Alles, was Sie über Business Writing wissen müssen

Veröffentlicht: 2022-12-04

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten und an Kollegen und Kunden schreiben, sind Sie ein Wirtschaftsjournalist. In diesem Beitrag verraten wir Ihnen alles, was Sie über Business Writing wissen müssen .

Geschäftsschreiben beschreibt alle geschriebenen Wörter, die in ein Unternehmen eintreten (oder es verlassen).

Alle Autoren sollten die Besonderheiten des Geschäftsschreibens kennen, auch wenn sie sich nicht als traditionelle Geschäfts- oder Unternehmensautoren betrachten. Viele Autoren verwenden bereits „Geschäftsschreiben“ – jedes Mal, wenn sie einen Kunden kontaktieren oder ihr Schreiben präsentieren.

Wenn Sie Ihr Schreiben als Unternehmen verwalten, benötigen Sie geschäftliches Schreiben. Wenn Sie über Unternehmen oder innerhalb eines Unternehmens oder für ein Unternehmen schreiben, werden Sie Geschäftstexte verwenden.

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Alles, was Sie über das Schreiben für Unternehmen wissen müssen

Hier ist ein klarer und umfassender Leitfaden, der alles abdeckt, was ein Autor über Geschäftsschreiben wissen sollte, und mehr.

Was ist Geschäftsschreiben?

Business Writing verwendet eine formale Stimme und eine starre Struktur. Es ist offiziell. Es ist kurz und auf den Punkt. Es wandert durch Geschäftspublikationen, offizielle E-Mails , Website-Inhalte und andere geschriebene Wörter, die von Personen gelesen werden sollen, die Unternehmen besitzen, führen oder verwalten.

Die Definition von „Business Writing“ ist weit gefasst, aber Sie werden es erkennen, wenn Sie es sehen.

Es dient dazu, Dinge von einem Ende zum anderen zu übermitteln, wenn es darum geht, Geschäfte zu machen, aber es existiert auch , um eine offizielle und schriftliche Aufzeichnung der Dinge zu erstellen, die während der Führung des Geschäfts oder Unternehmens passieren .

(Einige) Arten von Business Writing

Dies kann beinhalten (obwohl es nicht darauf beschränkt ist):

  1. Anzeige
  2. Tagesordnungen
  3. Blogeinträge
  4. Geschäftspläne
  5. Geschäftsbriefe
  6. Geschäftsgeschichten
  7. Fallstudien
  8. Unternehmensprofile
  9. Verträge
  10. Anschreiben
  11. Lebensläufe
  12. E-Mails
  13. Notizen
  14. Protokoll
  15. Hinweise
  16. Pressemeldungen
  17. Berichte
  18. Social-Media-Beiträge
  19. Websiten Inhalt

Warum es lernen?

Schreiben, das verkauft, angeboten oder bezahlt wird, bedeutet, dass Sie mehr als nur ein Schriftsteller geworden sind. Jetzt sind Sie ein Geschäftsinhaber – und Geschäfte sind von nun an alles, was Sie schreiben.

Selbst wenn du reine Kurzgeschichten oder Journalismus schreibst, musst du diese Schrift trotzdem verkaufen . Das ist Business Writing, und deshalb kann es für alle Autoren von Vorteil sein, sich damit vertraut zu machen.

Es kann auch Verträge und andere Formen des juristischen Corporate Writing beinhalten.

Wer liest Wirtschaftstexte?

Dieses Schreiben ist entweder:

  1. für Unternehmen;
  2. oder über Geschäfte.

Es übermittelt Statistiken, gibt Fakten weiter, vermittelt Punkte, informiert die „Unternehmensleiter“ oder verbindet sich mit Kunden und anderen Unternehmen.

Normalerweise ist es für Leser gedacht, die nicht viel Zeit haben, aber möglicherweise viele wichtige Informationen aufnehmen müssen.

Es sollte niemals Fehler enthalten. Es sollte umgangssprachliche oder informelle Sprache scheuen, immer auf ausgefallene Schriftarten verzichten und sagen, was gesagt werden muss.

