Ton in E-Mails: Definition und Tipps für einen professionellen Ton

E-Mail ist für die meisten Unternehmen und Mitarbeiter das wichtigste Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Zu wissen, wie man eine wirkungsvolle E-Mail schreibt, kann zu Vorteilen führen, z. B. zum Aufbau guter Beziehungen zu Ihrem Vorgesetzten, was zu Beförderungen führen kann, oder zu erfolgreichem Networking, was zu einem besser bezahlten Job führen kann. Wenn Sie jedoch nicht wissen, wie das geht, kann dies Ihre Erfolgschancen beeinträchtigen und im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Kollegen Sie als unhöflich und unsympathisch beurteilen.

E-Mails können einfach aufgrund ihres Tons mehr oder weniger effektiv sein. Ein höflicher und klarer Ton in E-Mails kann Ihre Karriere entweder beschleunigen oder Sie bremsen. Hier erfahren Sie, wie Sie den Ton in E-Mails verstehen und verwenden, damit Sie sich möglichst professionell präsentieren können.

Was ist Ton in E-Mails?

Der Ton einer E-Mail ist das Gefühl oder die Einstellung, die die E-Mail vermittelt. Der Ton einer E-Mail kann je nach Kontext und Ziel der Nachricht selbstbewusst, enthusiastisch, düster, formell, direkt oder mehr sein. Der Unterschied zur Stimme besteht darin, dass sich die Stimme beim Schreiben nicht je nach Kontext oder Situation ändert. Die Stimme einer Marke ist es, die den Klang von anderen Unternehmen unterscheidet.

Elemente, die zum Ton beitragen

Der Ton verdeutlicht den emotionalen Kern einer E-Mail. Bei der schriftlichen Kommunikation können Sie sich – anders als bei der persönlichen Kommunikation – nicht auf Elemente wie Gesichtszüge oder Körperbewegungen verlassen, um Ihre Meinung zu etwas zu zeigen. Ähnlich wie es bei der persönlichen Kommunikation viele physische Hinweise (z. B. verschränkte Arme, gerunzelte Augenbrauen) gibt, tragen auch viele andere Hinweise zum Ton in schriftlichen E-Mails bei. Dazu gehören:

Wortwahl

Bestimmte Wörter und Sätze wie „Bitte“, „Es tut mir so leid“ und „Danke“ sind freundlich und höflich – zwei Eigenschaften, die Sie am Arbeitsplatz immer haben möchten. Diese Worte geben Ihrem Leser das Gefühl, geschätzt und gesehen zu werden, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er mit Ihnen zusammenarbeiten möchte.

Satzlänge

E-Mails, die ausschließlich aus Fakten in kurzen Sätzen bestehen, wirken abgehackt, was für den Leser irritierend sein oder unnötig anspruchsvoll wirken kann. Andererseits können sehr lange Sätze weitschweifig und unorganisiert wirken, was es für den Leser schwierig macht, Ihre Hauptaussagen zu erkennen.

Interpunktion

Punkte am Ende eines Satzes beenden einen Satz abrupt und können unhöflich wirken. Auf der anderen Seite signalisieren Ausrufezeichen Aufregung, aber zu viele in einer E-Mail könnten dazu führen, dass sie unprofessionell erscheint.

Abmeldungen

E-Mail-Abmeldungen sind die letzten Zeilen Ihrer E-Mail und die letzte Chance, Ihren Ton deutlich zu machen. Zu den formelleren Verabschiedungen gehören „Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit freundlichen Grüßen“. Zu den lockereren gehört „Danke!“ „Prost“ und „Sprich bald.“ Sie sollten Abschiedsworte vermeiden, die Sie einem Freund schicken würden, wie „Später“, „Bis dann“ oder „Umarmungen und Küsse!“ Andere zu vermeidende Abschiedsworte sind „Hoffnung, die Sinn macht“ (könnte als passiv-aggressiv rüberkommen), „Einen schönen Tag noch“ (bedeutet Religion, die am Arbeitsplatz vermieden werden sollte) und „Mit freundlichen Grüßen“ (zu intim). ).

Grüße

Bestimmte E-Mail-Anreden wie „Guten Morgen“, „Schönen Montag!“ und „Ich hoffe, du hattest ein wundervolles Wochenende!“ kann Ihrem Leser das Gefühl geben, dass er Ihnen als Ganzes am Herzen liegt. Wenn Sie E-Mails mit diesen Sätzen beginnen, kann dies dazu beitragen, dass der Leser leichter in ein Gespräch einsteigt, anstatt sich einfach nur auf das Geschäftliche zu stürzen, was sich abrupt anfühlen kann.

