So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail – mit Muster & Vorlage

Wenn Ihre E-Mail ignoriert wurde, kann eine Folge-E-Mail helfen, Ihr Gespräch wieder in Gang zu bringen. Es kann jedoch schwierig sein, eine Follow-up-E-Mail zu schreiben, nachdem Sie keine Antwort erhalten haben, da Sie sowohl entscheiden müssen, was Sie in Ihrer Follow-up-E-Mail sagen möchten, als auch wie Sie sie formulieren.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, jemanden professionell und höflich daran zu erinnern, zu antworten. In dieser ausführlichen Anleitung beschreiben wir, wie Sie eine Folge-E-Mail schreiben, wenn keine Antwort erfolgt, und geben einige praktische Beispiele, die Sie verwenden können. Zu guter Letzt stellen wir Ihnen unsere Follow-up-E-Mail-Vorlage vor, mit der Sie eine E-Mail schneller denn je nachverfolgen können und dabei immer noch höflich bleiben.

Was ist eine Folge-E-Mail?

Eine Folge-E-Mail ist eine E-Mail an einen Empfänger, den Sie bereits einmal kontaktiert haben.

Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Follow-up-E-Mail senden möchten, darunter:

• Benachrichtigen Sie einen Empfänger über eine zuvor gesendete E-Mail
• Fordern Sie Informationen, eine Antwort oder Antwort an
• Erinnern Sie jemanden an eine wichtige Zeit oder ein wichtiges Datum (z. B. für ein Ereignis)

Der Zweck einer Folge-E-Mail besteht darin, als Erinnerung oder Aufforderung für eine frühere E-Mail zu dienen, die Sie gesendet haben. Es geht nicht darum, ein Gespräch zu initiieren, sondern es neu zu beleben und eine Antwort zu generieren.

Die effektivsten Follow-up-Mails sind kurz, knackig, professionell und (am wichtigsten) auf den Punkt gebracht.

Verschwenden Sie keine Zeit oder Worte; raten die Experten: Das US-amerikanische Forscherteam analysierte über 2 Milliarden E-Mails und fand heraus, dass Leser dazu neigen, zu lange E-Mails zu überfliegen.

Während sie herausfanden, dass die Hälfte (50 %) der E-Mails innerhalb einer Stunde eine Antwort erhalten, konnten andere lange Zeit unbearbeitet bleiben. Die schlimmsten Übeltäter? Ältere Erwachsene brauchen am längsten, um zu antworten, und schreiben die längsten E-Mails.

Die Forscher fanden auch heraus, dass E-Mails, die am Morgen der Arbeitswoche gesendet wurden, am wahrscheinlichsten eine Antwort erhielten. Die am Nachmittag und am Wochenende gesendeten Nachrichten erhielten jedoch weniger wahrscheinlich eine Antwort. Warum? Forscher könnten die Antwort entdeckt haben…

Warum antworten die Leute nicht auf E-Mails?

Haben Sie sich jemals gefragt, warum die Leute nicht sofort auf Ihre E-Mails antworten?

Wir erhalten so viele E-Mails, dass wir sie „aussortieren“, sagen Forscher. Dazu gehört, sie schnell zu überprüfen und dann bis zu einem Zeitpunkt aufzuschieben, an dem sie angemessen behandelt werden können.

Empfänger können E-Mails markieren oder taggen, ablegen oder einfach ungeöffnet im Posteingang lassen. Mitarbeiter verbringen bis zu 28 % ihrer Zeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails, daher entwickeln wir verständlicherweise Strategien zur Beschleunigung des Prozesses. Wissenschaftler fanden heraus, dass 16 % von uns die Beantwortung von E-Mails mindestens einmal am Tag zurückstellten.

Welche Art von E-Mails ignorieren wir? „Benutzer schieben E-Mails eher zurück, wenn sie beantwortet, sorgfältig gelesen oder auf Links und Anhänge geklickt werden“, sagen die Autoren.

Der entscheidende Lernpunkt ist: Wenn Ihre E-Mail zugestellt wurde, wurde sie gesehen.

