Warum es wichtig ist, es schriftlich festzuhalten

„Schreiben Sie es!“ Das ist ein Satz, den wir oft hören. Bei Dingen wie Kaufverträgen, Freiberuflerverträgen oder Vergütungspaketen für Mitarbeiter – wenn Sie und andere Parteien eine Vereinbarung treffen, ist es sinnvoll, diese schriftlich zu dokumentieren.

Wir beziehen den Satz „Schreiben Sie es“ oft auf ausgefallene Rechtsverträge, die von Anwälten entworfen wurden, deren Zeit teuer ist. Aber etwas Schriftliches zu bekommen, muss keinen Vertrag nach sich ziehen. Es kann so einfach sein wie eine schnelle E-Mail, die eine mündliche Vereinbarung festigt.

Ein Beispiel dafür, was es bedeutet, es schriftlich festzuhalten

Im Laufe der Jahre habe ich mich freiwillig im Vorstand mehrerer kleiner gemeinnütziger Organisationen engagiert. Gruppen wie diese sind berüchtigt für . . . Nun, all die Dinge, die passieren, wenn Sie einen Haufen Freiwilliger mit unterschiedlichen Talenten, Fähigkeiten und Persönlichkeiten zusammenstellen. Da ihre Bemühungen zweitrangig zu ihrem geschäftigen Leben sind, kommt es bei Freiwilligen häufig vor, dass sich die Drähte kreuzen und Dinge durch die Ritzen rutschen.

Im Vorstand eines Clubs, wo die Erstellung eines Newsletters zu meinen Aufgaben gehörte, lernte ich, wie wichtig es ist, Gespräche schriftlich zu führen. Obwohl der Präsident des Clubs mir mündlich sagte, dass die Artikelbeiträge eines Mitglieds Füllmaterial wären, wenn der Platz es zuließe, führte das Weglassen und Verschieben für den nächsten Newsletter zu verletzten Gefühlen. Und all das hätte vermieden werden können, wenn ich mir einen Moment Zeit genommen hätte, um das Gespräch schriftlich festzuhalten. Hier ist, was ich gerne geschrieben hätte:

Meine E-Mail hätte ein paar Zwecken gedient. Erstens hätte es mir Gelegenheit gegeben, mein Verständnis des Gesprächs zu wiederholen. Bob hatte gesagt: „Betrachten Sie Ralphs Artikelfüller, wenn wir Platz haben.“ Der zweite Absatz meines Briefes klärt genau, wie ich interpretiere, was er gesagt hat.

Zweitens hätte Bob die Möglichkeit gehabt, unser Gespräch schriftlich festzuhalten, um sich bei mir zu melden, falls sich herausstellen sollte, dass ich das, was er mir gesagt hatte, falsch interpretiert hatte. Es hätte ihm auch die Möglichkeit gegeben, mir einen Nachtrag vorzulegen, vielleicht so etwas wie: „Es ist in Ordnung, Ralphs Artikel wegzulassen, aber es ist am besten, ihm eine E-Mail zu schicken, um ihm zu sagen, warum das passiert, damit er sich nicht beleidigt fühlt.“

Als das Weglassen von Ralphs Artikel aus dem Newsletter zu verletzten Gefühlen führte, hätte ich mich mit einer Aufzeichnung des Gesprächs schützen können – ich hätte auf den E-Mail-Austausch mit Bob verweisen können. Bob wäre nicht in der Lage gewesen, einen Rückzieher zu machen und zu behaupten, keine Kenntnis von dem Gespräch zu haben. (Und genau das tat er übrigens auch.) Genauer gesagt hätte er das wahrscheinlich weniger getan, da er wusste, dass unser Gespräch als Text aufgezeichnet wurde.

Obwohl wir bei rechtlichen Angelegenheiten wie Kaufverträgen und Arbeitsverträgen oft daran denken, es schriftlich zu bekommen, kann es unglaublich nützlich sein, alltägliche Gespräche (die zu Missverständnissen führen können) schriftlich zu führen. Es ist ein mächtiges Werkzeug, um Verwirrung und Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.

Welche Arten von Dingen erfordern rechtsgültige Verträge?

Obwohl sowohl schriftliche Vereinbarungen als auch mündliche „Handshake“-Vereinbarungen als rechtlich bindend gelten, erschwert die „er sagte/sie sagte“-Natur mündlicher Vereinbarungen ihre Durchsetzung vor Gericht. Und einige High-Stakes-Verträge sollten von einem Anwalt entworfen oder zumindest mit einem Muster versehen werden.

Einige Transaktionen, die rechtsgültige Verträge haben sollten, umfassen:

• Immobilienverkäufe
• Vereinbarungen, die Schulden eines anderen zu bezahlen
• Verträge, die länger als ein Jahr dauern
• Immobilienmietverträge länger als ein Jahr
• Verträge über einen bestimmten Geldbetrag (je nach Bundesland)
• Verträge, die länger dauern als das Leben der Vertragspartei
• Ein Eigentumsübergang beim Tod der Vertragspartei

Natürlich ist dieser Artikel nicht als Rechtsberatung gedacht. Lassen Sie sich im Zweifel anwaltlich beraten. Wenn Sie sich fragen, ob eine Vereinbarung einen von einem Anwalt vorbereiteten Vertrag haben sollte, überlegen Sie, ob ein Konflikt über die Bedingungen erhebliche rechtliche oder finanzielle Auswirkungen haben könnte. Wenn ja, dann ist es eine gute Idee, einen Anwalt einzuschalten oder eine rechtliche Vorlage zu verwenden.

Vertragsvorlagen sind oft online verfügbar, aber es kann schwierig sein, eine seriöse Quelle zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, bevor Sie Kreditkarteninformationen an Websites weitergeben, die eine Zahlung für die Erstellung und den Druck von Verträgen verlangen.

Die Vorteile, es schriftlich zu bekommen

Unabhängig davon, ob dies erforderlich ist oder nicht, ist eine schriftliche Vereinbarung der Beweis für die von Ihnen besprochenen Bedingungen. Es verhindert, dass die Leute vergessen, was vereinbart wurde, das Gesagte leugnen oder ihre Geschichte ändern (wie es Bob getan hat). Geschriebene Dokumente können bei Bedarf auch als Beweismittel vor Gericht dienen.

Laut dem Shake Law-Blog:

Lassen Sie sich alles schriftlich geben! Alles. Auch wenn es nur auf einer Serviette steht, lass es dir schriftlich geben. Samuel Goldwyn sagte: „Mündliche Verträge sind das Papier nicht wert, auf dem sie geschrieben sind.“ Und es ist wahr – mündliche Verträge mögen theoretisch rechtsverbindlich sein, aber versuchen Sie, einen durchzusetzen!

Setzen Sie also diese Schreibfähigkeiten ein! Nehmen Sie sich Zeit, die getroffenen Vereinbarungen zu überdenken und aufzuzeichnen. Die mündlichen Vereinbarungen klar im Text darzulegen, kann später viel Ärger ersparen.