Emojis und Emoticons

Emoticons und Emojis vermitteln Emotionen und können zur Auflockerung von Texten in einer E-Mail verwendet werden. Es ist in Ordnung, ein Smiley-Gesicht zu verwenden, wenn Sie an Kollegen schreiben, mit denen Sie vertraut sind. Wenn Sie jedoch zu viele Smileys verwenden, kann dies zu beiläufig wirken, insbesondere wenn Sie an Ihren Vorgesetzten oder einen Kunden schreiben.

E-Mail-Länge

Längere E-Mails mit mehreren Kernpunkten sind in der Regel ernst und formeller. Informelle E-Mails sind kurz, da sie normalerweise schnell geschrieben und versendet werden.

Töne in professionellen E-Mails erkennen

Eine professionelle E-Mail hat einen etwas formelleren Ton. Je nach Kontext und Ziel der E-Mail kann sie auch durchsetzungsfähig, eindringlich, freundlich oder argumentativ sein. Darüber hinaus kann und sollte der Ton einer E-Mail an unterschiedliche Empfänger angepasst werden. E-Mails an ein Unternehmenspublikum, beispielsweise an die Führungsebene eines Finanzunternehmens, sind in der Regel formeller. Texte, die für ein Publikum aus Designern in einer Kreativbranche wie einer Videoproduktionsagentur geschrieben wurden, sind möglicherweise etwas informeller.

Die Auswirkungen von Tonfehlern

Tonfehler treten auf, weil der Leser Ihrer Nachricht denkt, dass Sie etwas empfinden, Sie aber in Wirklichkeit beim Schreiben Ihrer E-Mail überhaupt nicht so gefühlt haben. Wenn dies geschieht, ist das ein Versagen von Ihnen, dem Autor.

Zu den häufigsten Tonfehlern gehören E-Mails, die wie folgt aussehen:

• feindselig
• aggressiv
• anspruchsvoll

Dies kann auf kleine Fehler zurückzuführen sein, z. B. auf die Verwendung vieler Punkte am Ende von Sätzen anstelle anderer Satzzeichen oder auf das Vergessen, die „Feststelltaste“ loszulassen und nur in Großbuchstaben zu schreiben.

Die Auswirkungen solcher Fehler können schwerwiegend sein, insbesondere wenn an Ihrem Arbeitsplatz die schriftliche Kommunikation im Vordergrund steht. Wenn Ihre Kollegen sich über Ihre E-Mail-Etikette beschweren, werden Sie möglicherweise als Bürotrottel abgestempelt. Es wird Ihnen schwerer fallen, Vertrauen aufzubauen, Ihre Ziele zu erreichen und Arbeitsfreunde zu finden. Im Extremfall könnte ein Vorgesetzter oder ein wichtiger Kunde Sie als unbotmäßig beurteilen, was Sie Ihren Job kosten könnte.

8 Tipps für den richtigen Ton

Effektiv zu schreiben, um gut wahrgenommen zu werden, ist nicht so einfach, wie zu wissen, dass man nicht die Stirn runzeln oder jemanden persönlich anschreien darf, wenn man in seiner Gunst stehen möchte. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, beim Schreiben professioneller E-Mails immer den richtigen Ton zu treffen:

1 Bestimmen Sie die Zielgruppe

Welchen Ton Sie wählen, hängt in erster Linie von der Person oder den Personen ab, die Ihre Nachricht lesen. Gegenüber engen Kollegen können Sie lockerer und ungezwungener sein, gegenüber Vorgesetzten oder Kunden sollten Sie jedoch einen respektvollen und formellen Ton annehmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Ton Sie am besten ansprechen sollen, ahmen Sie den E-Mail-Ton ihrer E-Mails an Sie nach, da dies den besten Hinweis darauf gibt, wie sie die E-Mails, die sie erhalten, wahrnehmen.

2 Betrachten Sie den Kontext

Der Ton sollte an verschiedene Szenarien angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, um jemanden wegen verspäteter Arbeit zu tadeln, seien Sie direkt und formell und nicht verspielt und freundlich. Wenn Sie Ihrem Team zu einem kürzlichen großen Sieg gratulieren, verwenden Sie einen enthusiastischen und ungezwungenen Ton.

3 Verwenden Sie niemals beleidigende Sprache

Wie bei jeder schriftlichen Kommunikation am Arbeitsplatz sollten Sie niemals hetzerische oder diskriminierende Sprache verwenden, auch wenn Sie eine Initiative kritisieren. Schreiben Sie nicht in Großbuchstaben, da dies als aggressiv interpretiert werden kann.

4 Reden Sie nicht herum

Das Schreiben von E-Mails zum Bewusstseinsstrom lässt Sie zerstreut und unkonzentriert wirken. E-Mails, die zu weitschweifen und sich zu lange hinziehen, deuten auch darauf hin, dass Sie die Zeit Ihres Lesers nicht respektieren. Um dies zu vermeiden, halten Sie E-Mails prägnant und heben Sie einige wichtige Punkte hervor, die der Leser mitnehmen soll.

