8 E-Mail-Tipps für Berufseinsteiger

Wenn Sie neu in der Belegschaft sind, kann E-Mail schwierig sein. Einerseits ist es notwendig, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben und Dinge zu erledigen. Auf der anderen Seite gibt es viele ungeschriebene Regeln, die Sie stolpern und ausbremsen können.

Faktoren wie Ihre Branche, Unternehmenskultur und die Arbeit von zu Hause aus wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Sie E-Mails verwenden. Es ist wichtig, es richtig zu machen.

„Es ist die grundlegende Geschäftskommunikation. So begegnen Menschen Menschen oft zum ersten Mal. . . Es ist absolut entscheidend, es ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die man kultivieren kann“, sagt Dan Post-Senning, ein Etikette-Experte am Emily Post Institute.

E-Mails mögen sich wie Fakten und Zahlen anfühlen, aber in Wirklichkeit geht es darum, Beziehungen aufzubauen. Aber als neuer Mitarbeiter, wenn es um E-Mail-Etikette geht, wissen Sie nicht, was Sie nicht wissen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Status als neuer Mitarbeiter zu verbessern (und bei Ihrem Vorgesetzten zu punkten), finden Sie hier acht E-Mail-Tipps, an die Sie sich halten sollten:

1 Wissen Sie, was Sie wollen, und fragen Sie danach.

Jede E-Mail, die Sie versenden, sollte einen klar definierten Zweck haben. Lange E-Mail-Ketten, unbeantwortete Fragen und unklare Anfragen können E-Mails von einem nützlichen Arbeitsinstrument in ein Produktivitätshindernis verwandeln. Erstangestellte können sich abheben und Aufgaben am Laufen halten, indem sie E-Mails mit einem Aufruf zum Handeln und einer Frist beenden. Je genauer Sie sein können, desto besser. Zum Beispiel zu sagen „Ich würde mich über Ihr Feedback zu den Seiten 16 bis 20 meines Berichts von EOD Friday freuen“ ist viel besser als „Lassen Sie mich wissen, was Sie denken“.

2 Lesen Sie den Raum.

Es kann schwierig sein, einen lockeren Ton zu treffen und dabei professionell zu bleiben. Der beste Weg, dieses Problem anzugehen, besteht darin, sich von den Menschen um Sie herum Hinweise zu holen. Zum Beispiel möchten Sie wahrscheinlich nicht übermäßig förmlich sein, wenn die Person, mit der Sie sprechen, ein Kollege ist – insbesondere, wenn Sie in einer kreativeren oder entspannteren Branche arbeiten. Wie Post-Senning feststellt, kann dies zu Distanz führen, die sich negativ auf Ihre Arbeitsbeziehung im wirklichen Leben auswirken kann.

Es ist auch wichtig, unternehmensspezifische Best Practices einzuhalten. Wenn es beispielsweise Standard ist, einen TL;DR-Satz (zu lang, nicht gelesen) am Anfang langer E-Mails einzufügen, kann das Vergessen, einen zu schreiben, zu Verwirrung oder längeren Antwortzeiten führen. Fragen Sie erfahrenere Fachleute oder Personen, die seit einigen Jahren im Unternehmen arbeiten, um Rat, die Ihnen helfen können, sich in den Arbeitsbereich einzufügen.

„Wir alle kommunizieren auf unterschiedliche Weise, und wenn Sie nur daran denken, wie Sie am liebsten kommunizieren und nicht, wie Ihr Empfänger am liebsten kommuniziert, werden Sie wahrscheinlich ein ziemlich einseitiges Gespräch führen“, sagt Kat Boogaard, eine Wisconsin- basierte freiberufliche Autorin.

