So schreiben Sie eine richtige E-Mail

Egal, ob Sie ein aufstrebender Berufseinsteiger oder ein erfahrener Manager sind, das Schreiben von E-Mails ist ein wesentlicher Aspekt der Geschäftskommunikation. Und dank dessen, was oft als Mysterien der englischen Grammatik und der Feinheiten des geschriebenen Wortes angesehen wird, kann es ein täglicher Kampf sein. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie vielbeschäftigte Menschen dazu motivieren müssen, auf ein potenziell heikles Thema zu antworten oder es anzusprechen. Um eine großartige E-Mail zu schreiben, müssen Sie zwei Dinge wissen: häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt, und Strategien der nächsten Stufe, um voranzukommen.

Aber das Wichtigste zuerst – Sie müssen wissen, wie eine großartige E-Mail aussieht, wenn Sie eine schreiben wollen.

Anatomie einer guten E-Mail

Jede E-Mail, die Sie schreiben, hat die gleiche Grundstruktur: Betreffzeile, Begrüßung, E-Mail-Text und Abschluss. Aber wie bei jeder schriftlichen Form der professionellen Kommunikation gibt es einen richtigen Weg und Standards, die befolgt werden sollten. So schreiben Sie eine richtige E-Mail:

1 Betreffzeile

Die Betreffzeile könnte der wichtigste Teil der E-Mail sein, obwohl sie oft zugunsten des E-Mail-Texts übersehen wird. Aber wenn Sie jemandem eine kalte E-Mail schreiben oder einfach nur eine berufliche Beziehung aufbauen, kann Ihre Betreffzeile die Leute dazu verleiten, die Nachricht zu öffnen, und Erwartungen an den Inhalt wecken. Andererseits kann eine schlecht gestaltete oder allgemeine Betreffzeile (wie „Hallo“ oder „Das wollen Sie nicht verpassen“) den Leser abschrecken und dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet.

„Verbringen Sie doppelt so viel Zeit mit der Erstellung der richtigen Betreffzeile wie mit dem [Body], denn wenn sie die E-Mail nicht öffnen, spielt es keine Rolle“, sagt Cole Schafer, Gründer und Copy Chief von Honey Copy.

2 Öffner

In den meisten Situationen, in denen E-Mails geschrieben werden, möchten Sie eine kurze Begrüßung einfügen, um den Leser zu bestätigen, bevor Sie sich mit Ihrer Hauptnachricht oder -anfrage befassen.

Die Ausnahme: Wenn Sie sich in einer E-Mail-Kette mit engen Kollegen befinden, wird es oft selbstverständlicher, den Öffner (sowie den Schließer) wegzulassen. Obwohl es sich zunächst wie ein Fauxpas anfühlen mag, signalisiert es ein besseres professionelles Verhältnis.

3 Körper

Der Text einer E-Mail ist das Herzstück Ihrer Nachricht und muss einen klaren und spezifischen Zweck haben, z. B. das Einholen von Feedback zu einer Präsentation oder das Vereinbaren eines Treffens mit einem neuen Kunden. Es sollte auch prägnant sein. Auf diese Weise werden die Leute eher geneigt sein, es zu lesen, anstatt es zu überfliegen und zu riskieren, wichtige Informationen zu verpassen. Wenn Sie können, reduzieren Sie es auf ein paar ausgewählte Sätze.

Und für E-Mails, die mehr Länge und Details erfordern, bleiben Sie so konzentriert wie möglich. „Niemand will einen Roman bekommen. Sie sollten zwischen drei, vier oder fünf Textzeilen bleiben“, sagt Schafer.

4 Schließungen

Genauso wie Sie mit Ihrer Begrüßung einen guten Start haben möchten, möchten Sie sich auch gut verabschieden. Das bedeutet, eine freundliche Abmeldung zu schreiben. Und es gibt viele Optionen zur Auswahl.

Hier sind zum Beispiel 12 gängige und professionelle Abschlüsse, die Grammarly-Benutzer an einem bestimmten Tag gewählt haben:

Sie sollten einen Abschluss wählen, der Ihrer Persönlichkeit entspricht, und ihn an die Beziehung anpassen, um ein angemessenes Maß an Professionalität zu gewährleisten. Auf der anderen Seite sollten gängige Schlusswörter wie „Love“, „vom iPhone gesendet“ oder „thx“ in professionellen E-Mails am besten ungenutzt bleiben.

Sie können Ihrem persönlichen Wörterbuch beliebige Wörter hinzufügen.

