Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung: So schreiben Sie eine wirkungsvolle formelle E-Mail

In den meisten Fällen handelt es sich bei beruflichen E-Mails um formelle E-Mails. Eine formelle E-Mail ist eine E-Mail zwischen Fachleuten oder Akademikern, die Informationen zu ihrer Arbeit enthält. Formelle E-Mails verwenden eine professionelle Sprache und folgen einem bestimmten formellen E-Mail-Format.

Was ist eine formelle E-Mail?

Eine formelle E-Mail ist eine E-Mail, die eine professionelle Sprache verwendet und eine berufliche oder akademische Botschaft vermittelt.

Mit der Zeit gewöhnen Sie sich im Umgang mit Ihren Kollegen oder Klassenkameraden vielleicht so weit, dass Sie gelegentlichere E-Mails verschicken. Dies hängt von Ihren Beziehungen zu ihnen sowie von Ihrer Branche, Ihrem Fachgebiet oder Ihrer Unternehmenskultur ab. In den meisten Fällen handelt es sich bei E-Mails, die an neue Kontakte, Vorgesetzte und Personen außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden, um formelle E-Mails.

Wann Sie eine formelle E-Mail schreiben sollten

Formelle E-Mails werden in folgenden Situationen verwendet:

• Geschäftsanfragen
• Rücktritte
• Jobangebote
• Verkaufsgespräche
• Kündigungen
• Entschuldigung
• Professionelle Einführungen
• Fachliche und akademische Diskussionen
• Nachverfolgungen

Wie ist eine formelle E-Mail aufgebaut?

Das formelle E-Mail-Format ist eine konsistente Struktur, die Sie in fast allen formellen E-Mails finden, die Sie senden und empfangen. Obwohl es von E-Mail zu E-Mail geringfügige Abweichungen geben kann, umfasst das formelle Standard-E-Mail-Format die folgenden Elemente:

• Betreff
• Anrede
• Körper
• Schließen
• Unterschrift

6 Schritte zum Schreiben einer formellen E-Mail

1 Schreiben Sie eine direkte Betreffzeile

Eine aussagekräftige Betreffzeile weckt die Aufmerksamkeit des Empfängers und macht Lust auf mehr. Bei einer formellen E-Mail gibt die Betreffzeile das Thema der E-Mail sowie alle relevanten Details wie Datum, Uhrzeit oder Bedarf genau an. Die Betreffzeile für eine E-Mail mit der Bitte um einen Anruf könnte beispielsweise so lauten:

• Haben Sie diesen Donnerstag fünfzehn Minuten Zeit für ein Telefonat?

2 Begrüßen und sprechen Sie den/die Empfänger an

Beginnen Sie Ihre E-Mail, indem Sie den/die Empfänger richtig ansprechen. Wenn Sie nur eine Person ansprechen, verwenden Sie deren vollständigen Namen oder Nachnamen mit dem entsprechenden Ehrentitel. Wenn Sie einer Gruppe von Personen eine E-Mail senden, verwenden Sie eine Begrüßung wie „Liebes Team“.

Da ein professioneller Ton der Schlüssel zu jeder formellen E-Mail ist, sollten Sie sich an eine professionelle Begrüßung halten. Zu den formellen E-Mail-Begrüßungen gehört Folgendes:

• Liebling
• Hallo
• Hallo

3 Machen Sie Ihren Standpunkt klar

Geben Sie im ersten Absatz Ihrer E-Mail klar Ihren Zweck an. Wenn Sie sich beispielsweise nach einer Stellenanzeige erkundigen, geben Sie in den ersten Zeilen die Position und den Ort an, an dem Sie die Stellenanzeige gefunden haben. Wenn es sich um eine Kündigungs-E-Mail handelt, machen Sie dies im ersten Absatz deutlich.

4 Halten Sie es prägnant

Konzentrieren Sie sich in jeder E-Mail auf ein Thema. Dadurch reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen seitens des Empfängers.

5 Behalten Sie einen professionellen Ton bei

Verwenden Sie in einer formellen E-Mail stets einen professionellen Ton. Vermeiden Sie lockere Sprache, Folgesätze und nicht standardisierte Grammatik.

