Wie man die E-Mail-Überlastung bei der Arbeit bewältigt

Die E-Mail-Überlastung ist ein wachsendes Problem für die Wissensarbeiter der Welt, insbesondere da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen. Millionen von Anfragen bleiben unbeantwortet, während wir uns bemühen, den täglichen Berg neuer Nachrichten zu bewältigen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie Sie effektiver mit Ihren E-Mails umgehen können.

In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns darauf, wie Sie die E-Mail-Überlastung bewältigen können. Wir untersuchen die Beweise, um zehn Best Practices für das E-Mail-Management bereitzustellen, die Sie bei der Arbeit anwenden können, einschließlich bewährter E-Mail-Strategien, die Ihnen dabei helfen, das Versenden zu vieler E-Mails zu stoppen und mit der Flut von Nachrichten fertig zu werden, die Sie erhalten.

Was ist E-Mail-Überlastung?

E-Mail-Überlastung ist das Gefühl von Stress und Angst, das durch einen Posteingang voller unbeantworteter E-Mails verursacht wird.

Das Phänomen der E-Mail-Überlastung ist nicht neu. Tatsächlich warnten Forscher bereits 2011 vor den Gefahren exzessiver E-Mails. Akademiker fanden heraus, dass viel Kommunikation, die unsere Posteingänge verstopft, nicht „geschäftskritisch“ ist. Um es einfacher auszudrücken, es war Schrott.

Das Kämpfen mit Ihrem Posteingang kann intensive negative Gefühle hervorrufen, haben Forscher herausgefunden. In einer Studie wurde festgestellt, dass E-Mail-Überlastung zu „höheren Burnout-Werten und geringem Arbeitsengagement“ führt. Die Arbeiter stellten fest, dass die E-Mail-Überlastung sie außerhalb der Arbeit beeinträchtigte und Druck erzeugte, selbst wenn wir nicht bezahlt wurden.

Da sich E-Mails in unseren Posteingängen stapeln, kann es unmöglich sein, diejenigen zu identifizieren, die Sie sofort beantworten müssen, und diejenigen, die warten können. Wir verlieren den Blick für das Wesentliche und das, was ignoriert werden kann.

Die Situation verschlimmere sich mit der Zunahme von Heim- und Hybridarbeit, sagt die Forscherin Amy Zadow in The Conversation. In ihrer Studie zur akademischen Kommunikation verschickten 55 % der Akademiker ihre Korrespondenz über ein Wochenende. Noch besorgniserregender ist, dass 30 % E-Mails über das Wochenende verschickt haben und noch am selben Tag eine Antwort erwarteten.

Sie warnt davor, dass diese Kultur der 24/7-Kommunikation – in vielen Fällen verursacht durch E-Mail-Überlastung – unserer körperlichen und geistigen Gesundheit schadet.

So erkennen Sie die Anzeichen einer E-Mail-Überlastung

Das untrüglichste Zeichen dafür, dass Sie mit E-Mail-Überlastung zu kämpfen haben, sind Hunderte von unbeantworteten E-Mails in Ihrem Posteingang. Wie wir gesehen haben, kann dies psychische und sogar physische Auswirkungen auf uns haben.

E-Mail macht uns unglücklich, sagt Cal Newport in der New York Times. Laut Newport verursachen unbeantwortete E-Mails ein gewisses Maß an „Hintergrundangst“, das Sie jederzeit und überall verfolgen kann.

In extremen Fällen kann eine E-Mail-Überlastung verräterische Anzeichen von Stress am Arbeitsplatz hervorrufen, einschließlich des Gefühls, dass Sie nicht in der Lage sind, damit fertig zu werden. Andere Symptome von Stress am Arbeitsplatz können sein:

• Stimmungsschwankungen
• zurückgezogen wird
• Verlust von Motivation, Engagement und Selbstvertrauen
• erhöhte emotionale Reaktionen – tränenreicher, sensibler oder aggressiver sein

Fühlen Sie sich gestresst oder fühlen Sie sich mit jeder E-Mail unglücklicher? Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die E-Mail-Überlastung bewältigen können.

