6 Beispiele zum Versenden einer formellen E-Mail

Formelle E-Mails spielen eine entscheidende Rolle bei der klaren und fehlerfreien Übermittlung von Informationen in unserem Geschäfts-, Berufs- und Privatleben. Egal, ob Sie sich nach einer Gelegenheit erkundigen, jemanden zu einer Veranstaltung einladen oder einen Job kündigen, das Schreiben einer formellen E-Mail ist eine grundlegende Fähigkeit, die Sie kennen müssen.

In dieser Anleitung zum Schreiben einer formellen E-Mail gliedern wir den Prozess in einfache Schritte. Anschließend beschreiben wir das ideale formelle E-Mail-Format und bieten eine Auswahl an formellen E-Mail-Beispielen, die Sie als Grundlage für Ihre Korrespondenz verwenden können.

Was ist eine formelle E-Mail?

Eine formelle E-Mail ist eine E-Mail, die Sie an eine Person (oder Gruppe von Personen) senden, die Sie nicht kennen, oder eine wichtige E-Mail, die Sie an eine Person in einer Autoritätsposition senden – zum Beispiel Ihren Chef.

Das Schreiben einer formellen E-Mail ähnelt dem Schreiben eines formellen Briefes, mit der gleichen Struktur, Anrede und Abmeldung. Sie sind frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern, geplant und geschrieben mit einem klaren Zweck.

Formelle E-Mails sind höflich, professionell und kommen direkt auf den Punkt. Sie konzentrieren sich zu 100 % auf ein Ergebnis und lassen keinen Raum für Fehler oder Missverständnisse.

Einige Beispiele für formelle E-Mails sind:

• Stellen Sie sich einer professionellen Person vor, die Sie nicht kennen
• Eine Beschwerde einreichen
• Rücktritt von einem Job
• Eine Entschuldigung anbieten

Sie fragen sich vielleicht, warum wir in einer digitalen Welt immer noch formelle E-Mails brauchen?

Viele Organisationen und Einzelpersonen sind in der Tat dazu übergegangen, weniger formell zu kommunizieren. US-Forscher fanden jedoch heraus, dass dies zu Problemen am Arbeitsplatz führen kann, was zu dem beiträgt, was sie als wachsendes Risiko von „Unhöflichkeit“ bezeichnen. Organisationen, in denen Einzelpersonen formell, höflich und mit Respekt kommunizieren, sind weniger anfällig für Konflikte, sagen sie.

Formelle E-Mails haben einige einflussreiche Freunde. Die Plain English Campaign fordert seit 1979 Klarheit in der Kommunikation. „Denken Sie daran, dass die Leute wahrscheinlich nicht beleidigt sind, wenn Sie zu förmlich sind, aber manche denken vielleicht, dass Sie unhöflich sind, wenn Sie zu informell sind“, raten sie.

Die Lösung? "Denken Sie immer an den Leser."

Sind wir uns einig. Wenn Sie die Person kennen, der Sie schreiben, haben Sie die Freiheit, informeller zu schreiben. Wenn Sie die Person nicht kennen oder die Nachricht, die Sie senden, wichtig ist, seien Sie förmlich.

Wir haben bereits über die Bedeutung professioneller Kommunikation geschrieben. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Schreiben einer professionellen E-Mail.

Warum eine formelle E-Mail schreiben?

„Menschen neigen dazu zu glauben, dass sie effektiver per E-Mail kommunizieren können, als sie es tatsächlich können“, fanden Forscher der American Psychological Association heraus. In einer Studie aus dem Jahr 2005 führten sie eine Reihe von Experimenten durch und kamen zu dem Schluss, dass es schwierig ist, Emotionen und Tonalität per E-Mail zu vermitteln.

Der Grund? Aufgrund unseres eigenen „Egozentrismus“ sind wir nicht in der Lage, uns von unserer Perspektive zu lösen und die eines anderen zu sehen.

