10 Beispiele, wie man eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden schreibt

Veröffentlicht: 2022-03-22

Follow-up-E-Mails an einen Kunden können schwierig zu schreiben sein. Erfahren Sie, wie Sie eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden schreiben, nachdem Sie ein Angebot, ein Angebot, keine Antwort oder ein Meeting gesendet haben.

E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel für die Arbeit mit Kunden, aber was passiert, wenn Sie keine Antwort erhalten? Das Senden einer schnellen und höflichen Folge-E-Mail an einen Kunden kann eine Verbindung wiederherstellen und Ihre Beziehung wieder auf Kurs bringen.

In diesem Leitfaden zum Schreiben einer Follow-up-E-Mail an Kunden zeigen wir Ihnen anhand von 10 Beispielen, wie es geht. Wir geben auch einige evidenzbasierte Tipps für die Erstellung der effektivsten Follow-up-E-Mails, die Ihnen (fast) garantiert eine Antwort geben.

Warum eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden senden?

Eine professionelle Follow-up-E-Mail an den Kunden kann als sanfte Erinnerung dienen und Sie wieder mit einem bestehenden oder potenziellen Kunden verbinden.

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie vielleicht eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden senden möchten, darunter:

Senden einer Follow-up-E-Mail an den Kunden nach dem Angebot
Eine Follow-up-E-Mail an den Kunden nach dem Senden eines Angebots
Follow-up-E-Mail an den Kunden für die Zahlung
Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden
Eine E-Mail-Nachverfolgung nach einem Meeting

In einer idealen Welt wäre eine Follow-up-E-Mail nicht erforderlich. Die Mitarbeiter ertrinken jedoch in der digitalen Korrespondenz, was bedeutet, dass täglich Millionen von E-Mails ignoriert werden. Eine YouGov-Studie aus dem Jahr 2015 in den USA ergab, dass der durchschnittliche Erwachsene 500 ungelesene Nachrichten in seinem Posteingang hat.

Manche Menschen sind besser darin, E-Mails zu beantworten als andere. Untersuchungen haben ergeben, dass zwar 70 % der E-Mails eine sofortige Antwort erhalten, aber bis zu 30 % der E-Mails unbeantwortet im Posteingang verharren können.

Das Ignorieren von Arbeits-E-Mails ist nicht akzeptabel, sagt der Kolumnist der New York Times und Organisationspsychologe Adam Grant, aber es ist verständlich, sagt er. Das Problem ist, dass die meisten von uns keine Zeit haben, auf die Hunderte von E-Mails zu antworten, die wir täglich erhalten.

Die Lösung? Senden einer Follow-up-E-Mail an einen Kunden. Es ist ein unverzichtbares Tool, um die Dinge wieder in Gang zu bringen und Ihr Unternehmen voranzubringen.

Wann sollten Sie mit einem potenziellen Kunden nachfassen?

Es gibt zwei Arten von Follow-up-E-Mails: zeitlich begrenzte und unbeschränkte.

Wenn Sie beispielsweise ein Muster bis zu einem bestimmten Datum benötigen, sollten Sie bei Bedarf eine Folge-E-Mail senden.

Ohne eine Antwort können Sie nicht planen oder Fortschritte erzielen, daher ist eine Folge-E-Mail verständlich. In dringenden Fällen müssen Sie vielleicht noch am selben Tag eine E-Mail schicken – und das ist in Ordnung.

Wenn Ihre E-Mail nicht zeitlich begrenzt ist, empfehlen wir, zwei bis drei Werktage zu warten, bevor Sie eine Nachverfolgung senden. Wir haben diesen Ansatz ausführlicher in unserem Blog-Beitrag darüber behandelt, wie man eine Vertriebs-Follow-up-E-Mail schreibt. Viele von uns haben Strategien für den Umgang mit ungelesenen E-Mails in ihren Posteingängen – wie z. B. das Beantworten zu einer bestimmten Zeit – und diese Lücke gibt ihnen Zeit zum Antworten.

