7 grundlegende Zeitmanagement-Fähigkeiten, die Ihr Leben verbessern werden

Veröffentlicht: 2017-08-23

Zeit ist der große Gleichmacher – jeder hat jeden Tag die gleichen vierundzwanzig Stunden. Diese Zeit produktiv zu nutzen, kann den Unterschied zwischen dem Erledigen von Dingen und dem Durcheinander ausmachen, um Schritt zu halten. Diese Zeitmanagement-Tipps helfen Ihnen, Ihren Tag zu rationalisieren und intelligenter zu arbeiten.

1 Führen Sie eine Zeitprüfung durch.

Stehen Sie am Ende eines jeden Arbeitstages und fragen sich, wo die Zeit geblieben ist? Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie es nicht geschafft haben, so viel zu erreichen, wie Sie es sich erhofft hatten. Sie könnten mehr Zeit verschwenden, als Sie denken. Es kann durchaus eine Diskrepanz geben, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wie Sie sie tatsächlich verbringen. Ein Zeitaudit kann ein Augenöffner sein!

Hier ist eine einfache Methode zur Durchführung einer Zeitprüfung.

  • Holen Sie sich eine Art Timer, den Sie so einstellen können, dass er alle dreißig Minuten startet. (Die Alarm-App auf Ihrem Telefon könnte es tun.)
  • Starten Sie den Timer und gehen Sie Ihrem Tag nach. Versuchen Sie, nicht an den Timer zu denken – lassen Sie ihn einfach leise im Hintergrund laufen.
  • Wenn der Timer klingelt, schreiben Sie auf, was Sie in diesem Moment tun. Sei ehrlich! Wenn du auf Facebook schaust oder deinem besten Freund eine lustige Nachricht schickst, gib es zu.
  • Stellen Sie den Timer auf weitere dreißig Minuten ein und wiederholen Sie den Vorgang bis zum Ende Ihres Tages.
  • Überprüfen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben. Wie oft wurden Sie bei etwas erwischt, das nicht produktiv war?

Versuchen Sie, eine Woche lang jeden Tag ein Audit durchzuführen, um einen guten Überblick darüber zu erhalten, wie Sie Ihre Zeit verbringen. (Sie können die Zeit zwischen den Check-Ins variieren, damit Sie nicht damit rechnen, dass der Wecker alle 30 Minuten klingelt.) Wenn Sie feststellen, dass Sie zu viel Zeit damit verbracht haben, Ihre E-Mails zu überprüfen, scrollen Sie durch Ihren Social-Media-Feed , oder im Chat mit Kollegen wissen Sie genau, wo Sie Anpassungen vornehmen müssen.

2 Blockieren Sie Ablenkungen

Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung davon haben, was Sie ablenkt, ist es an der Zeit, dieses Ding auszublenden. Wenn Social Media zum Beispiel Ihr Untergang ist, probieren Sie eine Produktivitäts-App aus, die Online-Ablenkungen blockiert. FocusMe, Cold Turkey und SelfControl sind einige verfügbare Optionen. Wenn Sie an einem Schreibprojekt arbeiten, versuchen Sie, in den Vollbildmodus zu wechseln, um zu verhindern, dass Sie Tabs öffnen oder Desktop-Benachrichtigungen beantworten.

Apropos Benachrichtigungen, schalten Sie sie aus. Sofern es nicht für Ihren Job entscheidend ist, stehen die Chancen gut, dass Sie nicht jedes Mal benachrichtigt werden müssen, wenn eine neue E-Mail eingeht oder jemand mit Ihnen in den sozialen Medien interagiert.

3 Planen Sie selbst

Sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie all Ihre Aufgaben in den durchschnittlichen Arbeitstag unterbringen, kann Ihre Produktivität ernsthaft belasten. Wenn wir gestresst sind, haben wir Mühe, produktiv zu bleiben, was dazu führen kann, dass wir länger arbeiten, um Fristen einzuhalten. Wer braucht das?

To-Do-Listen können überwältigend werden, wenn Sie viel zu erledigen haben. Verwenden Sie stattdessen Ihr bevorzugtes Kalendertool (oder sogar einen guten altmodischen Terminkalender), um sich selbst zu planen. Sie können eine Stunde für die Beantwortung von E-Mails einplanen, zwei für die Recherche und Gliederung des wichtigen Berichts für das Meeting nächste Woche, eine für ein Mittagessen mit einem Kollegen und so weiter. Wenn Sie einen gemeinsamen Unternehmenskalender haben, umso besser. Sie können Ihre Kollegen daran erinnern, Sie nur im absoluten Notfall zu unterbrechen, wenn Sie Zeit für wichtige Aufgaben haben. (Siehe Tipp fünf!)