Die Forscher der Studie identifizierten fünf Hauptgründe, warum E-Mails ignoriert werden:

1. Der Zeit- oder Arbeitsaufwand für die Bearbeitung der E-Mail
2. Die Identität des Absenders;
3. Die Anzahl der Empfänger im Thread
4. Arbeitsbelastung und Kontext des Benutzers
5. Die Dringlichkeit der E-Mail-Nachricht

Bevor Sie eine Antwort skizzieren, versuchen Sie, diesen Druck zu verstehen, dem der Empfänger ausgesetzt ist. Zum Beispiel kann das Versenden einer Follow-up-E-Mail (wie höflich) zusätzlichen Druck auf den Empfänger ausüben, schlagen Adaira Landry und Resa E. Lewiss vor, die in der Harvard Business Review schreiben.

Das perfekte Follow-up-E-Mail-Format

Deshalb haben wir die Gründe untersucht, warum Sie möglicherweise eine Folge-E-Mail senden müssen (und warum Sie möglicherweise noch keine Antwort erhalten haben). Es ist an der Zeit, sich mit den Details des Entwurfs einer Follow-up-E-Mail zu befassen.

1. E-Mail Betreff
2. Gruß
3. Körper
4. Schließen
5. Abmeldung/Unterschrift

Wir haben in früheren Blog-Beiträgen behandelt, wie Sie professionelle Geschäftsanfrage-E-Mails erstellen, also werden wir unseren Ratschlägen folgen und diesen Abschnitt konzentrieren.

Betreff

Es ist wichtig, die Betreffzeile kurz, bündig und einfach zu halten, rät Rebecca Zucker im Harvard Business Review. Sie schlägt vor, dass 47 % aller E-Mails mit lausigen Betreffzeilen verworfen werden. Machen Sie diesen Fehler nicht!

Sollten Sie die ursprüngliche E-Mail weiterleiten? Wir empfehlen Ihnen, dies nicht zu tun.

Gruß

Konzentrieren Sie sich in der Berufswelt auf die Formalität. Das bedeutet, dass Sie immer professionelle Begrüßungen verwenden, es sei denn, Sie sind mit dem Empfänger per Du. Möchten Sie lernen, wie Sie eine E-Mail professionell und angemessen starten? Sehen Sie sich unsere Funktion zum Starten einer E-Mail an.

Körper

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine schnelle und formelle Möglichkeit, auf eine zuvor gesendete E-Mail aufmerksam zu machen.

Sie müssen in der Eröffnungszeile Ihrer E-Mail einen Kontext angeben, etwas, das wir in unserem Abschnitt zum Starten einer Folge-E-Mail ansprechen.

Wir gehen davon aus, dass die vorherige E-Mail wichtige Informationen enthielt, die der Empfänger sehen soll.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie dies angehen können:

• Leiten Sie die ursprüngliche E-Mail weiter (siehe Gründe oben, warum dies keine gute Idee ist)
• Geben Sie die erste E-Mail an (als Anhang oder unter Ihrer Folge-E-Mail eingefügt).
• Erinnern Sie an die wichtigsten Punkte (z. B. Besprechungsdetails)
• Geben Sie einen externen Link zu den wesentlichen Informationen (eine Veranstaltungswebsite oder Einladung)

Die Wahl, wie Sie die E-Mail oder Informationen weiterleiten, liegt bei Ihnen. Wie Sie sich dafür entscheiden, wirkt sich auf die Struktur, den Fokus und die Länge Ihrer E-Mail aus.

Schließen

Sie haben höflich um eine Antwort gebeten, aber Sie sollten die Person auch wissen lassen, wie Sie die Informationen verwenden und was Sie tun werden, wenn keine Antwort erfolgt.

Wenn Sie sie zum Beispiel um die Teilnahme an einem Meeting bitten, werden Sie sie dann telefonisch kontaktieren oder ist dies die letzte Korrespondenz, die Sie führen werden?

In einem anderen Beispiel, wenn Sie jemanden auffordern, auf eine Rechnungsanfrage zu antworten, werden Sie dann weitere Maßnahmen ergreifen, wenn Sie keine Antwort erhalten?

Lassen Sie Ihren Leser nicht in Verwirrung über Ihre nächsten Schritte.

Abmeldung/Unterschrift

Eine höfliche und professionelle Abmeldung ist unerlässlich. Sie wissen nicht, wie Sie eine E-Mail richtig beenden? Bitte lesen Sie unsere Anleitung zum Beenden einer E-Mail.