3 Holen Sie sich eine zweite Meinung ein.

Sie möchten niemals, dass Ihre E-Mails Tippfehler oder umständliche Formulierungen enthalten. Diese können nicht nur die Kommunikation behindern, sondern Sie auch weniger professionell aussehen lassen. Kleine Fehler können jedoch schwer zu erkennen sein, wenn Sie Ihre eigene Arbeit bearbeiten. Aus diesem Grund ist es nützlich, jemanden dazu zu bringen, Ihren Entwurf zu lesen, insbesondere bei wichtigen E-Mails, um Probleme zu kennzeichnen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Oder, wenn Sie es vorziehen, nehmen Sie eine Seite von Kiera Wright-Ruiz, Social Media Managerin bei Google Local Guides, und verwenden Sie einen Text-zu-Sprache-Reader, um Fehler leicht zu hören.

4 Negativität an der Tür prüfen.

Schriftliche Kommunikation kann negativer wirken als beabsichtigt. Und wenn Sie negative Gefühle gegenüber der E-Mail haben oder ein schwieriges Thema ansprechen, kann es schwierig sein, die richtige Balance zu finden, insbesondere als neuer Mitarbeiter.

„Vielleicht neigen Sie emotional eher dazu, jemandem zu antworten, wenn Sie verärgert sind, oder Sie wissen nicht einmal, dass Sie in einer E-Mail passiv-aggressiv klingen“, sagt Wright-Ruiz. „[Fragen Sie sich selbst], ob dies Ihrem Vorgesetzten mitgeteilt wurde, fühlen Sie sich damit total wohl? Und wenn die Antwort ja ist, dann geht es dir gut.“

5 Seien Sie pünktlich.

Zwischen der Orientierung, dem Kennenlernen des Büros und der Vorbereitung auf Ihren neuen Auftritt kann es verlockend sein, E-Mails schleifen zu lassen. Versuchen Sie bei den meisten E-Mails eine Antwortzeit von 24 Stunden einzuhalten. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, senden Sie eine kurze Dankesnachricht und teilen Sie ihnen mit, wann Sie ihnen alles zur Verfügung stellen können, was sie benötigen. Allerdings müssen Sie nicht auf jede E-Mail antworten, insbesondere wenn sie unaufgefordert gesendet werden.

6 Behalten Sie die Optik im Hinterkopf.

„Niemand will mit einer riesigen, Krieg-und-Frieden-ähnlichen Textwand konfrontiert werden“, sagt der freiberufliche Autor Boogaard. Aber es wird Zeiten geben, in denen längere E-Mails unvermeidlich sind. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie die gewünschte Antwort erhalten, wenn Sie sich darauf konzentrieren, kurze Absätze zu schreiben, Aufzählungszeichen zu verwenden und wichtige Informationen fett zu markieren. Je länger die E-Mail, desto wichtiger ist es, sie überfliegen zu lassen.

7 Seien Sie klug bei Follow-ups.

Es ist vollkommen akzeptabel, eine kurze Erinnerung zu senden, wenn Sie eine Antwort von jemandem benötigen. Der Kontext bestimmt jedoch, wie lange Sie mit dem Senden einer Folge-E-Mail warten sollten. Wenn Sie auf etwas von einem Kollegen warten, ist es sinnvoll, ein Zeitfenster von 24 bis 48 Stunden für Nachfassaktionen einzuplanen. Umgekehrt, wenn Sie jemandem eine E-Mail schicken, ist es am besten, ein oder zwei Wochen zu warten, bevor Sie zurückkommen, um den Empfänger nicht zu verärgern. Und manche Leute reagieren überhaupt nicht auf E-Mails. Fragen Sie nach Möglichkeit nach der bevorzugten Kommunikationsmethode und legen Sie im Vorfeld Erwartungen fest.

8 Gönnen Sie sich eine Pause.

E-Mail ist ein großartiges Kommunikationsmittel, aber Perfektion ist nicht das Ziel. Es geht darum, Beziehungen aufzubauen und Dinge zu erledigen. Es wird einige Zeit dauern, Ihre E-Mail-Fähigkeiten zu entwickeln. Wie der freiberufliche Autor Boogaard es ausdrückt: „E-Mail wird Sie wahrscheinlich nicht umbringen, also atmen Sie tief durch. Das wird schon werden."