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Eine kurze Anleitung zum Schreiben für Unternehmen

Unabhängig davon, ob Sie an einer Pressemitteilung, einem Blogbeitrag oder einer Unternehmensbekanntmachung arbeiten, der allgemeine Ton ist derselbe (und der Autor muss viele der gleichen Dinge im Auge behalten). Hier ist eine kurze Anleitung zu einigen Dingen, die ein Wirtschaftsautor immer beachten sollte, wenn er seine Fingerspitzen zum Schreiben vorbereitet.

1. UK, US, SA oder AUS

Stellen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm auf eine Standardsprache ein und stellen Sie sicher, dass dies im gesamten Dokument so eingestellt ist. (Wählen Sie „Alle“ > „Werkzeuge“ > „Sprache“) Sie können UK-Englisch oder US-Englisch auswählen. Seien Sie einfach konsequent in der Auswahl. Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen einen Styleguide, der eine bestimmte Einstellung erfordert. Überprüfen Sie das, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.

2. Rechtschreibprüfung (und prüfen, und prüfen)

Rechtschreib- und Grammatikfehler können leichtsinnig oder unprofessionell wirken. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik gründlich und überprüfen Sie dann alle Eigennamen (wie die Namen von Personen und Unternehmen). Lesen Sie: Eine Must-Have-Checkliste, um Ihr Schreiben zu verbessern

3. Eine formelle Ansprache

Geschäftstexte werden am besten in einem formellen Ton geschrieben. Sie sollten von Anfang an eine formelle Ansprache verwenden, wenn Sie mit direkten Adressaten sprechen, z. B. bei einer E-Mail. „Dear“ ist besser als „Hey there“. Lesen Sie: 25 Tipps zur E-Mail-Etikette

4. Geschäftliche Schlagworte und Jargon

Unternehmen verwenden spezifische Schlagworte und manchmal noch spezifischere Begriffe, die sich auf die Art des Unternehmens beziehen. Wir verwenden Wörter wie „Dividende“, Wörter wie „Disruption“, Wörter wie „Synergie“ und Wörter wie „After Market“ oder „Antiblockiersystem“, wenn es sich bei der Branche beispielsweise um Autos handelt. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie für Insider in diesem Markt schreiben. Ansonsten halten Sie sich an Klartext .

5. Allgemeine Unternehmenssprache

Direkte und förmliche Töne sind am besten fürs Geschäft. (Davon gibt es nur sehr wenige Ausnahmen.) Verwenden Sie eine offizielle, formelle Sprache. Es sollte das sein, was Sie verwenden würden, wenn Sie mit Personen in Autoritätspositionen sprechen würden, im Gegensatz zu der Art von Sprache, die Sie verwenden würden, um mit Freunden oder Familienmitgliedern zu sprechen.

6. Fassen Sie sich kurz

Die Schreiblänge hängt davon ab, was Sie schreiben. Briefe sind beispielsweise kürzer als Pressemitteilungen. Aber generell sollte Corporate Writing immer prägnant und auf den Punkt gebracht werden. Verwenden Sie The Elevator Pitch und The Inverted Pyramid, um Ihnen dabei zu helfen. Fragen Sie immer: „Kann ich das in weniger Worten sagen?“ Business-Leser haben nicht viel Zeit zu verlieren. Tipp: Vermeiden Sie Redundanzen und kürzen Sie Ihre Sätze.

7. Angenommenes NDA

Wenn Sie interne Dokumente oder geschäftliche Korrespondenz schreiben, gehen Sie immer davon aus, dass Sie dies im Rahmen einer Geheimhaltungsvereinbarung tun, die oft impliziert werden kann. Fachleute sprechen nicht aus dem Sitzungssaal.

8. Ressourcen behalten

Speichern Sie alle geschäftsbezogenen Ressourcen (wie Interviews und Rohressourcendateien) mit dem Schreibstück. Manchmal müssen Sie möglicherweise auf ein früheres Interview oder eine Kontaktperson zurückgreifen, und Sie möchten später genau wissen, wo Sie diese Ressourcen finden können.