Ein Follow-up drei Tage nach dem ersten Kontakt sorgt dafür, dass Sie frisch in Erinnerung sind. Früher und du könntest verzweifelt erscheinen.

Wie gehen Sie mit Kunden in Kontakt, ohne verzweifelt zu wirken?

Wenn Ihre E-Mail ignoriert wird, kann dies Angstgefühle hervorrufen, sagen Forscher im Journal of Occupational Health Psychology. Viele von uns können den Mangel an Reaktionen persönlich nehmen, sollten es aber nicht.

Es gibt viele Gründe, warum jemand möglicherweise nicht auf Ihre E-Mail geantwortet hat. Sie waren vielleicht im Urlaub, hatten eine Krankheit oder waren einfach zu beschäftigt. Wenn Sie mehr erfahren möchten, hat die Forbes-Journalistin Amy Morin einen faszinierenden Einblick, warum Ihre E-Mails nicht immer beantwortet werden.

Sie müssen Vertrauen in die Bedeutung Ihrer Botschaft haben. Damit Ihre E-Mail nicht verzweifelt wirkt, müssen Sie den richtigen Ton treffen. Wir veranschaulichen dies nachfolgend in unseren Beispielen. Natürlich müssen Sie es auch zum richtigen Zeitpunkt senden.

Laut Hubspot weisen E-Mails, die um 10:00 Uhr und 13:00 Uhr gesendet werden, die höchsten Öffnungsraten auf, sodass ein intelligenter Umgang mit Ihren E-Mails die besten Ergebnisse erzielen kann. Und senden Sie niemals E-Mails außerhalb des Arbeitstages, sagen Forscher.

Wir haben oben erklärt, warum Ihre E-Mail möglicherweise übersehen wurde, aber sollten Sie eine zweite Folge-E-Mail senden? Ja du solltest.

Aber wie? Lasst uns genauer hinschauen.

5 Tipps zum Schreiben effektiver Follow-up-E-Mails an Kunden

Fassen Sie sich kurz: Geschätzte 81 % der E-Mails werden auf einem mobilen Gerät gelesen, also fassen Sie sich kurz und kommen Sie schnell auf den Punkt.
Timing zählt: Senden Sie es tagsüber zur richtigen Zeit, niemals am Wochenende oder nach Feierabend. Warten Sie zwei bis drei Tage, bevor Sie eine Folge-E-Mail senden (es sei denn, Sie benötigen früher eine Antwort).
Seien Sie persönlich: Während E-Mail-Follow-up-Vorlagen, wie die unten bereitgestellten, ein guter Ausgangspunkt sind, sollten Sie Ihre E-Mails personalisieren, um eine stärkere Verbindung herzustellen.
Zeitangaben einbeziehen: Wenn Sie eine Antwort benötigen, machen Sie genaue Angaben zu Datum und Uhrzeit. Wenn Sie Informationen von Ihrem Kunden anfordern, teilen Sie ihm genau mit, was Sie wann benötigen. Vergessen Sie nicht, ihnen mitzuteilen, was Sie mit den Daten tun werden.
Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft: Es besteht keine Notwendigkeit, nach einer Erklärung für keine Antwort zu fragen; Konzentrieren Sie sich auf die zukünftige Beziehung.

Diese Tipps bieten einige vernünftige Tipps zum Erstellen besserer Follow-up-E-Mails. Wir werden nicht auf die Grundlagen des Schreibens professioneller E-Mails oder spezifische Aspekte eingehen, wie z. B. wie man eine E-Mail beginnt oder wie man eine E-Mail am besten beendet, da wir sie in den vorherigen Beiträgen behandelt haben.

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Follow-up-E-Mail-Beispiele an Kunden

Im nächsten Abschnitt stellen wir Kunden 10 Beispiele für Follow-up-E-Mails zur Verfügung, in denen Sie sehen können, wie wir dies in die Praxis umsetzen.