Sie werden überrascht sein, wie sich die Zeitblockierung auf Ihre Produktivität auswirkt. Wenn Sie zum Beispiel die Gewohnheit haben, eingehende E-Mails zu beantworten, unterbrechen Sie möglicherweise Ihren eigenen Arbeitsablauf, um dies zu tun. Das bedeutet, dass Sie sich, nachdem Sie alles fallen gelassen haben, um diese E-Mail zu beantworten, zusätzliche Zeit nehmen müssen, um sich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren, an der Sie gearbeitet haben, bevor sie eintraf. Wenn Sie sich selbst planen, können Sie Ihre Prioritäten im Voraus festlegen und Lassen Sie sich nicht von weniger wichtigen Dingen ablenken.

4 Vermeiden Sie Multitasking

Sie denken vielleicht, dass Sie gut im Multitasking sind, aber die Chancen stehen gut, dass Sie sich irren. Wenn Sie Ihren Fokus zwischen Aufgaben aufteilen, lenken Sie die Aufmerksamkeit tatsächlich von einer Aufgabe zur anderen und verwenden mehr Gehirnbandbreite. Sie werden besser abschneiden, wenn Sie Ihre volle Aufmerksamkeit nur einer Aufgabe nach der anderen widmen.

Das Gruppieren ähnlicher Aufgaben kann Sie auch in der richtigen Denkweise halten. Sie könnten zum Beispiel Ihre Schreibaufgaben gruppieren und sie in einem bestimmten Zeitblock erledigen. Verwaltungsaufgaben können in einen anderen Zeitblock fallen. Müssen Sie in den sozialen Medien aktiv sein? Kühl. Blockieren Sie die Zeit für die Verwendung eines Planers wie Buffer, um Ihre Posts für den Tag in die Warteschlange zu stellen, damit Sie nicht das ständige Bedürfnis haben, sich einzuchecken.

Hier ist ein Tipp: Halten Sie ein kleines Notizbuch bereit, wenn Sie arbeiten. Wenn Sie sich plötzlich an eine andere Aufgabe erinnern, die Sie erledigen müssen („Hoppla! Habe ich die Zahlung meiner Stromrechnung geplant?“), notieren Sie sie. So vergisst du das Wichtige nicht, unterbrichst aber auch nicht deinen Jam.

5 Bestehen Sie darauf, dass andere Ihre Zeit respektieren.

Sie kennen das Meeting, zu dem Sie eingeladen wurden, das für Sie fast keine Relevanz hatte? Diejenige, bei der Sie nichts beizutragen hatten? Das ist eine Stunde deiner Zeit, die du nie zurückbekommst. Raus aus diesen Nichtstun-Meetings. Jedes Meeting sollte seine Existenz rechtfertigen müssen, und jeder Meeting-Organisator sollte Ihre erforderliche Teilnahme rechtfertigen müssen, insbesondere wenn die Nichtteilnahme an dem Meeting Sie letztendlich produktiver machen würde.

Dasselbe gilt für gesprächige Kollegen. Sie haben ein Recht auf Arbeitszeit ohne unnötige Unterbrechungen, also verlangen Sie danach. Du könntest so etwas sagen wie: „Ich habe manchmal große Konzentrationsschwierigkeiten und Unterbrechungen bringen mich aus dem Fluss, wenn ich arbeite. Können wir uns das Geplauder für die Freizeit aufsparen?«

6 Behalten Sie Ihren „Call to Action“ im Hinterkopf.

Was möchten Sie aus dem Telefonanruf herausholen, den Sie gleich führen, oder aus dem Meeting, das Sie gleich planen? Sie müssen wissen, wonach Sie fragen oder zumindest was Sie zu erreichen hoffen, bevor Sie eintauchen. Andernfalls verbringen Sie am Ende Zeit mit Gesprächen und Besprechungen, die letztendlich nicht produktiv sind.

Nehmen Sie sich nach Meetings und Telefonaten ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, ob Sie das erhoffte Ergebnis erreicht haben. Wenn nicht, planen Sie Ihre nächsten Schritte, damit Sie es erreichen können. Sie werden besser vorbereitet sein, wenn sich wieder die Gelegenheit ergibt, das Problem anzusprechen.

7 Holen Sie sich genügend Zeit und ruhen Sie sich aus.

Eine Pause zu machen, wenn es hart auf hart kommt, mag kontraproduktiv erscheinen, aber eine Studie ergab, dass Schlafmangel die US-Belegschaft jährlich 411 Milliarden Dollar kostet. Du bist nicht in Bestform, wenn du unter Schlafentzug leidest.

Und scheuen Sie sich nicht, sich Zeit für Ihren Urlaub zu nehmen. Urlaub ausfallen zu lassen, schadet der Gesundheit. Nicht nur das, sondern sich Zeit zum Entspannen zu nehmen, kann Sie produktiver machen. Wenn Sie gut ausgeruht und erfrischt sind, werden Sie Ihre Aufgaben viel eher mit Konzentration und Begeisterung angehen.

Jetzt geh da raus und erledige die Dinge!