9. Machen Sie Entwürfe

Wenn Sie einen Text fertig geschrieben haben, ist das der erste Entwurf. Es ist wahrscheinlich (sprich: sehr wahrscheinlich), dass aus dem ersten Entwurf ein zweiter wird – und aus dem zweiten ein dritter. Immer bearbeiten, polieren und perfektionieren, wenn Sie denken, dass Sie fast fertig sind.

10. Lernen Sie die Formatierung

Auch die Formatierung ist wichtig. Lesen Sie diese Beiträge für Tipps:

  1. Formatierungstipps für professionelle Autoren
  2. 10 Formatierungstipps, um Ihren Online-Text benutzerfreundlicher zu gestalten
  3. Warum Sie beim Schreiben Leerraum benötigen (und 5 Möglichkeiten, ihn zu erstellen)

11. Lernen Sie grundlegende Grammatik

Unsere Beiträge zu Satzzeichen und Wortarten sind ideal für alle Wirtschaftsschreiber:

  1. Interpunktion für Anfänger
  2. Alles über Wortarten

12. Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln ein

Wir verwenden einen Aufruf zum Handeln, um eine Reaktion hervorzurufen oder einen Verkauf anzuregen. Lesen Sie: Wie man Call-to-Action-Phrasen schreibt, die konvertieren

13. Verwenden Sie überzeugendes Schreiben

Überzeugendes Schreiben überzeugt Ihr Publikum, zuzuhören oder zu handeln. Großartige Wirtschaftsautoren verwenden jeden Tag überzeugendes Schreiben.

  1. 3 Säulen des überzeugenden Schreibens – Ethos, Logos, Pathos
  2. Brainstormer-Vorlage für überzeugendes Schreiben
  3. 7 Tipps zum Schreiben eines brillanten Meinungsbeitrags
  4. Überzeugendes Schreiben – emotionale vs. intellektuelle Worte
  5. Checkliste für überzeugendes Schreiben

Big Business Schreibfehler

Okay, jetzt wissen Sie mehr über diese Art des Schreibens und wie man es macht.

Wie wäre es, es nicht zu tun?

Hier sind einige der größten Fehler im modernen Business Writing.

1. Ein Dokument hetzen

Sie müssen darüber nachdenken, was Sie sagen möchten und wie Sie es sagen möchten, bevor Sie mit dem Schreiben des Dokuments beginnen. Lesen Sie: 9 Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie ein Geschäftsdokument schreiben

2. Keine ausgefallenen Phonts

Würden Sie Ihrer Bank vertrauen, wenn sie alle ihre E-Mails nur mit Comic Sans in Regenbogenfarben und unterschiedlicher Größe schreiben würde? Verwenden Sie im Geschäftsschreiben keine ausgefallenen Schriftarten. Kein Profi tut das. (Dasselbe gilt für Ränder, Farben und ausgefallene, unnötige Grafiken.)

3. Kein Klatsch, Gerüchte oder persönlicher Humor

Hey, wäre es nicht wirklich lustig zu…? NEIN. Halten Sie Klatsch, Gerüchte und Humor jederzeit fern. (Es drin zu lassen führt im Allgemeinen zu Peinlichkeiten, Klagen und Disziplinarverfahren.)

4. Keine Schimpfwörter

Wenn Sie Beispiele für geschäftsbezogenes Schreiben studieren, werden Sie feststellen, dass F-Bomben und andere Wörter mit vier Buchstaben vollständig fehlen. Schimpfwörter (und ein aufbrausender Ton) lassen Sie am besten aus geschäftlichen Schreiben oder Korrespondenzen heraus.

5. Keine unnötig ausgefallene Sprache

Wir brauchen direkte Fakten. Vermeiden Sie unnötig ausgefeilte Sprache, Gleichnisse, Vergleiche oder bunte Sprache, die vom Inhalt des Stücks ablenkt. Warum 2.000 Wörter für eine E-Mail verwenden, wenn man sie auch mit 200 sagen kann? Vereinfachen Sie Ihr Schreiben .

