen zurückgreifen können.
• Es kann Missverständnissen und Missverständnissen vorbeugen, indem den Teilnehmern die Möglichkeit gegeben wird, Fragen zu stellen oder ihre Aussagen zu klären.

16 Schreiben Sie an Ihr Publikum

Obwohl jeder E-Mail-Empfänger mit Respekt und Rücksichtnahme behandelt werden sollte, müssen Sie möglicherweise Ihre Sprache und den Detaillierungsgrad an den Empfänger Ihrer E-Mail anpassen. Wenn Sie beispielsweise einem Kollegen eine E-Mail schreiben, können Sie denselben Jargon und Insider-Jargon verwenden, den Sie auch in Besprechungen verwenden. Allerdings kennt jemand außerhalb Ihrer Organisation diese Terminologie möglicherweise nicht, daher ist es am besten, sich an eine einfache Sprache zu halten, die er versteht. Auch wenn Sie mit Ihren Klassenkameraden und Kollegen häufig eine vertraute Sprache verwenden können, pflegen Sie gegenüber Professoren, Administratoren und Unternehmensvorgesetzten einen professionellen Umgangston.

17 Verwenden Sie Satzzeichen richtig und angemessen

Sie haben zweifellos E-Mails erhalten, die zu viele Ausrufezeichen oder Auslassungspunkte enthalten, die der Nachricht eine bedrohliche Note verleihen. Ihre Autoren wollten wahrscheinlich nicht übermäßig aufgeregt oder ahnungsvoll wirken, aber ihre Interpunktion vermittelte dennoch diese Stimmungen.

Befolgen Sie in E-Mails die gleichen Zeichensetzungsregeln wie in jedem anderen professionellen Schreiben. Bewahren Sie Ausrufezeichen für die seltenen Fälle auf, die sie rechtfertigen, beenden Sie Sätze mit Punkten und überprüfen Sie, bevor Sie auf „Senden“ klicken, noch einmal, ob Satzzeichen falsch sind.

18 Senden Sie nichts, was Sie nicht vorgelesen haben möchten

Wenn Sie verärgert sind, können Sie Ihre Texte leicht von Ihren Gefühlen beeinflussen lassen. Es kann auch verlockend sein, saftigen Büroklatsch mit Ihren Arbeitsfreunden zu teilen. Denken Sie jedoch daran, dass E-Mails niemals privat sind. Alles, was Sie per E-Mail senden, kann abgefangen, als Screenshot erstellt, heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Stellen Sie daher sicher, dass jede von Ihnen gesendete E-Mail zum Teilen geeignet ist.

19 Verwenden Sie Standardschriftarten und -formatierungen

Es gibt viele tolle Möglichkeiten, Ihre E-Mails unvergesslich zu machen. Comic Sans gehört nicht dazu. Bleiben Sie bei einer Standardschriftart wie Arial, Helvetica oder Times New Roman. Diese Schriftarten vermitteln Professionalität und Sie können darauf vertrauen, dass sie in jedem Browser und auf jedem Gerät korrekt angezeigt werden.

Die meisten professionellen E-Mails folgen demselben Format:

• Gruß
• Eröffnungsabschnitt
• Ein oder zwei Körperteile
• Schlussabschnitt
• Abmelden

Wenn jemand eine E-Mail in einem unerwarteten Format erhält, kann das verwirrend sein. Auch die Nachricht des Absenders kann in der Formatierung verloren gehen. Halten Sie sich an ein standardisiertes, vorhersehbares Format, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht verstanden wird.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Etikette

Was ist E-Mail-Etikette?

Unter E-Mail-Etikette versteht man eine Reihe sozialer Richtlinien, die eine höfliche und produktive E-Mail-Kommunikation regeln.

Was sind drei E-Mail-Etikette-Regeln?

• Warten Sie 24 Stunden, bevor Sie weitere Maßnahmen ergreifen.
• Vor dem Versenden immer Korrektur lesen.
• Behalten Sie einen professionellen Ton bei.

Was sind drei Fehler bei der E-Mail-Etikette?

• Klicken Sie auf „Allen antworten“, wenn Sie nur dem Absender der E-Mail antworten möchten.
• Verwenden einer vagen Betreffzeile.
• Schreiben Sie eine lange, mäandrierende E-Mail statt einer prägnanten.