Wesentliche Elemente, die in eine offizielle Pressemitteilung aufgenommen werden sollten

Offizielle Erklärungen sind für ein Unternehmen immer ein nervenaufreibender Moment, egal ob es sich um gute oder schlechte Nachrichten handelt.

Im Zeitalter der sofortigen Nachrichten rund um die Uhr weiß man nie genau, ob sich diese Aussage zu negativen und sarkastischen Kommentaren in den sozialen Medien entwickeln wird oder ob sie ein aufregendes Sprungbrett ist, das den Erfolg Ihres Unternehmens verändert.

Deshalb ist es wichtig, dass die Formulierung perfekt ist. In diesem Leitfaden skizzieren wir die wesentlichen Elemente, die Sie in Ihre offizielle Erklärung aufnehmen müssen.

Die offizielle Schlagzeile der Erklärung

Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, die Überschrift sei eine Bezeichnung oder ein Titel, wenn Sie offizielle Erklärungen verfassen.

Die Überschrift ist Ihr erster Versuch, das Interesse des Lesers zu wecken. Daher ist es wichtig, dass Sie sie richtig machen und so behandeln, als wären Sie ein Journalist, der eine Überschrift auf Seite eins schreibt.

Es sollte das Wesentliche der Nachricht prägnant erläutern und Hinweise geben, die den Leser dazu verleiten, sich weiter damit auseinanderzusetzen.

Machen Sie Ihre Überschrift klar und deutlich. Weniger Worte, um eine Botschaft zu übermitteln, funktionieren immer besser als Art und Weise. Verwenden Sie Aktionsverben und wählen Sie kraftvolle Adjektive, die für Aufsehen sorgen.

Wenn möglich, sollten Sie auch versuchen, in Ihrer Überschrift ein Gefühl der Dringlichkeit zum Ausdruck zu bringen.

Die Unterüberschrift

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Anzahl der Wörter in Ihrer Überschrift zu sehr eingeschränkt ist, gibt es deshalb eine Unterüberschrift. Es stärkt Ihre Überschrift und bietet Ihrem Leser wichtigere Informationen.

Sie können dies als Aufhänger verwenden, als verlockende Aussage, die dem Leser ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt, die vollständige Aussage weiterzulesen. Es sollte auch die Überschrift etwas verstärken.

Vielleicht könnten Sie Details wie ein Datum nicht in Ihre Überschrift einfügen, sind aber der Meinung, dass es sich dabei um wichtige Informationen handelt, die der Leser verstehen muss. In diesem Fall fügen Sie diese Informationen der Unterüberschrift hinzu.

Sie können auch andere Informationsinformationen hinzufügen, z. B. Schlüsselpersonen, die an der Geschichte beteiligt sind, oder ein Beweisstück. Die Unterüberschrift spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ob eine Nachricht etwas für sie ist. Sorgen Sie also dafür, dass sie auch für Ihr Publikum relevant ist.

Datums- und Ortsinformationen

Wenn Sie in Ihrer Überschrift oder Unterüberschrift keine Datums- oder Standortinformationen angegeben haben, sollten Sie diese Informationen als nächstes in Ihre offizielle Erklärung aufnehmen.

Es schafft einen Kontext für den Leser und gibt ihm die Gewissheit, dass er nicht versehentlich auf eine alte, veraltete oder für seinen Standort irrelevante Pressemitteilung gestoßen ist.

Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine ortsspezifische Aussage treffen möchten, beispielsweise eine Veranstaltung.

Zeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie ein zeitkritisches Ereignis haben, wie z. B. eine Produkteinführung oder eine Unternehmensentwicklung, bei dem sich das Publikum möglicherweise einen Eintrag im Kalender machen möchte.

Wenn Sie diese Informationen oben in Ihrer Erklärung anzeigen, wird die Dringlichkeit erhöht.

Dadurch wird sichergestellt, dass das Publikum es nicht für eine spätere Lektüre beiseite legt. Denken Sie daran, die Stunden und Minuten Ihrer Erklärung anzugeben, wenn diese wichtig sind, z. B. die Startzeit einer Veranstaltung. Ansonsten bleiben Sie bei Datum, Monat und Jahr.

Ihre Einführung: eine Chance, die großen Fragen zu beantworten

Nutzen Sie Ihre Einleitung, um Aufmerksamkeit zu erregen und einige der großen Fragen zu beantworten, die Ihrem Publikum durch den Kopf gehen werden – mit anderen Worten: Wer, Was, Wo, Warum, Wann und Wie.