Beispiel für eine Folge-E-Mail an den Kunden nach dem Senden eines Angebots

Nach dem Senden eines Angebots ist eine Folge-E-Mail an einen Kunden eine übliche Höflichkeit, die Sie immer erweitern sollten. Es ist ratsam, etwa zwei bis drei Tage nach dem Absenden Ihres Angebots eine Follow-up-E-Mail zu einem Angebot an einen Kunden zu senden. Sie können jedoch eine Folge-E-Mail an den Kunden senden, nachdem Sie das Angebot früher gesendet haben, wenn Ihre Einreichung zeitlich begrenzt ist).

Hier ist ein Beispiel für eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Angebot.

Betreffzeile: Weiterverfolgung meines Vorschlags

Lieber Rupert Davies,

Ich folge dem Vorschlag, den ich Ihnen am 12. September übermittelt habe.

Wenn Sie Fragen zu dem Vorschlag haben oder Aspekte davon diskutieren, wenden Sie sich bitte an uns. Ich kann Ihnen zusätzliche Details oder unterstützende Informationen zur Verfügung stellen, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen können

Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, um einen Termin zu vereinbaren. Ich freue mich auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an den Kunden nach dem Angebot

Eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Angebot ähnelt dem oben beschriebenen E-Mail-Beispiel. Dennoch wird es sich wahrscheinlich mehr auf die Kosten der Arbeit konzentrieren, nicht auf den Inhalt oder den Kontext. In einigen Fällen möchten Sie einem Kunden nach dem Senden eines Angebots möglicherweise einen Rabatt oder flexible Zahlungsbedingungen in Ihrer Folge-E-Mail anbieten.

Hier ist eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Angebotsmuster.

Betreffzeile: Angebot nachfassen (Referenz)

Lieber Rupert Davies,

Ich folge dem Angebot, das ich Ihnen am 12. September geschickt habe.

Wenn Sie Fragen zum Angebot und zum Zahlungsplan haben oder einen Aspekt des Angebots besprechen möchten, können Sie sich jederzeit an mich wenden

Ich erwarte deine Antwort.

Dein,
Alison Chayne

E-Mail zur Zahlungsverfolgung an den Kunden

Wenn ein Kunde oder Kunde eine Rechnung nicht beglichen hat, sollte eine höfliche Folge-E-Mail an einen Kunden zur Zahlung Ihre erste Option sein. Es kann viele Gründe geben, warum jemand eine Rechnung nicht bezahlt hat, daher empfehlen wir, Folge-E-Mails sehr klar und unkompliziert zu halten. Sie müssen nicht ins Detail gehen, sondern nur Ihre Forderungen formulieren und sich nicht entschuldigen.

Betreffzeile: Unbezahlte Rechnung (Referenznummer)

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie wegen der Rechnung (Einzelheiten einfügen), die ich Ihnen am 12. September zugeschickt habe. Die Rechnung ist derzeit zur Zahlung fällig.

Können Sie mir bitte mitteilen, wann wir mit der Zahlung rechnen können? Wenn Sie Probleme mit der Zahlung dieser Rechnung haben, setzen Sie sich bitte umgehend mit mir in Verbindung.

Ich erwarte deine Antwort.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an den Kunden nach keiner Antwort

Manchmal können Kunden kalt werden und nicht auf E-Mails antworten. Die Frage, wie man einen nicht reagierenden Kunden dazu bringt, zu antworten, ist eine Herausforderung. Jeder Kunde, jede Person und jedes Unternehmen ist anders, also nehmen Sie sich die Zeit, diese Follow-up-E-Mail an nicht reagierende Kunden zu personalisieren, bevor Sie sie versenden.

Betreffzeile: Angaben erforderlich

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie, um einer E-Mail nachzugehen, die ich am 12. September gesendet habe.