Einfach gesagt, es kann leicht zu Missverständnissen kommen, wenn wir in unseren E-Mails zu freundlich oder informell sind. Der Tonfall ist möglicherweise auch nicht geeignet, um wichtige Informationen zu übermitteln.

Formelle E-Mails beseitigen das Potenzial für Missverständnisse und falsche Darstellungen. Es geht darum, die richtige geschäftliche E-Mail-Etikette einzuhalten.

Eine formelle E-Mail hat einen klaren Zweck und behandelt den Leser mit Respekt. Es ist in einer standardisierten Weise geschrieben, die Grenzen und Kulturen überschreitet.

Das Verfassen formeller E-Mails kann jedem in der Wirtschaft zugute kommen, einschließlich Führungskräften, sagt der einflussreiche Forbes-Kolumnist Benjamin Laker. E-Mails sollten Emotionen respektieren und mit Empathie übermittelt werden. Am wichtigsten ist, dass Ihre E-Mail viel über Ihre „persönliche Marke“ aussagt. Wie möchten Sie wahrgenommen werden?

Eine gut geschriebene formelle E-Mail ist höflich und professionell, zwei starke Markenattribute, die Ihre Marke verbessern und den Geschäftserfolg steigern werden.

Formelles E-Mail-Format

Das Erstellen großartiger formeller E-Mails ist sehr einfach. Das perfekte formelle Geschäfts-E-Mail-Format besteht aus nur fünf Teilen:

1. Fach
2. Gruß
3. Öffnungslinien & Körper
4. Schließen
5. Ausloggen

Jede Korrespondenz folgt der gleichen formalen E-Mail-Struktur, was bedeutet, dass Sie sie, sobald Sie sie beherrschen, nie mehr ändern müssen.

Formelle E-Mail-Betreffzeile

Im Geschäftsleben ist Zeit Geld, also fassen Sie sich kurz.

Ihre Betreffzeile sollte kurz und leicht verständlich sein. Sagen Sie Ihrem Leser genau, was in der Nachricht steht. Die ideale formelle E-Mail-Betreffzeile besteht aus wenigen Wörtern: „Abwesenheitsantrag“, „Meeting-Anfrage“ oder „Kundenbeschwerde“ zum Beispiel.

Formale E-Mail-Betreffzeilen sollten auch nicht versuchen, übermäßig freundlich oder lustig zu sein.

So starten Sie eine formelle E-Mail

Der formelle Weg, eine E-Mail zu beginnen, ist die Verwendung von „Dear“.

Es mag altmodisch oder seltsam erscheinen, wenn Sie die Person kennen, aber es geht darum, einige festgelegte Regeln zu befolgen, die wir seit Generationen verwenden, um formell zu kommunizieren. Dear ist eine formelle E-Mail-Anrede, die bis heute verwendet wird.

Wenn Sie das Geschlecht der Person kennen, können Sie einen sogenannten Ehrennamen verwenden – Herr, Frau usw. – aber wir empfehlen, einfach den vollständigen Namen zu verwenden, falls Sie einen haben. Dieser Rat scheint einigen der älteren Leitfäden zum formellen Schreiben zu widersprechen, aber er spiegelt umfassendere Veränderungen in der Gesellschaft wider.

Wenn Sie wissen möchten, wie man eine formelle E-Mail nicht öffnet, vermeiden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder spießig klingende Sammelbegriffe wie „An wen es etwas angeht“.

Formelle E-Mail-Grüße ohne Namen

Angenommen, Sie machen sich Sorgen darüber, wie Sie eine formelle E-Mail schreiben können, ohne den Namen zu kennen. In diesem Fall können Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ als geeigneten Ersatz verwenden. Dieser Ansatz ist auch praktisch, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine formelle E-Mail an ein Unternehmen adressieren sollen.

Bei der Entscheidung, wie Sie eine formelle E-Mail an mehrere Empfänger starten, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel das Team („Sehr geehrtes Team“), das Kollektiv („Sehr geehrte Damen und Herren“, „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“) oder für Veranstaltungen („Grüße“) ansprechen.

In unserer Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail starten.