10 Möglichkeiten, mit der E-Mail-Überlastung umzugehen

Hier sind zehn evidenzbasierte Strategien für den Umgang mit E-Mail-Überlastung. Wenn E-Mails Ihre Leistung beeinträchtigen, lesen Sie unseren Artikel zu den Top 10 der E-Mail-Produktivitätstipps.

Wenn Sie in Ihrem Job unter starkem Stress oder Angstzuständen leiden, ist es wichtig, dass Sie mit jemandem sprechen und um Hilfe bitten. Die Tipps und Ratschläge hier sind hilfreiche Strategien, aber keine langfristige Lösung. Wenn Sie Hilfe brauchen, fragen Sie danach.

1. Verstehen Sie, wie Sie E-Mail verwenden

Bevor wir uns mit den Tipps befassen, denken Sie darüber nach, wie Sie E-Mails verwenden. Wie Sie mit Ihrem Posteingang umgehen, spiegelt Ihre Persönlichkeit wider, sagen Shana Lebowitz und Allana Akhtar in Business Insider.

Sie teilen die Arbeiter der Welt in drei Typen:

1. E-Mail-Anmelder/-Löscher (diejenigen, die sofort antworten)
2. E-Mail-Sparer (antwortet schnell, löscht aber niemals E-Mails)
3. Ignorer (diejenigen, die niemals E-Mails lesen oder darauf antworten)

Sind Sie jemand, der jede E-Mail beantworten muss und damit zu kämpfen hat? Oder ignorieren Sie E-Mails und speichern sie?

Indem Sie erkennen, wie Sie E-Mails nutzen, können Sie Strategien mit den höchsten Erfolgschancen identifizieren.

Die Art und Weise, wie wir E-Mails verwenden, kann auch erklären, warum Ihre aktuellen Strategien zum Umgang mit E-Mails wahrscheinlich nicht funktionieren. Tatsächlich können sich viele unserer tief verwurzelten Gewohnheiten zur Verwaltung von E-Mails – wie das Abschalten von Benachrichtigungen – negativ auf uns auswirken, warnt Dr. Emma Russell.

Das Eingeständnis, dass es ein Problem bei der E-Mail-Verwaltung gibt, ist der erste Schritt, um eine positive Veränderung herbeizuführen.

2. Nehmen Sie sich Zeit, um E-Mails zu beantworten

Das Beantworten von E-Mails ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Rolle und sollte auch so behandelt werden. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um E-Mails zu beantworten.

Dies kann morgens, nachmittags oder zu jeder für Sie passenden Zeit sein. Fügen Sie dies Ihrem Kalender hinzu und behandeln Sie es als eine wichtige Aufgabe. Beantworten Sie E-Mails nicht abends und am Wochenende. In der Freizeit zu arbeiten ist nicht nur inakzeptabel, sondern wahrscheinlich auch ineffizient. Es könnte mehr Stress verursachen, als es löst.

Wenn Sie sich Zeit für E-Mails nehmen, können Sie sich mental vorbereiten. Manager und Führungskräfte, die wir im Voraus auf ihre Arbeit vorbereiten können, „erlebten eine positivere Stimmung und Arbeitskonzentration, was ihnen wiederum ermöglichte, den ganzen Tag über erfolgreicher zu sein“, fanden Forscher der Portland State University heraus.

Wenn Sie E-Mails beantworten, tun Sie dies und nichts anderes. Das Jonglieren mehrerer Aufgaben ist einfach nicht praktikabel, haben Wissenschaftler herausgefunden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um E-Mails zu beantworten, und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Aufgabe, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

3. Triage-E-Mail

E-Mail-Überlastung ist ein Symptom dafür, dass Sie Ihre E-Mails nicht effektiv archivieren und priorisieren. Das Sortieren Ihrer E-Mails ist eine Strategie, mit der Sie Berge von Korrespondenz bewältigen können.

