So sieht eine perfekte professionelle E-Mail-Signatur aus

Veröffentlicht: 2018-03-09

Bevor E-Mail eine Tatsache des Lebens war, diente eine Visitenkarte oder ein Briefkopf dazu, die berufliche oder persönliche Marke einer Person zu präsentieren. Jetzt muss Ihre E-Mail-Signatur diese Nutzlast liefern. Macht deiner den Job?

Der durchschnittliche Arbeitnehmer versendet jeden Tag etwa vierzig geschäftliche E-Mails. Das sind zweihundert E-Mails in einer typischen Arbeitswoche und satte 10.400 pro Jahr. Jede E-Mail ist eine Gelegenheit, ein paar Informationen zu teilen, die dabei helfen, Anerkennung und Vertrauen aufzubauen. Und wenn Sie eine gute Signatur haben, können Sie sich selbst, Ihre Dienstleistungen, das Unternehmen, für das Sie arbeiten, oder alles oben Genannte bewerben.

So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Ihre Signatur muss nicht auffällig sein, um effektiv zu sein. Tatsächlich ist die beste E-Mail-Signatur oft einfach. Hier sind ein paar Gebote und Verbote.

  • Halten Sie sich kurz. Verwenden Sie nicht mehr als 3-4 Textzeilen.
  • Nicht in die Küchenspüle werfen. Priorisieren Sie, anstatt jeden Social-Media- oder Website-Link einzufügen.
  • Fügen Sie ein Bild hinzu. Ihr Firmenlogo oder ein einfacher, professioneller Headshot können Autorität verleihen und Vertrauen aufbauen.
  • Geben Sie nicht Ihre E-Mail-Adresse an. Obwohl es wie ein Kinderspiel erscheint, fügen viele Leute ihre E-Mail-Adresse unnötigerweise ihrer Signatur hinzu.
  • Seien Sie vorsichtig mit Kontaktinformationen. Sie möchten nicht, dass jeder, dem Sie eine E-Mail senden, Ihre Handynummer hat.
  • Werben Sie nicht mit einer geschäftlichen E-Mail-Signatur für eine persönliche Agenda. Sicher, Sie sind stolz auf das Instagram Ihrer Katze. Aber es hat nichts mit Ihrem Berufsleben zu tun, also gehört es nicht in Ihre berufliche Signatur.
  • Verwenden Sie Farbe. Stimmen Sie das Farbschema und die Schriftart auf die Marketingmaterialien Ihres Unternehmens ab.
  • Werden Sie nicht verrückt nach Schriftarten und verwenden Sie keine animierten Gifs. Zwei Schriftarten, max. Bitte keine auffälligen, blinkenden Dinge.
  • Optimieren Sie für Mobilgeräte. Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail und überprüfen Sie Ihre Signatur auf Ihrem Mobilgerät, um sicherzustellen, dass sie gut aussieht.

So richten Sie Ihre E-Mail-Signatur manuell auf verschiedenen E-Mail-Plattformen ein.

  • So richten Sie Ihre E-Mail-Signatur in Gmail ein
  • So richten Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2013 und 2016 ein
  • So richten Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2010 ein

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Drei Signaturgeneratoren zum Ausprobieren

Mit Signaturgeneratoren können Sie mit wenigen Klicks und Tastenanschlägen eine umwerfende Signatur erstellen. Ein Nachteil bei der Verwendung besteht darin, dass Sie in den meisten Fällen das Feld für die E-Mail-Adresse ausfüllen müssen, sodass Sie Ihre E-Mail-Adresse (redundant) zu Ihrer Signatur hinzufügen, ob Sie möchten oder nicht. Sie werden auch etwas von ihrem eigenen Marketing, wie „Holen Sie sich hier Ihre eigene kostenlose E-Mail-Signatur“, mit einem Link zu ihrem Produkt hinzufügen. Sie müssen die Vorteile einer robusten, attraktiven Signatur gegen die Nachteile der Einbeziehung irrelevanter Informationen abwägen.

