17 E-Mail-Etikette-Regeln zum Kennen und Üben

Seit den Anfängen von AOL („Du hast Post!“) habe ich unzählige Stunden in den E-Mail-Gräben verbracht und in Jobs gearbeitet, die vom Kundendienstmitarbeiter über den Online-Community-Manager bis hin zum leitenden Redakteur und PR-Vertreter reichten. Ich habe nachgerechnet, und selbst wenn ich über zwanzig Jahre auf ultrakonservative zehn E-Mails pro Tag schätze, habe ich mindestens 73.000 E-Mails verschickt. Diese guten und schlechten Erfahrungen haben mich gelehrt, was zu tun und was nicht zu tun ist. Heutzutage bin ich ein erfahrener E-Mailer, der Massen-E-Mail-Kampagnen mit 55-prozentiger Rücklaufquote versendet hat. (Falls Sie sich fragen, das ist verdammt gut.)

Meiner Erfahrung nach gibt es fünf Verstöße gegen die E-Mail-Etikette, die so ungeheuerlich sind, dass sie in die Kategorie Bad Email Hall of Shame gehören. Beginnen wir mit ihnen.

Die fünf schlimmsten Fehler bei der E-Mail-Etikette

E-Mail-Fauxpas – wir alle haben sie gemacht. Manchmal sind wir uns einen Sekundenbruchteil bewusst, nachdem wir auf „Senden“ geklickt haben, und „Nein!“ gerufen. Ich wünschte, wir könnten es zurücknehmen.

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Hier sind die offensichtlichsten Fouls der E-Mail-Etikette.

1 Verwendung von CC für Massen-E-Mails

Als ich als Videospiel-Journalist arbeitete, gab es einen PR-Vertreter, der berüchtigt wurde, weil er eine PR-E-Mail an eine riesige Liste von Journalisten schickte, die CC benutzten, wodurch die sorgfältig gehüteten E-Mail-Adressen jedes einzelnen dieser Journalisten preisgegeben wurden. Die Journalisten nutzten dann vergnügt Allen antworten, um eine Konversation zu führen, in der sie ihn gnadenlos verspotteten.

Verwenden Sie CC nicht für Massen-E-Mails. Vertrau mir. So einen Bekanntheitsgrad braucht man wirklich nicht.

2 Klicken Sie auf „Allen antworten“, obwohl Sie auf „Antworten“ klicken sollten

Allen antworten ist eine praktische Funktion, wenn mehr als zwei Personen an einem Gespräch beteiligt sein müssen, aber seien Sie vorsichtig. Ich war an einer Gruppen-E-Mail beteiligt, bei der ein Mitglied antwortete und dachte, sie würde nur mir eine E-Mail schreiben, um zuzugeben, dass sie in ein anderes Mitglied der E-Mail-Gruppe verknallt war. Sie hat versehentlich Allen antworten verwendet. In diesem Fall wurde dem Thema des Schwarms geschmeichelt. Aber . . . Ihr versehentliches „Allen antworten“ führt möglicherweise nicht zu einem märchenhaften Ende.

3 Vorausgesetzt, E-Mails sind privat und vertraulich

Alles, was Sie in eine E-Mail schreiben, kann geteilt werden, ob absichtlich oder versehentlich. (Siehe oben.) Sagen Sie keine Dinge in einer E-Mail, insbesondere im Büro, die Sie nicht öffentlich sagen würden. Und schreiben Sie vor allem nichts, was auf Sie zurückfallen könnte. E-Mails können sogar vor Gericht zulässig sein.

4 E-Mail senden, wenn Sie wütend sind

Manchmal möchte man einfach jemanden abmahnen. Das haben wir alle schon durchgemacht. Und es kann viel einfacher sein, diese Gefühle schriftlich festzuhalten, als ein schwieriges Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu führen. Aber widerstehe dem Drang. Wütende E-Mails stärken die Abwehr des Empfängers, und das ist nicht produktiv.

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Wenn Sie eine wütende E-Mail schreiben müssen, fügen Sie entweder keinen Empfänger in das Feld An: ein oder schreiben Sie sie in Ihr Textverarbeitungsprogramm, wo Sie nicht versucht sein werden, auf Senden zu klicken. Lassen Sie den Trank dann vierundzwanzig Stunden einwirken. Die Chancen stehen gut, dass Sie sich beruhigt haben, wenn Sie zurückkommen, und Sie werden in der Lage sein, ein klares Feedback zu geben, anstatt glühende Beschimpfungen zu machen.

5 Nicht auf den Punkt kommen

Ich weiß nicht, wie oft ich eine weitschweifige E-Mail gelesen habe, nur um am Ende zu denken: „Okay, aber was will diese Person von mir?“ Aus Liebe zu allen elektronischen Dingen, verwenden Sie E-Mails nicht als Mittel, um einen Brain-Dump zu erstellen. Machen Sie stattdessen Ihr Brainstorming, bevor Sie die E-Mail schreiben. Entscheiden Sie dann, was Ihr Ziel ist – was erhoffen Sie sich, wenn Sie diese E-Mail senden? Schreiben Sie dazu eine kurze, klare Botschaft. Wenn das Ziel Ihrer E-Mail darin besteht, zu überzeugen, gestalten Sie sie als Elevator Pitch.

Zwölf unumgängliche Tipps zur E-Mail-Etikette

Nachdem wir uns nun mit den abscheulichsten Vergehen von E-Mails befasst haben, schauen wir uns einige Richtlinien für die E-Mail-Etikette an, die Sie immer wie einen polierten Profi aussehen lassen.

