10 E-Mail-Produktivitätstipps, um jeden Tag mehr zu erledigen

Die meisten von uns machen sich keine Gedanken darüber, wie wir E-Mails nutzen. Die Nachrichten strömen jeden Tag ein, und wir antworten weiter, ohne im Laufe des Tages viel zu erreichen. Es kann sich wie ein endloser Kreislauf anfühlen. Fast so, als wären Sie ein Sklave Ihres Posteingangs.

Aber es muss nicht so sein.

Tatsächlich ist es einfach, Ihre Art der E-Mail-Verwaltung zu rationalisieren, wenn Sie sich darüber Gedanken machen. Ein paar einfache Richtlinien, ein paar Grundregeln und ein oder zwei Produktivitäts-Hacks können Ihre wöchentliche E-Mail-Verwaltung um Stunden verkürzen. ‍

Glauben Sie uns nicht? Lesen Sie diese E-Mail-Produktivitätstipps durch, um die Chance zu haben, dass Sie sich als falsch erweisen.

1. Überprüfen Sie Ihre E-Mails nur zweimal am Tag

50 Mal am Tag E-Mails checken? Das solltest du wahrscheinlich nicht.

Verwalten und beantworten Sie Ihre E-Mails einmal am Morgen, bevor Sie mit Aufgaben beginnen, die eine hohe Konzentration erfordern. Und dann noch einmal am Nachmittag, wenn Sie eine Pause von den anderen Aufgaben brauchen.

So bleibt der Rest des Tages für produktivere Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie die Benachrichtigungen von eingehenden E-Mails ausschalten, damit Sie nicht den Drang verspüren, sie öfter zu überprüfen.

2. Verwenden Sie die 1-Klick- und 3-Satz-Regeln

Diese Produktivitäts-Hacks können je nach Arbeitsablauf funktionieren oder auch nicht, aber sie sind definitiv einen Versuch wert.

• 1-Klick-Regel: Verpflichten Sie sich, eine E-Mail nur einmal anzufassen. Sie können mehrere Aktionen ausführen, wenn sie geöffnet ist, aber die Regel besagt, dass Sie etwas tun müssen, sobald Sie die E-Mail öffnen. Sie können es archivieren, darauf antworten oder es Ihrer Aufgabenliste hinzufügen.
• 3-Satz-Regel: Alle Antworten sollten aus höchstens drei Sätzen bestehen. So einfach ist das. Kürzere Antworten bedeuten weniger Zeitaufwand für E-Mails. Sie können dies auf 2-5 Sätze ändern, aber der Hauptpunkt bleibt derselbe: Verschwenden Sie nicht Stunden Ihrer Zeit damit, eine ausgefeilte Antwort zu verfassen.

Wenn sich 3 Sätze immer noch zu lang anfühlen, warum versuchen Sie nicht, mit Flowrite nur 3 Aufzählungspunkte zu schreiben? Haftungsausschluss: Unser KI-gestütztes Schreibtool verwandelt diese in eine vollwertige E-Mail.

3. Kontinuierlich abbestellen

Es ist unvermeidlich. Irgendwann summieren sich diese Massen-E-Mails und Newsletter und fangen an, Ihren Posteingang zu überladen. Die Lösung: Jedes Mal, wenn Sie eine unerwünschte E-Mail erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Abbestellen am Ende der Nachricht.

Konsistenz zahlt sich aus: Nach ein oder zwei Wochen haben Sie 80-90 % der unnötigen E-Mails abbestellt.

Oder wenn Sie keine Zeit damit verschwenden möchten, manuell zu arbeiten, gibt es Dienste wie Unroll.me, die den Abmeldevorgang für Sie durchführen.

4. Tastenkombinationen lernen

PSA: Sie müssen Superhuman nicht verwenden, um von Tastaturkürzeln zu profitieren. Nehmen wir als Beispiel Gmail.

Überprüfen Sie zunächst in den Gmail-Einstellungen, ob die Tastaturkürzel tatsächlich aktiviert sind: Einstellungen → Allgemein → Tastaturkürzel ein → Änderungen speichern.

Dann müssen Sie sich nur noch die wertvollsten Shortcuts merken (die folgenden sind für macOS):

• Auf und ab = Bewegen Sie sich durch Ihren Posteingang. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine Unterhaltung zu öffnen. Drücken Sie X, um eine Konversation auszuwählen.
• P/N = Wählen Sie eine vorherige oder nächste Nachricht innerhalb einer Konversation aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine Nachricht zu öffnen.
• Shift + C = Verfassen in einem neuen Fenster
• Umschalt + 3 = Wenn eine Konversation ausgewählt ist, wird sie in den Papierkorb verschoben.
• S = Gespräch beginnen
  

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über Tastaturkürzel für Gmail.

5. Probieren Sie die 2-Minuten-Regel aus

Richten Sie eine Regel für schnell zu bearbeitende Nachrichten ein. Wenn die Antwort weniger als 2 Minuten dauert, tun Sie dies sofort.

