8 E-Mail-Tipps für Introvertierte

Laut der Myers-Briggs Foundation sind Sie introvertiert, wenn Sie sich am wohlsten fühlen, wenn Sie sich auf „Ihre eigene innere Welt“ konzentrieren. Aktivitäten in der Außenwelt, wie das direkte Gespräch mit Menschen oder am Telefon, erweisen sich als herausfordernd. E-Mail-Versand mag weniger intensiv erscheinen, hat aber auch seine Herausforderungen. Diese acht Tipps wurden speziell entwickelt, um das Versenden von E-Mails für Introvertierte so schmerzlos wie möglich zu gestalten.

1 Minimieren Sie Folgemaßnahmen, indem Sie gründlich vorgehen.

Wenn Sie eine E-Mail senden, möchten Sie auf keinen Fall Fragen unbeantwortet lassen. Die Leute werden antworten, um eine Klärung zu erhalten, oder noch schlimmer, sie werden persönlich sprechen wollen. Der beste Weg, um diese unangenehme Situation zu vermeiden, besteht darin, alle Details in einem Kommuniqué zu behandeln. Schauen wir uns ein gutes und ein schlechtes Beispiel an.

Das zweite Beispiel beantwortet (und vermeidet) mögliche Folgegespräche. Es ermutigt die Leute, per E-Mail zu antworten, anstatt die Materialien in Ihrem Büro abzugeben. Hier sind einige der Fragen, die es beantwortet: Warum brauchen Sie das Foto? Welche Größe? Muss es professionell sein? Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie Beispiele dafür anhängen, was Ihre Kollegen senden sollen.

2 Halten Sie es kurz und bündig.

Gründlichkeit ist notwendig; Wortreich zu sein ist es nicht. Je länger Ihre E-Mail ist, desto schwieriger ist es für die Leser, den Punkt zu verstehen. Beschäftigte Kollegen könnten die wichtigsten Punkte übersehen, wenn Ihre E-Mail ein Aufsatz mit fünf Absätzen ist. Verwenden Sie stattdessen Aufzählungszeichen oder fügen Sie am Anfang der Nachricht eine Zusammenfassung ein. Sie können auch Links zu relevanten Informationen hinzufügen, ohne sie im Textkörper zu buchstabieren.

3 Lassen Sie Ihre Persönlichkeit strahlen.

E-Mail ist das perfekte Medium, um Ihre verborgenen Talente und Persönlichkeitsmerkmale zu präsentieren. Zum Beispiel würden Sie wahrscheinlich nicht beim Plaudern an der Wasserspender erwischt werden. Sie könnten jedoch mit Ihren engen Freunden ziemlich lustig sein. Gehen Sie voran und seien Sie in Ihren E-Mails und Gruppenchats komisch. Wenn selbst ein virtueller Witz zu gruselig erscheint, setzen Sie Emojis ein! Diese niedlichen kleinen Charaktere können sich lachend auf dem Boden wälzen oder frech für dich zuzwinkern. (Berücksichtigen Sie die Kultur Ihres Arbeitsplatzes. Wenn es sehr formell ist, sind Emoticons möglicherweise unangemessen.) Sie können E-Mails auch verwenden, um andere zu loben, Nachrichten mit einer großen Gruppe zu teilen oder die Führung zu übernehmen. Sie müssen nicht durch Schüchternheit eingeschränkt sein, wenn Sie einen Computer und eine Tastatur haben.

4 Üben Sie die Kontrolle der Menschenmenge.

Virtuelle Gruppen sind fast so schlimm wie ihre realen Gegenstücke. Um sie zu vermeiden, schränken Sie die Verwendung von CC und BCC ein. (CC bedeutet „Carbon Copy“. BCC ist Blindkopie. Sie verwenden diese Funktionen, um E-Mails an mehrere Empfänger zu senden.) In den meisten Fällen ist es besser, jedem eine personalisierte E-Mail zu senden. Wenn Sie einen Thread starten müssen, schließen Sie nur die Personen ein, die für die jeweilige Aufgabe wesentlich sind. Andernfalls könnten Sie einen „Allen antworten“-Albtraum auslösen. Erfahren Sie in diesem Artikel über E-Mail-Gewohnheiten mehr darüber, wie Sie CC sinnvoll einsetzen.