Welche Wörter werden Sie hinzufügen? #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

– Grammarly (@Grammarly) 18. September 2018

Häufige Fehler beim Schreiben von E-Mails (und was stattdessen zu tun ist)

So wie jede E-Mail eine Gelegenheit für berufliches Wachstum ist, besteht auch die Möglichkeit, in gängige schlechte Gewohnheiten beim E-Mail-Schreiben zu verfallen. Hier sind acht Fehler, die Sie vermeiden sollten:

1 Notwendige Oxford-Kommas weglassen

Das Oxford-Komma kann etwas polarisierend sein, wenn man darüber nachdenkt, wie man eine richtige E-Mail schreibt, je nachdem, welcher Styleguide für die professionelle Kommunikation in Ihrer Branche verwendet wird – es wird normalerweise entweder gemieden oder als Werkzeug zur Klarstellung gefeiert. Wie auch immer, viele Leute haben eine starke Meinung dazu. Aber das Weglassen kann je nach Satz zu Verwirrung führen.

Genau wie eine gesunde Ehe erfordert der AP-Stil eine klare Kommunikation. Wir glauben auch an den Wert von Kompromissen. Zur Erinnerung: Das Stylebook verbietet nicht alle Oxford-Kommas. Wenn das Weglassen eines Kommas zu Verwirrung oder Fehlinterpretation führen könnte, verwenden Sie das Komma. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15. August 2018

Was stattdessen zu tun ist: Obwohl das Oxford-Komma in bestimmten Kontexten möglicherweise nicht geeignet ist, ist es normalerweise eine gute Idee, es in E-Mails zu verwenden. Das liegt daran, dass es Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und Missverständnisse, Verwirrung und sogar rechtliche Probleme zu vermeiden.

2 Absicherung

Grammarly-Benutzer wissen, dass es besser ist, Hedging wegzulassen, als es zu belassen, insbesondere in E-Mails. Und wenn Sie sich Sorgen machen, unhöflich zu wirken, seien Sie das nicht: Entgegen der landläufigen Meinung klingen Sie durch absichernde Sprache weniger selbstbewusst, was letztendlich Ihr Schreiben untergraben kann.

Was Sie stattdessen tun können: Geben Sie Ihre Idee oder Meinung an und erläutern Sie dann das „Warum“ hinter Ihrer Argumentation. So werden Sie besser verstanden und Ihre Brillanz kann durchscheinen.

3 Extrem langer und/oder unklarer Text

Würden Sie eine E-Mail mit 1.000 Wörtern lesen? Wahrscheinlich nicht – die meisten Leute überfliegen E-Mails, die zu lang sind. Und wenn Sie Ihrem Entwurf schwer verständliche Sätze oder gemischte Botschaften hinzufügen, ist die Wahrscheinlichkeit noch geringer, dass Sie eine zufriedenstellende Antwort erhalten. (Oder irgendeine Antwort.)

„Ich bekomme eine Menge [E-Mails], die nur aus riesigen Textblöcken bestehen. Und ich verstehe, warum sie das tun – Sie haben also genug Details. Aber es ist wirklich schwer zu lesen und ich werde nicht das ganze Buch lesen“, sagt Kat Boogaard, eine freiberufliche Autorin aus Wisconsin.

Was stattdessen zu tun ist: Fassen Sie sich kurz und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche. Beenden Sie dann mit einem Aufruf zum Handeln, einem gewünschten Antworttermin und machen Sie deutlich, dass Sie für Fragen und Folgemaßnahmen offen sind (falls dies der Fall ist).

4 Zu lässig (oder formell) sein

Abhängig von Ihren Umständen kann es ein Fehltritt sein, zu sehr auf die zwanglose oder formelle Seite des Schreibens zu schwanken. Allzu lässig zu sein wird oft als Anfängerfehler angesehen, aber eine steife, formale Sprache kann Ihrer Botschaft auch abträglich sein.

Was stattdessen zu tun ist: Um die perfekte Balance zwischen formell und zwanglos zu finden, ist es wichtig, über die Beziehung zwischen Ihnen und dem Empfänger nachzudenken und im Verlauf Ihrer Kommunikation soziale Hinweise zu nehmen.

„Man möchte irgendwie sehen, was jemand anderes tut, und teilnehmen, mitspielen, irgendwie anerkennen, wie sich die Kommunikation entwickelt und wie sich die Erwartungen in einer Beziehung entwickeln“, sagt Dan Post Senning, ein Etikette-Experte am Emily Post Institute.

5 Klischees

Nicht alle E-Mail-Klischees sind Todsünden. Bestimmte Aspekte Ihrer E-Mails sind zwangsläufig ein wenig formelhaft. Schließlich haben die meisten E-Mails die gleiche Grundstruktur, und es gibt Phrasen, die Sie verwenden können, um für Klarheit zu sorgen oder Ihre Grundlagen abzudecken. Aber wenn Sie Sätze wiederholen, stellen Sie sicher, dass sie einen klaren Zweck haben.

