6 Tipps zum Verfassen einer erfolgreichen Folge-E-Mail

In der Berufswelt beinhalten Gespräche häufig Folge-E-Mails. Möglicherweise müssen Sie das Thema einer Besprechung noch einmal aufgreifen, einen Kollegen an ein Projekt erinnern, an dem Sie gerade arbeiten, oder einen potenziellen Kunden erreichen, indem Sie mehrmals mit ihm interagieren.

Was ist eine Folge-E-Mail?

Eine Folge-E-Mail ist eine E-Mail, die gesendet wird, um den Empfänger zu binden. Sie können eine Folge-E-Mail in fast jedem Szenario schreiben, in dem Sie den Empfänger auf ein Gespräch aufmerksam machen möchten. Hier ein paar Beispiele:

• Nach einem Vorstellungsgespräch weitere Informationen zu einem Job geben
• Nachverfolgung einer von Ihnen eingereichten Bewerbung
• Weiterverfolgung einer Anfrage oder Frage, die Sie gestellt haben
• Überprüfen Sie den Status eines Projekts

In den meisten Fällen sollte eine Folge-E-Mail direkt und prägnant sein und einen professionellen Ton verwenden.

Es können auch Folge-E-Mails gesendet werden, um eine Person nach einem Telefonanruf, einer Nachricht oder einem persönlichen Gespräch erneut anzusprechen. Es ist nicht ungewöhnlich, nach einem gesprochenen Gespräch eine Folge-E-Mail zu versenden, um dessen Themen schriftlich zu dokumentieren.

Was ist der Zweck einer Folge-E-Mail?

Manchmal rutschen E-Mails durch die Ritzen und bleiben unbeantwortet. In anderen Fällen müssen Sie ein mündliches Gespräch per E-Mail fortsetzen. In beiden Fällen behält eine gut geschriebene, selbstbewusste Folge-E-Mail das Thema im Gedächtnis.

Folge-E-Mails dienen verschiedenen Zwecken, darunter:

• Steigende Conversion-Raten
• Mit Interessenten in Kontakt treten
• Planen von Anrufen und Besprechungen
• Projekte verwalten

Follow-up-E-Mail-Format

Betreffzeile

Die Betreffzeile einer E-Mail ist die kurze Textzeile, die ein Empfänger in seinem Posteingang sieht, bevor er die E-Mail öffnet. Deshalb muss es prägnant und eingängig sein.

Öffnung

Der Anfang einer E-Mail ist der erste Abschnitt. Es besteht aus zwei Komponenten:

• Die Begrüßung
• Der erste Absatz

Die Begrüßung einer E-Mail ist der Teil, der den Empfänger anspricht. Kombinieren Sie ihren Namen mit einer Anrede:

• Hallo [Name]
• Lieber [Name]
• Hallo [Name]

Im Allgemeinen gilt es als beiläufig oder in manchen Fällen als unhöflich, eine E-Mail nur mit dem Namen einer Person zu beginnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Anrede Sie verwenden sollen, bleiben Sie am besten bei „Lieber“ oder „Hallo“.

Als nächstes folgt ein kurzer einleitender Absatz, der aus einem oder zwei Sätzen bestehen kann. Erinnern Sie den Empfänger schnell an das aktuelle Thema und sorgen Sie dafür, dass er so interessiert bleibt, dass er den folgenden Text liest.

Körper

Hier geben Sie weitere Informationen zu Ihrer Nachbetreuung an. Beispielsweise können Sie einen Interessenten daran erinnern, warum Ihr Angebot so günstig ist, oder kurz die Besprechung Revue passieren lassen, die Sie verfolgen möchten.

CTA

Der Call-to-Action (CTA) ist der Teil Ihrer Folge-E-Mail, der dem Empfänger mitteilt, was als nächstes zu tun ist. Hier sind Beispiele für Handlungsaufforderungen:

• Rufen Sie mich zurück
• Lassen Sie mich wissen, wenn Sie interessiert sind
• Vereinbaren Sie ein Treffen
• Bestätigen Sie, dass eine Aufgabe abgeschlossen wurde

Schließen

Der Abschluss Ihrer E-Mail ist der Teil, der noch einmal erläutert, warum Sie nachgefragt haben, und Ihren CTA enthält.

Geben Sie unbedingt auch Ihren Namen und alle Kontaktinformationen an, die der Empfänger möglicherweise benötigt, beispielsweise Ihre Telefonnummer.