5 Seien Sie direkt

Niemand möchte sich durch Berge von Text wühlen, um zum Kernpunkt zu gelangen. Vermeiden Sie eine zu blumige Sprache, die den Kern Ihrer Aussage verschleiert. Sagen Sie, was Sie meinen, und tun Sie es klar und prägnant.

6 Beschränken Sie Ausrufezeichen und Emoticons

Diese Elemente können dazu führen, dass eine E-Mail zu beiläufig wirkt. Gehen Sie durch und fügen Sie nur ein Ausrufezeichen und ein Emoticon ein (und wenn Sie sich dazu gezwungen fühlen, Letzteres zu tun, behalten Sie ein Smiley-Gesicht bei).

7 E-Mails Korrektur lesen und überarbeiten

Bevor Sie eine E-Mail senden, lesen Sie sie unbedingt Korrektur und lesen Sie sie dann laut vor, um noch einmal zu überprüfen, ob der Ton dem entspricht, was Sie vermitteln möchten. Überarbeiten Sie alles, was den Leser verwirren könnte. Bei wichtigen E-Mails – zum Beispiel solchen, die an eine große Gruppe, Führungskräfte oder Kunden gesendet werden – ist es hilfreich, sie von einem unparteiischen Freund oder Kollegen durchlesen zu lassen und als zweites Augenpaar zu dienen, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

8 Bleiben Sie positiv und höflich

Im Zweifelsfall ist dies der beste Ton beim Schreiben professioneller E-Mails. Selbst in schwierigen Situationen – etwa wenn Sie mit einem Kollegen nicht einverstanden sind oder einem direkt unterstellten Mitarbeiter negatives Feedback geben – ist es wichtig, höflich zu sein, sich für seinen Beitrag zu bedanken und Ihre Meinung respektvoll zu äußern. Wenn Sie etwas zum fünften Mal nachverfolgen, ist es immer noch wertvoll, sich für eine direkte, sanfte Erinnerung zu entscheiden.

Wichtige Erkenntnisse

• Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, verwenden Sie Worte, die Positivität, Respekt und Begeisterung ausdrücken.
• Es ist wichtig, den Ton in E-Mails zu verstehen, da Fehler im E-Mail-Ton Arbeitsbeziehungen schaden und es Ihnen erschweren können, am Arbeitsplatz hervorragende Leistungen zu erbringen.
• Eine Möglichkeit, einen professionellen Ton zu erreichen, besteht darin, den E-Mail-Ton anderer an Ihrem Arbeitsplatz nachzuahmen. Die Art und Weise, wie sie schreiben, spiegelt die gesamte Arbeitsplatzkultur wider.
• Schreiben Sie weitere E-Mails. Je mehr Sie üben, desto besser werden Sie in der Kommunikation und desto einfacher wird es, die Kunst zu beherrschen, in E-Mails den richtigen Ton zu treffen. Grammarly kann helfen.

Häufig gestellte Fragen zu Ton in E-Mails

Wie finde ich den passenden Ton für eine professionelle E-Mail?

Der passende Ton für eine professionelle E-Mail hängt von der Zielgruppe und dem Zweck dieser E-Mail ab. E-Mails an Manager und Kunden sollten einen formelleren und respektvolleren Ton haben. E-Mails, die an enge Kollegen oder andere Mitglieder Ihres Teams gesendet werden, können einen informelleren Ton haben.

Was sind einige Beispiele für eine Fehlinterpretation des Tons in E-Mails?

Beispiele für Fehlinterpretationen in E-Mails sind: „Haben Sie den Bericht schon fertiggestellt?“ Das wirkt unfreundlich und unhöflich. Eine andere lautet: „Das Treffen nächste Woche findet am Freitag um 14 Uhr statt!!!“ impliziert Übererregung und Dringlichkeit.

Kann der Ton einer E-Mail Geschäftsbeziehungen beeinflussen?

Ja, der Ton einer E-Mail kann sich negativ auf Geschäftsbeziehungen auswirken, indem er Sie unhöflich, aggressiv oder unprofessionell erscheinen lässt, obwohl dies möglicherweise nicht Ihre Absicht ist.

Gibt es bestimmte Phrasen oder Wörter, die Sie vermeiden sollten, um einen professionellen Ton zu wahren?

Um einen professionellen Ton zu wahren, verzichten Sie auf Schimpfwörter und umgangssprachliche Umgangssprache. Vermeiden Sie außerdem Formulierungen und Wörter, die den Eindruck von Dringlichkeit erwecken, wie zum Beispiel „in dieser Minute“ oder „sofort“. Schließlich sollten Sie keine Ausdrücke verwenden, die extreme Emotionen ausdrücken, wie zum Beispiel „extrem enttäuscht“ oder „wahnsinnig aufgeregt“.