Formelles vs. informelles Schreiben: Ein vollständiger Leitfaden

Ein wichtiger Teil einer klaren Kommunikation ist die Berücksichtigung Ihres Publikums. Wie gut Sie sie kennen und wie locker es ist, mit ihnen umzugehen, wird jedes Wort von Ihrer Anrede bis zu Ihrer Verabschiedung beeinflussen, also lassen Sie uns den Unterschied zwischen formeller und informeller Sprache aufschlüsseln.

Die Entscheidung, wie formell Ihr Schreiben sein muss, ist ein bisschen wie die Wahl eines Outfits. Sie müssen wissen, ob Sie zu einem Gartengrill oder einer Gala auf dem roten Teppich gehen. Eine schlechte Wahl wird Sie hervorstechen lassen, und das nicht auf angenehme Weise. Wir beginnen mit einigen Definitionen und Beispielen für formellen vs. informellen Schreibstil und erläutern dann, wo Ihnen jeder am besten dienen kann.

Hey, was ist informelle Sprache?

Informelle Sprache ist die Art und Weise, wie Sie mit Menschen kommunizieren, die Sie gut kennen und bei denen Sie sich entspannen können. Es ähnelt tendenziell eher der Art und Weise, wie Menschen sich laut unterhalten, als es formales Schreiben tut, und es kann mehr Zusammenziehungen („sie sind“ statt „sie sind“) sowie Slang, Abkürzungen und Ausdrücke von Emotionen enthalten – sogar Ausrufe!

Als Beispiel könnten Sie eine informelle Sprache verwenden, wenn Sie eine kurze Einladung an einige Freunde senden:

Das heißt, nur weil sie deine Freunde sind, heißt das nicht, dass du ihnen nie offiziell schreiben wirst. Wenn Sie zum Beispiel an einer Einladung arbeiten, die ausgefallen genug ist, um einen Kalligraphen und das Wort „Fete“ zu verwenden, möchten Sie wahrscheinlich eine formellere Begrüßung als „Hallo ihr alle“.

Sehr gut. Definieren Sie dagegen bitte die formale Sprache.

Sie können sich formale Sprache als den schnittigen Blazer zum T-Shirt des informellen Schreibens vorstellen. Es ist ernster und weist eine zugeknöpftere Konstruktion, längere Wörter und wenig bis gar keinen Slang auf. Ein Fachmann kann es verwenden, um ein Anschreiben, einen Geschäftsvorschlag, ein Whitepaper oder einen Rechtsbrief zu schreiben.

Formelles Schreiben neigt dazu, Abkürzungen erst zu verwenden, nachdem sie zuerst buchstabiert haben, wofür sie stehen. Und wo Ausrufe in informellen Situationen in Ordnung sind, sind sie für formelles Schreiben verpönt.

Dasselbe gilt für die erste und zweite Person – insbesondere Pronomen wie „ich“ und „du“. Hier ist ein Beispiel, in dem die formale Version das Wort „ich“ umschreibt, indem sie das Passiv verwendet:

Informell: Ich habe den Bürgermeister nach der Erdbebenvorsorge gefragt, und er sagte, wir hätten nicht genug getan, um vorbereitet zu sein. Formell: Auf die Frage nach der Erdbebenvorsorge sagte Bürgermeister Kim, die Stadt habe noch mehr zu tun.

Formale Sprache wird manchmal als voller gestelzter, gewundener Sätze angesehen, aber es gibt keine Regel, die besagt, dass sie immer verblüffend langweilig oder so undurchsichtig wie eine Vereinbarung über die Nutzungsbedingungen sein muss. Es gibt viele Beispiele dafür, dass es unvergesslich und lustig ist. Das gilt sogar auf der Ebene von Urteilen des Obersten Gerichtshofs, wie dieser von Ruth Bader Ginsburg:

Ungeachtet der alptraumhaften Bilder von außer Kontrolle geratenem Besteck, Amoklaufenden Viehbeständen und kollidierenden Tubas, die den Frieden und die Ruhe von Tecumseh stören, beschäftigt sich die große Mehrheit der Schüler, die der Schulbezirk in Wahrheit testen möchte, mit Aktivitäten, die nicht sicherheitsrelevant sind ungewöhnliches Maß.

Formal, ja, aber ein Snoozer ist dieser Satz nicht.

Wie erkenne ich also, welcher Stil angemessen ist?

Die Entscheidung, wann man eine formelle Sprache verwendet und wann es besser ist, informell zu schreiben, geht zurück auf die Frage, wer Ihr Publikum ist.

Wenn du zum Beispiel einem potenziellen Kunden schreibst, möchtest du professionell wirken, also könnte dein Schreiben auf der Seite der Formalität liegen. Sie wollen doch nicht durch Ihre lockere Art den Eindruck erwecken, dass Sie die Arbeit nicht ernst nehmen würden.

In ähnlicher Weise wird in beruflichen Umgebungen allgemein erwartet, dass Sie Ihre Emotionen im Zaum halten. Formales Schreiben bevorzugt normalerweise Objektivität und hält die Gefühle des Autors auf Distanz.

Wenn Sie sich an jemanden wenden, den Sie nicht gut kennen, und sich nicht sicher sind, welches Maß an Formalität Sie anstreben sollen, ist es oft einfacher, förmlich anzufangen. Im Laufe der Korrespondenz könnten Sie Ihren Stil entsprechend neu bewerten und lockern. Wenn Sie dagegen zu lässig anfangen, nur um festzustellen, dass Sie einen falschen Eindruck erwecken und den Kurs korrigieren müssen, können sich die Dinge mächtig unangenehm anfühlen.

Andererseits kann es lächerlich aussehen, in einem Kontext, der eindeutig besser für informelles Schreiben geeignet ist, übermäßig formell zu sein. Stellen Sie sich vor, Sie organisieren einen Wochenendausflug mit dem Floß und zeigen Ihre formidablen formalen Stile auf diese Weise:

Liebe Freunde, Als langjähriger Liebhaber von Floßfahrten freue ich mich, Ihnen den kommenden Samstag, den 18., für einen sorgenfreien Nachmittag auf dem sagenumwobenen Inconsiderate Goose River vorzuschlagen. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit und Neigung zu Fahrgemeinschaften mit. Hochachtungsvoll, Todd

Dang, Todd, hast du auch eine SWOT-Analyse möglicher Snacks beigefügt? Ruf es zurück, mein Mann. Es ist okay, sich manchmal zu entspannen.

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