Während Sie möglicherweise Hunderte (oder sogar Tausende) von E-Mails pro Tag erhalten, empfiehlt Amy Gallow in der Harvard Business Review, dass es nur drei Möglichkeiten gibt, mit jeder E-Mail umzugehen:

1. Löschen: Sie können schnell die E-Mails sehen, die Sie nicht lesen oder beantworten müssen. Dazu können Einladungen, Junk-Mail und Werbung gehören. Löschen Sie sie so bald wie möglich, um Platz zu sparen und Stress abzubauen.
2. Reagieren: Dringende E-Mails werden herausspringen, und Sie sollten sofort antworten. Dazu gehört auch geschäftskritische Korrespondenz, wie z. B. Nachrichten Ihres Chefs.
3. Datei: Wenn Sie nicht sofort reagieren können, archivieren Sie Nachrichten sicher, wo sie bearbeitet werden können, wenn es die Zeit erlaubt (z. B. während Ihrer geschützten Zeit).

Gängige E-Mail-Pakete wie Outlook und Gmail ermöglichen es Ihnen, wichtige E-Mails schnell zu identifizieren (z. B. mit roten Markierungen oder Sternen). Dies kann eine einfache Möglichkeit bieten, dringende und wichtige E-Mails zu identifizieren.

Wir empfehlen Ihnen, sich etwas Zeit zu nehmen, um zu verstehen, wie Ihr E-Mail-Programm funktioniert und ob es Möglichkeiten gibt, es effektiver zu nutzen.

4. Erstellen Sie einige Standardvorlagen

Die Wahrheit ist, dass die meisten von uns jeden Tag mit den gleichen oder ähnlichen Aufgaben und Anforderungen konfrontiert werden. Die E-Mails, die wir erhalten, und die Antworten, die wir erstellen, sind weitgehend gleich – natürlich gemäß den Regeln einer guten E-Mail-Etikette. Das Erstellen einer Reihe von Standard-Anfrage- und Antwortvorlagen, die professionell geschrieben und vorformatiert sind, kann viel Zeit sparen.

An einem zugänglichen Ort abgelegt, können wir diese Vorlagen bei Bedarf abrufen und bei Bedarf ausschneiden und einfügen.

Tatsächlich müssen Sie sie immer noch bearbeiten, ändern und personalisieren, was nicht ideal ist.

Hilfe benötigen? Wir haben eine Reihe ausführlicher Artikel mit Vorlagen erstellt, die sich auf alle Aspekte der professionellen Geschäftskommunikation konzentrieren, darunter:

• So schreiben Sie eine formelle E-Mail
• So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail
• So schreiben Sie eine geschäftliche Anfrage-E-Mail
  

Besser noch, lesen Sie den nächsten Tipp, um zu sehen, wie wir bei Flowrite das Konzept der E-Mail-Vorlagen mithilfe künstlicher Intelligenz nicht nur einen, sondern hundert Schritte weitergebracht haben.

5. Verwenden Sie KI und Technologie, um E-Mails zu transformieren

Vorlagen können Ihnen Zeit sparen, aber sie können unhöflich und unpersönlich wirken. Das Kopieren und Einfügen sowie das manuelle Ausfüllen der Lücken in den Vorlagen ist immer noch zeitaufwändig. Glücklicherweise verändert eine aufregende neue Technologie, die die Leistungsfähigkeit der KI nutzt, die Art und Weise, wie wir E-Mails schreiben. In Sekundenschnelle können Sie zielgerichtete, professionelle und effektive E-Mails erstellen, die Ergebnisse erzielen.