Ich kann keine Fortschritte erzielen, bis ich Ihre Antwort erhalten habe. Wenn es wahrscheinlich zu Verzögerungen bei der Bereitstellung der benötigten Informationen kommt, lassen Sie es mich wissen, und ich kann alternative Vorkehrungen treffen.

Dein,
Alison Chayne

Beispiel für eine Folge-E-Mail an einen potenziellen Kunden

Das Versenden einer Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden erfordert Sorgfalt und Sensibilität. Sie möchten, dass der Kunde weiß, dass Sie es ernst meinen, aber Sie möchten nicht verzweifelt erscheinen. Es geht darum, den richtigen Tonfall zu finden, worüber wir bereits geschrieben haben.

Diese Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden bietet eine einfache Erinnerung für jemanden, der nicht geantwortet hat.

Sehen Sie sich die Follow-up-E-Mail an das Beispiel für potenzielle Kunden an.

Betreffzeile: Ich melde mich gerade…

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie, um einer E-Mail nachzugehen, die ich am 12. September gesendet habe.

Ich weiß, dass Sie im Moment beschäftigt sind, aber ich glaube, dass die Zusammenarbeit uns beiden zugute kommen könnte. Alle wichtigen Informationen über uns finden Sie in der letzten E-Mail. Nachdem Sie es ausgecheckt haben, können Sie mich hier kontaktieren, um einen Anruf oder ein Treffen zu vereinbaren.

Wenn Sie irgendwelche Fragen haben, können Sie sich jederzeit an mich wenden.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an den Kunden nach dem Meeting

Eine freundliche Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Meeting ist eine gängige Geschäftspraxis. Die Regeln für das Versenden von E-Mails an Kunden nach Besprechungen sind nicht so etabliert wie in einigen der anderen Beispiele hier. Sie können etwas Persönlichkeit einbringen, wenn Sie auf den Verbindungen aufbauen möchten, die Sie im Meeting geschaffen haben.

Hier ist ein Beispiel für eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Meeting, die Sie verwenden können.

Betreffzeile: Nachbereitung des Meetings

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie, um Ihnen nach unserem Treffen meine Kontaktdaten mitzuteilen.

Es war großartig, Sie kennenzulernen und mehr über Sie und Ihre Organisation zu erfahren. Ich freue mich auf die zukünftige Zusammenarbeit.

Wenn Sie Fragen zu meiner Rolle oder Organisation haben, können Sie mich jederzeit kontaktieren.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an den Kunden nach einem Telefonat

Eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden nach einem Telefonanruf ähnelt dem obigen E-Mail-Beispiel. Sie haben bereits mit der Person gesprochen, also geht es darum, sie an diese Verbindung zu erinnern und auf weiteren Kontakt zu drängen. Es ist wichtig, dem Kunden kurz nach dem Telefonat eine Follow-up-E-Mail zu senden. In einigen Fällen kann es angebracht sein, eine E-Mail Minuten nach dem Auflegen des Hörers zu senden, wenn Sie dies für notwendig halten.

Betreffzeile: Es war toll, mit Ihnen zu sprechen…

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie nur, um Ihnen nach unserem Telefonat meine Kontaktdaten mitzuteilen.

Es war großartig, mit Ihnen zu plaudern und mehr über Sie und Ihre Organisation zu erfahren. Ich freue mich auf die zukünftige Zusammenarbeit.

Wenn Sie Fragen zu meiner Organisation haben, können Sie mich jederzeit kontaktieren.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an den Kunden für Dokumente

Wenn ein Kunde versprochen hat, Ihnen einige Informationen zuzusenden, dies aber nicht der Fall ist, sollte eine fokussierte Folge-E-Mail an einen Kunden für Dokumente Ihnen das bringen, was Sie brauchen. Bringen Sie den Empfänger nicht in Verlegenheit oder verärgern Sie ihn, bleiben Sie also bei den Fakten und konzentrieren Sie sich auf die Zukunft.

