So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail, die eine Antwort erhält: 7 Aktionstipps

Wenn nur die Leute, denen Sie eine E-Mail geschickt haben, jedes Mal antworten würden. Leider bleiben viele Ihrer E-Mails unbeantwortet. Der durchschnittliche E-Mail-Benutzer erhält zweiundneunzig E-Mails pro Tag (von denen siebzehn wahrscheinlich Spam sind) und öffnet nur etwa eine von drei. Wenn Sie sich in einer lauten digitalen Welt Gehör verschaffen wollen, ist das Schreiben einer überzeugenden Follow-up-E-Mail eine wesentliche Fähigkeit.

Obwohl eine Nachverfolgung einer Bewerbung ganz anders aussehen wird als eine Bitte um eine wohltätige Spende, finden Sie hier sieben Tipps, die unabhängig davon gelten, welche Art von E-Mail Sie erstellen.

1 Nehmen Sie sich Zeit, um eine aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile zu erstellen

Die halbe Miete, wenn es darum geht, eine Antwort zu erhalten, besteht darin, Ihre E-Mail überhaupt erst zu öffnen. Die durchschnittliche Öffnungsrate für E-Mails liegt bei 34 Prozent. Auch wenn die Chancen gegen Ihr niedriges digitales Schreiben stehen, können Sie sie verbessern, indem Sie zusätzliche Zeit in die Erstellung einer Betreffzeile investieren, die schwer zu ignorieren ist. Obwohl es Ausnahmen zu jeder Regel gibt, sind diese Strategien dafür bekannt, Ergebnisse zu erzielen:

• Halten Sie es kurz . Vierzig Prozent der E-Mails werden auf Mobilgeräten geöffnet. Kurze Betreffzeilen werden seltener abgeschnitten.
• Prägnante Sprache verwenden . Bringen Sie Ihren inneren Hemingway zum Vorschein und verlieren Sie keine Worte. Schneiden Sie Wieselwörter und Füller.
• Stellen Sie eine Frage . E-Mails mit Fragen in der Betreffzeile können Leser dazu anregen, die Nachricht zu öffnen, entweder um nach der Antwort zu suchen oder eine zu geben.
• Werden Sie nicht verkaufsfreudig . Wecken Sie Interesse, ohne auf Übertreibungen zurückzugreifen. Möchten Sie eine E-Mail öffnen, von der Sie vermuteten, dass sie nichts weiter als ein Verkaufsgespräch war?
• Probieren Sie einen Schlagzeilenanalysator aus . Während Tools wie der Headline Analyzer von CoSchedule für Artikelüberschriften gedacht sind, eignen sie sich auch gut zum Überprüfen von E-Mail-Betreffzeilen.

Übrigens ist es wichtig, dass Ihre Betreffzeile das Ziel Ihrer E-Mail widerspiegelt, was uns zu unserem nächsten Tipp bringt.

2 Kennen Sie Ihr Ziel und bleiben Sie dann beim Thema

Was möchten Sie mit Ihrer Follow-up-E-Mail erreichen? Es ist wichtig, ein gewünschtes Ergebnis im Auge zu haben, damit Sie Ihre E-Mail darauf konzentrieren können, es zu erreichen. Schreiben Sie, um um ein Treffen zu bitten? Fordern Sie ein Status-Update an? Um einen Gefallen bitten? Dank sagen? Was auch immer Ihr Ziel ist, alles von Ihrer Betreffzeile über Ihren Nachrichtentext bis hin zu Ihrer Abmeldung sollte Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.

Verirren Sie sich nicht auf irgendwelche Tangenten, bevor Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten haben und in ein Gespräch verwickelt sind, auch wenn Ihre Anfrage letztendlich viele bewegliche Teile haben wird.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verfolgen eine Bewerbung. Ihr Gehirn dreht sich möglicherweise um alle möglichen großen Themen wie Ihre Gehaltsanforderungen oder Verfügbarkeit. Aber bevor Sie über eines dieser Dinge sprechen können, müssen Sie nur eines erreichen – ein Vorstellungsgespräch führen. Das bedeutet, dass Ihre Follow-up-E-Mail darauf ausgerichtet sein sollte, nur die Informationen bereitzustellen, die einen potenziellen Arbeitgeber davon überzeugen, Ihnen ein Vorstellungsgespräch anzubieten. Werfen Sie keine Randnotizen ein, die das Wasser trüben.

3 Verwenden Sie die richtige Anrede

Wenn Sie einem potenziellen Arbeitgeber schreiben, um Ihre Bewerbung weiterzuverfolgen, verwenden Sie immer:

Tatsächlich ist es in jeder formellen E-Mail angemessen, mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ statt mit „Hallo“ zu beginnen. „Hey“ ist wohl die informellste Anrede von allen, also heb sie dir auf, wenn du mit jemandem korrespondierst, den du kennst und mit dem du eine freundschaftliche Beziehung hast.