5 Antworten Sie sofort.

Sind Sie der Verzögerung schuldig? Viele Introvertierte fürchten Interaktionen, deshalb verschieben sie Situationen, die sie in Kontakt mit anderen bringen. Lassen Sie sich diese Tendenz nicht in Ihre E-Mail-Gewohnheiten einschleichen. Behandeln Sie den Großteil Ihrer E-Mails mit der 2-2-2-Regel. Überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens zweimal täglich, zu Beginn und gegen Ende des Arbeitstages. Beantworten Sie sofort alle E-Mails, deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt. Verbleibende Nachrichten markieren oder als ungelesen markieren. Planen Sie jede Woche zwei Stunden ein, um sich mit diesen längeren Follow-ups zu befassen.

6 Einige E-Mails sind rhetorisch.

Wie bei Fragen muss nicht jede E-Mail beantwortet werden. Anstatt sich den Stress zu machen, auf jede E-Mail zu antworten, fragen Sie sich, ob der Absender eine Antwort erwartet. Beispielsweise können Sie Weiterleitungen, Newsletter und freiwillige Umfragen getrost ignorieren. Erwägen Sie, eine Regel in Ihrem Posteingang einzurichten, die Nachrichten wie diese automatisch an einen separaten Ordner weiterleitet. Stellen Sie andererseits sicher, dass Sie Einladungen und direkte E-Mails zeitnah beantworten. Wenn Sie der Absender sind, ist nichts falsch daran zu sagen, dass keine Antwort erforderlich ist, es sei denn, er hat Fragen.

7 Überspringen Sie die E-Mail.

Manche Situationen, wie die Bitte um eine Beförderung oder das Ausdrücken von Sympathie, lassen sich besser persönlich erledigen. E-Mail ist oft ein ungeeignetes Mittel, um komplexe Emotionen zu vermitteln oder sich mit ernsten Problemen zu befassen. Auch wenn ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht schwierig erscheinen mag, ist es besser, mit einer schlecht formulierten E-Mail versehentlich Verwirrung zu stiften oder Anstoß zu erregen. Besprechen Sie außerdem niemals private Angelegenheiten in einer E-Mail. Wenn Sie mit der Weiterleitung oder Weitergabe der Informationen nicht einverstanden sind, gehören sie nicht in eine Nachricht. Wenn E-Mail unvermeidlich ist, nehmen Sie sich Zeit. Bevor Sie es versenden, lesen Sie es aus Sicht des Empfängers durch. Klingen Sie wie ein Mensch? Haben Sie den richtigen Ton getroffen?

8 Schliessen.

Im wirklichen Leben kann es vorkommen, dass Sie sich langsam von der Person wegschleichen, um eine Diskussion zu beenden. Warum ist es so schwierig, ein Gespräch zu beenden? Zunächst einmal möchten Sie vielleicht eine E-Mail-Signatur weglassen. Wollen Sie schließlich nicht, dass sie per E-Mail antworten? Wenn Sie Ihre Telefonnummer oder Ihre Adresse angeben, senden Sie das Signal, dass Sie Anrufe und Besuche begrüßen. Du weißt, dass du das nicht willst! Schließen Sie die Nachricht stattdessen einfach mit einem einfachen E-Mail-Abschluss ab. Sie sollten nicht extravagant sein. Im Zweifelsfall ist „Danke“ fast immer angebracht.

Welchen dieser acht Hinweise werden Sie zuerst ausprobieren? Wenn Sie die Kunst effektiver E-Mails beherrschen, können Sie bessere Beziehungen zu anderen pflegen und gleichzeitig die Menge an physischer Interaktion mit ihnen reduzieren. Welcher Introvertierte könnte sich mehr wünschen?