Formale E-Mail-Eröffnungszeilen

Es gibt keine standardmäßige formelle E-Mail-Eröffnung. Stattdessen müssen Sie entscheiden, was für die Kommunikation und den Kontext angemessen ist.

Wenn Sie die Person (oder Organisation), an die Sie schreiben, nicht kennen, ist es höflich, sich vorzustellen. Wenn Sie die Person jedoch kennen, müssen Sie dies nicht tun und können direkt zum Kern Ihrer Nachricht springen.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für mehrere formelle E-Mail-Eröffnungssätze. Wenn Sie noch mehr Inspiration für E-Mail-Intros benötigen, lesen Sie unseren Artikel über die besten E-Mail-Eröffnungszeilen.

Wir raten davon ab, in einer formellen E-Mail leere Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ zu verwenden. Solche Phrasen sind Klischees, die einer Botschaft nichts hinzufügen, und Sie sollten sie vermeiden.

Formaler E-Mail-Text

Sie haben also den Empfänger engagiert und sich (falls erforderlich) vorgestellt, jetzt ist es an der Zeit, auf den Punkt zu kommen.

Wir geben unten einige Beispiele, aber formelle E-Mail-Kommunikation sollte dem Pyramidenprinzip folgen. Das Pyramidenprinzip wurde von einer führenden Führungskraft bei McKinsey entwickelt und besagt, dass Sie zuerst mit der Antwort beginnen und die darunter liegenden Informationen strukturieren sollten, um Ihre Argumentation zu untermauern.

In einer formellen E-Mail möchte der Empfänger wissen, worum es in der Nachricht geht und warum er sich darum kümmern sollte. Also, sag es ihnen!

Unten sehen Sie einige Beispiele dafür, wie wir mit mehreren Beispielen umgehen. Wir veranschaulichen auch, wie eine formelle E-Mail beendet wird, einschließlich allgemeiner formeller E-Mail-Schlusssätze.

Formelle E-Mail-Abmeldung

Eine formelle E-Mail-Endung verwendet eine bestimmte Endung (oder eine Abschiedsrede, um ihr ihren formellen Namen zu geben). Die Leser kennen (und erwarten) formelle Methoden zum Beenden einer E-Mail.

In den meisten Fällen verwenden Sie die formelle E-Mail-Endung „Mit freundlichen Grüßen“, wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben.

Wenn Sie dies nicht tun (oder beispielsweise an eine Gruppe von Personen schreiben), beenden Sie eine formelle E-Mail normalerweise mit „Mit freundlichen Grüßen“.

Es gibt jedoch Änderungen, wie eine E-Mail formal beendet wird. Beispiele für akzeptable formelle Endungen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit den besten Wünschen“.

Der beste Weg, eine formelle E-Mail zu beenden, hängt von der Person, dem Kontext und dem ab, was Sie kommunizieren. In den meisten Fällen empfehlen wir, entweder bei „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ zu bleiben.

Fällt es Ihnen schwer, ein passendes Ende zu finden? Sehen Sie sich unsere ausführliche Anleitung zum Beenden einer E-Mail an.

Formale E-Mail-Beispiele

Um die obigen Punkte zu veranschaulichen, haben wir eine Auswahl formeller E-Mail-Schreibbeispiele für Situationen zusammengestellt, denen Sie möglicherweise begegnen.

Obwohl es hilfreich sein kann, sich ein Beispiel für eine formelle E-Mail anzusehen, empfehlen wir nicht, diese auszuschneiden und einzufügen und sie selbst zu verwenden. Sie sollten jede formelle E-Mail an Ihre spezifischen Umstände anpassen. Verwenden Sie diese stattdessen als wesentlichen Leitfaden, um das Verständnis zu verbessern, bevor Sie Ihre eigenen erstellen – oder Flowrite verwenden, um Ihre E-Mails für Sie zu schreiben.

Formelle Einführungs-E-Mail

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich offiziell vorstellen möchten. Sie können sich beispielsweise nach einem Stellenangebot oder einer Forschungsmöglichkeit erkundigen oder sich an jemanden wenden, den Sie um Rat fragen möchten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich per E-Mail offiziell vorzustellen, ist dies das Richtige für Sie.