Betreffzeile: Angaben erforderlich – (Dokumentdetails)

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie, um das Dokument anzufordern (Details).

Ich brauche das Dokument, um mit dem Projekt fortzufahren. Ich würde mich freuen, wenn Sie es mir so schnell wie möglich mitteilen könnten.

Wenn es wahrscheinlich zu Verzögerungen oder Problemen bei der Weitergabe des Dokuments an mich kommt, teilen Sie mir dies bitte mit, damit ich alternative Vorkehrungen treffen kann.

Dein,
Alison Chayne

Follow-up-E-Mail an alte Kunden

Eine gut geschriebene und zielgerichtete Follow-up-E-Mail an alte Kunden kann helfen, eine Beziehung zu einem ehemaligen Kunden wiederherzustellen. Es ist oft einfacher, mit einem alten Kunden wieder Kontakt aufzunehmen, als einen neuen zu finden.

Sie haben nichts zu verlieren, wenn Sie eine E-Mail senden. Hier ist ein Beispiel für eine Folge-E-Mail an alte Kunden.

Betreffzeile: Aufholen

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere derzeit alte Kunden und Kunden, mit denen wir eine Weile nicht gesprochen haben.

Wir haben gerne mit Ihnen und Ihrer Organisation zusammengearbeitet. Uns interessiert, ob es aktuelle oder geplante Projekte gibt, für die wir geeignet sein könnten?

Ich würde mich über die Gelegenheit freuen, mit Ihnen zu plaudern. Bei einem Anruf oder einem Meeting kann ich Ihnen einige aufregende neue Entwicklungen in unserem Geschäft mitteilen, von denen Sie profitieren könnten.

Sie können mich hier kontaktieren, um einen Anruf oder ein Treffen zu vereinbaren. Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu plaudern.

Dein,
Alison Chayne

Zweite Follow-up-E-Mail an den Kunden

Wenn Sie auf eine erste Nachverfolgung keine Antwort erhalten, sollten Sie eine zweite Nachverfolgungs-E-Mail an den Kunden senden. Dieses Beispiel ähnelt dem vorherigen. Es bestätigt jedoch, dass Sie sich bereits an sie gewandt haben und auf eine Antwort warten.

Betreffzeile: Nächste Schritte

Lieber Rupert Davies,

Ich kontaktiere Sie erneut, um zwei E-Mails zu bearbeiten, die ich Ihnen zuvor gesendet habe.

Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind, aber ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die E-Mail lesen und antworten könnten, wenn Sie Zeit haben.

Dein,

Alison Chayne

Follow-up-E-Mail-Vorlage an den Kunden

Eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden zu schreiben ist nicht schwer, wenn Sie sich an unsere Best Practices und Beispiele halten. Die in diesem Blogbeitrag vorgestellten Beispiele zu X bieten Ihnen einen Rahmen, der immer kunden- und anlassbezogen personalisiert werden sollte. Es gibt jedoch einen noch einfacheren Weg. Flowrite ist ein KI-gestütztes Schreibtool, das Ihre Anweisungen in versandfertige E-Mails und personalisierte Nachrichten umwandelt. Sehen Sie sich das Beispiel unten an, wie wir die Zukunft der Kommunikation vorantreiben.

Zögern Sie immer noch, wie Sie eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden schreiben sollen? Wir hoffen nicht. Wenn Sie das nächste Mal nach dem Angebot eine Folge-E-Mail an den Kunden senden müssen, ein Angebot, ein Meeting, einen Telefonanruf senden, keine Antwort erhalten oder eine Zahlung, ein Angebot oder Dokumente benötigen, denken Sie einfach an unsere Beispiele oder holen Sie sich Flowrite und Verwenden Sie unsere E-Mail-Vorlage, um einem Kunden ein Follow-up zu schreiben.