So starten Sie eine Follow-up-E-Mail

Der Eröffnungssatz ist wohl einer der wichtigsten Teile Ihrer E-Mail. Schauen wir uns also einige der gängigsten E-Mail-Öffner an und sehen, ob sie geeignet sind oder nicht:

Formelle E-Mail-Einführungszeilen:

• Ich möchte an meine vorherige E-Mail anknüpfen.
• Ich möchte meiner Besprechungsanfrage nachkommen.

Dies sind formal klingende Ansätze. Wir gehen hier davon aus, dass Sie die Person nicht kennen und in einem beruflichen Kontext schreiben. Dies sind Standardzeilen, die für alle Kontexte geeignet sind (E-Mail-Antworterinnerungen, Besprechungserinnerungen usw.).

Informelle E-Mail-Einführungszeilen:

• ich wollte mal nachhaken...
• Ich folge nur...

Dies sind weniger formelle Ansätze und suggerieren, dass Sie die Person kennen, an die Sie schreiben. Wir warnen davor, diese zu verwenden, wenn Sie jemanden kontaktieren, den Sie noch nie getroffen oder mit dem Sie nie gesprochen haben.

Passende Einleitungszeilen, wenn Sie die E-Mail einfügen:

• Ich verfolge die E-Mail unten.
• Ich knüpfe an meine vorherige E-Mail an.

Diese Beispiele eignen sich zum Anfordern einer Antwort, wenn Sie die Originalkorrespondenz bereitgestellt haben, entweder durch Weiterleiten der Antwort, Einfügen unter eine neue E-Mail oder als Anhang. Suchen Sie nach kreativeren E-Mail-Eröffnungssätzen für Ihre Folgemails? Zehn weitere Beispiele finden Sie in unserem Feature der 100 besten E-Mail-Eröffnungszeilen.

So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail-Betreffzeile

Wie man eine Follow-up-E-Mail-Betreffzeile schreibt, die Ergebnisse liefert, ist eine Herausforderung. Wenn wir den Rat zuvor befolgen, sollten wir (soweit möglich) darauf abzielen, ihn auf fünf Wörter und weniger zu beschränken. Der Grund dafür ist, dass 56 % der E-Mails auf einem Mobiltelefon gelesen werden, wobei je weniger Wörter, desto besser.

Sie können Ihre Anfrage entweder explizit formulieren oder nicht. Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen von Follow-up-E-Mails:

• Follow-up: E-Mail gesendet am XXX – Dies ist eine sehr formelle Betreffzeile für eine ernsthafte E-Mail.
• Antwort erforderlich: E-Mail gesendet XXX

Wieder eine ernsthafte Betreffzeile für eine ernsthafte E-Mail.

• Erinnerung zur Registrierung für XXX – Dies ist eine höfliche E-Mail-Erinnerung für ein Ereignis.
• Schön, von Ihnen zu hören – Dies ist ein entspannter und informeller Ansatz, den Sie nur mit jemandem verwenden sollten, den Sie kennen.
• Erinnerung an Netzwerkereignisse… Ein weiteres höfliches Follow-up zu einem Ereignis.
• Danke für unser Treffen – Dies ist eine andere Art, mit einer Person, die Sie bereits getroffen haben, nachzufassen. Sie fordern keine Antwort, sondern stellen eine Verbindung her.

Verwenden Sie nicht den Titel, den Sie zuvor gewählt haben, wenn Sie sich für einen Betreff für eine Folge-E-Mail entscheiden. Es kann einen Grund geben, warum der Empfänger Ihre vorherige E-Mail verpasst (oder ignoriert) hat. Das erneute Senden derselben Betreffzeile könnte dazu führen, dass sie erneut ignoriert wird.

Es kann unangenehm sein, eine Follow-up-E-Mail zu senden, aber vermeiden Sie es, in Ihrem Betreff für eine Follow-up-E-Mail lustig zu sein. Manche Leute teilen deinen Sinn für Humor vielleicht nicht oder finden ihn sogar anstößig.

Einige Beispiele für schlechte Follow-up-E-Mail-Betreffs sind:

• Warum hast du nicht geantwortet?
• Hast du meine letzte E-Mail bekommen?
• Ich warte auf deine Antwort…
• Ich weiß, du bist beschäftigt, aber …
• Einfach einchecken…

Wann sollte eine Folge-E-Mail gesendet werden?

