5 Wege, wie Grammarly Ihnen hilft, die E-Mail-Überlastung zu beenden

Es ist leicht, sich durch den ständigen Strom an E-Mails und Nachrichten im Laufe des Arbeitstages überfordert zu fühlen. Mit verteilten Teams und mehr Remote-Arbeit gibt es weniger schnelle Gespräche am Schreibtisch und mehr hin- und hergehende Chat-Nachrichten und E-Mails. Untersuchungen der Harris-Umfrage zeigen, dass Berufstätige fast 25 % ihrer Arbeitswoche nur mit der Beantwortung von E-Mails und Chat-Nachrichten verbringen. Diese Nachrichtenflut verhindert, dass sie die Zeit finden, die sie brauchen, um ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Kein Wunder also, dass Berufstätige gestresster sind als je zuvor.

E-Mails sollten sich nicht wie ein Produktivitätskiller anfühlen, sondern vielmehr ein Tool sein, das Fachleuten dabei hilft, ihre Arbeit voranzutreiben. Aus diesem Grund hat sich Grammarly auf die Entwicklung mehrerer Funktionen konzentriert, die Fachleuten dabei helfen, ihre täglichen E-Mails und Nachrichten schnell und sicher zu bearbeiten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Grammarly Ihnen dabei helfen kann, E-Mails zu verfassen, die Ihren Standpunkt auf Anhieb verdeutlichen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail beim ersten Mal leicht verständlich ist

E-Mail-Überlastung ist oft ein Symptom für Missverständnisse. Die Umfrage von Harris Poll ergab außerdem, dass 100 % der Wissensarbeiter mindestens einmal pro Woche Kommunikationsfehler erleben, wobei jeder Vierte mehrmals am Tag über Kommunikationsfehler berichtet. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie eine verwirrende E-Mail versenden, können Sie schnell fünf weitere E-Mails erhalten, in denen Sie Ihre Nachricht präzisieren müssen.

Grammarly kann dieses unnötige Hin und Her reduzieren, indem es ganze Absätze Ihrer E-Mail schnell neu schreibt. Wenn Grammarly Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Absatzes erkennt, wird links neben Ihrem Text eine rote Seitenleiste angezeigt. Sie können den Mauszeiger über die Seitenleiste bewegen, um eine neue Version Ihres Absatzes zu akzeptieren, die ausgefeilt und klar ist.

Polieren Sie Ihre Nachrichten im Handumdrehen

Das erneute Lesen und Bearbeiten jeder Nachricht nimmt Zeit in Anspruch. Und wenn Sie innehalten, um einen Tippfehler oder einen Grammatikfehler auszumerzen , wird Ihre Konzentration unterbrochen. Stellen Sie sich stattdessen vor, Sie könnten Ihre Schrift beim Tippen verfeinern. Mit Quick Fix können Sie Sätze mit einem einzigen Tastendruck schärfen. Ihre Finger verlassen nie Ihre Tastatur und Ihre Fehler werden beim Schreiben sofort korrigiert.

Antworten Sie schneller als je zuvor auf E-Mails

Eine der einfachsten Möglichkeiten, mit der Überlastung des Posteingangs umzugehen, besteht darin, E-Mails sofort zu beantworten. Wenn Sie dies in nur wenigen Minuten tun, können Sie verhindern, dass E-Mails zu einem größeren To-Do-Listeneintrag werden. Eine schnelle Antwort kann jedoch schwierig sein, da Sie Zeit benötigen, um die E-Mail zu lesen, zu überlegen, wie Sie am besten antworten und sie dann tatsächlich zu schreiben.

Grammarly hilft, diesen Prozess durch schnelle Antworten zu beschleunigen. Grammarly gibt Ihnen einen Überblick über eine E-Mail, indem es die Nachricht und den Ton des Absenders zusammenfasst, sodass Sie schnell entscheiden können, wie Sie antworten möchten. Grammarly schlägt außerdem sofort Optionen für eine durchdachte Antwort vor, die auf dem Kontext des E-Mail-Threads basieren.

Reduzieren Sie Folgeanfragen, indem Sie die richtigen Informationen einbeziehen

Die Einbeziehung aller wichtigen Informationen trägt dazu bei, unnötige Hin- und Her-Kommunikation zu vermeiden. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, dem Posteingangsnullpunkt näher zu kommen, sondern sorgt auch dafür, dass sich Ihr Team schneller einrichtet. Aber herauszufinden, was überzeugend oder einflussreich sein wird, kann eine Herausforderung sein.

Die strategischen Vorschläge von Grammarly können hilfreich sein, indem sie die Fragen und Bedenken Ihrer Leser antizipieren. Jetzt können Sie diese Lücken im Vorfeld identifizieren und schließen, sei es, indem Sie gerade genug Kontext und Daten bereitstellen, eine fehlende Frist hinzufügen, das „Na und“ mitteilen oder Lösungen für ein Problem anbieten.

Bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen

Auch wenn das Versenden einer Folge-E-Mail für ein Meeting recht einfach klingt, kann es sich schnell zu einem Prozess mit mehreren Schritten und mehreren Apps entwickeln. Sie können die E-Mail in Outlook verfassen und gleichzeitig zu Microsoft 365 wechseln, um einen Link zum richtigen Dokument zu erstellen, zu Calendly navigieren, um einen Link für eine Folgebesprechung bereitzustellen, oder zu Ihrem Projektmanagement-Tool gehen, um einen Link zu einer Aufgabe zu erstellen. Der Wechsel zwischen all diesen verschiedenen Tools kann dazu führen, dass aus einer schnellen E-Mail eine 30-minütige Aufgabe wird.

Mit App-Aktionen können Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail oder Chat-Nachricht auf wichtige Apps zugreifen. Anstatt Ihren Fokus zu unterbrechen, indem Sie zu Calendy, Asana oder Google Drive wechseln, können Sie Grammarly von überall aus öffnen, wo Sie schreiben, und die integrierte App-Aktion auswählen, die Sie benötigen, um den nächsten Schritt in Ihrem Workflow dort zu machen, wo Sie bereits schreiben.

Beenden Sie die E-Mail-Überlastung mit Grammarly

E-Mail- und Chat-Nachrichten werden immer wichtige Kanäle für die Kommunikation und den Fortschritt bei der Arbeit sein. Dies bedeutet jedoch nicht, dass E-Mails Ihren Tag beherrschen sollten. Mit Grammarly an Ihrer Seite können Sie Ihre Nachrichten problemlos durchgehen, sodass Sie sich wieder der Arbeit widmen können, die am wichtigsten ist.