Dieser Abschnitt sollte prägnant auf die Details eingehen, gehen Sie also nicht auf untergeordnete Punkte ein. Kleinere Details können sie später in Ihrer Erklärung nachlesen. Seien Sie rücksichtslos bei der Frage, ob die Informationen wichtig genug sind, um einen Platz im ersten einleitenden Absatz zu rechtfertigen.

Journalisten möchten immer etwas über die beteiligten Personen wissen. Beantworten Sie daher in Ihrer Einleitung immer die „Wer“-Frage. Wenn die Namen bekannt sind, steigert das das Interesse an Ihrer Aussage.

Möglicherweise möchten Sie diese Einleitung auch nutzen, um den Zweck oder Grund Ihrer offiziellen Erklärung zu erläutern und das wahrscheinlichste „Warum“ zu beantworten, das Ihr Publikum nach dem Betrachten Ihrer Überschrift haben wird.

Eine gut formulierte Einleitung sollte den Lesern genügend Informationen liefern, damit sie, selbst wenn sie sich dafür entscheiden, den Rest der Erklärung nicht zu lesen, dennoch genügend Kontext erhalten, um Ihre Pressemitteilung zu verstehen.

Der Text Ihrer offiziellen Erklärung

Der Hauptteil Ihrer Pressemitteilung folgt auf die Einleitung. Dies ist Ihre Gelegenheit, die Informationen, die Sie in dieser Einleitung bereitgestellt haben, zu konkretisieren.

Erweitern Sie Ihre Antworten auf einige der Fragen, die Sie in der Einleitung angesprochen haben.

Fügen Sie mehr Tiefe und Kontext hinzu, aber machen Sie es dennoch prägnant und aktuell. Besprechen Sie die Bedeutung und Implikationen Ihrer Aussage für Ihr Unternehmen, Ihre Branche oder die ganze Welt.

Ihr Ablauf sollte logisch sein.

Die wichtigeren Informationen sollten sich weiter oben im Körper befinden, und die weniger wichtigen Informationen sollten weiter unten liegen. Der Text sollte außerdem leicht verständlich sein und Fachjargon vermeiden, es sei denn, Ihr Publikum ist auf einem technischen Gebiet hochspezialisiert.

Wie die Einleitung sollte auch der Text überzeugend sein. Eine Aussage, die die Aufmerksamkeit des Lesers fesselt, ist erfolgreich.

Bieten Sie einige Angebote an

Zitate erregen Aufmerksamkeit und verleihen Ihrer offiziellen Aussage eine menschliche Note. Sie sorgen auch für eine gewisse Glaubwürdigkeit. Wählen Sie Stakeholder oder Experten aus und bitten Sie sie, eine kurze Erklärung abzugeben, in der sie ihre Sicht auf die Nachricht darlegen.

Ein gutes Zitat ist relevant und hinterlässt beim Leser eine Wirkung. Sie liefern auch einen kritischen Standpunkt, sodass Sie möglicherweise lieber zwei oder drei einbeziehen möchten, wenn Sie unterschiedliche Ansichten abdecken müssen.

Ein Zitat ist auch die perfekte Gelegenheit, eine emotionale Verbindung zum Leser herzustellen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre endgültig ausgewählten Zitate authentisch und nachvollziehbar sind. Das Zitat muss außerdem einen Mehrwert für die Geschichte darstellen. Vermeiden Sie daher alles, was für die Hauptbotschaft irrelevant erscheint.

Fügen Sie einige Daten hinzu

Eine Aussage voller Meinungen und Gedanken wird nicht die gleiche Aussagekraft haben wie eine Aussage, die Fakten angibt. Aber Fakten haben nur dann etwas Gewicht, wenn sie mit Beweisen versehen sind.

Fügen Sie Ihrer Pressemitteilung nach Möglichkeit Daten hinzu, um Ihre Aussagen zu untermauern. Dabei kann es sich um Finanzinformationen oder Statistiken handeln, beispielsweise um Ergebnisse einer von Ihnen durchgeführten Recherche.

Es wird die Skeptiker in Ihrem Publikum beeinflussen. Wenn Sie beispielsweise eine offizielle Erklärung zu einem Joint Venture abgeben, geben Sie Zahlen an, die belegen, warum es sich um einen finanziell soliden Plan handelt.

Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre Informationsquellen zuverlässig sind, bevor Sie sie hinzufügen. Andernfalls werden Ihre Behauptungen möglicherweise von einem detailorientierten Journalisten angefochten.

