E-Mail-Threads: Definition und 4 Möglichkeiten, sie zu verwalten

In der Berufswelt sind E-Mail-Threads an der Tagesordnung. Und das ist im Allgemeinen auch gut so: Wenn Sie ein laufendes Gespräch mit einem Kollegen führen, einen Plan entwickeln oder wiederkehrende Gesprächsthemen getrennt halten möchten, ist ein E-Mail-Thread die richtige Lösung.

Was ist ein E-Mail-Thread?

Ein E-Mail-Thread ist eine Reihe von E-Mails, die alle Antworten auf eine ursprüngliche E-Mail-Nachricht aufzeichnen. Stellen Sie sich einen E-Mail-Thread wie einen Gruppenchat vor: Mehrere Personen erhalten jede Nachricht, unabhängig davon, wie oft sie an der Konversation teilnehmen, und jeder kann den Fortschritt des Threads problemlos in chronologischer Reihenfolge verfolgen.

Häufig werden E-Mail-Threads in einem „verschachtelten“ Format in den Posteingängen der Empfänger angezeigt, wobei die neueste Antwort zuerst angezeigt wird, wenn der Empfänger den Thread öffnet, und jede vorherige Antwort in der Reihenfolge von der neuesten zur ältesten, endend mit der ursprünglichen Nachricht.

Nicht alle E-Mail-Clients unterstützen E-Mail-Threads und nicht alle, die dies tun, aktivieren sie standardmäßig. Sie bezeichnen die Funktion auch nicht immer alsThreading– ein bemerkenswertes Beispiel ist Gmail, das E-Mail-Threading alsKonversationsansichtbezeichnet.

Möglicherweise kennen Sie den Begriff„E-Mail-Kette“und fragen sich: „Ist es ein E-Mail-Thread oder eine E-Mail-Kette?“ Eine E-Mail-Kette ist nicht dasselbe wie ein E-Mail-Thread. Eine E-Mail-Kette ist eine Sammlung weitergeleiteter oder anderweitig verknüpfter E-Mails, die nicht unbedingt thematisch verknüpft sind.

Wie funktionieren Betreffzeilen,CcundBccin E-Mail-Threads?

Betreffzeilen

In einem E-Mail-Thread hat jede Antwort dieselbe Betreffzeile wie die ursprüngliche E-Mail, mit dem vorangestelltenRE:.RE: ist eine Abkürzung für„bezüglich“ oder„in Bezug auf“und bedeutet, dass eine E-Mail eine Antwort auf eine vorherige E-Mail ist. Hier ist ein Beispiel für eine Betreffzeile für eine E-Mail-Antwort innerhalb eines Threads:

Betreff: Feiertagsparty, Donnerstag, 14. Dezember

Befolgen Sie bei der Auswahl einer Betreffzeile für Ihren E-Mail-Thread die gleichen Richtlinien wie für jede andere Betreffzeile. Es sollte prägnant sein und den Zweck der E-Mail klar kommunizieren.

Ccundbcc

Viele Menschen verwechseln die Funktionen „cc“und„bcc“in E-Mails. Hier liegt also der Unterschied: „Cc“ oder„Carbon Copy“ fügt der E-Mail Empfänger hinzu, ohne sie zu den Hauptempfängern der E-Mail zu machen. Mit anderen Worten: Wenn Sie demCC-Feld eine E-Mail-Adresse hinzufügen, nehmen Sie diese Person in den Thread auf, ohne zu erwarten, dass sie auf Ihre E-Mail antwortet.Ccwird häufig verwendet, um sicherzustellen, dass eine Person, beispielsweise der Vorgesetzte des Empfängers, über eine Aufzeichnung der Nachricht verfügt, auf die sie bei Bedarf zugreifen kann. Wenn Sie eine Person in einer E-Mailauf CC setzen, ist es nicht nötig, sie in der Begrüßung der E-Mail anzusprechen.

Alle Empfänger einer E-Mail können die in der E-MailgespeichertenAdressen sehen. Wenn es erforderlich ist, dass die Empfänger diese Informationen sehen können, beispielsweise wenn sie das Thema der E-Mail untereinander besprechen müssen, wählen Sie„cc“ statt„bcc“.

BccoderBlind Carbon Copyfunktioniert ähnlich wieCC, weist jedoch einen entscheidenden Unterschied auf: Die Empfänger der E-Mail können die Adressen, die in der E-Mail alsBccgespeichert sind, nicht sehen. Darüber hinaus können E-Mail-Adressen, diemit „cc“ oder„bcc“ versehen sind, die Adressenmit „bcc“ in der E-Mail nicht sehen. Dies machtBCCzu einer guten Wahl, wenn Sie E-Mails versenden, die mehrere Empfänger erreichen müssen, diese aber nicht wissen sollen, wer die Nachricht sonst noch erhalten hat. Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Vorgesetzten eine Arbeitsplatzrichtlinie klären, können Sie in der E-Maileine Bcc-Angabean die Personalabteilung senden.

Vorteile von E-Mail-Threads

E-Mail-Threads sind in vielerlei Hinsicht hilfreich. Durch die Gruppierung aller E-Mails in einer Konversation können E-Mail-Threads Folgendes erreichen:

• Reduzieren Sie die Unordnung in Ihren Posteingängen.
• Machen Sie es einfach, den Fortschritt eines Gesprächs zu verfolgen, was für Folge-E-Mails hilfreich sein kann.
• Halten Sie alle Teilnehmer über das Thema auf dem Laufenden, ohne mehrere E-Mails versenden zu müssen.