Bevor wir beschreiben, wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt, wie schnell sollten Sie eine Follow-up-E-Mail senden?

Eine entscheidende Überlegung ist, ob die E-Mail-Antwort zeitkritisch ist. Nehmen Sie zum Beispiel; Sie laden jemanden zu einer Veranstaltung ein. Möglicherweise haben Sie eine Frist für eine Antwort. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise schnell eine höfliche Folge-E-Mail senden, was akzeptabel ist.

Wenn Sie die Person beruflich kennen, haben Sie größere Freiheiten bei der Nachverfolgung einer E-Mail. Sie können sich dafür entscheiden, schnell eine professionelle Anfrage zu senden, mit dem Verständnis, dass dies Ihrem Ruf oder Ihrer Beziehung nicht schadet.

Angenommen, Sie senden eine Follow-up-Mail an jemanden, den Sie noch nie getroffen haben oder mit dem Sie keine berufliche Beziehung haben. In diesem Fall empfehlen wir, etwa fünf Tage (eine Arbeitswoche) zu warten.

Es kann zwar frustrierend sein, auf eine Antwort zu warten, aber bedenken Sie, was wir über E-Mail-Sichtung gelernt haben, und seien Sie geduldig.

Nachverfolgungs-E-Mail-Beispiele

Wir haben den Rahmen für die Nachverfolgung einer E-Mail bereitgestellt. Jetzt ist es Zeit, es in die Praxis umzusetzen. Hier geben wir einige Beispiele, wie man eine höfliche Folge-E-Mail, eine sanfte Folge-E-Mail und eine formellere Antwortanfrage erstellt.

Diese Beispiele veranschaulichen Best Practices, sollten aber als Grundlage für Ihre Kommunikation verwendet werden. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte zu finden, kann Flowrite Ihnen helfen, höfliche und professionelle E-Mails zu erstellen, die jedes Mal eine schnelle Antwort gewährleisten.

Höfliches Follow-up-E-Mail-Muster

Hier ist ein Beispiel für eine höfliche Folge-E-Mail, die Sie senden können, wenn Sie keine Antwort erhalten. Wenn Sie entscheiden, wie Sie E-Mails höflich nachverfolgen, denken Sie an die Person und verstehen Sie, warum sie Ihre E-Mail möglicherweise nicht gelesen hat. In diesem Beispiel für eine höfliche Folge-E-Mail haben wir bestätigt, warum jemand möglicherweise nicht auf eine E-Mail geantwortet hat – „Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind“.

Nachverfolgungs-E-Mail-Muster nach keiner Antwort

Hier ist ein Beispiel einer Folge-E-Mail, die gesendet wird, nachdem keine Antwort erhalten wurde. Es wird nicht um den heißen Brei geredet, sondern direkt auf den Punkt gebracht. Diese E-Mail ist nicht an jemanden, den Sie kennen, sondern an eine allgemeine E-Mail-Adresse oder einen unbenannten Empfänger.

Sanftes Follow-up-E-Mail-Beispiel

Wenn Sie nach einem Beispiel für eine sanfte Follow-up-E-Mail suchen, hier ist eines. Dies ist viel weniger formell als die vorherigen.

Follow-up-E-Mail-Vorlage – auf Flowrite-Art

Flowrite ist ein KI-Schreibtool, das kurze Anweisungen in versandfertige E-Mails und Nachrichten umwandelt. Bei E-Mails wie Follow-ups nach keiner Antwort kann es jedoch die gesamte E-Mail für Sie schreiben. Sehen Sie sich das Beispiel unten an, um zu sehen, wie Sie eine E-Mail mit einem Klick auf die Schaltfläche nachverfolgen können, dank unserer E-Mail-Vorlage zur Nachverfolgung.

Fühlen Sie sich nach dem Lesen des Blogbeitrags sicherer, wie Sie eine E-Mail weiterverfolgen können? Wir hoffen es. Wenn Sie das nächste Mal eine Follow-up-E-Mail schreiben müssen, nachdem Sie keine Antwort erhalten haben, denken Sie einfach an die bewährten Methoden, die wir in diesem Leitfaden behandelt haben, oder wenden Sie sich an unsere Follow-up-E-Mail-Beispiele. Besser noch, probieren Sie Flowrite und unsere Follow-up-E-Mail-Vorlage aus.