Wie Kiera Wright-Ruiz, Social Media Managerin bei Local Guides von Google, es ausdrückt: „Obwohl ich immer wiederhole: ‚Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben‘, möchte ich eigentlich wissen, ob sie Fragen haben.“

Meistens möchten Sie jedoch Klischees nach Möglichkeit entfernen, da sie die Leute dazu bringen können, abzuschalten. Hier sind die Top 7, die Sie vermeiden sollten:

Methode: Wir suchten nach Begriffen, die von Grammarly-Benutzern verwendet wurden, basierend auf unseren beliebtesten Blog-Artikeln.

Was stattdessen zu tun ist: Versuchen Sie, den Entwurf auf Klischees, Ton und Stimme zu lesen, um Ihre Botschaft effektiver zu kommunizieren und gleichzeitig den Leser zu beschäftigen. Fragen Sie sich: Wenn Ihr Chef (oder Ihre Mutter) diese E-Mail lesen würde, wären Sie damit zufrieden? Wenn die Antwort ja ist, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

6 Wiederholung

Menschen wiederholen oft Wörter innerhalb desselben Absatzes, zweimal in zwei Sätzen oder einfach zu nahe beieinander, um unbemerkt zu bleiben. Es ist zwar nicht das schlimmste Vergehen, aber es ist eine andere Sache, die einen Leser zum Abschalten bringen kann.

Hier sind die am häufigsten wiederholten Wörter, die Sie vermeiden sollten:

Was Sie stattdessen tun können: Versuchen Sie, Ihren Entwurf laut vorzulesen, die Text-zu-Sprache-Funktion Ihres Telefons zu verwenden oder ihn von einem Kollegen laufen zu lassen, bevor Sie ihn absenden. Grammatik kann Ihnen auch dabei helfen, diese wiederholten oder überstrapazierten Wörter zu verstehen.

7 Robotersprache

E-Mail mag ein Nachkomme der Schneckenpost sein, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Nachrichten wie eine altmodische Version von Ihnen selbst klingen sollten. Tatsächlich sollten E-Mails wie die Person klingen, die sie schreibt. Daher ist die Verwendung von Sätzen, die wie etwas aus einem viktorianischen Roman klingen, nicht der beste Schritt, wenn Sie eine Verbindung zum Leser herstellen möchten.

„Seien wir ehrlich: Niemand will ein College-Lehrbuch lesen. Sie möchten einen Blog oder einen Artikel oder ein echtes Gespräch lesen. Sie sind eine Person, sie sind kein Roboter. Verwenden Sie also eine Sprache, die sich anhört wie etwas, das Sie sagen würden, wenn Sie nur in einem Café sitzen würden“, sagt Copy Chief Schäfer.

Was Sie stattdessen tun können: Sie können einen natürlicheren Effekt erzielen, indem Sie so tun, als würden Sie einem Freund schreiben oder sich mit einem freundlichen Bekannten unterhalten. Zum Beispiel würden Sie wahrscheinlich nicht so etwas wie „Grüße“ und „Ich hoffe, das Wetter ist schön, wo Sie sind“ sagen, wenn Sie sich mit jemandem zum Kaffee treffen. Du würdest so etwas wie „Hallo“ und „Nochmals vielen Dank für deine Zeit“ sagen.

8 Überbeanspruchung von Ausrufezeichen!

Begeisterung ist groß. Aber in bestimmten Kontexten kann die übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen mehr schaden als nützen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie eine neue Beziehung aufbauen oder jemanden außerhalb Ihres Unternehmens kontaktieren. Schließlich sind Sie ein Repräsentant Ihrer Arbeit, wenn Sie eine Firmen-E-Mail-Adresse verwenden. Aber Menschen lieben Ausrufezeichen, und sie sind immer noch etwas, auf das sich viele Menschen verlassen, um einen positiven Ton zu vermitteln.

Hier sind zum Beispiel die häufigsten Sätze und Wörter, die Menschen mit Ausrufezeichen in E-Mails verwenden:

Was Sie stattdessen tun können: Nachdem Sie Ihren Entwurf geschrieben haben, suchen Sie schnell nach Ausrufezeichen und verwenden Sie Ihr Urteilsvermögen, um zu bestimmen, welche (falls vorhanden) auf der Grundlage Ihrer Beziehung zum Empfänger beibehalten werden sollen. Versuchen Sie im Allgemeinen, es bei ein oder zwei E-Mails mit Kollegen zu halten.

Wir sind heute dankbar.