Das KI-gestützte Schreibproduktivitätstool von Flowrite kann jedem dabei helfen, Zeit beim Erstellen personalisierter E-Mail-Nachrichten mit unglaublicher Genauigkeit zu sparen. Wenn Sie in einer Sackgasse stecken oder Zeitprobleme haben, kann unser Produkt Ihnen helfen, Ihre E-Mails aufzufrischen und zu verfeinern, indem es Ihre Ideen und Gedanken in professionelle Korrespondenz übersetzt, die die richtigen Ergebnisse erzielt.

Und es ist nicht nur KI-Schreiben; Es gibt eine ganze Reihe neuer technischer Lösungen und Tools, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern und Ihnen helfen können, die E-Mail-Belastung zu bewältigen.

6. Löschen, sperren, abbestellen

Junk-Mail, unerwünschte E-Mails, Spam. Wie auch immer Sie es nennen wollen, wir alle erhalten Berge von E-Mails, die wir nicht wollen oder brauchen. Jeden Tag werden unglaubliche (oder erschreckende) 320 Milliarden Spam-E-Mails versendet. Das sind über 80 % aller täglich versendeten E-Mails.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto haben, haben Sie mindestens eine unerwünschte Nachricht erhalten. Aber Sie könnten jeden Monat bis zu Tausende von E-Mails erhalten, insbesondere wenn Ihre E-Mail-Adresse öffentlich im Internet verfügbar ist.

Der erste Schritt zur Wiederherstellung Ihres Posteingangs besteht darin, alle Junk-E-Mails systematisch zu durchsuchen und zu verwerfen und zu löschen. Sie müssen sich jedoch auch abmelden, um den Erhalt zukünftiger E-Mails zu vermeiden.

Am Ende jeder E-Mail sollten Sie einen Link finden, mit dem Sie sich von einer Mailingliste abmelden können. Es ist eine gesetzliche Anforderung in den USA und Europa, obwohl einige skrupellose E-Mail-Versender Wege finden können, es zu verbergen. Wenn die Mail weiterhin kommt, dann blockieren Sie den Absender.

Melden Sie sich in Zukunft nie für etwas an, das Sie nicht wollen oder brauchen. Wenn Sie beispielsweise unerwünschte E-Mails von einer Mailingliste erhalten, klicken Sie immer sofort auf Abbestellen.

7. Erwägen Sie einen Anruf

Nachrichten-Pingpong kann die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang schnell erhöhen, aber ist es die beste Art der Kommunikation?

Laut Psychologen kann ein Anruf manchmal effektiver (oder „optimaler“) sein, um eine Verbindung herzustellen und zu kommunizieren. Wir neigen dazu, E-Mails zu schreiben, wenn wir persönlich effektiver kommunizieren können, entweder am Telefon oder von Angesicht zu Angesicht, indem wir versuchen, Peinlichkeiten zu vermeiden.

Sie kamen zu dem Schluss, dass „Interaktionen mit Sprache (Telefon, Video-Chat und Voice-Chat) im Vergleich zu Interaktionen mit Text (E-Mail, Text-Chat) stärkere soziale Bindungen und keine Zunahme der Unbeholfenheit geschaffen haben“.

Obwohl es nicht immer möglich ist, sich persönlich zu treffen, sollten Sie überlegen, ob es nicht schneller geht, jemanden anzurufen, bevor Sie eine E-Mail senden. Ein kurzes Telefongespräch kann weniger Zeit in Anspruch nehmen als die Bewältigung der E-Mail-Flut, die oft anfällt, wenn es um Details geht.

8. Investieren Sie in interne Kommunikationstools

Instant-Messaging-Dienste wie Slack ermöglichen einen schnelleren Austausch zwischen Kollegen, Kunden und Kunden. Angenommen, Sie können die Implementierungshürden überwinden; In diesem Fall kann Instant Messaging eine ausgezeichnete Strategie sein, um die E-Mail-Überlastung bei der Arbeit zu beseitigen.