E-Mail-Signaturgenerator von HubSpot

HubSpot bietet einen Signaturersteller, mit dem Sie mit Layout und Farben spielen und ein Bild hinzufügen können. Sie können auch Social-Media-Links, Zertifizierungen und einen Call-to-Action einfügen.

Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer angeben, um diesen Signaturgenerator zu verwenden, und HubSpot fordert Sie außerdem auf, einige Fragen zu Ihrem Unternehmen zu beantworten.

HubSpot | Kostenloser Generator für E-Mail-Signaturen

Der kostenlose E-Mail-Signatur-Ersteller von Exclaimer

Mit diesem Signaturersteller können Sie ein Logo, ein Banner, Links zu sozialen Medien und sogar einen Haftungsausschluss des Unternehmens einfügen. Wie bei HubSpot müssen Sie das E-Mail-Adressfeld ausfüllen. Es wird auch ein wenig Werbesprache in winzigem Text unter Ihrer Signatur hinzufügen. Bonus: Wenn Sie Exclaimer auf Ihren sozialen Kanälen teilen, wird das Branding aus Ihrer Signatur entfernt. Ergebnis!

Der KOSTENLOSE E-Mail-Signatur-Ersteller von Exclaimer

WiseStamp

WiseStamp gibt Ihnen eine Menge Möglichkeiten zum Generieren von Signaturen. Benutze es weise. (Mit großer Macht geht schließlich auch große Verantwortung einher.) Sie können alles tun, von der Bitte um Unterstützung für eine Wohltätigkeitsorganisation bis hin zur Präsentation Ihres neuesten YouTube-Videos. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Signatur professionell bleibt und nicht mit zu vielen (oder für die Arbeit unangemessenen) Informationen überladen wird.

Sie können auf einen Monatsplan upgraden, um noch mehr Optionen zu erhalten, und das Branding des Unternehmens aus Ihrer Signatur entfernen.

WiseStamp

4 Signaturbeispiele

Hier sind einige Möglichkeiten, mit Signaturen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Schlicht und einfach

Halte es einfach, Dummkopf! Oft sind Ihr Name, Ihr Titel, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktinformationen alles, was Ihr geschäftlicher Kontext benötigt. Wenn das der Fall ist, reicht eine einfache Signatur wie diese aus.

Präsentieren Sie Ihre sozialen Feeds

Wenn Sie entweder die Marke Ihres Unternehmens oder Ihre persönliche professionelle Marke stärken möchten, fügen Sie Ihre wichtigsten Social-Media-Links in Ihre Signatur ein.

Werbung für einen Newsletter

Jeder Newsletter-Abonnent ist ein potenzieller Lead oder Kontakt. Sammle sie, wenn du kannst! Das Hinzufügen eines Newsletter-Abonnement-Links zu Ihrer Signatur hilft.

Nur texten

Manchmal ist schlicht und einfach die beste Option. An einer Textsignatur ist nichts auszusetzen. Tatsächlich ist es ein einfaches, mobilfreundliches Format.

 Joe Otter | Geschäftsführer Slider
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Andere Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Signatur zu nutzen

Scheuen Sie sich nicht, ein wenig kreativ zu werden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie einen oder zwei Blickwinkel auswählen, die für Ihr Unternehmen oder Ihre persönliche Marke am besten geeignet sind. Das Ziel ist es, Ihren Kontakten die Interaktion mit Ihrer Signatur zu erleichtern, und nicht, sie mit einer Wand aus Links und sozialen Symbolen zu überhäufen.

Fragen Sie sich: Was soll mein Kontakt tun, wenn er oder sie meine Unterschrift sieht? Es könnte einfach sein, Ihren Namen, Titel und Ihr Unternehmen zu erkennen. Oder es könnte sein:

  • Verbindung mit Ihnen auf LinkedIn
  • Besuch Ihrer Website
  • Lesen deines Blogs
  • Überprüfen Sie Ihren YouTube-Kanal
  • Registrierung für eine Veranstaltung oder ein Webinar
  • Reagieren auf einen bestimmten Call-to-Action

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Unterschrift verwenden, halten Sie sie klar und prägnant, um die beste Schlusserklärung abzugeben.