Sehen Sie sich unser Beispiel für eine formelle Einführungs-E-Mail unten an.

Formelle Dankes-E-Mail

Nach ausgezeichnetem Service oder Support ist es höflich, Ihre Wertschätzung zu zeigen, aber wie bedankt man sich in einer formellen E-Mail?

In diesem Muster einer formellen Dankes-E-Mail zeigen wir, wie man eine persönliche und positive Antwort erstellt, die innerhalb einer Organisation und extern mit anderen Klienten oder Kunden geteilt werden kann.

Formelle Kündigungs-E-Mail

Wenn Sie einen Job kündigen, ist es wichtig, dass Sie eine formelle Kündigungs-E-Mail senden. Die Kündigung informiert nicht nur Ihren Arbeitgeber über Ihren Austritt, sondern gilt auch als Nachweis Ihres Kündigungsdatums.

Eine formelle E-Mail-Kündigung kann kurz sein – in manchen Fällen nur eine Zeile. Wie Sie jedoch in diesem Muster einer formellen Kündigungs-E-Mail sehen werden, haben wir uns die Zeit genommen, unserem Arbeitgeber unsere Wertschätzung auszudrücken.

Formelle Einladungs-E-Mail für eine Veranstaltung

Hier ist ein Muster einer formellen Einladungs-E-Mail, die an eine Gruppe von Kollegen gesendet wurde. Jede formelle Einladungs-E-Mail sollte eine klare Betreffzeile, alle Details zur Veranstaltung (einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort) und Informationen darüber enthalten, wie Personen antworten können.

Hier ist eine formelle Einladungs-E-Mail für eine geschäftliche Abendveranstaltung.

Formelle Beschwerde-E-Mail

Wenn Sie einen schlechten Service erhalten haben oder von einem Produkt enttäuscht sind, kann eine formelle Beschwerde-E-Mail das Bewusstsein für Ihre Probleme schärfen. In formellen E-Mails ist es wichtig, Fakten anzugeben, aber nicht übermäßig emotional zu werden.

Hier ist ein Beispiel für eine formelle Beschwerde-E-Mail.

Formelle Entschuldigungs-E-Mail

Das Verfassen einer formellen Entschuldigungs-E-Mail kann eine Herausforderung sein, aber das Eingestehen eines Fehlers ist entscheidend, um den Schaden zu begrenzen und eine Beziehung wiederherzustellen.

Hier ist ein auf den Punkt gebrachtes formelles Entschuldigungs-E-Mail-Muster eines Unternehmens für den Umgang mit einem Kunden, der eine Beschwerde eingereicht hat.

Möchten Sie bessere formelle E-Mails schreiben? Versuchen Sie Flowrite

Das Schreiben formeller E-Mails ist einfach, wenn Sie unserem Prozess folgen. Die in diesem Blogbeitrag enthaltenen formellen E-Mail-Vorlagen sollen als Leitfaden dienen, sollten aber immer angepasst und aktualisiert werden, um Ihre spezifischen Umstände widerzuspiegeln. Es gibt jedoch einen noch einfacheren Weg. Flowrite ist ein KI-Schreibtool, das kurze Anweisungen in versandfertige E-Mails und Nachrichten umwandelt. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte für das Schreiben einer formellen E-Mail zu finden, kann Flowrite Ihnen beim Einstieg helfen und etwas Inspiration bieten – oder sogar die ganze E-Mail mit einem Klick auf eine Schaltfläche für Sie schreiben. Wie Sie dem Beispiel unten entnehmen können, genügt ein Klick auf die Schaltfläche.

Fragen Sie sich immer noch, wie Sie eine formelle E-Mail senden? Wir hoffen nicht. Wenn Sie das nächste Mal eine formelle E-Mail schreiben, denken Sie einfach an diese Beispiele und Sie können mit Zuversicht kommunizieren.