4 Beginnen Sie mit etwas Kontext

Selbst wenn Ihre Folge-E-Mail einen Thread enthält und Ihre ursprüngliche E-Mail enthält, ist es dennoch eine gute Praxis, ein oder zwei Sätze Kontext hinzuzufügen.

Lieber Bob,

Die kommende mobile App, Awesomest Thing Ever, befindet sich in der Beta-Phase. Ich habe letzte Woche geschrieben, um zu fragen, ob Sie einer der Ersten sein möchten, die es für eine Probefahrt nehmen möchten.

Es ist nicht notwendig, alles zu wiederholen; nur hervorheben, was entscheidend ist. Fragen Sie sich: „Was ist das absolute Minimum, das mein Empfänger verstehen muss, damit der Rest meiner E-Mail Sinn macht?“

5 Personalisieren Sie es

Fügen Sie Ihren E-Mails eine persönliche Note hinzu, wann immer Sie können. Wenn Sie den Empfänger auf einer Konferenz getroffen haben, sagen Sie es. Wenn Sie einen Artikel lesen, den sie geschrieben haben, erwähnen Sie Ihren Lieblingsimbiss. Wenn Sie sich mit ihnen für einen Job beworben haben, verweisen Sie auf einen Höhepunkt aus dem Vorstellungsgespräch.

Der Schlüssel ist, freundlich, aber nicht schmuddelig zu klingen. Personalisierung sollte kein willkürliches Name-Dropping beinhalten. Es sollte helfen, Ihre Verbindung zum Empfänger herzustellen. Erzwingen Sie es nicht.

6 Seien Sie nicht vage

Ihre erste E-Mail hat möglicherweise keine Antwort erhalten, weil Sie den Zweck nicht klar angegeben haben. Ihre Folge-E-Mail bietet Ihnen die Möglichkeit, dies zu korrigieren.

Journalisten erhalten täglich eine Menge Pitch-E-Mails von PR-Vertretern, die möchten, dass sie über eine Geschichte berichten. Einer ihrer Lieblingsärgernisse und der Grund, warum sie am ehesten eine E-Mail löschen, ist, keine Ahnung zu haben, worum es in dieser E-Mail eigentlich geht. Wie Matthew Hughes für The Next Web schrieb:

Die besten Pitches, die ich bekomme, sind die, bei denen ich das Produkt oder die Geschichte verstehe, nachdem ich nur einen Absatz gelesen habe. Lassen Sie den Jargon und die Prahlerei fallen – halten Sie es einfach kurz und einfach.

Egal, ob Sie einen Pitch oder eine Besprechungsanfrage verfolgen, seien Sie spezifisch und sagen Sie klar, was passieren soll.

Was möchtest du jetzt? Was bedeutet „Zusammenarbeitsperspektiven“ überhaupt?

Oooh! Jetzt bekommen wir es.

7 Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu

Wenn Sie möchten, dass der Empfänger auf Ihre E-Mail antwortet, müssen Sie in den meisten Fällen darum bitten. Diese Anfrage wird als Call-to-Action bezeichnet.

CTAs sind ein Marketinginstrument, aber sie sind auch bei E-Mail-Follow-ups wichtig. Sie weisen Ihren Empfänger auf den nächsten Schritt hin, der wiederum eine Antwort auslöst. Hier sind ein paar Beispiele.

Fordern Sie ein Treffen an

Ich würde mich gerne zum Mittagessen treffen und Ihnen ein paar Fragen zur E-Mail-Strategie von Mega Corp stellen. Würde Dienstag Mittag funktionieren?

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Ich weiß, dass Sie in Bezug auf [Thema.] großartige Einblicke zu bieten haben. Würden Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um Ihr Feedback zu teilen?

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Nach einem Vorstellungsgespräch

Ich dachte, ich gebe Links zu den Clips weiter, die ich gestern erwähnt habe. Möchtest du mir sonst noch etwas schicken?

Es einfach zu halten ist nicht immer einfach

Nachdem Sie nun einige der Tricks zum Schreiben einer großartigen Follow-up-E-Mail gelernt haben, stehen Sie vor einer weiteren Herausforderung – es kurz und bündig zu halten. (Eine Studie der E-Mail-App Boomerang hat gezeigt, dass E-Mails zwischen fünfundsiebzig und hundert Wörtern die besten Antwortquoten haben.)

Je prägnanter Ihre Follow-up-E-Mail ist, desto länger dauert es wahrscheinlich, sie zu schreiben. E-Mails zu erstellen, die sich an das Thema halten, einen klaren Zweck angeben und einen überzeugenden Aufruf zum Handeln enthalten, ist schwieriger als es scheint. Übung macht den Meister! Investieren Sie Zeit in die Feinabstimmung Ihrer Follow-up-E-Mails und Sie werden mit Sicherheit mehr Antworten erhalten.