Nachteile von E-Mail-Threads

Obwohl E-Mail-Threads viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Nachteile. Diese beinhalten:

• Empfang irrelevanter E-Mails: Wenn Sie sich am Rande der Konversation im E-Mail-Thread befinden, besteht die Möglichkeit, dass Sie E-Mails erhalten, die Ihre Aufmerksamkeit nicht erfordern.
• Sie können lang sein. Je mehr Antworten ein Thread erhält, desto länger wird er, wodurch es schwieriger wird, bestimmte Nachrichten innerhalb des Threads zu finden, wenn Sie sie benötigen.

4 Tipps zur effektiven Nutzung von E-Mail-Threads

E-Mail-Threads können ein nützliches Werkzeug sein, es ist jedoch möglich, dass dabei Fehler gemacht werden. Zu wissen, wie man sie effektiv nutzt, ist ein wesentlicher Bestandteil der professionellen Kommunikation. Hier sind ein paar Tipps für den angemessenen und effektiven Einsatz von E-Mail-Threads:

1 Halten Sie sich mit kurzen Antworten zurück

Speichern Sie kurze Ein-Wort-Antworten (und die Fragen, die damit angemessen beantwortet werden können) für Textnachrichten und Chat-Apps wie Slack. Diese kurzen Interaktionen, insbesondere wenn sie für niemanden im E-Mail-Thread außer der Person, die Sie fragen oder auf die Sie antworten, relevant sind, rechtfertigen keine E-Mail. Tatsächlich nimmt das Versenden in einem E-Mail-Thread unnötigerweise Platz in den Posteingängen der Empfänger ein und sendet Benachrichtigungen, was ärgerlich sein und die E-Mail-Etikette beeinträchtigen kann.

2 Wissen Sie, wann Sie„Antworten“oder„Allen antworten“verwenden sollten

Wenn Sie auf „Auf eine E-Mailantworten“ klicken, wird Ihre Antwort nur an den Absender gesendet. Es spielt keine Rolle, ob der Absender die Person war, die den E-Mail-Thread gestartet hat, oder einer der Antwortenden –eine Antwortist eine direkte Antwort an eine Einzelperson.Allen antwortenhingegen antwortetallen im E-Mail-Thread, einschließlich der überccundbcceingebundenen Personen.Wenn Sie in einem Threadauf BCCgesetzt sind, wird durch Klicken auf„Allen antworten“Ihre E-Mail-Adresse allen Teilnehmern angezeigt.

3 Stellen Sie fest, ob Ihre Antwort erforderlich ist

Wenn Sie nicht aktiv an der Diskussion oder dem Projekt teilnehmen, müssen Sie möglicherweise nicht antworten oder Ihre Gedanken äußern. Wenn Sie unnötigerweise Ihre Stimme hinzufügen, verlängert sich die Länge des Threads. Stellen Sie daher sicher, dass das, was Sie zu sagen haben, sinnvoll ist, bevor Sie antworten.

4 Bleiben Sie beim Thema

Sie könnten versucht sein, Fragen, Kommentare oder Erkenntnisse zu Themen aufzunehmen, die tangential mit dem zentralen Thema des Threads in Zusammenhang stehen, aber nicht direkt damit in Zusammenhang stehen. Das Stellen irrelevanter Fragen kann einen E-Mail-Thread unübersichtlich machen und wichtige Informationen untergehen, die andere finden müssen. Wenn Sie ein anderes Thema ansprechen möchten, auch wenn es ähnlich ist, senden Sie eine neue E-Mail mit einer neuen Betreffzeile.

Beispiel für einen E-Mail-Thread

Betreff: Reisepläne für GrammarCon, 20.10.–22.10

Hallo zusammen,

Bitte nutzen Sie den folgenden Link, um Ihren Flug zur GrammarCon zu buchen: www.exampletravel.link.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte so schnell wie möglich an uns, da ich morgen und Mittwoch nicht im Büro bin.

Beste Grüße, Miriam

Betreff : RE: Reisepläne für GrammarCon, 20.10.–22.10

Hallo Miriam,

Ich dachte, die GrammarCon findet erst im Dezember statt? Bitte beraten.

Danke,

Marco

Betreff: RE: Reisepläne für GrammarCon, 20.10.–22.10

Hallo Marco,

Es war im Dezember letzten Jahres. Aber dieses Jahr haben sie es nach oben verschoben.

Hoffentlich hilft das!

Beste Grüße, Etan

Häufig gestellte Fragen zu E-Mail-Threads

Was sind E-Mail-Threads?

E-Mail-Threads sind verschachtelte Gruppen von E-Mails, die Antworten auf eine einzelne Originalnachricht sind.

Wie arbeiten Sie?

E-Mail-Threads gruppieren E-Mails im Posteingang eines Empfängers und zeigen den Thread so an, als wäre es eine einzelne E-Mail. Wenn Sie den Thread öffnen, sehen Sie normalerweise die neueste Nachricht sowie komprimierte Versionen früherer Antworten.

Was sind drei Tipps für die effektive Nutzung von E-Mail-Threads?

Drei Tipps zur effektiven Nutzung von E-Mail-Threads sind:

• Behandeln Sie den E-Mail-Thread nicht wie eine Textnachricht. Speichern Sie kurze Einzelinteraktionen für andere Plattformen.
• Wählen Sie eine prägnante Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail kommuniziert
• Verwenden Sie„Allen antworten“nur, wenn Sie Ihre Nachricht wirklich an alle Personen im Thread senden müssen. Um nur einem Teilnehmer zu antworten, verwenden Sie „Antworten“.