1 Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Heben Sie sich Ihre kultivierte geheimnisvolle Aura für Vaguebooking auf Facebook auf. (Okay, das sollten Sie auch nicht wirklich tun.) Gehen Sie davon aus, dass jeder, dem Sie schreiben, einen überfluteten Posteingang hat, und verwenden Sie Ihre Betreffzeile, um den Inhalt Ihrer E-Mail zu beschreiben, damit der Empfänger gleich weiß, warum Ihre E-Mail a sein sollte Priorität.

2 Geben Sie nicht alle Großbuchstaben ein

In Internet-Begriffen sieht das Tippen in Großbuchstaben wie Schreien aus. Benötigen Sie einen weiteren Anreiz, die Feststelltaste aufzuheben? Sie können Spamfilter auslösen.

3 Legen Sie die Ausrufezeichen ab

Ich weiß, du bist aufgeregt! Ernsthaft!!! Aber Aufregung kann man auch ohne Ausrufezeichen vermitteln. (Meine Güte! Heben Sie sich diese auf, wenn Sie wirklich ausrufen.) Ausrufezeichen-Manie ist ein weiterer Spam-Filter-Trigger, also verwenden Sie sie sparsam und nie, niemals zwei oder mehr am Ende eines Satzes. Es sei denn, Sie sind ein Jugendlicher. Dann haben Sie es.

4 Halten Sie es einfach

Die ideale E-Mail ist kurz und kommt direkt auf den Punkt. Schreiben Sie solche E-Mails und jeder wird Sie lieben und Sie werden super beliebt sein. (Okay, vielleicht nicht. Aber zumindest wird sich niemand über Ihre lästigen E-Mail-Gewohnheiten beschweren.) Wenn Ihre Nachricht komplex ist und viele bewegliche Teile enthält, sollten Sie eine detaillierte Kurzbeschreibung schreiben und diese als Google-Dokument oder PDF anhängen. Aber . . .

5 Fragen Sie nach, bevor Sie Anhänge senden

Heutzutage sind wir alle vorsichtig beim Öffnen von E-Mail-Anhängen, selbst aus bekannten Quellen. Und wir haben guten Grund dazu. Wenn Sie einen Anhang senden müssen, informieren Sie den Empfänger darüber, dass er ankommt.

6 Verwenden Sie den Autoresponder sparsam

Urlaubs-Autoresponder sind in Ordnung. (Vergessen Sie nur nicht, sie entweder „automatisch“ auszuschalten oder sie manuell auszuschalten, wenn Sie zurück ins Büro kommen.) Aber Autoresponder sagen Dinge wie „Hey, ich habe Ihre E-Mail. Ich melde mich bald bei Ihnen!” sind sinnlos. Sie könnten Spammer auch darüber informieren, dass sie eine gültige E-Mail-Adresse erreicht haben – doppelter Ärger!

7 Verwenden Sie professionell klingende Begrüßungen

Wenn Sie den Empfänger nicht sehr gut kennen und dies ein Stil ist, an den Sie beide gewöhnt sind, beginnen Sie professionelle E-Mails nicht mit Begrüßungen wie „Hey“ oder „Yo“. „Hallo“ oder „Hallo“ sind normalerweise in Ordnung. Verwenden Sie „lieb“ in der formellen Geschäftskorrespondenz.

8 Verwenden Sie professionell klingende Sign-offs

Halten Sie es stilvoll. Hier sind einige Best Practices.

9 Verwenden Sie Humor mit Vorsicht

Ein gut getimter Humor kann eine E-Mail unvergesslich machen. Es kann es auch wie die Titanic versenken. Sie denken vielleicht, Sie hätten einen cleveren Scherz geliefert, aber Ihr Witz könnte bei der Übersetzung verloren gehen. Heb dir die lustigen Sachen für Leute auf, die du gut kennst – sie verstehen dich.

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10 Ärgern Sie sich nicht mit Follow-ups

Vermeiden Sie das Versenden einer Flut von Follow-up-E-Mails. Wenn ein Kontakt nicht antwortet und Sie wirklich eine Antwort benötigen, sollten Sie nach Möglichkeit einen Anruf tätigen. In allen anderen Angelegenheiten gilt: Wenn Ihr sorgfältig ausgearbeitetes Follow-up nach ein oder zwei Versuchen keine Antwort erhält, gehen Sie davon aus, dass der Empfänger nicht interessiert ist.

11 Seien Sie vorsichtig, was Sie weiterleiten

Es gibt Fälle, in denen es in Ordnung ist, eine E-Mail weiterzuleiten, z. B. wenn der Absender den falschen Kontakt erreicht hat oder Sie jemanden zur Konversation hinzufügen müssen. Leiten Sie jedoch keine sensiblen oder vertraulichen E-Mails weiter. Wenn Sie Zweifel haben, dass der Absender die Unterhaltung teilen möchte, fragen Sie um Erlaubnis, bevor Sie jemand anderen in die Schleife bringen.

12 Korrektur gelesen

In einer Grammarly-Umfrage antworteten 67 Prozent, dass Tippfehler in Arbeits-E-Mails ein No-Go sind. Um nicht den Eindruck zu erwecken, dass Ihnen die Liebe zum Detail fehlt, lesen Sie gründlich Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Niemand hat es jemals bereut, ein wenig mehr Zeit damit verbracht zu haben, sein Schreiben zu verbessern.

Ist Ihnen ein peinlicher E-Mail-Fauxpas unterlaufen? Haben Sie Probleme mit der E-Mail-Etikette? Teilen Sie unten einen Kommentar.