6. (Alle) Kleinigkeiten

Einer der schlimmsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist auch einer der kleinsten. Es sind all diese kleinen Dinge, die das Auge (und einige Rechtschreibprüfer) übersehen könnten, bevor Sie auf Senden oder Veröffentlichen klicken. Oft sind dies Elemente wie fehlende Kommas, falsch geschriebene Namen und Endbuchstaben mit „kind retards“. Suchen Sie immer nach den kleinen Dingen. [Wenn Sie Ihr Geschäftsschreiben verbessern möchten, kaufen Sie The Complete Grammar Workbook .]

7. Kein Weiterleitungs-Fauxpas

Wenn Sie auf E- Mails antworten (oder E-Mails mit mehreren Empfängern senden), überprüfen Sie die Zeilen „An“ und „CC“, um sicherzustellen, dass Sie der richtigen Person antworten – und nicht allen, die in den Thread kopiert wurden. Dies ist einer der häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen und lässt sich am besten vermeiden, indem man einfach nachschaut.

8. Verwendung zu vieler Nominalisierungen

Auch Substantiv als 'Substantiv', eine Nominalisierung tritt auf, wenn wir ein Verb oder eine andere Wortart in ein Substantiv umwandeln. Wenn wir klar schreiben, versuchen wir Nominalisierungen zu vermeiden, weil sie unsere Sätze unübersichtlich und unklar machen . Lesen Sie: Warum Sie Nominalisierungen beim Schreiben vermeiden sollten

9. Zu viel passive Stimme verwenden

In einem früheren Beitrag erklären wir: „Bei Writers Write lesen wir lieber Belletristik mit einem passiven Inhalt von weniger als 5 % und Sachbücher, einschließlich Wirtschaftstexte, mit einem passiven Inhalt von weniger als 10 %. Wenn wir das Passiv überbeanspruchen, wird unser Schreiben weniger benutzerfreundlich und unsere Lesbarkeitsstatistik nimmt ab. Das verfehlt unseren Zweck, nämlich zu kommunizieren.“ Lesen Sie: Von passiver Stimme zu aktiver Stimme – wie man es erkennt und wie man es ändert

10. Schlechte Lesbarkeitsstatistik

Wenn wir kommunizieren wollen, müssen wir einen leserfreundlichen Stil verwenden. Das Ausführen von Lesbarkeitsstatistiken ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu testen, ob Sie klar schreiben.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Business Writer

Benötigen Sie Hilfe, um ein besserer Wirtschaftsautor zu werden? Writers Write hat Ihr gesamtes Toolkit an einem Ort, von warum es wichtig ist, Dinge schriftlich festzuhalten, bis hin zu den folgenden Leitfäden:

  1. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Formatieren Ihrer E-Mails
  2. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Lebenslaufs
  3. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Schreiben von Agenden hilft
  4. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben von Memos
  5. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben von Protokollen
  6. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben von Mitteilungen
  7. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben von Geschäftsbriefen

Wir haben auch einen Beitrag zu:

  1. So schreiben Sie ein effektives Geschäftsprofil
  2. So schreiben Sie eine Fallstudie in 3 einfachen Schritten
  3. Die 10-Schritte-Anleitung zum Erstellen von Notizen
  4. Die komplette Redenschreiber-Reihe

Styleguides

Die meisten Unternehmen haben einen Styleguide, an den sich die Autoren halten können. Dies definiert, wie das Management möchte, dass seine Mitarbeiter schreiben.

  1. Was ist ein Styleguide und warum brauche ich einen?
  2. 4 Möglichkeiten, wie ein Styleguide das Schreiben Ihrer Organisation revolutionieren wird
  3. 10 Dinge, die Sie nicht aus dem Styleguide Ihres Unternehmens ausschließen sollten
  4. Erstellen Sie in 10 Schritten einen Styleguide für Ihr Unternehmen

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Von Alex J. Coyne. Alex ist Autor, Korrektor und regelmäßiger Kartenspieler. Seine Reportagen über Karten, Bridge und Kartenspiel sind in Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine und Caribbean Compass erschienen. Kontaktieren Sie uns unter alexcoyneofficial.com.

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  1. Über Aufsätze (und wie man einen großartigen schreibt)
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