In einem praktischen Leitfaden zur Implementierung von Instant Messaging empfiehlt der Harvard Business Review, die Technologien Ihrer Mitarbeiter zu nutzen und Grundregeln festzulegen. Sie stellen fest, dass IM bereits ein zentraler Bestandteil von Tech-Teams ist. Slack beispielsweise unterstützt den schnellen Informationsaustausch, den Teams für die Zusammenarbeit und das Wachstum benötigen, um zu einem wichtigen Tool für Unternehmen jeder Größe zu werden.

Natürlich könnte das einfache Ersetzen von E-Mail durch IM zu einem völlig neuen Problem der Nachrichtenüberlastung führen. Die oben skizzierten Strategien sind jedoch alle nach wie vor relevant. Ebenso wichtig sei die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, so die HBR.

9. Speichern Sie Dokumente in der Cloud

Wie viele E-Mails sind Dokumentenanforderungen und wie viele fehlende Anhänge?

Die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten verändert sich, und immer mehr Unternehmen wechseln in die Cloud. Durch den Einsatz von Cloud-Lösungen und die Bereitstellung eines angemessenen Zugriffs können Sie erhebliche Mengen an E-Mail-Verkehr reduzieren.

Alle Dokumente können gespeichert und für jedermann, überall und jederzeit zugänglich gemacht werden. In einer Post-Covid-Arbeitswelt könnten Cloud-Services den Produktivitätsschub bieten, den wir brauchen, argumentiert William Smith im Technology Magazine.

Sie müssen keine E-Mail mehr senden und auf eine Antwort warten (oder eine Antwort ausgeben, wenn Sie auf der anderen Seite sind). Sie können davon ausgehen, dass jeder auf die benötigten Dokumente zugreifen kann, wenn er sie benötigt.

10. Machen Sie eine Pause

Es mag kontraproduktiv erscheinen, aber eine E-Mail-Pause (ein E-Mail-Urlaub) kann Stress abbauen und die Konzentration steigern, haben Forscher herausgefunden.

In Tests fanden Wissenschaftler heraus, dass diejenigen, die E-Mails sofort lasen, sich in einem ständigen „Hochalarm“-Zustand befanden, mit konstanteren Herzfrequenzen. Im Gegensatz dazu erlebten Arbeiter, die fünf Tage lang keine E-Mails beantworteten, „natürlichere, variable Herzfrequenzen“.

Nun ist es nicht praktikabel, E-Mails während der Arbeitswoche auszuschalten. Aber das Beantworten von E-Mails auf den Arbeitstag zu beschränken und abends und am Wochenende abzuschalten, kann Stress und E-Mail-Überlastung reduzieren.

Denken Sie, dass dies Ihre Aussichten bei der Arbeit beeinflussen wird? Grenzen zu setzen ist eine entscheidende Fähigkeit für Führungskräfte, sagt Jenn Lofgren in Forbes. Klar festzulegen, was in Ordnung ist und was nicht – einschließlich der Beantwortung von E-Mails am Wochenende – ist eine starke Botschaft.

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Die Tipps hier sollten einige Möglichkeiten bieten, wie Sie die E-Mail-Überlastung bewältigen können. Leider wird das Problem der zu vielen E-Mails nicht verschwinden. Die Wahrheit ist, dass die E-Mail-Überlastung wahrscheinlich zu einem größeren Risiko wird, da wir immer mehr aus der Ferne arbeiten und auch in unserer Freizeit noch mehr Zeit online verbringen.

Wenn Sie mit zu vielen E-Mails zu kämpfen haben, ist es wichtig, dass Sie E-Mail-Verwaltungsstrategien entwickeln, die für Sie funktionieren. Erwägen Sie den Einsatz neuer Technologien wie KI-E-Mail-Assistenten, Instant Messaging und die Implementierung von Best Practices für die E-Mail-Verwaltung bei der Arbeit.