Dieser E-Mail-Produktivitätstipp bedeutet natürlich nicht, dass Sie Ihren Posteingang den ganzen Tag offen halten und reagieren sollten, wenn neue Nachrichten eingehen!

Wenn Sie Zeit für die Bearbeitung von E-Mails reservieren, kümmern Sie sich lieber zuerst um die schnellen Dinge.

Hat es bei dir geklappt? Wir würden es gerne wissen.

6. Richten Sie Filter und Aliase ein

Filter sind Automatisierungsregeln, die Ihre E-Mails in die richtigen Ordner umleiten, sobald sie Ihren Posteingang erreichen. Sie ersparen Ihnen den Aufwand, die Meldungen manuell auszusortieren.

Sie könnten beispielsweise Regeln basierend auf der Absenderadresse, der Betreffzeile, im Haupttext enthaltenen Wörtern, der Größe, dem Datum usw. erstellen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Anleitung zum Einrichten von Filtern in Gmail.

Aliasse sind eine hilfreiche Funktion, die das Filtern von E-Mails vereinfacht. Mit Google Mail können Sie Aliase mit Pluszeichen und Punkten in Ihrer E-Mail-Adresse einrichten.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben eine E-Mail-Adresse namens [email protected]. Sie möchten den Newsletter von Flowrite abonnieren und die eingehenden Newsletter in einen speziellen Ordner filtern. Sie können sich dann unter der Adresse [email protected] anmelden, und die Newsletter-Ausgaben würden trotzdem den Weg in Ihr Postfach finden. Sie könnten dann eine Filterregel erstellen, die alle E-Mails an diese Adresse in einen „Newsletter“-Ordner leitet.

7. Vollbild verwenden

Dieser E-Mail-Produktivitätstipp ist super einfach, aber effektiv.

Wenn Sie 50 Tabs gleichzeitig geöffnet haben, ist es fast garantiert, dass es eine Benachrichtigung gibt, die Ihren Fokus unterbricht. Oder Sie entscheiden einfach, dass jetzt der beste Zeitpunkt ist, um Ihren Twitter-Feed und das Krypto-Mem von gestern zu überprüfen.

Beseitigen Sie die Möglichkeiten, sich ablenken zu lassen. Stellen Sie Ihr Browserfenster auf Vollbild ein und machen Sie andere Registerkarten unsichtbar.

• Windows: Drücken Sie F11
• macOS: Drücken Sie CMD + Umschalt + F

Sie können uns später danken.

8. Planen Sie E-Mails, die später gesendet werden sollen

Manchmal ist es praktisch und höflich, E-Mails zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt statt zum jetzigen Zeitpunkt zu senden. Auch der Zeitpunkt des Versands kann die Öffnungsrate beeinflussen.

Google Mail macht dies einfach. Klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail einfach auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Senden“ und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus. So einfach ist das! Die meisten E-Mail-Clients verfügen über ähnliche Funktionen, und es gibt viele praktische Erweiterungen, die dies für Sie erledigen können, wenn Sie kein Glück haben.

9. Verwenden Sie E-Mail, um Besprechungsnotizen zu machen

Dies ist ein umwerfender Produktivitäts-Hack (und doch so einfach). Wenn Sie sich in einem Zoom- oder Teams-Meeting befinden, öffnen Sie eine leere E-Mail-Vorlage und beginnen Sie, Notizen zu machen.

Schreiben Sie während des Meetings kurze Aufzählungszeichen.

Beenden Sie das Meeting 5-10 Minuten früher und polieren Sie die Notizen für eine bessere Lesbarkeit schnell auf.

Senden Sie sie dann an alle Betroffenen.

Und los geht's: Sie sind bereit für Ihre nächste Aufgabe oder Besprechung, ohne 30 Minuten damit zu verbringen, das Memo zu schreiben.

10. Löschen Sie Ihre E-Mails

Natürlich nicht alle! Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre E-Mails in vier Kategorien zu unterteilen. Zur einfacheren Bearbeitung können Sie für jede Kategorie einen eigenen Ordner anlegen.

• Dringend und wichtig = Bearbeiten Sie diese E-Mails sofort. Aber nicht, bevor Sie den Rest Ihrer E-Mails sortiert haben.
• Dringend und unwichtig = Behandeln Sie diese Nachrichten nach Möglichkeit gleich nach der Behandlung von Nachrichten der Kategorie 1. Wenn nicht, reservieren Sie etwas Zeit bis zum Ende des gleichen Tages.
• Nicht dringend und wichtig = Sie können sich später darum kümmern, aber denken Sie daran, Zeit für sie zu reservieren, damit sie unweigerlich erledigt werden.
• Nicht dringend und nicht wichtig = Diese Nachrichten löschen oder ignorieren.
  

Das war es, Leute! Sie müssen nur noch einige dieser E-Mail-Produktivitätstipps auf Ihren Workflow anwenden und sehen, wie viele Stunden Sie nächste Woche einsparen können.