Eine Folge-E-Mail schreiben: 6 Tipps und Tricks

1 Bestimmen Sie das Ziel (eine klare Absicht haben)

Die Aufgabe einer Folge-E-Mail besteht darin, eine Antwort hervorzurufen. Bevor Sie Ihre E-Mail schreiben, legen Sie fest, wie die Antwort aussehen soll. Hier einige Beispiele:

• Einen Anruf oder eine Besprechung planen
• Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung
• Eine Frage beantworten

Mit einem Ziel vor Augen ist es für Sie einfacher, eine Folge-E-Mail zu schreiben, die klar kommuniziert, was Sie brauchen.

2 Schreiben Sie eine aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile

Auch wenn sie kein Clickbait sein sollten, müssen Betreffzeilen die Aufmerksamkeit der Empfänger erregen und sie zum Klicken anregen. Menschen erhalten jeden Tag viele E-Mails, daher muss Ihre Betreffzeile laut genug sein, um nicht im Lärm unterzugehen.

Beschränken Sie die Betreffzeilen im Allgemeinen auf höchstens 60 Zeichen.

3 Geben Sie in der Eröffnungszeile den Kontext an

In einer Folge-E-Mail sollte die Eröffnungszeile dem Empfänger schnell mitteilen, warum Sie nachfassen. Denken Sie daran, dass Menschen jeden Tag viele E-Mails erhalten, Ihr Empfänger könnte also eine Erinnerung gebrauchen.

4 Erhöhen Sie den Wert der Botschaft – was haben sie davon?

Ihre Folge-E-Mail sollte einen Grund angeben, warum der Empfänger Ihnen antworten sollte. Beispielsweise könnten Sie in einem Follow-up mit einem potenziellen Vertriebsleiter ein zeitlich begrenztes Angebot erwähnen, das er verpassen würde, wenn er nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens kauft.

5 Schließen Sie mit einem Call-to-Action ab

Der Aufruf zum Handeln sollte klar und direkt sein. Vermeiden Sie abgesicherte Formulierungen und unnötige Details oder Optionen. Anstelle von „Sie können mich gerne anrufen oder mir eine E-Mail senden, wenn Sie Gelegenheit dazu haben“ schreiben Sie beispielsweise: „Bitte rufen Sie mich so bald wie möglich an.“ Bei klarer, direkter Sprache ist es unwahrscheinlich, dass der Empfänger Ihre Nachricht missversteht.

6 Korrekturlesen, bevor Sie auf„Senden“klicken

Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Folge-E-Mail fertig sind, lesen Sie diese sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass sie keine Fehler enthält, z. B. falsch geschriebene Wörter oder unklare Wortwahlen.

Beispiele für Folge-E-Mails

Lieber Johan,

Es war großartig, letzten Donnerstag mit Ihnen zu sprechen. Ich würde gerne an unsere Diskussion über Ihren Vortrag in meinem Econ 200-Kurs nächsten Monat anknüpfen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie noch für ein Gespräch zur Verfügung stehen. Ich kann diese Woche jeden Tag zwischen 14:00 und 16:00 Uhr mehr chatten

Am besten,

Marissa

Hallo Lei Anne,

Da nur noch wenige Tage für unsere April-Aktion übrig sind, möchte ich sicherstellen, dass Sie sie nicht verpassen!

Derzeit bieten wir die Dachrinnenreinigung zu 50 Prozent Rabatt auf unsere üblichen Preise an. Dies ist unsere Art, Ihnen dafür zu danken, dass Sie ein so toller Kunde sind.

Wenn Sie diesen Monat eine Dachrinnenreinigung buchen möchten, klicken Sie hier, um Ihren Termin mit uns zu vereinbaren.

Ich hoffe, wir sehen uns bald!

Tolle Dachrinnen

Häufig gestellte Fragen zu Folge-E-Mails

Was ist eine Folge-E-Mail?

Eine Folge-E-Mail ist eine E-Mail, die gesendet wird, um jemanden nach einem früheren Gespräch erneut anzusprechen.

Was ist der Zweck einer Folge-E-Mail?

Der Zweck einer Folge-E-Mail besteht darin, den Empfänger erneut auf ein Thema aufmerksam zu machen. Dabei kann es sich um die Fortsetzung eines zuvor begonnenen Gesprächs handeln, um die Erinnerung an eine Frage oder Bitte oder um die Bitte um Antwort auf etwas, das Sie zuvor eingereicht haben, beispielsweise auf eine Bewerbung oder ein Vorstellungsgespräch.

Wie erhalte ich eine Antwort auf eine Folge-E-Mail?

Hier sind zwei Möglichkeiten, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, eine Antwort auf Ihre Folge-E-Mail zu erhalten:

• Formulieren Sie Ihr Anliegen klar
• Sagen Sie dem Empfänger, warum es in seinem besten Interesse ist, zu antworten