6 Schließen Sie mit einem professionellen Abschluss ab

So wie Sie Ihre formelle E-Mail mit einer professionellen Begrüßung begonnen haben, beenden Sie Ihre E-Mail mit einem professionellen Abschluss. Dazu gehören die folgenden Freigaben:

• Aufrichtig
• Beste grüße
• Am besten
• Danke

Fügen Sie dem Abschluss Ihre professionelle Unterschrift hinzu: Dies können Ihr Name, Titel und Kontaktinformationen sein, oder es könnte ein Signaturblock sein, der Ihre Social-Media-Links, Ihr Firmenlogo und ein inspirierendes Zitat enthält. Die meisten E-Mail-Signaturen liegen irgendwo dazwischen; Es geht darum, dem Empfänger alle Informationen zu geben, die er für die Formulierung seiner Antwort benötigt.

WasSie nichtin eine formelle E-Mail aufnehmen sollten

Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, vermeiden Sie potenziell verwirrende Ausdrücke oder Terminologien, wie z. B. Branchenjargon, wenn der Empfänger nicht in Ihrem Fachgebiet tätig ist.

Zu den weiteren Dingen, die Sie vermeiden sollten, gehören:

• Spitznamen
• Informelle Begrüßungen („Hey“, „Was ist los“ usw.)
• Emoji
• Indirekte Formulierung
• Slang
• Sensible Informationen wie Passwörter und Kontonummern (E-Mail ist kein sicheres Kommunikationsmittel)

Und natürlich sollten Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden. Aus diesem Grund ist es so wichtig, jede E-Mail vor dem Versenden Korrektur zu lesen – ein einfacher Tippfehler kann Ihre Botschaft untergraben.

Beispiele für formelle E-Mails

Sehr geehrter Herr Handler,

Vielen Dank für unser Interview gestern. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich zu treffen und mir einen transparenten Einblick in die täglichen Abläufe bei Keyloxxi zu geben.

Ich hoffe, dass Sie mich für die Stelle in Betracht ziehen. Mit meinem Hintergrund in der Cybersicherheit weiß ich, dass ich gut zu Keyloxxi passen werde. Wenn Sie weitere Fragen an mich haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen Natalia Cordone (555) 555-5555

Hallo Team,

Ich habe beschlossen, von meiner Position als CFO zurückzutreten. Es war keine leichte Entscheidung, aber zu diesem Zeitpunkt muss ich meiner Gesundheit und meinem Wohlbefinden Priorität einräumen.

Wir haben meinen Nachfolger noch nicht identifiziert, aber seien Sie versichert, die Suche ist im Gange. Sobald ein Kandidat ausgewählt wurde, erfahren Sie als Erster davon.

Vielen Dank, dass Sie ein so tolles Team sind, mit dem Sie zusammenarbeiten können. Die letzten zehn Jahre waren großartig und ich freue mich darauf, zu sehen, was als nächstes für das Unternehmen kommt.

Mit freundlichen Grüßen Francis Cederholm

Benötigen Sie Hilfe beim Start Ihrer formellen E-Mail? Sie können Grammarly-Eingabeaufforderungen verwenden, um jede Art von E-Mail zu generieren. Probieren Sie es mit Aufforderungen wie „Schreiben Sie eine ansprechende Einführungs-E-Mail“ oder „Teilen Sie ein Unternehmensupdate“ aus. Grammarly kann Ihnen dabei helfen, eine anpassbare E-Mail zu schreiben, damit Sie die perfekte Nachricht senden können.

Formelle E-Mail-FAQs

Was ist eine formelle E-Mail?

Eine formelle E-Mail ist eine E-Mail zwischen Fachleuten oder Akademikern, die Informationen zu ihrer Arbeit enthält. Formelle E-Mails sollten direkt und prägnant sein und eine formelle Sprache verwenden. Sie sollten informelle Sprache, Slang und Fachjargon vermeiden.

Wie lang sollte eine formelle E-Mail sein?

Im Allgemeinen sollten formelle E-Mails höchstens 200 Wörter umfassen.

Was sollten Sie in eine formelle E-Mail aufnehmen?

• Eine direkte Betreffzeile
• Eine angemessene Anrede
• Ein oder zwei prägnante, fokussierte Hauptabsätze
• Ein höflicher Abschluss
• Eine Unterschrift