Stellen Sie Hintergrundinformationen zum Unternehmen bereit

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Leser etwas über Sie und Ihr Unternehmen weiß. Sie müssen einige Hintergrundinformationen anbieten, um Ihrem Publikum zu helfen, die Aussage zu verstehen, die Sie veröffentlichen möchten.

Halten Sie sich jedoch kurz. Bieten Sie relevante Informationen wie Ihre Unternehmensgeschichte, wichtige Erfolge und Details zu Schlüsselpersonen wie Ihrem CEO.

Möglicherweise möchten Sie auch einige positive Aussagen über Ihr Wachstum und Ihre Erfolge machen, diese sollten jedoch nicht übermäßig werblich sein. Die Informationen dienen dazu, Ihrer offiziellen Erklärung Glaubwürdigkeit und Relevanz zu verleihen.

Geben Sie Kontaktinformationen an

Nachdem ein Journalist Ihre offizielle Stellungnahme gelesen hat, möchte er möglicherweise einige Fragen stellen oder ein Interview führen. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Pressemitteilung zu ziehen, müssen Sie bestimmte Kontaktstellen für die Medien einbeziehen.

Dies sollten Sie auch dann tun, wenn Sie in Ihrer Organisation keine offizielle PR-Funktion haben.

Wählen Sie die Person aus, die am besten in der Lage ist, etwaige Folgefragen der Medien zu beantworten. Fügen Sie ihren Namen, ihre Telefonnummer, ihre E-Mail-Adresse und Informationen zu ihrer Rolle hinzu.

Formatieren Sie es so, dass es auch vom Leser leicht gescannt werden kann. Möglicherweise möchten Sie auch eine Notiz hinzufügen, um anzugeben, ob Sie für Interviewanfragen von Journalisten offen sind oder nicht.

Fügen Sie eine Boilerplate hinzu

Boilerplates gehören zu den Best Practices der PR.

Ein Textbaustein ist ein eindeutiger und wiedererkennbarer Abschnitt jeder Pressemitteilung, der eine Standard-Unternehmensbeschreibung enthält. Dies wird normalerweise am Ende der Erklärung hinzugefügt und so formatiert, dass es für die Medien leicht zu scannen und zu erkennen ist.

Es handelt sich um einen prägnanten Absatz mit objektiven Unternehmensinformationen und nicht um eine aufwändige Marketingstrategie.

Es sollte auch mit Ihrer Markenidentität übereinstimmen, damit es mit den Informationen auf Ihrer Website übereinstimmt. Geben Sie einige grundlegende Informationen über die Mission, die Geschichte und alle bemerkenswerten Erfolge Ihres Unternehmens an.

Aufruf zum Handeln

Wenn Sie eine Pressemitteilung verbreiten, hoffen Sie, dass der Leser mit den Informationen etwas anfangen kann. Ein Call-to-Action ist eine spezifische Aussage, die den Leser darauf hinweist, was er als Nächstes tun soll.

Bei einer offiziellen Stellungnahme kommt es auf den Kontext an. Das kann der Besuch einer Website, die Kontaktaufnahme mit Ihrem PR-Kontakt oder das Eintragen eines Ereignisses im Kalender sein. Ein Aufruf zum Handeln sollte klar, prägnant und überzeugend sein.

Multimedia, Links und Bilder

Möglicherweise möchten Sie Ihrer Pressemitteilung weitere Informationen hinzufügen, die dazu beitragen können, Ihrer Aussage mehr Tiefe und Interesse zu verleihen. Zu wirkungsvollen Pressemitteilungen gehört beispielsweise ein auffälliges Foto.

Möglicherweise möchten Sie auch Links zu anderen Ressourcen einfügen, z. B. zu Recherchen als Beweis für eine Behauptung oder zu einer Produktseite auf Ihrer Website für eine bevorstehende Markteinführung.

Mit einer offiziellen Erklärung etwas bewirken

Sie haben eine Gelegenheit, Ihrer offiziellen Erklärung Geltung zu verschaffen. Verpassen Sie diese Chance nicht. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um Ihre Erklärung zu formulieren und zu verfassen, und geben Sie ihr einen zweiten oder dritten Entwurf, um sie perfekt zu machen.

Als nächstes ist es an der Zeit, sich an eReleases zu wenden, um sicherzustellen, dass Ihre Erklärung an die richtigen Personen gelangt. Mit unserer umfangreichen nationalen Datenbank und unserer nachgewiesenen Erfolgsbilanz können Sie sich darauf verlassen, dass wir sicherstellen, dass Ihre Aussage die gewünschte Wirkung erzielt.