Ich bin dankbar, dass ein Content-Superstar wie @MarketingProfs Grammarly verwendet. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

– Grammarly (@Grammarly) 28. September 2018

E-Mail-Schreibbewegungen der nächsten Stufe

Sobald Sie das richtige E-Mail-Format haben und wissen, welche Fehler Sie vermeiden sollten, ist es an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, dass sich Ihre Entwürfe von den unzähligen E-Mails abheben, die die meisten Menschen täglich erhalten. Hier sind vier Strategien, um Ihre auf die nächste Stufe zu bringen:

Denk positiv

Das Versenden einer E-Mail, die im entferntesten negativ oder sogar neutral ist, kann Sie in eine schwierige Lage bringen. Und wie bei jeder schriftlichen Kommunikation kann es Raum für Fehlinterpretationen geben.

„Ohne andere Informationen fällt unsere Interpretation oft negativ aus“, erklärt Kommunikationsetikette-Experte Post Senning. „Wenn Sie über negative Kommunikation sprechen, [fehlen] Sie die Informationen, die der Tonfall, das Augenzwinkern, die gute Laune, mit der Sie etwas beabsichtigen, oder sogar die echte Sorgfalt oder Sorge, mit der Sie sind Kritik anbieten. Seien Sie also wirklich vorsichtig. Wenn sich etwas für Sie negativ anfühlt, wirkt es auf jemand anderen wahrscheinlich noch negativer.“

Treffen Sie den richtigen Ton

Sie möchten keine E-Mail erhalten, die lautet: „Sehr geehrter [Kunde]“ oder die auf Ihre Arbeit in der Öffentlichkeitsarbeit verweist, wenn Sie tatsächlich im Vertrieb tätig sind, da dies sofort zeigen würde, dass der Absender Ihnen entweder Massen-E-Mails sendet oder Sie haben nicht richtig recherchiert und den richtigen Kontakt gefunden. Ebenso sollten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail, die Sie senden, einen Ton hat, der speziell auf den Empfänger zugeschnitten ist, und dass Sie sie an die richtige Person senden.

Auch wenn es verlockend sein mag, Vorlagen zu verwenden, ist es wichtig, sie zu personalisieren und den Kommunikationsstil des Empfängers zu berücksichtigen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Um dies zu erreichen, kann eine schnelle Google-Suche oder ein Blick in den LinkedIn- oder Twitter-Feed des Empfängers Wunder bewirken.

Versuchen Sie vor dem Versenden, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen, um Ton und Inhalt auf Herz und Nieren zu prüfen. Und wenn es Ihnen schwer fällt, Ihren eigenen Ton in E-Mails zu lesen, kann Ihnen der Tondetektor von Grammarly dabei helfen, festzustellen, wie Sie für Ihren Empfänger klingen.

Nachfassen – rechtzeitig

Wenn Sie eine E-Mail senden, erwarten Sie wahrscheinlich eine zeitnahe Antwort. Aber bei den großen Mengen an E-Mails, die die meisten Menschen jeden Tag sortieren, können Dinge am Ende verloren gehen. Als allgemeine Regel gilt, dass eine Folgenachricht nie weniger als vierundzwanzig Stunden nach dem Versenden der ersten E-Mail eintreffen sollte.

Mit anderen Worten: Seien Sie nicht die Person, die zwei Stunden nach dem Absenden eine Folgeanfrage sendet. In extremen Fällen kann diese Art von Verhalten sogar dazu führen, dass Sie blockiert werden. „Wenn Sie sich mehr Zeit nehmen und sich wirklich um die Person auf der anderen Seite der E-Mail kümmern, werden Sie sofort eine viel höhere Antwortrate sehen. Das musste ich auf die harte Tour lernen“, sagt Copy Chief Schäfer.

Machen Sie es den Augen leicht

Die meisten der von Ihnen gesendeten Nachrichten werden wahrscheinlich eher kurz sein, was sich hervorragend für schnelle Antworten und Erledigungen eignet. Aber für längere E-Mails ist Scannbarkeit der Name des Spiels. Dann sind Dinge wie Fettdruck, Aufzählungszeichen, unterstrichene Sätze und ein TL;DR-Abschnitt (zu lang, nicht gelesen) praktisch.

Beim Verfassen einer E-Mail sind viele Faktoren zu beachten, und es gibt eine große Fehlerspanne. Aber schließlich geht es nicht um Perfektion. Es geht um effektive Kommunikation.

„Ich denke, die Leute spüren diesen Druck, dass Sie mit diesem riesigen Vokabular und diesen perfekt strukturierten Sätzen dieser perfekte Kommunikator sein müssen. Und ich weiß nicht, ob das immer der Fall ist, weil Sie nur zwei Personen sind, die miteinander kommunizieren“, sagt der freiberufliche Autor Boogaard.

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